Podpis cyfrowy dla uproszczenia zadań administracyjnych HR

Zbliża się okres letnich urlopów i towarzyszące mu szaleństwo, koszmar pracowników HR. Trzeba przygotować dla pracowników dokumenty wniosków urlopowych, które należy uzgodnić z bezpośrednimi przełożonymi, a na koniec każdy musi je podpisać. W przypadku dużej firmy liczącej kilkaset lub kilka tysięcy osób, gdzie pracownicy mogą pracować rozproszeni po różnych lokalizacjach, wydanie wszystkim dokumentów w terminie i zebranie podpisów jest niezwykle czasochłonne. Dzięki podpisowi cyfrowemu można to jednak załatwić szybciej i prościej. Co więcej, jest to w pełni zgodne z przepisami.

Czym jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy nazywany jest również podpisem elektronicznym. W przeciwieństwie do podpisów elektronicznych w bardziej tradycyjnym rozumieniu zaletą podpisu cyfrowego jest to, że w pełni  odpowiada zapisom kodeksu cywilnego. W związku z tym w razie potrzeby może również przed sądem poświadczyć cyfrową tożsamość osób podpisujących dokument. Co więcej, z uwagi na to, że dokumenty podpisane cyfrowo są chronione, możemy mieć pewność, że w dokumencie nie dokonano żadnej zmiany w trakcie składania podpisów ani po nich. Wszystko to dzięki cyfrowemu odciskowi, który jest unikatowy i niezmienialny.

Tak działa podpis cyfrowy z CHEQ

CHEQ i GoodID połączyły siły, aby ułatwić zadania administracyjne HR. W związku z tym podpis cyfrowy jest już dostępny również przez CHEQ. W praktyce działa to tak, że na platformie CHEQ w mgnieniu oka wysyłasz każdemu ze swoich współpracowników oświadczenia i dokumenty do podpisu. Pracownicy otrzymują tylko swój własny dokument i to jego mogą podpisać cyfrowo.

Podczas składania podpisu cyfrowego pracownicy jednym kliknięciem przechodzą z platformy CHEQ do platformy GoodID, gdzie następuje identyfikacja podpisujących. Po ustaleniu cyfrowej tożsamości można łatwo, natychmiast i wiarygodnie podpisać dokumenty. Ogromną zaletą jest to, że proces identyfikacji tożsamości podpisującego trzeba przejść tylko raz, po czym zidentyfikowany pracownik może podpisywać nieograniczoną liczbę dokumentów.

Podpis cyfrowy jest więc wygodnym rozwiązaniem zarówno dla HR, kierownictwa, jak i pracowników.

Lista strasznych zadań pracowników HR

Teraz akurat tematem jest urlop letni, ale jako pracownik HR przez cały rok musisz zdobywać podpisy współpracowników na mnóstwie formularzy.

Oświadczenia urlopowe

Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że liczba podstawowych płatnych dni urlopu, która przysługuje jednakowo każdemu pracownikowi zatrudnionemu na Węgrzech, wynosi 20 dni. Poza tym pracownikom mogą jednak przysługiwać dodatkowe dni urlopu, do których mogą być uprawnieni nie tylko na podstawie wieku. Również o nich trzeba składać oświadczenie na początku każdego roku. Może to dotyczyć:

• liczby dzieci wychowywanych we własnym gospodarstwie domowym pracownika, ale
• także pracowników o zmienionej zdolności do pracy.

Oświadczenia o ulgach podatkowych

• ulga podatkowa dla matek wychowujących czworo lub więcej dzieci
• ulga osobista
• ulga podatkowa dla nowożeńców
• ulga podatkowa na rodzinę
• ulga podatkowa dla pracowników poniżej 25. roku życia

Oświadczenia związane z potrąceniami podatków i składek

W pewnych przypadkach mogą być potrzebne również inne oświadczenia, które pomagają ustalić należny podatek. Takie oświadczenia to:

• oświadczenie PIT osoby prywatnej wynajmującej
• oświadczenie dotyczące osiągnięcia maksimum podatku od składki socjalnej (dla dochodów opodatkowanych odrębnie, na przykład dywidend)
• oświadczenie o uproszczonej składce na daniny publiczne (ekho)

Oświadczenia i dokumenty związane ze świadczeniami

Należą tu takie dokumenty jak:

• oświadczenie kafeteryjne
• oświadczenie o odbiorze premii za wyniki na koniec roku
• zmiana umowy o pracę w związku z podwyżką/korektą wynagrodzenia na początku roku

Formularze M30 i zaświadczenia o składkach

O ile wśród wspomnianych wyżej oświadczeń są takie, które nie dotyczą wszystkich, o tyle formularz M30 i zaświadczenia o składkach trzeba wydać każdemu. W tym przypadku nie ma znaczenia, ile pracownik ma lat, jaka jest jego sytuacja rodzinna i zdrowotna, czy może ubiegać się o kafeterię itp. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty te trzeba wydać każdemu.

Czym właściwie jest formularz M30?

Formularz M30 podsumowuje podatki i składki wypłacone przez pracodawcę w poprzednim roku. Przy wystawianiu i wydawaniu zaświadczenia trzeba bardzo uważać, aby było zgodne z wymogami NAV (węgierskiego urzędu skarbowego), ponieważ dokument ten trzeba złożyć w NAV do 31 stycznia każdego roku. NAV uznaje jednak zawartość wydanego zaświadczenia za prawdziwą tylko wtedy, gdy odpowiada ono określonym w ustawie wymogom formalnym i merytorycznym. Oznacza to między innymi, że zaświadczenie muszą podpisać obie strony. Pracodawca jest zobowiązany opatrzyć je podpisem firmowym, a pracownik również jest zobowiązany potwierdzić podpisem, że odebrał formularz. Jeśli tego zabraknie, jest tak, jakby w ogóle nie otrzymał formularza.

Korzystaj z podpisu cyfrowego, aby Twoje życie NIE kręciło się wokół stert papierów do podpisania

Jak widać, na początku roku nawet dla jednego pracownika trzeba przekazać do podpisu mnóstwo dokumentów. W przypadku dużych firm, gdzie pracuje kilkaset lub tysiąc osób, w dodatku rozproszonych geograficznie, ogromnym wyzwaniem jest, aby wszystkie dokumenty były podpisane w terminie i prawidłowo.

Poniżej najpierw wskażę, jakie metody wciąż stosuje większość firm, mimo że podpis cyfrowy jest już nie tylko możliwy, ale i akceptowany z punktu widzenia przepisów. Następnie będzie mowa o tej możliwości rozwiązania, która stosuje już podpis cyfrowy.

1. Osobiste załatwianie spraw

Mimo cyfryzacji zadania administracyjne HR wciąż często załatwiamy osobiście. Nie dziwi więc, że formularze, oświadczenia i inne dokumenty obowiązkowo podpisywane na początku roku również dziś przekazujemy sobie i podpisujemy osobiście.

Pracownicy HR zwykle wybierają jedno z dwóch rozwiązań. Jedna wersja polega na tym, że obchodzą obszary pracy i rozdają każdemu imiennie formularze, a kilka minut później znów je obchodzą, aby zebrać podpisane dokumenty.

Druga wersja polega na tym, że proszą wszystkich współpracowników, aby odwiedzili dział HR lub wyznaczony obszar, gdzie pracownik HR czeka na osoby podpisujące formularz.

Którekolwiek z rozwiązań w ramach osobistego załatwiania spraw weźmiemy pod uwagę, jest ono niezwykle czasochłonne w przypadku firmy liczącej kilkaset lub kilka tysięcy osób. W tym czasie pracownik HR mógłby zajmować się wieloma bardziej złożonymi zadaniami, zamiast bawić się w listonosza.

2. Wysyłka pocztą

Jeśli nie chcemy, aby pracownik HR osobiście doręczał M30 i pozostałe oświadczenia podpisywane na początku roku, a następnie pojedynczo zdobywał podpis każdego pracownika, jako rozwiązanie możemy wybrać także wysyłkę pocztą. W tym przypadku podpis pracownika może zastąpić dowód nadania, jak np. potwierdzenie odbioru.

Jeśli wybierzesz to rozwiązanie, poza kosztami druku (papier i tusz) trzeba liczyć się również z kosztami wysyłki (koperta, list polecony i/lub za potwierdzeniem odbioru). Koszt pocztowy jednego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru to 1240 forintów. Jeśli musisz wysłać tylko do 100 osób, to i tak oznacza dla firmy koszt 124 000 forintów. Jednak w przypadku dużych firm często trzeba wysłać ten dokument do 500, 1000, 1500 lub jeszcze większej liczby współpracowników, co stanowi już dla firmy poważniejszy wydatek, który mogłaby przeznaczyć na realizację bardziej użytecznych celów.

Zadania administracyjne HR warto cyfryzować tam, gdzie to możliwe. Przyspiesza to bowiem wykonywanie zadań i pod każdym względem jest bardziej opłacalne.

3. Wysyłka e-mailem

Choć wysyłanie e-mailem oświadczeń podatkowych i składkowych, oświadczenia kafeteryjnego, oświadczenia o uldze podatkowej itp. wydaje się bardzo wygodne, mimo to nie polecam tego rozwiązania. Niestety oficjalne dokumenty wysyłane e-mailem nie zmniejszają zadań administracyjnych HR. Są tego dwa powody:

• Wśród pracowników firm zajmujących się produkcją może być wiele osób, które nie mają firmowego adresu e-mail, więc nie da się im wysłać formularza e-mailem. – według pewnego badania 83% osób wykonujących pracę fizyczną nie ma firmowego adresu e-mail
• Dokumenty wymieniane przez e-mail tracą swoją wiarygodność, nie mają mocy dowodowej. Nawet jeśli uda Ci się wysłać formularz e-mailem każdemu pracownikowi, musisz poprosić o jego zwrot w podpisanej formie, którą musisz otrzymać w oryginale. Sfotografowana lub zeskanowana wersja nie może być zaakceptowana jako wiarygodny dokument.

Jak więc można łatwo i szybko dostarczyć wszystkie dokumenty pracownikom w taki sposób, aby mogli je równie łatwo i szybko odesłać opatrzone zgodnym z przepisami podpisem? Odpowiedź na to daje kanał komunikacji wewnętrznej CHEQ i funkcja podpisu cyfrowego.

4. CHEQ & GoodID

Często pojawia się pytanie, na ile bezpieczne jest wysłanie dokumentu przez CHEQ. Całkowicie! CHEQ jest bowiem takim firmowym kanałem komunikacji wewnętrznej, który opiera się na systemie zamkniętym, dzięki czemu dane można udostępniać bezpiecznie i w formie zaszyfrowanej. Kolejną zaletą jest to, że do korzystania z narzędzia nie trzeba mieć firmowego adresu e-mail, a mimo to można zidentyfikować użytkowników. Innymi słowy, nie może się zdarzyć, że wyślesz dokument niewłaściwej osobie. Ponadto ogromną zaletą jest również to, że do korzystania z CHEQ wystarczy smartfon, który powoli ma już każdy dorosły Węgier.

Ten bezpieczny kanał komunikacji wewnętrznej uzupełnia rozwiązanie podpisu cyfrowego GoodID. Za pomocą GoodID niezbędna do podpisu identyfikacja tożsamości następuje bowiem w mgnieniu oka, a podpis elektroniczny również można złożyć bezpiecznie. Taki podpis cyfrowy, jak już wcześniej wspomniałem, jest w pełni wiarygodny i zgodny z zapisami kodeksu cywilnego.

Jeśli wybierzesz tę metodę do podpisywania formularzy, zaświadczeń i  oświadczeń, to

• zaoszczędzisz mnóstwo czasu i energii zespołowi płacowemu i HR – nie trzeba przez wiele dni mozolić się z drukowaniem, doręczaniem, archiwizowaniem itp., a przez to niższe jest też ryzyko błędu (błędny wydruk, zagubiony formularz, dokument wpięty w niewłaściwe miejsce itp.),
• w pełni odpowiada wymogom NAV i kodeksowi cywilnemu – dokument jest wiarygodnie podpisany przez wszystkie zainteresowane strony,
• w dłuższej perspektywie możesz też obciąć swoje koszty, ponieważ dzięki zintegrowanej z CHEQ aplikacji GoodID możesz wiarygodnie zebrać podpisy wszystkich zainteresowanych nie tylko na formularzu M30, ale i na pozostałych dokumentach wymagających podpisu (np. ulgi podatkowe, dodatkowe dni urlopu, oświadczenia kafeteryjne, umowy itp.)

Obsługa jest banalnie prosta

Być może obawiasz się, że Twoi pracownicy nie będą potrafili korzystać z tej funkcji. Twoja obawa nie jest bezpodstawna. Według informacji opublikowanej w 2019 roku 23% mieszkańców Węgier to analfabeci cyfrowi, a 27% ma niskie kompetencje cyfrowe.

Jednak z wbudowanego w CHEQ podpisu cyfrowego potrafi korzystać każdy.

U kilku naszych klientów przetestowaliśmy już tę funkcję. Również ochroniarze i członkowie personelu sprzątającego bez problemu korzystali z funkcji, bez żadnego wcześniejszego szkolenia.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak to działa i jak możesz ułatwić zadania administracyjne HR dzięki firmowemu narzędziu komunikacji wewnętrznej CHEQ oraz zintegrowanemu z nim rozwiązaniu podpisu cyfrowego GoodID, zamów naszą BEZPŁATNĄ prezentację.