Zorganizuj dzień rodzinny łatwo dzięki CHEQ

Coraz więcej firm organizuje dzień otwarty dla rodzin swoich pracowników i ich rodzin. Istotą tego wydarzenia jest stworzenie silniejszej i bardziej zżytej wspólnoty oraz kształtowanie i wzmacnianie kultury organizacyjnej, podczas gdy wszyscy dobrze się bawią na imprezie. Wszystko to pozytywnie wpływa na wyniki pracowników i całej firmy. Jednak zorganizowanie, przeprowadzenie i ocena tak dużego wydarzenia, jakim jest dzień rodzinny, to trudne zadanie. Zwłaszcza gdy nie dysponujesz odpowiednim narzędziem, za pomocą którego ogarniesz cały projekt.

Na szczęście CHEQ może Ci pomóc.

I. Zapanuj nad rejestracją

Podczas organizacji dnia rodzinnego, ale i każdego innego firmowego wydarzenia, jest wiele sytuacji, w których musisz wiedzieć, na ilu uczestników możesz liczyć. CHEQ umożliwia zarządzanie zapisami na poszczególne programy na różnych poziomach.

1. Wynajem miejsca na dzień rodzinny

Jeśli dzień rodzinny lub którekolwiek inne firmowe wydarzenie odbywa się w zewnętrznym miejscu, musisz wiedzieć, na ilu uczestników możesz liczyć. W zależności od liczby osób musisz szukać sali, ponieważ musicie spełnić przepisy przeciwpożarowe i bezpieczeństwa. Nie wciśniesz 250 osób do pomieszczenia zaprojektowanego dla 200 osób. Jednocześnie nie jest też rozwiązaniem wynajęcie sali na 500 osób, podczas gdy na imprezie będzie Was tylko 250. To bowiem marnotrawstwo. Opłata za wynajem pomieszczeń zależy bowiem także od liczby miejsc.

2. Wynajem autokaru

Załóżmy, że dzień rodzinny odbywa się w miejscu, do którego trzeba dojechać, i w tym celu firma wynajmuje autokar. Aby jednak każdy mógł podróżować wygodnie, musisz wynająć autokar lub autokary takiej wielkości, które zapewnią wystarczającą liczbę miejsc siedzących dla uczestników. Zapewnienie miejsca siedzącego przyczynia się nie tylko do wygodnej podróży, ale też do bezpieczniejszej. 

Nie możesz z góry wiedzieć, który z Twoich pracowników przyjdzie na dzień rodzinny z iloma dodatkowymi osobami i ilu z nich skorzysta z zorganizowanego przez firmę transportu. Dlatego przy wynajmie autokaru koniecznie warto również zastosować rejestrację.

3. Catering

Określenie liczby uczestników jest niezwykle ważne również z punktu widzenia cateringu. Rzecz jasna chcesz, aby jedzenia i napojów wystarczyło dla każdego w obfitości. Jednocześnie prawdopodobnie chcesz uniknąć zamówienia znacznie większej ilości jedzenia i napojów, niż faktycznie potrzebujesz. Byłoby to bowiem wyrzucaniem pieniędzy i marnotrawstwem. Dyrektor finansowy firmy na pewno nie patrzyłby na to przychylnie.

4. Rejestracja na programy

Podczas dnia rodzinnego możesz przygotować kilka programów. Część z nich może odbywać się jednocześnie. Ale może się też zdarzyć, że jakiś program musisz objąć limitem miejsc. Wtedy również ważne jest, aby wiedzieć, ile osób zapisało się na dany program. Pomaga to uniknąć nieprzyjemności, zachować bezpieczeństwo, a do tego w mgnieniu oka uzyskujesz dokładny obraz tego, które programy są najpopularniejsze i które warto powtórzyć.

5. Śledź zmiany liczby uczestników

Jeśli pracownicy zapisują się na dzień rodzinny i jego programy przez aplikację CHEQ, bardzo łatwo możesz śledzić zmiany liczby uczestników. Jeśli ktoś odwoła swoją rejestrację, od razu otrzymasz o tym informację. Co więcej, jeśli odwoływana jest rejestracja na jakiś program, możesz nawet wysłać szybkie powiadomienie o tym, że zwolniło się kilka miejsc, na które może skorzystać pierwszy chętny. Oczywiście w takim przypadku koniecznie wyślij też wiadomość o tym, że miejsca ponownie się zapełniły.

Jak widzisz, CHEQ daje możliwość prostego zarządzania różnymi poziomami rejestracji.

II. Układanie oferty jedzenia i napojów

CHEQ pomaga nie tylko w tym, aby zamówić z firmy cateringowej wystarczająco dużo jedzenia i napojów dla zarejestrowanych osób, ale też w tym, co zamówić. Częstym problemem bywa zamawianie menu przy większych wydarzeniach. Dla zespołu organizacyjnego często trudnością jest zgadnięcie, co uczestnicy chętnie zjedliby na dniu rodzinnym. Nie mówiąc już o tym, z czego najbardziej ucieszyłyby się dzieci.

Ułożenie oferty jedzenia i napojów nie jest proste nawet wtedy, gdy każdy może jeść wszystko. Jednak dziś coraz więcej osób zmaga się z nietolerancją pokarmową i alergią. Wszystko to komplikuje układanie menu. Chcemy bowiem, aby dla każdego znalazło się coś pysznego, tak by później nie prowadziło to do żadnych problemów zdrowotnych.

Być może myślisz teraz, że jeśli obok tradycyjnej oferty jedzenia i napojów przygotujesz również dania bezglutenowe, bezlaktozowe oraz wegańskie, to wszystko będzie w porządku. Tego nie możesz wiedzieć. Nie możesz wiedzieć, czy wśród pracowników lub członków ich rodzin nie ma osoby, która jest wrażliwa/uczulona również na mniej znany składnik. 

Właśnie dlatego to takie wspaniałe, że przez CHEQ łatwo i szybko możesz zapytać pracowników, z jaką nietolerancją pokarmową lub alergią się zmagają, jakie potrawy mogą jeść? Co chętnie by zjedli? Możesz nawet zaproponować opcje do głosowania, na przykład z czego bardziej by się ucieszyli — ze stoiska z lodami czy z watą cukrową? Czego ma być więcej: coli?; soku owocowego czy domowej lemoniady?

Pytając pracowników:

1. ułożenie oferty jedzenia i napojów staje się proste
2. włączasz pracowników w organizację, co napawa ich dobrym uczuciem, ponieważ dajesz sygnał, że ich opinia jest ważna, a przez to stają się zaangażowani
3. nie przekraczasz budżetu przeznaczonego na menu

III. Głosowania

Pomysły związane z dniem rodzinnym poddawaj pod głosowanie. Dzięki temu włączasz pracowników w organizację dnia rodzinnego, co dodatkowo zwiększa zaangażowanie. Co więcej, dzięki ich włączeniu naprawdę możesz zorganizować taki dzień rodzinny lub jakiekolwiek inne firmowe wydarzenie, które przypadnie im do gustu. 

Podam Ci też konkretny przykład, jak z powodzeniem można zastosować głosowanie podczas organizacji programów dnia rodzinnego. 

Jeśli na przykład w ramach dnia rodzinnego chciałbyś sprawić przyjemność najmłodszym, ale nie wiesz, z czego dzieci ucieszyłyby się bardziej —

• z malowania twarzy, 
• z mini teatrzyku kukiełkowego czy
• z jazdy na kucyku 

— to poddaj to pod głosowanie pracowników. Pozwól im zdecydować, jakie programy mają się znaleźć w ramach dnia rodzinnego. Wzmacnia to również Twoją markę pracodawcy. 

Oczywiście przed głosowaniem skontaktuj się z upatrzonymi artystami i uzgodnij z nimi koszty oraz terminy. Po otrzymaniu ofert z pewnością będziesz mieć kilka dni na podjęcie decyzji. W tym czasie poddaj możliwości programowe pod głosowanie wśród pracowników. O głosowaniu i programach warto komunikować już wcześniej, aby każdy miał czas przemyśleć opcje i omówić w domu z dziećmi, co je interesuje. Możesz to zrealizować nie tylko w formie wysyłki komunikatu, ale też tworząc pod menu głównym dnia rodzinnego osobne podmenu, w którym pracownicy będą mogli wcześniej zapoznać się z głosowaniem.

Głosowanie inaczej

Głosowanie możesz stosować nie tylko podczas organizacji i wyboru programów, ale też w dowolnym momencie całego wydarzenia. Na przykład jeśli organizujesz konkurs plastyczny dla dzieci, możesz dać pracownikom możliwość, by swoim głosem wybrali najlepszy rysunek. Możesz też zorganizować program sprawnościowo-talentowy, w którym dzieci zaprezentują śpiew, taniec lub jakikolwiek inny talent. W tym przypadku obok jury również głos pracowników przyczyniłby się do wyboru najbardziej utalentowanego dziecka, albo nagrodę publiczności otrzymałoby dziecko z największą liczbą głosów.

Granice wyznaczają tu jedynie Twoje pomysły i zasoby. CHEQ jest bowiem gotowy do obsługi głosowań i ich podsumowywania.

Co więcej, w zależności od tego, jakie głosowania uruchomisz podczas wydarzenia, w kolejne 1–2 miesiące będziesz mieć mnóstwo tematów, o których możesz wysyłać wiadomości. W końcu wyniki głosowań musisz zakomunikować. Jeśli więc na przykład podczas wydarzenia poddasz pod głosowanie najlepsze stoisko, najlepszy program, najsympatyczniejszego koordynatora itd., możesz o tym wszystkim mówić w tygodniach po imprezie. Nie mówiąc już o tym, że pod koniec dnia możesz przeprowadzić kompleksowe badanie satysfakcji. Dzięki temu w mgnieniu oka dowiesz się, z czego pracownicy byli najbardziej, a z czego najmniej zadowoleni.

IV. Quiz na dzień rodzinny w ramach CHEQ

Jest niemal zupełnie naturalne, że podczas dnia rodzinnego wszyscy skupiają się na wydarzeniach dziejących się na miejscu. Biorą udział w tych programach i grach, które toczą się na miejscu, na żywo. To właśnie stanowi prawdziwe przeżycie.

Nie należy jednak zapominać o tych pracownikach, którzy z jakiegoś powodu, np. choroby, złamanej nogi itd., nie mogą wziąć udziału w dniu rodzinnym. Oni również są częścią firmy i zespołu. Zasługują na to, by uczestniczyć w dniu rodzinnym, a ich dzieci — by również skorzystały z przeżyć i nagród dnia rodzinnego, nawet jeśli mogą dołączyć tylko z oddali. 

Umożliw im, aby przez CHEQ włączyli się w wydarzenie i grali o nagrody. Wystarczy, że stworzysz quiz, do którego każdy będzie miał dostęp na platformie CHEQ podczas trwania wydarzenia. Zadbaj o to, aby wszystkie informacje potrzebne do wypełnienia quizu były dostępne również w ramach CHEQ. 

Pod koniec dnia rodzinnego wylosuj kilku szczęśliwców spośród tych, którzy wypełnili cały quiz, i obdaruj ich. Dzięki temu również ci pracownicy, którzy z jakiegoś powodu nie mogli wziąć w nim udziału osobiście, będą mogli skorzystać z przeżyć dnia rodzinnego. Ucieszą się, że myślisz również o nich, i tym bardziej poczują się częścią zespołu, wspólnoty pracowniczej. Dzięki temu będą też bardziej zaangażowani i oczywiście będą pozytywnie wypowiadać się o firmie, wzmacniając w ten sposób markę pracodawcy. Jednocześnie, jak pokazuje doświadczenie, również obecni osobiście pracownicy chętnie zapisują się do CHEQ, jeśli oznacza to, że dziecko ma o jedną szansę więcej na wygranie nagrody.

V. Mapa terenu

Niezależnie od tego, czy dzień rodzinny odbywa się w siedzibie firmy, czy w zewnętrznym miejscu, będziecie potrzebować mapy terenu. Z pewnością bowiem na różnych stacjach toczą się różne programy lub znajdują się różne atrakcje. Nie zaszkodzi też wiedzieć, gdzie jest najbliższa toaleta czy stoisko z lodami, jeśli jesteś z małym dzieckiem.

Dlatego to takie świetne, że mapa terenu również jest łatwo dostępna przez CHEQ.  Co więcej, dzięki temu nie ma problemu z tym, że

• papierowa mapa została w domu
• dziecko ją zgniotło/podarło, albo
• gdzieś ją zgubiono, wędrując między rodzinnymi programami.

Wystarczy wyjąć telefon i od razu okazuje się, która droga do kolejnej stacji programowej jest najkrótsza. Nie trzeba biegać w kółko i na każdy program można zdążyć na czas.

Co więcej, przez CHEQ da się nawet zrobić tak, aby w danym miejscu na odwiedzającego czekał specjalny komunikat lub informacja. Dzięki temu można podzielić się z pracownikami i ich rodzinami nie tylko ciekawostką, ale nawet zaprosić ich na grę w poszukiwanie skarbów.

Mapa inaczej

Może się zdarzyć, że część pracowników zamiast wspólnego przejazdu autokarem skorzystałaby z innej możliwości transportu. Choćby po prostu dlatego, że z małymi dziećmi trudno przyjechać punktualnie. Zamiast więc ryzykować, że pracownik spóźni się na wspólny odjazd, wolą wsiąść z rodziną do samochodu lub skorzystać z innego środka komunikacji zbiorowej i tak dotrzeć na miejsce dnia rodzinnego. Wtedy dobrze jest wiedzieć, jak najprościej i najwygodniej dojechać na miejsce wydarzenia.

Przez CHEQ z łatwością udostępnisz swoim pracownikom również tę informację.

VI. Skuteczne radzenie sobie z sytuacjami awaryjnymi (S.O.S)

Niestety, jakkolwiek starannie i przezornie byś organizował dzień rodzinny, nieoczekiwane i niebezpieczne sytuacje zawsze mogą się zdarzyć. Wtedy niezwykle ważne jest, abyś potrafił szybko zareagować na wydarzenia i szybko dotrzeć do wszystkich zainteresowanych.

Przez kanał komunikacji CHEQ to dziecinna zabawa!

Jeśli na przykład dzień rodzinny zaczyna się jako impreza na świeżym powietrzu, jednak wielka burza zniszczyła miejsce, to przez CHEQ możesz od razu powiadomić wszystkich o tym, co robić. Możecie szybko przeorganizować dzień lub przekształcić miejsce. Możecie zminimalizować niedogodności wynikające z nieoczekiwanej sytuacji.

Oczywiście możliwość natychmiastowego skontaktowania się z pracownikami jest dobra nie tylko wtedy, gdy burza zmyła miejsce programu. 

Dzieci mogą biegać w tę i z powrotem, co może prowadzić do drobnych wypadków. Wtedy uspokajające dla rodziców może być to, że w mgnieniu oka mogą wezwać pomoc i udzielić dzieciom pierwszej pomocy.

Zespół CHEQ wspiera do samego końca

Czytając te możliwości, być może myślisz teraz, jak sam masz rozwiązać tyle rzeczy w CHEQ?

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość — nie jesteś sam. Cały zespół CHEQ stoi za Tobą i pomożemy Ci we wszystkim, w czym tylko zechcesz.

Kilka zadań, w których rozwiązaniu możesz na nas liczyć:

• utworzenie pozycji menu „dzień rodzinny” — z designem, który pasuje do identyfikacji wizualnej, a jednocześnie wyróżnia się na tle pozostałych pozycji menu
• pod menu głównym dnia rodzinnego tworzymy wszystkie dalsze podmenu i procesy, których będziesz potrzebować przy tym wydarzeniu
• na Twoją prośbę zespół CHEQ przyjeżdża na wydarzenie, gdzie osobiście pomagamy pracownikom w zapisach

Skontaktuj się z nami i omówmy szczegóły!