Czat grupowy jest wrogiem efektywności

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że pracownikom należy dać możliwość rozmawiania ze sobą, aby pracowali efektywniej. Jednak czat grupowy nie jest na to najlepszym rozwiązaniem, co za chwilę Ci udowodnię.

Niekończące się narady

Czat grupowy przypomina sytuację, w której pracownicy siedzą w parlamencie na niekończąco długiej naradzie, raz nudnej, raz zabawnej, a czasem nawet użytecznej, na której brakuje porządku obrad i spójności. O ile w czasie pandemii Covid te grupowe czaty były być może potrzebne, aby współpracownicy pozostawali ze sobą w kontakcie i nie oszaleli od zamknięcia, o tyle dziś grupy te są znacznie bardziej czynnikiem rozpraszającym. Mnóstwo grup czatowych sprawia, że komunikacja wewnętrzna wielu firm staje się chaotyczna, co może odbić się na efektywności. Kierownictwo firmy jednocześnie oczekuje, że pracownicy będą na bieżąco śledzić rozmowy grupowe i reagować, a zarazem chce, aby skupiali się na swoich zadaniach. Już samo to zachowanie przysparza pracownikom kłopotu. Co więcej, nadmierna komunikacja przeciąża pracowników.

Negatywne skutki czatu grupowego

1. Zmęczenie psychiczne i wyczerpanie

Być może i Ty spotkałeś się już w sieci z obrazkiem przedstawiającym telefon stacjonarny z podpisem: „gdy telefon miał kabel, ludzie byli wolni…” Wtedy ludzie znali i stosowali jeszcze zasady etykiety telefonicznej, takie jak na przykład:

• na numer prywatny dzwoniono wyłącznie między 8 rano a 8 wieczorem, chyba że sprawa była wyjątkowo pilna (np. jakaś sytuacja awaryjna)
• w sprawach służbowych ludzie dzwonili do siebie również tylko w godzinach pracy

Jednak w erze telefonów komórkowych i różnych aplikacji komunikacyjnych coraz mniej osób przestrzega zasad etykiety telefonicznej, o ile w ogóle je zna.

Według pewnego badania na przykład 49% Amerykanów przeszkadza zbyt wczesny lub zbyt późny kontakt telefoniczny. Dotyczy to nie tylko połączeń, ale i wiadomości. Co więcej, jeśli wiadomości te przychodzą w ramach czatu grupowego, może być niezwykle uciążliwe, gdy kilku członków grupy wysyła swoje komentarze. To, że Ty nie odpoczywasz poza oficjalnymi godzinami pracy, nie oznacza, że ktoś inny również nie chciałby tego robić.

Oczywiście możesz powiedzieć, że smartfon można wyciszyć lub zablokować dźwięk, ale to rodzi kolejny problem.

2. Obawa przed utratą możliwości zabrania głosu

Z pewnością i Ty słyszałeś powiedzenie „milczenie oznacza zgodę”. Niewiele rzeczy jest bardziej irytujących niż pogodzenie się z tym, że grupa podjęła decyzję za Twoją domniemaną zgodą. Ludzie często sądzą, że członkowie grupy, nawet jeśli niekoniecznie zabierają głos w rozmowie, z pewnością śledzą ją na bieżąco. Zatem niezależnie od tego, czy zabiorą głos podczas rozmowy, czy nie, po podjęciu decyzji członkowie grupy powołują się na to, że „omówiliśmy to w grupie, a jeśli się nie zgadzasz, to dlaczego nie odezwałeś się, kiedy było można? Teraz jest już za późno.” Dlatego wiele osób stara się natychmiast czytać każdą rozmowę na czacie i, o ile temat ich interesuje lub ich dotyczy, od razu reagują.

Jednak jeśli pracownik należy powiedzmy do 5–10 lub jeszcze większej liczby różnych grup, które nieustannie pikają z powodu przychodzących wiadomości, to nie da się efektywnie pracować. 
Jeśli potrzebujesz od współpracowników informacji zwrotnej w sprawie podjęcia decyzji, nie załatwiaj tego na czacie grupowym. Zamiast tego wyślij krótką ankietę przez CHEQ. Z jednej strony nie zakłóca to pracy pytanych osób, z drugiej nikt nie wpływa na opinię drugiego. Przyznajmy bowiem, że podczas czatu grupowego, który wszyscy widzą, silniejsza osobowość może z łatwością wpłynąć na opinie pozostałych i „niewidzialnie” kierować rozmową.

3. Brak możliwości wyszukiwania

Może i wygodnie oraz szybko omawia się sprawy na czacie, jednak dni czy miesiące później niemal niemożliwe jest odnalezienie tego, co ustalono, i powołanie się na to. Wyszukiwarka czatu być może wyświetli rozmowę, ale możliwe, że znajdziesz tylko jej część. Może się też zdarzyć, że na podobny temat toczyło się w pokoju czatu kilka rozmów, przez co wynik wyszukiwania jest niejasny i i tak trzeba przeczytać kilkaset linijek komentarzy, aby uzyskać pełny obraz. 
Do dzielenia się ważnymi informacjami i komunikatami firmowymi czat grupowy nie jest więc najodpowiedniejszy. Zamiast tego utwórz bazę wiedzy, w której pracownicy będą mogli w całości odnaleźć ważne informacje.

4. Utrudnia efektywność

Według badań potrzeba około 23 minut, aby ktoś ponownie w pełni skupił się na tym, czym zajmował się, zanim mu przeszkodzono. Oznacza to, że jeśli w ciągu dnia pracy wybija Cię z rytmu zaledwie 4–5 razy, efektywność Twojej pracy tego dnia spada już o połowę.
Pytanie zatem brzmi: co jest dla Ciebie ważniejsze? To, aby pracownicy efektywnie wykonywali swoje zadania, czy to, aby ze sobą rozmawiali? Do dzielenia się ważnymi informacjami firmowymi istnieje skuteczniejsze rozwiązanie niż czat.

5. Wiąże się z ryzykiem biznesowym

Być może słyszałeś już historię pewnego byłego inżyniera Google, który dość skrajne poglądy zawarł w memie wysłanym nie tylko do HR, ale i udostępnionym na wewnętrznych forach, co następnie wyszło na jaw dzięki kilku „uprzejmym” współpracownikom, którzy zrobili mu zdjęcie i udostępnili go również w otwartych grupach. W memie przedstawił pogląd, że jego zdaniem kobiet pracuje w sektorze IT niewiele nie dlatego, że spotyka je jakakolwiek dyskryminacja, ale dlatego, że kobiet ta dziedzina nie interesuje. Chyba nie muszę dodawać, że ten wyciekły memo wywołał niemałe poruszenie, a jego autor był zmuszony odejść z Google.

Jest też słynny incydent PayPala, gdy na jaw wyszła wewnętrzna wiadomość prezesa, w której otwarcie i surowo krytykował pracowników PayPala za to, że nie pamiętają swojego hasła do PayPala i nie korzystają z aplikacji. W wiadomości zasugerował, że tacy pracownicy mogliby nawet złożyć wypowiedzenie.

Choć wspomniane wyżej wiadomości nie zostały udostępnione podczas czatu grupowego, świetnie pokazują one, jakie zagrożenia może nieść nienadzorowana wymiana wiadomości w firmie. Zmniejsz ryzyko i korzystaj raczej z kierowanego, dwukierunkowego narzędzia komunikacyjnego do dzielenia się najważniejszymi wiadomościami.