Checklista do procesu onboardingu pracowników fizycznych

Wiele firm sądzi, że gdy kandydat przyjmie ofertę pracy, nie pozostaje im już nic więcej do zrobienia niż przygotowanie umowy o pracę i oczekiwanie na dzień rozpoczęcia pracy. Wybrały przecież spośród kandydatów osobę, która zawodowo odpowiada zadaniu. Dlatego często oczekują od pracownika, że będzie wiedział wszystko, co potrzebne na danym stanowisku, i sam odnajdzie się w nowym miejscu pracy. Tymczasem nieważne, jak duże doświadczenie zawodowe ma pracownik – nowe miejsce zawsze jest nieznanym terenem. Dlatego nowych współpracowników trzeba wspierać od pierwszej chwili, aby jak najszybciej mogli zaaklimatyzować się w nowym środowisku pracy. Ale jak to zrobić? Poniższa checklista pomoże w procesie onboardingu pracowników fizycznych.

Do artykułu dołączony jest też e-book w PREZENCIE, który pomoże ci ukształtować twój proces onboardingu.
Kliknij tutaj, aby zamówić e-book!

Wprowadzenie (orientacja) to nie onboarding

Bardzo często zdarza się, że ludzie sądzą, iż przyjęcie i wprowadzenie nowego współpracownika pierwszego dnia to onboarding. Tak nie jest! Oczywiście orientacja stanowi część onboardingu, jednak udany onboarding nie kończy się na tym, że:

• portier lub pracownik HR wpuszcza nowego współpracownika na teren pracy,
• pokazuje mu, gdzie znajdzie swój zespół,  
• albo gdzie jest toaleta oraz stołówka

Onboarding to znacznie bardziej złożony proces, trwający nawet miesiącami, podczas którego zapoznajemy nowego pracownika z:

• kulturą firmy, 
• celami firmy, 
• współpracownikami, 
• produktami/usługami firmy
• jego własnymi zadaniami i celami do osiągnięcia, na podstawie których oceniana jest jego praca  
• informacjami, danymi i materiałami szkoleniowymi niezbędnymi do pracy na wysokim poziomie
• przyjętymi na miejscu praktykami
• a także przygotowujemy zespół na dołączenie nowego współpracownika

Poza tym częścią onboardingu jest oczywiście również udzielanie współpracownikowi informacji zwrotnej i pozytywnego wsparcia. Otwarcie chwalmy go za dobrą pracę, a ewentualne problemy i błędy sygnalizujmy mu w cztery oczy. Wszystko to daje nowemu pracownikowi tak przyjemne doświadczenie, że w jego efekcie rośnie jego wydajność i z radością pozostaje w firmie na dłużej. A dobry pracownik również wśród pracowników fizycznych jest skarbem! Co więcej, w wyniku udanego onboardingu 3 razy bardziej prawdopodobne jest, że nowy pracownik wypowie się o swoim nowym miejscu jako o najlepszym miejscu pracy, w jakim kiedykolwiek był. Takie zachowanie w dużej mierze przyczynia się zaś do podniesienia marki pracodawcy.

Jak zazwyczaj przebiega onboarding pracowników fizycznych?

Smutne jest to, że choć onboarding to dla wielu znane pojęcie, mimo to nie potrafią odpowiednio wcielić go w życie. W przypadku pracowników biurowych jeszcze jako tako to działa. Jednak w przypadku pracowników fizycznych często kończy się na wprowadzeniu w miejscu pracy.

W większości przypadków z pracownikiem fizycznym uzgadnia się telefonicznie termin rozpoczęcia pracy oraz to, jakie dokumenty ma ze sobą przynieść do rejestracji. Pierwszego dnia zaś w lepszym przypadku przekazuje mu się niewielki wydrukowany pakiet dokumentów, który zawiera:

• umowę o pracę
• zakres obowiązków
• regulamin pracy
• grafik czasu pracy
• listę obecności
• listę kontrolną nadzoru pracy
• miejsce wykonywania pracy
• dane kontaktowe bezpośredniego przełożonego
• dane kontaktowe lekarza zakładowego itd.

Poza tym, że z punktu widzenia ochrony środowiska nie jest to najbardziej idealne rozwiązanie, nie ma też z niego wiele praktycznego pożytku. Co więcej, nie sprzyja to dialogowi z nowym pracownikiem ani jego wdrożeniu w kulturę firmy. Próbuje to być może nieco zrównoważyć fakt, że po załatwieniu spraw administracyjnych w HR pracownik zostaje skierowany do swojego bezpośredniego przełożonego.  On być może oprowadza go po miejscu pracy i przedstawia współpracowników oraz omawia główne zadania. Po pierwszym dniu nowi pracownicy fizyczni często zostają jednak sami. 

Przyjrzyjmy się jednak bliżej, jaka jest przyczyna tego zjawiska?

Problemy z onboardingiem pracowników fizycznych

Zdarza się, że mimo najlepszych chęci nie udaje się przeprowadzić onboardingu pracowników fizycznych. Zwykle stoją za tym poniższe przyczyny i problemy:

1. brak zasobów ludzkich – dotychczasowi pracownicy nie mają w swoim czasie miejsca na to, by zajmować się jeszcze nowym współpracownikiem
2. na mentora wyznacza się osobę, która nie nadaje się do pełnienia tego zadania (ma niepełną wiedzę, sama niedawno przyszła do firmy)
3. pracownicy pracują w rozproszeniu geograficznym: trudno o utrzymywanie kontaktu i komunikację
4. nie zbudowano do tego odpowiedniego zaplecza logicznego i technologicznego

Jak można by poprawić doświadczenie onboardingowe pracowników fizycznych?

Ostrzegam cię, być może nie spodoba ci się to, co teraz przeczytasz. Aby bowiem uprościć onboarding pracowników spoza biura i usprawnić pracę działu HR, będziesz musiał zbudować w firmie odpowiedni system technologiczny. Dobra wiadomość jest jednak taka, że z jednej strony przyspiesza to i ułatwia pracę pracowników HR – proces i wyniki onboardingu stają się łatwe do śledzenia, mierzenia i raportowania – z drugiej zaś strony daje to podstawowe ramy, na których można zbudować nowoczesny i przyjazny środowisku onboarding na miarę XXI wieku. 

Wiem, że na pierwszy rzut oka może się wydawać, że szkoda na to marnować pieniądze i energię, chciałbym jednak zwrócić twoją uwagę na to, że wszystko to się zwraca. Czy wiesz, że pomyślnie zonboardowani pracownicy pozostają w firmie nawet przez 3 lata i dłużej ? Dzięki temu, że nie trzeba regularnie co 3–6 miesięcy przyuczać nowego współpracownika, firma nie tylko oszczędza koszty przeznaczane na rekrutację, ale też nie spada produkcja/wydajność. W ten sposób można uniknąć strat wynikających z rotacji pracowników. Co więcej, dzięki temu również HR nie musi nieustannie poszukiwać nowych pracowników, przeprowadzać z nimi rozmów oraz administrować sprawami związanymi z zatrudnieniem i odejściem. Zamiast tego może zajmować się innymi, bardziej kreatywnymi i użytecznymi zadaniami, które z powodu rekrutacji musiałyby zejść na dalszy plan. 
Dobrze, załóżmy, że masz już zaplecze technologiczne do zbudowania lepszego onboardingu. Oznacza to, że co tylko się dało, skierowałeś na tory cyfrowe i zautomatyzowałeś. W zależności od tego, jakie rozwiązanie wybrałeś (e-mail, intranet, otwarte aplikacje komunikacyjne czy własna chatbotowa aplikacja komunikacyjna itd.), możesz przystąpić do zaplanowania onboardingu nowego pracownika fizycznego. Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybrałeś, poniższe punkty musisz koniecznie uwzględnić!

Checklista do onboardingu pracowników fizycznych

1. Poinformuj go z wyprzedzeniem, jak ma przygotować się na pierwszy dzień: co ma ze sobą zabrać?
2. Przygotuj dla niego mundur/odzież roboczą, fartuch, kitel lub cokolwiek stanowi u was obowiązkowy, jednolity strój (wcześniej uzgodnijcie jego rozmiar odzieży).
3. Zadbaj o to, aby miał do dyspozycji wszystkie narzędzia niezbędne do pracy
4. Przygotuj dla niego pakiet powitalny (może to być kartka powitalna albo krótki film powitalny od szefa firmy – rzecz jasna tego filmu nie trzeba nagrywać osobno dla każdego nowego pracownika)
5. Przygotuj dla niego materiały szkoleniowe dotyczące poniższych zagadnień i zadbaj o to, aby przeszedł je wspólnie z tobą lub jednym–dwoma wyznaczonymi współpracownikami (poproś o informację zwrotną/każ mu wypełnić z nich test):
   • regulamin i przepisy BHP
   • wewnętrzny regulamin pracy
   • zgłaszanie błędów i wypadków
   • zachowanie w miejscu pracy
   • rozkład czasu pracy i przerwy
   • szkolenie z bezpieczeństwa – jak bezpiecznie posługiwać się narzędziami pracy
6. Wyznacz mentora, który pomoże mu szybciej zaaklimatyzować się w nowym środowisku i który potrafi też udzielić nowemu współpracownikowi wsparcia merytorycznego.
7. Wyznacz konkretne cele, kamienie milowe. Również nowy pracownik będzie wiedział, czego od niego oczekujecie w okresie próbnym, a wam też łatwiej będzie mierzyć jego wydajność.
8. Co 1–2 tygodnie proś nowego pracownika o informację zwrotną, jak radzi sobie z aklimatyzacją i przyswajaniem procesów pracy, co sprawia mu trudność. Dzięki temu w porę wyjdzie na jaw, gdyby potrzebował wsparcia.

Jeśli chcesz otrzymać bardziej szczegółową, przedstawioną krok po kroku checklistę na miarę XXI wieku dotyczącą onboardingu pracowników fizycznych, to
pobierz poświęcony temu bezpłatny e-book!