Zaszyfrowane dokumenty (paski płacowe) – wysyłka jednym kliknięciem, bez kopertowania

Wiele firm nadal ma trudności ze sprawnym dostarczaniem pracownikom dokumentów kadrowych i płacowych. Regularna dystrybucja miesięcznych pasków płacowych wymaga od zespołów HR i płac znacznego czasu i wysiłku. Bezpieczna dostawa cyfrowa przyspiesza proces, ogranicza dokumentację papierową i kieruje każdy dokument bezpośrednio do właściwego odbiorcy.

Dzięki funkcji wysyłki dokumentów CHEQ pracodawca może przesyłać ogólne komunikaty — na przykład informacje o wydarzeniach, zmianach grafików lub zasadach bezpieczeństwa — a także zaszyfrowane dokumenty adresowane do konkretnego pracownika.

Zaszyfrowane dokumenty kierowane do poszczególnych pracowników mogą być różnego rodzaju: miesięczny pasek płacowy, roczne zaświadczenie o dochodach (dokument M30), informacja o podwyżce, indywidualny bonus, pismo o premii, indywidualne zaświadczenie od pracodawcy itd.

Nowoczesny sposób wysyłki indywidualnych, zaszyfrowanych dokumentów dla pracowników można opisać następującymi wymaganiami:

Dzięki CHEQ wysyłka tych dokumentów jest już w zasięgu jednego kliknięcia.

Proces wysyłki zaszyfrowanych dokumentów:

• Przesłanie dokumentów do panelu administracyjnego CHEQ
• CHEQ automatycznie je szyfruje
• Na podstawie unikalnego identyfikatora zawartego w nazwie pliku dokumenty są przypisywane do właściwego użytkownika.
• CHEQ wysyła zaszyfrowany dokument indywidualnie do pracowników
• Hasło potrzebne do otwarcia dokumentu jest wysyłane pracownikowi SMS-em.

System nie przechowuje ani niezaszyfrowanego dokumentu, ani hasła — wyłącznie zaszyfrowany plik.

Komu polecamy wysyłkę zaszyfrowanych dokumentów z CHEQ?

Nowy sposób wysyłki dokumentów kadrowych polecamy każdej firmie, w której część pracowników jest nieosiągalna — lub osiągalna tylko z trudem — tradycyjnymi kanałami. Są to zazwyczaj firmy zatrudniające pracowników fizycznych (o czym wspominał również ComputerWorld). Nowa funkcja CHEQ jest dużą pomocą także tam, gdzie zespoły pracują w kilku lokalizacjach, albo gdy część pracowników zwykle nie przebywa w budynku firmy, lecz często jest w drodze — na przykład przedstawiciele terenowi, serwisanci, kurierzy czy handlowcy.

W przypadku pracowników tymczasowych w zasadzie nie ma innej możliwości — pracują oni na co dzień dla różnych firm, a jednocześnie, jako pracownicy agencji pracy tymczasowej, zdecydowaną większość dokumentów administracyjnych otrzymują właśnie od niej.