Zaszyfrowane dokumenty (paski płacowe) – wysyłka jednym kliknięciem, bez kopertowania

Dla wielu firm do dziś problemem jest odpowiednie dostarczanie pracownikom różnych dokumentów kadrowych. Typowym przykładem jest miesięczny pasek płacowy, którego regularna wysyłka nadal wymaga od zespołów kadrowych znacznego czasu i energii. Sytuację dodatkowo zaostrzyła pandemia, która — w celu uniknięcia ryzyka zakażenia — wywarła na firmy silniejszą presję, by sięgać po narzędzia cyfrowe i podjąć kroki rozwojowe w kierunku prostszej wysyłki zaszyfrowanych dokumentów.

Dzięki nowej funkcji CHEQ pracodawca może dziś wysyłać nie tylko komunikaty o charakterze ogólnym (typowo np. ogłoszenia o wydarzeniach firmowych czy — co bardziej aktualne — o nowych zasadach higieny wprowadzonych w związku z pandemią), ale także zaszyfrowane dokumenty adresowane do konkretnej osoby.

Zaszyfrowane dokumenty kierowane do poszczególnych pracowników mogą być różnego rodzaju: miesięczny pasek płacowy, roczne zaświadczenie o dochodach (dokument M30), informacja o podwyżce, indywidualny bonus, pismo o premii, indywidualne zaświadczenie od pracodawcy itd.

Nowoczesny sposób wysyłki indywidualnych, zaszyfrowanych dokumentów dla pracowników można opisać następującymi wymaganiami:

Dzięki CHEQ wysyłka tych dokumentów jest już w zasięgu jednego kliknięcia.

Proces wysyłki zaszyfrowanych dokumentów:

• Przesłanie dokumentów do panelu administracyjnego CHEQ
• CHEQ automatycznie je szyfruje
• Na podstawie unikalnego identyfikatora zawartego w nazwie pliku dokumenty są przypisywane do właściwego użytkownika.
• CHEQ wysyła zaszyfrowany dokument indywidualnie do pracowników
• Hasło potrzebne do otwarcia dokumentu jest wysyłane pracownikowi SMS-em.

System nie przechowuje ani niezaszyfrowanego dokumentu, ani hasła — wyłącznie zaszyfrowany plik.

Komu polecamy wysyłkę zaszyfrowanych dokumentów z CHEQ?

Nowy sposób wysyłki dokumentów kadrowych polecamy każdej firmie, w której część pracowników jest nieosiągalna — lub osiągalna tylko z trudem — tradycyjnymi kanałami. Są to zazwyczaj firmy zatrudniające pracowników fizycznych (o czym wspominał również ComputerWorld). Nowa funkcja CHEQ jest dużą pomocą także tam, gdzie zespoły pracują w kilku lokalizacjach, albo gdy część pracowników zwykle nie przebywa w budynku firmy, lecz często jest w drodze — na przykład przedstawiciele terenowi, serwisanci, kurierzy czy handlowcy.

W przypadku pracowników tymczasowych w zasadzie nie ma innej możliwości — pracują oni na co dzień dla różnych firm, a jednocześnie, jako pracownicy agencji pracy tymczasowej, zdecydowaną większość dokumentów administracyjnych otrzymują właśnie od niej.