Poprawa przepływu informacji w firmie

Poprawa przepływu informacji rzadko trafia w firmach na pierwszy plan. W mniejszych — dlatego, że kierownictwo uważa, iż w rodzinnej atmosferze informacja szybko dociera do każdego. W większych zaś dlatego, że zawsze są „ważniejsze” zadania, którymi trzeba się zająć. Żaden z tych powodów nie jest wystarczający, by nie zajmować się świadomie optymalizacją i przeglądem przepływu informacji. Musisz koniecznie przeznaczyć czas i energię na opracowanie oraz realizację strategii komunikacji wewnętrznej. Im lepiej bowiem informacja przepływa w firmie, im szybciej i dokładniej pracownicy docierają do danych i informacji, tym lepszą jakościowo pracę mogą wykonywać. A to przyczynia się również do poprawy pozycji rynkowej firmy.

Przekazywanie informacji

Można by pomyśleć, że przekazywanie informacji jest oczywiste, wszak od zarania dziejów komunikujemy się ze sobą. Nie tylko wypowiedzianymi lub zapisanymi słowami, rysunkami naskalnymi czy — od niedawna — emotikonami, ale też każdym drgnieniem naszego ciała i samym spojrzeniem. Nawiązywanie kontaktu z innymi wynika z naszej natury. Nie oznacza to jednak, że wszyscy potrafimy prowadzić ze sobą skuteczny dialog. Zwłaszcza nie w środowisku firmowym, w którym każdy pracownik dysponuje inną wiedzą wyjściową, innym sposobem myślenia, interpretacją, kulturą i językiem.

Sam również możesz przeprowadzić prosty test, który może uświadomić, że poprawa przepływu informacji także u Was musi być pilnym punktem porządku dnia.

Przetestuj przepływ informacji

Za pomocą tak zwanej gry w głuchy telefon, którą specjaliści chętnie wykorzystują również na warsztatach komunikacyjnych, bardzo łatwo przetestujesz, jak przepływa u Was informacja. Wybierz 5–6 pracowników, którzy pracują na różnych szczeblach firmy. Na przykład menedżera wyższego szczebla, menedżera średniego szczebla, lidera zespołu i 2–3 pracowników wykonujących prostszą pracę fizyczną. Pracowników fizycznych wybierz w miarę możliwości tak, aby był wśród nich ktoś, kto pracuje w firmie dłużej, i ktoś, kto zaczął stosunkowo niedawno. 

Gdy wybierzesz pracowników do testu, ustaw ich jeden za drugim albo, co jeszcze lepsze, wprowadzaj ich pojedynczo do pomieszczenia, w którym odbywa się test. Wprowadzaj pracowników do pokoju, uwzględniając hierarchię w miejscu pracy, ponieważ w ten sposób najlepiej zamodelujesz to, co dzieje się w rzeczywistości.

Sugestia

Test warto przeprowadzić w obecności menedżerów wyższego szczebla albo nagrać na wideo. Dzięki temu możesz później pokazać go menedżerom jako dokument, gdy będziesz argumentować, dlaczego trzeba przeznaczyć budżet na optymalizację i cyfryzację komunikacji wewnętrznej. Pomoże to również uzasadnić, dlaczego również menedżerowie muszą aktywnie pracować nad poprawą przepływu informacji.

Pokaż menedżerowi wyższego szczebla krótszy tekst, na którego przeczytanie daj mu ok. pół minuty, a następnie wprowadź do pokoju menedżera średniego szczebla. Poproś menedżera wyższego szczebla, aby powiedział menedżerowi średniego szczebla to, co przed chwilą przeczytał. Następnie wprowadź lidera zespołu, któremu menedżer średniego szczebla ma powtórzyć to, co usłyszał od menedżera wyższego szczebla. Menedżer wyższego szczebla nie może się odzywać, nawet jeśli menedżer średniego szczebla przekazuje informację niekompletnie lub błędnie. Powtarzaj ten proces aż do ostatniej osoby. Zakończ test, prosząc ostatniego pracownika, aby również powiedział, co zrozumiał z tego, co usłyszał. Następnie odczytaj przy wszystkich tekst, który pierwotnie pokazałeś menedżerowi wyższego szczebla.

Z doświadczenia wynika, że zanim informacja dotrze do końca łańcucha komunikacji, ulega skróceniu w stosunku do pierwotnego komunikatu. Co więcej, często obie wersje mają się do siebie nijak.

Dlatego poprawa przepływu informacji jest ważna

Jeśli przeprowadzisz wspomniany wyżej test, to prawdopodobnie również u Was potwierdzi się, że pracownicy na dole hierarchii firmy dysponują niekompletną i niedokładną informacją. Oznacza to, że nie są świadomi celów firmy, jej strategii ani zasobów. Z tego powodu nie są też w stanie wykonywać skutecznej pracy. Zwłaszcza takiej, która w krótkim czasie przyczyniłaby się do sukcesu biznesowego firmy i wzrostu jej wyników. Wręcz przeciwnie, istnieje ogromne ryzyko, że mimowolnie wyrządzą firmie szkodę finansową.

Załóżmy, że Twoi pracownicy zajmują się produkcją części, a do nich dociera tylko połowiczna informacja, że trzeba wyprodukować X sztuk blachy o rozmiarze Y. O tym, że ta blacha ma teraz mieć grubość Q mm zamiast Z mm, nic nie wiedzą. Przystępują do produkcji blach, po czym okazuje się, że wykonali zły produkt, który przez nieokreślony czas trzeba trzymać w magazynie, bo nie ma na niego nabywcy. 
W tym przypadku koszt magazynowania byłby być może jeszcze najmniejszym problemem. Jednak w takiej sytuacji pojawia się również wiele innych kosztów. Jeśli kierownictwo zbyt późno zauważy, że parametry wyprodukowanych części nie odpowiadają oczekiwaniom, może się zdarzyć, że firma będzie musiała zapłacić klientowi karę umowną za opóźnienie w produkcji. Może się też zdarzyć, że podczas wadliwej produkcji zużyty zostanie niemal cały surowiec, więc nie będzie z czego wykonać blach o odpowiednich parametrach w podanej ilości. Czyli ponownie pojawia się koszt zakupu surowca, który tym razem w całości obciąża firmę. Ze względu na wcześniej podpisaną umowę firma nie może przerzucić na zamawiającego nawet części tego kosztu. Poza tym może pojawić się jeszcze wiele innych kosztów — a wszystko dlatego, że przepływ informacji napotkał przeszkodę. Może się więc zdarzyć nawet tak, że firma zaksięguje transakcję ze stratą tylko dlatego, że nie zbudowano dobrze działającej strategii komunikacji wewnętrznej.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w prosty sposób

Poprawa przepływu informacji w firmie z odpowiednim narzędziem w ręku to dziecinna zabawa. Dodatkowo dobrą wiadomością jest to, że to narzędzie możesz wdrożyć niemal natychmiast. Cyfrową aplikację do komunikacji wewnętrznej CHEQ możesz bowiem wdrożyć w ciągu kilku dni i udostępnić ją każdemu pracownikowi. Dzięki niej każda ważna informacja dokładnie dociera również do tych pracowników, którzy nie mają firmowego e-maila ani telefonu. Jak to możliwe?

CHEQ działa na Viberze, jako własna aplikacja, a nawet jako dodatek do Microsoft Teams. Więc tak naprawdę pracownikom wystarczy tylko smartfon, który prawdopodobnie mają. Według pewnego badania smartfona ma bowiem ok. 6,2 miliona Węgrów. Możesz więc słusznie założyć, że Twoi pracownicy również mają smartfony.

Oczywiście samo zapewnienie kanału w celu poprawy przepływu informacji nie wystarczy. Komunikaty trzeba jeszcze udostępniać. W tym celu możesz ustawić uprawnienia do wysyłania wiadomości dla menedżerów. Menedżerowie wyższego szczebla mogą udostępniać komunikaty szerszemu gronu. Na przykład dyrektor firmy może wysłać komunikat do wszystkich pracowników firmy, w którym relacjonuje osiągnięte wyniki i przedstawia plany na przyszłość. Dzięki temu informacja może dotrzeć do każdego pracownika w tym samym czasie i w tej samej formie. 

Ale uprawnienia do wysyłania wiadomości możesz dać również liderom zespołów, z tym drobnym ograniczeniem, że mogą oni wysyłać powiadomienia tylko członkom własnego zespołu. Na przykład o tym, że kolega XY został tatą, więc przez 2 tygodnie trzeba go zastępować i do kogo można się zwrócić w różnych sprawach pod jego nieobecność.

Dzięki korzystaniu z CHEQ poprawa przepływu informacji jest prosta. Pobierz naszą BEZPŁATNĄ listę kontrolną, która pomoże zoptymalizować Twoją komunikację wewnętrzną niezależnie od tego, z jakiej aplikacji komunikacyjnej korzystasz.