Jak w prosty sposób poprawić produktywność pracowników?

Według badań Banku Światowego i węgierskiego banku centralnego (MNB) produktywność pracowników w węgierskiej firmie sięga zaledwie 62% średniej UE i tylko 42% poziomu 5 najlepszych krajów unijnych. Dobrze pokazuje to, że na Węgrzech wiele firm potrafi osiągnąć jedynie ułamek swojego potencjału – choć często nawet prostymi i opłacalnymi usprawnieniami można znacząco poprawić produktywność.

Kilka głównych przyczyn słabszej produktywności:

• Brak cyfryzacji: Zbyt wiele czasu pochłaniają procesy, które przy odpowiedniej cyfryzacji i automatyzacji wymagałyby tylko kilku kliknięć.
• Nieefektywny przepływ informacji: Komunikacja wewnątrz firmy nie jest wystarczająco zorganizowana – nie wszystkie ważne informacje docierają na czas do właściwych osób albo, przeciwnie, na pracowników spada zbyt wiele zbędnych informacji, które odciągają ich uwagę od pracy.
• Brak zadowolenia i zaufania pracowników: Zła atmosfera w pracy, pracownicy nie są wysłuchani ani doceniani, przez co spada motywacja i zaufanie.

W wielu miejscach dostrzeżono jednak, że potrzebne są usprawnienia.

Pracownicy CHEQ przeprowadzili kompleksowe badanie, w którym przeprowadzili wywiady z pracownikami klientów zajmującymi stanowiska HR i kierownicze, a także za pomocą ankiet zbadali opinie i doświadczenia pracowników. 

Głównym celem wywiadów było ustalenie, w jakich obszarach w firmie odczuwano braki i trudności, jakie cele wiązano z wdrożeniem CHEQ w tych obszarach oraz czy narzędzie pomogło je poprawić.

Na podstawie badania trzy najważniejsze obszary – zgodnie z wymienionymi wyżej głównymi przyczynami – były jednoznacznie następujące:

• Cyfryzacja obsługi spraw HR: Obsługa papierowa jest wolna i wymaga mnóstwa pracy. Do utrzymania konkurencyjności niezbędna jest cyfryzacja i przyspieszenie podstawowych procesów. Wynikająca z tego sprawna obsługa poprawiła według badania także zadowolenie pracowników.
• Skuteczna komunikacja wewnętrzna: Ważne, aby istniał łatwy w obsłudze kanał, którym informacja natychmiast dociera do wszystkich. Ponadto istotne, aby kanał był dobrze monitorowany i możliwy do regulowania – żeby nie obciążać nim pracowników zbędnymi informacjami – oraz aby dostępne były statystyki i analityka umożliwiające śledzenie aktywności.
• Włączanie pracowników i poprawa zadowolenia: Kolejną główną funkcją skutecznego kanału komunikacji wewnętrznej jest to, że potrafi zmniejszyć poczucie izolacji pracowników i pozwala lepiej włączać ich w życie i kulturę firmy. Dobrze wykorzystując taką platformę, nawet samym wysyłaniem okolicznościowych życzeń pracownikom można znacząco poprawić ich zadowolenie.

Konkretne przykłady od klientów:

• Zgłoszenia nadgodzin u jednego z naszych klientów kierownik działu zbierał wcześniej tak, że musiał pojedynczo wypytywać członków swojego zespołu – czasem w kilku turach, jeśli nie wszyscy byli obecni. Od czasu wdrożenia CHEQ zebranie zgłoszeń nadgodzin stało się kwestią kilku kliknięć.
• U jednego z naszych klientów doszło do przerwy w dostawie prądu. Na szczęście dzięki CHEQ można było natychmiast dotrzeć do wszystkich i poinformować o postępowaniu, przez co nie powstało żadne zamieszanie.

Wnioski z badania:

• Dzięki CHEQ poprawiła się efektywność komunikacji, a trudno dostępna wcześniej grupa pracowników fizycznych również stała się osiągalna.
• Obsługa spraw HR przyspieszyła i uprościła się: czas realizacji oraz czas pracy poświęcany na procesy spadł nawet o 80–90%.
• Zadowolenie i motywacja pracowników wzrosły – 98% respondentów poczuło się bardziej docenionych w miejscu pracy po wdrożeniu CHEQ.
• 72% pracowników w pełni poleciłoby korzystanie z CHEQ swoim współpracownikom.