Komunikacja z możliwością harmonogramu to supernarzędzie

Większość ludzi lubi ułatwiać sobie pracę i życie. Właśnie dlatego tak popularne są wszelkie rozwiązania techniczne, które dają możliwość automatyzowania i planowania zadań w czasie. Nic więc dziwnego, że komunikacja z możliwością harmonogramu jest już dziś niemal podstawowym wymogiem każdej aplikacji służącej firmowej komunikacji wewnętrznej, a więc również CHEQ. Ale co sprawia, że jest ona tak potężnym narzędziem w rękach użytkowników? Odpowiedzi na to pytanie szukamy w poniższym artykule.

Co oznacza komunikacja z możliwością harmonogramu?

Choć nazwa mówi sama za siebie, uważam za ważne, aby ją pokrótce opisać. Istotą harmonogramowanej komunikacji jest to, że dana wiadomość (tekstowa, graficzna, głosowa lub wideo) wychodzi do odbiorcy (odbiorców) wtedy, kiedy chcemy. Możemy to powiązać z konkretnym momentem, np.: wiadomość ma wyjść 26 lutego 2023 roku o 10:32. W tym przypadku wiadomość wyjdzie wyłącznie w tym momencie. Ponadto mamy też możliwość powiązania wysyłki zaplanowanej wiadomości z momentem jakiegoś zdarzenia. O takim harmonogramie mówimy wtedy, gdy na przykład wysyłamy wiadomość witającą świeżo zatrudnionego w firmie nowego pracownika. Tę wiadomość każdy otrzyma raz, w chwili dołączenia do firmy.

Zaleta komunikacji z możliwością harmonogramu

Chciałbym zwrócić twoją uwagę na trzy zalety harmonogramowania. 

1. Możesz pracować z wyprzedzeniem. Dzięki temu, gdy idziesz na urlop, nie musisz się martwić, kto za ciebie napisze i wyśle wiadomość do współpracowników. 
2. Nie musisz wciąż na nowo rejestrować tej samej wiadomości, wystarczy bowiem, że zrobisz to raz. Dzięki harmonogramowaniu możesz zautomatyzować wysyłkę określonych wiadomości.
3. Kontrola jest w twoich rękach. To ty decydujesz, kiedy, jakie wiadomości i do kogo mają wychodzić.

Do czego można wykorzystać tę funkcję?

Skoro już wcześniej wspomniałem o nowych pracownikach, wróćmy do nich. Na ich przykładzie niezwykle prosto można bowiem pokazać możliwości zastosowania harmonogramowanej komunikacji. 

Chyba nie odkryję Ameryki, mówiąc, że w idealnym przypadku firma przygotowuje się na przyjęcie nowych pracowników planem onboardingu. Jego częścią jest szkolenie przeciwpożarowe i BHP oraz inne materiały szkoleniowe dotyczące produktów/usług firmy. Oczywiście poza nimi można udostępnić – zarówno nowym, jak i dotychczasowym współpracownikom – materiały szkoleniowe na wiele innych tematów. Dzięki harmonogramowanej komunikacji wystarczy, że raz napiszesz wiadomość, w której zwracasz uwagę drogiego współpracownika na dany materiał szkoleniowy. Od tej pory wiadomość zawsze będzie wychodzić wtedy, kiedy tylko zechcesz.

Poza tym możesz też harmonogramować testy. Po zakończeniu przyswajania materiałów szkoleniowych możesz określić, czy wiadomość z prośbą o wypełnienie testu ma wyjść do pracownika (pracowników) natychmiast, czy po 1–2 dniach. 

Możesz dzięki temu ograniczyć uchybienia terminom, ponieważ w ramach harmonogramowanej komunikacji masz możliwość wysyłania współpracownikom przypomnień. Mam tu na myśli na przykład to, że 2 tygodnie przed upływem terminu projektu możesz zwrócić ich uwagę na zbliżający się termin. Możesz to zrobić ponownie tydzień lub kilka dni przed terminem. Nikt już nie spóźni się ze swoim zadaniem z powodu zapomnienia o terminie.

Również przed upływem terminu badań lekarskich lub licencji możesz wysłać pracownikom zaplanowaną wiadomość, aby zapewnić płynną i ciągłą pracę. Gdy nowy pracownik dołącza, od razu możesz ustawić dla niego zaplanowane powiadomienie dotyczące jego obowiązków. 

Ostatecznie możemy stwierdzić, że harmonogramowana komunikacja z jednej strony zapewnia bardziej przewidywalną i ciągłą komunikację między firmą a pracownikami. Z drugiej strony przyczynia się do nieprzerwanego przebiegu pracy, a do tego zwiększa jeszcze efektywność.