Kupić gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej czy stworzyć własne?

Często pojawia się pytanie, co jest lepsze: gdy firma kupi gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, czy gdy stworzy w tym celu własne oprogramowanie? Kwestię tę rozstrzyga się zazwyczaj na podstawie tego, ile kosztuje gotowe rozwiązanie i na ile pokrywa ono potrzeby firmy. Musisz jednak wiedzieć, że warto przeanalizować więcej czynników niż tylko te.

Kroki i czynniki

Poniżej przedstawię Ci, przez jakie kroki musisz przejść i jakie czynniki musisz rozważyć, gdy decydujesz, czy wybrać gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, czy własne rozwiązanie.

1. Określenie funkcji

W pierwszym kroku musisz określić, jakich funkcji będziesz potrzebować. Jakie zadania chcesz realizować za pomocą oprogramowania? Jakim wymogom i wyzwaniom ma sprostać? Jaką korzyść musi zapewniać oprogramowanie komunikacyjne, aby pracownicy byli skłonni z niego korzystać?

Wszystko trzeba dokładnie przemyśleć i ustalić hierarchię ważności. 

Które z funkcji oprogramowanie naprawdę musi mieć? 

A które byłoby dobrze, gdyby miało, ale nie mają one szczególnego znaczenia?

Jeśli potrzebujesz mnóstwa takich niezbędnych funkcji, których nie ma w żadnym gotowym rozwiązaniu do komunikacji wewnętrznej, to w grę może wchodzić własne rozwiązanie. W przeciwnym razie warto wypróbować gotowe rozwiązania, ponieważ są one dostępne od ręki i już się sprawdziły.

2. Kontrola

Z punktu widzenia kierownictwa firmy i bezpieczeństwa IT ważnym pytaniem może być też, u kogo jest kontrola i jak duża? Musisz bowiem wiedzieć, że gdy kupujesz gotową usługę programową, kontrola nie będzie w 100% u Ciebie. Nawet wtedy, gdy uruchamiasz rozwiązanie programowe na własnym serwerze. 

Oczywiście możesz zbliżyć się do pełnej kontroli i to na podstawie Twoich informacji zwrotnych funkcje są modyfikowane i rozwijane. Jednak to, kiedy dokładnie i w jakiej kolejności zostaną zrealizowane, nie zależy od Ciebie. Decyduje o tym zespół wspierający gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej na podstawie informacji zwrotnych od pozostałych klientów. Dla nich najważniejsze jest bowiem to, aby móc zaspokoić potrzeby jak największej liczby klientów. Skupiają się więc rzecz jasna na rozwiązaniach, które dotyczą większej liczby osób, a nie na tej jednej konkretnej sytuacji, która dla Twojej firmy wydaje się pilnym usprawnieniem.

Są menedżerowie, których to odstrasza. Chcieliby mieć pełną kontrolę i wpływ na rozwój rozwiązania do komunikacji wewnętrznej. W takich przypadkach trzeba jednak zastanowić się, czy brak pełnej kontroli jest naprawdę istotnym problemem, czy nie?

Na przykład dla osób pracujących w obszarze obronności i bezpieczeństwa narodowego może to być paląca kwestia. W przypadku fabryki produkującej części jest to jednak nieuzasadnione. Zwłaszcza dlatego, że rozwój, eksploatacja i utrzymanie oprogramowania do komunikacji wewnętrznej nie są specjalnością firmy ani kierownika fabryki. Nie są nawet specjalnością dyrektora IT pracującego w takiej firmie! Nie potrafiliby więc nic zrobić z pełną kontrolą. Albo, co gorsza, spowodowaliby problemy nieumiejętnym zarządzaniem.
Właśnie dlatego warto pozostawić pełną kontrolę w rękach ekspertów i kupić takie gotowe rozwiązanie, które daje możliwość dostosowania i niemal 100-procentowej kontroli. Takim gotowym rozwiązaniem do komunikacji wewnętrznej jest również CHEQ, który umożliwia zbudowanie własnego oprogramowania do komunikacji wewnętrznej według własnych potrzeb, spośród ponad 50 funkcji.

3. Koszty

Oblicz i porównaj, z jakimi kosztami wiąże się zakup gotowego rozwiązania do komunikacji wewnętrznej, a z jakimi stworzenie własnego. Możesz wziąć pod uwagę obie wersje rozwoju. Zarówno tę, gdy rozwiązanie tworzą dla Ciebie wewnętrznie koledzy z działu IT, jak i tę, gdy zlecasz zespołowi programistów stworzenie oprogramowania specjalnie dostosowanego do Twoich potrzeb, które później w całości Ci przekazuje. Warto zaznaczyć, że zewnętrzny zespół zajmuje się dalej utrzymaniem i rozwojem oprogramowania tylko wtedy, gdy udzielisz mu na to osobnego zlecenia. To rzecz jasna wiąże się z kolejnym kosztem.

Dla uproszczenia w dalszej części, gdy mowa o rozwoju, będę mieć na myśli rozwój wewnętrzny.

Przy obliczaniu kosztów firmy często kalkulują tylko bezpośrednie i przewidywalne koszty, takie jak koszt wytworzenia oprogramowania (zapewnienie narzędzi, miejsca na serwerze itd.). Wynagrodzenie programistów pracujących nad projektem, dodatkowe koszty wynikające z nieudanych prób czy rotacja pracowników są uwzględniane już rzadziej. Straty wynikające z niezrealizowanych zadań i projektów również mało kto bierze pod uwagę. A przecież jeśli oprogramowanie, które nie jest ich specjalnością, tworzymy z wewnętrznymi pracownikami IT, pochłania to ich czas pracy i energię. Dopóki tworzą nowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, nie mogą skupić się na istotnych zadaniach, które przyczyniałyby się do zysku firmy.

A nie wspomnieliśmy jeszcze o tak nieoczekiwanej sytuacji, jak konieczność zastąpienia programisty. W tym przypadku projekt nie może bowiem posuwać się naprzód, pojawiają się też koszty związane z rekrutacją, a nawet cały projekt może trafić do kosza. Jeśli bowiem w zespole programistów następuje zmiana personalna, cały zespół może się rozpaść. Nie wszyscy rozumieją kody i nie potrafią ich łatwo utrzymywać. Spowalnia to, a nawet może zatrzymać cały projekt. W efekcie koszt poniesiony na rozwój staje się wyrzuconymi pieniędzmi, a firma nadal nie ma rozwiązania do komunikacji wewnętrznej.

Poza tym nie wolno zapominać o stałym utrzymaniu i rozwoju, co w skali roku może oznaczać koszt rzędu nawet 100 milionów. Za stosunkowo mało istotny projekt wewnętrzny żadna firma nie zapłaci tyle. Jednak firmy, które oferują gotowe rozwiązania komunikacyjne jako usługę dla innych firm, traktują ten koszt jako zwracającą się inwestycję. Dlatego są skłonne przeznaczać większe kwoty na stały rozwój, aby dzięki niemu świadczyć klientom jeszcze lepszą i bardziej niezawodną usługę.

4. Pytania dotyczące rozwiązania do komunikacji wewnętrznej

Zanim oddasz swój głos na rozwój własny lub gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, zadaj sobie te pytania:

1. Czy masz zespół, który jest w stanie stworzyć rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej?
2. Co się stanie, jeśli ten zespół programistów się rozpadnie?
3. Kto ogarnie projekt?
4. Kto potrafi utrzymać oprogramowanie?
5. Ile czasu zajmuje stworzenie oprogramowania?
6. Jakie konsekwencje niesie niedokończenie projektu w terminie?
7. O ile bardziej niezawodne będzie Twoje własne oprogramowanie niż już sprawdzone, gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej?
8. Ile czasu będziesz potrzebować, aby nauczyć pracowników korzystania z aplikacji komunikacyjnej?
9. Które rozwiązanie łatwiej skalujesz?
10. Kto naprawia błędy i wykonuje aktualizacje/rozwój oprogramowania?

Odpowiadając na te pytania, zobaczysz, jakie argumenty i kontrargumenty przemawiają za jednym lub drugim rozwiązaniem komunikacyjnym. Pomaga to widzieć jasno i podjąć decyzję na spokojnie. Z odpowiedzi ładnie wyłania się też to, że własny rozwój wymaga ogromnych zasobów. Nie tylko finansowych, ale też ludzkich.

5. Oszacuj ryzyko

Rozważ, z jakim ryzykiem wiąże się korzystanie z gotowego rozwiązania do komunikacji wewnętrznej, a z jakim własny rozwój?

Jeśli kupujesz gotowe rozwiązanie, ważnym pytaniem może być dla Ciebie, czy usługodawca potrafi przetwarzać dane zgodnie z przepisami i bezpiecznie? Jak duże jest prawdopodobieństwo, że dane wyciekną i trafią w niepowołane ręce?

Jeśli na przykład planujesz wysyłać tym kanałem pracownikom paski płacowe, to musisz wiedzieć, czy system potrafi szyfrować dane i dostarczać je do odpowiednich osób? To bardzo ważne pytanie, niezależnie od tego, czy chodzi o gotowe rozwiązanie, czy o własną aplikację. Wszak dane dotyczące wynagrodzenia nie są niczyją sprawą. Dlatego również dla CHEQ kardynalną kwestią było to, aby móc wysyłać paski płacowe i inne ważne dokumenty w formie zaszyfrowanej do docelowych osób.

Obawa przed ryzykiem wynika zazwyczaj z braku pełnej kontroli. Kto weźmie odpowiedzialność za ewentualny wyciek danych? Kto i jak szybko potrafi naprawić błędy? W takich chwilach zawsze pamiętaj jednak, że firma, która oferuje gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej jako usługę, zawsze potrafi znacznie bardziej profesjonalnie poradzić sobie z takimi nieoczekiwanymi i nieprzyjemnymi sytuacjami niż firma, która z założenia zajmuje się czymś zupełnie innym. Dlatego zawsze ufaj ekspertom!

6. Zainwestowany czas i energia oraz zwrot wartości

Przy ocenie możliwości z pewnością weźmiesz też pod uwagę, od kiedy moglibyście z pracownikami korzystać z rozwiązania komunikacyjnego i kiedy przewidywalnie się ono zwróci. Im pilniejsze jest wdrożenie kanału komunikacji wewnętrznej, tym bardziej prawdopodobne, że wybierzesz gotowe rozwiązanie, bo nie masz czasu czekać miesiącami na jego stworzenie. 

Przypomnij sobie tylko początkowy okres pandemii COVID. Wtedy trzeba było natychmiast znaleźć rozwiązanie, aby móc łatwo i szybko dotrzeć do każdego pracownika. Firmy być może wcześniej nie zdawały sobie sprawy, jak ważne jest posiadanie dobrze działającego kanału komunikacji. Takiego, przez który można dotrzeć również do pracowników fizycznych, którzy nie mają firmowego e-maila ani telefonu i być może mówią różnymi językami.

Wybierając gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej podobne do CHEQ, nie tylko możesz niemal natychmiast korzystać z aplikacji, ale też szybciej zobaczysz efekty. Jego zwrot (ROI) jest łatwy do obliczenia i sterowania. Czyli podejmując pewne kroki, możesz go nawet przyspieszyć. W przeciwieństwie do tego przy własnym rozwoju liczne nieprzewidywalne czynniki mogą spowolnić zwrot. Na tyle, że kierownictwo może uznać, iż dalsze poświęcanie czasu, pieniędzy i energii na ten projekt jest bezcelowe. Zamyka go więc i spisuje na straty.

7. Utrzymanie

Utrzymanie wcale nie jest tak prostym zadaniem, jak zwykliśmy sądzić my, laicy. To również wymaga wielu dni pracy, a nawet kilku programistów. Zwłaszcza gdy podczas utrzymania pojawiają się błędy, na przykład z powodu aktualizacji któregoś zintegrowanego oprogramowania. 

Dlatego przy podejmowaniu decyzji koniecznie zadaj sobie pytanie: jeśli zagłosujecie za własnym rozwiązaniem, to czy zawsze będzie ktoś, kto potrafi utrzymać kanał komunikacji wewnętrznej? Co, jeśli osoba odpowiedzialna za utrzymanie pójdzie na urlop? Czy będzie ją kto zastąpić? A jeśli nieoczekiwanie złoży wypowiedzenie, czy ktoś potrafi natychmiast przejąć jej rolę?

Przy zakupie gotowego rozwiązania nie musisz się tym martwić. Tam za zapewnienie Ci zawsze wysokiej jakości i ciągłego utrzymania odpowiada firma dostarczająca aplikację, tak abyś bezproblemowo mógł korzystać ze wszystkich funkcji kanału komunikacji.

8. Skalowalność

Jako pracownicy skłonni jesteśmy skupiać się na teraźniejszości i rozwiązywaniu aktualnie istniejących problemów. Jednak gdy chodzi o to, czy wybrać gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, czy raczej zlecić stworzenie własnego, trzeba wziąć pod uwagę również przyszłość. Trzeba też przygotować się na to, że w przyszłości będzie trzeba rozwiązać inne problemy. Czy wybrana aplikacja będzie do tego zdolna? Jeśli tak, to w jakim horyzoncie czasowym i po jakiej cenie?

Jeśli wybierzesz własne rozwiązanie, to tak naprawdę od Twojej sytuacji finansowej i zasobów ludzkich zależy, kiedy i w jakim kierunku rozbudujesz funkcje swojego oprogramowania komunikacyjnego. Przyznajmy jednak, że większość firm, nawet dużych, nie dysponuje takimi zasobami, aby w krótkim czasie skalować swoją własną aplikację. Natomiast jeśli wybierzesz gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, skalowalność również jest łatwiejsza do zrealizowania. Weźmy na przykład gotowe rozwiązanie CHEQ, które obecnie ma ponad 50 funkcji. Jeśli na początek aktywujesz 5 funkcji, ale później uznasz, że potrzebujesz również dodatkowych funkcji, z łatwością dodasz wybrane funkcje do już istniejących. Nie musisz czekać miesiącami na rozwój ani przeznaczać na to ogromnych kwot. Zamiast tego od razu możesz cieszyć się zaletami funkcji.

Twórz własne tylko wtedy, gdy daje to przewagę konkurencyjną

Jest jeszcze jeden bardzo ważny czynnik, o którym musisz pamiętać, zanim rozpoczniesz własny rozwój. Musisz przemyśleć, czy własne oprogramowanie zapewnia Ci tak dużą przewagę konkurencyjną, że naprawdę opłaca się zacząć projekt i podjąć wszelkie wymienione wyżej ryzyka. Jeśli nie zapewnia Ci ono tak znaczącej przewagi konkurencyjnej, wybierz raczej gotowe rozwiązanie do komunikacji wewnętrznej, z którego możesz korzystać od razu. 
Jeśli interesuje Cię takie rozwiązanie, poproś o bezpłatną prezentację CHEQ!