Aplikacja do komunikacji wewnętrznej czy chatbot? Nie musisz wybierać!

Dziś trudno już znaleźć aktywną zawodowo osobę, która w ciągu swojego życia nigdy nie korzystała z jakiejś aplikacji do komunikacji (Viber, WhatsApp, Messenger, Line, KakaoTalk, WeChat itd.). Coraz rzadsze jest też to, by ktoś nigdy nie rozmawiał ze sztuczną inteligencją (SI), która działała jako chatbot. Właśnie dlatego nie dziwi, że w trosce o skuteczniejszą firmową komunikację wewnętrzną firmy również sięgają po podobne rozwiązania. I choć w głowach wielu osób pokutuje mit, że trzeba wybierać między aplikacją do komunikacji wewnętrznej a chatbotem, musisz wiedzieć, że tak nie jest! 

Do końca artykułu sam się o tym przekonasz.

Czym właściwie jest firmowa aplikacja do komunikacji wewnętrznej?

Ujmując to najprościej, firmowa aplikacja do komunikacji wewnętrznej to nic innego jak dopasowany do potrzeb danej organizacji cyfrowy interfejs (oprogramowanie) do komunikacji. Służy konkretnie temu, aby uprościć i przyspieszyć komunikację oraz wymianę wiedzy między współpracownikami. A także aby wzmocnić społeczność pracowniczą. Wszystko to w naturalny sposób prowadzi do wzrostu wydajności i produkcji. Według badania Gallupa z 2020 roku firmy, które prowadzą regularną i skuteczną komunikację, notują 23-procentowy wzrost zysków.

Ale jak właściwie skłonić współpracowników do korzystania z firmowej aplikacji do komunikacji wewnętrznej?

Najprościej można skłonić pracowników do korzystania z firmowej aplikacji do komunikacji wewnętrznej, nie prosząc ich o pobranie i stosowanie nowej aplikacji, lecz zwracając ich uwagę na wyjątkową funkcję już znanej i używanej aplikacji. 

Zatem jako podstawowy krok wprowadzamy do kultury firmowej komunikacji wewnętrznej aplikację, która działa na wielu platformach. Dajemy w ten sposób współpracownikom możliwość swobodnego zdecydowania, w jakiej formie chcą włączyć się do komunikacji twojej firmy. Nie trzeba nabywać niczego dodatkowego. Każdy może korzystać  z narzędzi, którymi i tak już dysponuje. Dzięki temu nowe oprogramowanie komunikacyjne od razu jest sympatyczniejsze, ponieważ nikt nie musi wydawać pieniędzy na coś, na co niechętnie by je przeznaczył. Ogromną zaletą aplikacji wieloplatformowych jest bowiem to, że doskonale działają na różnych urządzeniach niezależnie od tego, czy używasz systemu Windows, Mac czy Linux oraz czy twój telefon działa na Androidzie, czy na iOS. Co więcej, nie stanowi dla niej przeszkody również to, jeśli chcesz jej używać za pośrednictwem innej aplikacji, a nie instalować jako samodzielną aplikację. Poza tym w przypadku aplikacji wieloplatformowych można też sprawić, aby były równie użyteczne online, jak w chmurze, czy nawet za pośrednictwem własnego centrum danych.

Jak widzisz, wieloplatformowa aplikacja do komunikacji wewnętrznej może być doskonałą odpowiedzią na wyzwania firmowego dyskursu wewnętrznego.

Może jednak teraz słusznie nasunąć ci się pytanie, jak bezpieczne jest korzystanie z takiego systemu komunikacji?

Zamknięta aplikacja komunikacyjna jest w pełni bezpieczna

Nie trzeba być ekspertem od RODO, aby wiedzieć, że trzeba zapewnić bezpieczny przepływ danych wrażliwych, a nawet tajnych. Żadna informacja nie może wyciec, ponieważ może to negatywnie wpłynąć na rentowność firmy. Właśnie dlatego firmowe aplikacje do komunikacji wewnętrznej są zwykle systemami zamkniętymi, które chronią przepływające w nich dane. Do informacji przekazywanych za pośrednictwem takiej platformy nie ma dostępu nieuprawniona osoba trzecia. Niezwykle wysoki jest poziom bezpieczeństwa IT, a uwierzytelnianie użytkowników jest również bardzo poważne. Co więcej, do identyfikacji użytkowników nie jest nawet potrzebny firmowy adres e-mail! Dzięki temu w komunikację wewnętrzną firmy można włączyć również tych pracowników, którzy nie wykonują zadań biurowych i dlatego nie mają firmowego adresu e-mail. Oznacza to jednocześnie, że te aplikacje komunikacyjne są dostępne wszędzie i o każdej porze. Nie trzeba być w biurze ani na terenie firmy, aby móc komunikować się na przykład z będącymi w drodze pracownikami.

Ale tu może nasunąć ci się kolejne pytanie: jak skutecznie komunikować się przez aplikację tak, aby zwracać się rzeczywiście tylko do zainteresowanych?

Skuteczna i ukierunkowana komunikacja

Firmowa aplikacja do komunikacji wewnętrznej daje możliwość wysłania wiadomości do wszystkich lub tylko do określonych osób. Możesz tworzyć grupy i dzięki temu wysyłać bardziej osobiste, ukierunkowane wiadomości. Jeśli masz ważną wiadomość dla pracowników zajmujących się logistyką, nie musisz jej wysyłać również pozostałym pracownikom firmy. Współpracowników zajmujących się produkcją czy personel z działu zakupów nie zainteresuje zmiana systemu rozliczania kilometrów/litrów paliwa, a jedynie kierowców zaopatrzenia. Oznacza to, że wystarczy, iż wyślesz tę informację tylko pracownikom wykonującym zadania logistyczne. 

Jeśli natomiast masz wiadomość dotyczącą wszystkich, na przykład tę, że nie trzeba odpracowywać soboty ustanowionej dniem roboczym, to możesz ją niezwykle łatwo udostępnić wszystkim pracownikom firmy. A co najlepsze, aplikacja komunikacyjna pokazuje szczegółową, aktualizowaną na żywo statystykę tego, ilu pracowników przeczytało twoją wiadomość. Co więcej, jeśli poprosisz odbiorców o reakcję, będziesz mieć statystykę nie tylko zasięgu i odczytań, ale również nadesłanych odpowiedzi!

Oszczędzasz dzięki temu mnóstwo czasu, ponieważ nie musisz ręcznie na papierze wykonywać obliczeń statystycznych ani wprowadzać danych do Excela czy innego oprogramowania i ich przetwarzać.

To wszystko pięknie, jednak dotychczas mówiłem tylko o aplikacji do komunikacji wewnętrznej. O chatbocie nie było jeszcze mowy. A może jednak była?

Jak chatbot łączy się z aplikacją do komunikacji wewnętrznej?

Wiesz, chatbot to w rzeczywistości tylko funkcja technologiczna i jako taki można go osadzić w aplikacji do komunikacji wewnętrznej. Albo można by też powiedzieć, że system komunikacji można obsługiwać również w oparciu o chatbota. Jakkolwiek podejdziemy do sytuacji, istota jest taka, że nie trzeba wybierać między chatbotem a aplikacjami do komunikacji wewnętrznej. To zaś niesie ze sobą mnóstwo korzyści. Na przykład można w nim zautomatyzować pewne odpowiedzi i procesy. Jednocześnie w przypadku indywidualnych lub złożonych próśb i pytań z odpowiedzią przychodzi nam z pomocą żywa osoba. 

Ponadto „osobowość” aplikacji komunikacyjnych działających w oparciu o chatbota możemy ukształtować zgodnie z wizerunkiem firmy. Całkowicie pasują do wartości firmy, a mimo to sprawiają wrażenie, jakby były samodzielnymi osobami, które wspierają współpracowników podczas onboardingu czy nauki. Potrafią wysyłać tekst, obraz i wideo, aby uczynić komunikację z pracownikami jeszcze przyjemniejszą i bardziej ludzką. A tajemnicy dochowują lepiej niż żywi ludzie! 🙂

Jeśli chcesz anonimowo o coś zapytać firmę lub coś zgłosić tak, by nikt inny o tym nie wiedział, to działający w aplikacji komunikacyjnej chatbot jest twoim najlepszym przyjacielem. O ile wykorzystasz w nim funkcję anonimowości. Ale nie wygada innym również twojego wynagrodzenia, nawet jeśli prześle ci twoje własne paski płacowe! Wszystko to jest tylko ułamkiem tego, co potrafi zaoferować profesjonalna, oparta na chatbocie aplikacja do komunikacji wewnętrznej. Jeśli jesteś ciekaw więcej, to zamów bezpłatną prezentację demo u zespołu ekspertów CHEQ!