Премахване на скритите разходи на бизнеса

Оцелей през 2025 г. с намаляване на разходите

Годината 2025 може да е за оцеляване в живота на много компании. От решаващо значение може да бъде дали ще успеят да рационализират разходите си, за да е дейността на бизнеса им достатъчно стабилна от финансова гледна точка.

Положението на ръководителя не е лесно, когато трябва да се проучат всички разходи на фирмата и да се търсят възможности за спестяване. В много случаи съкращаването на разходите може да бъде и болезнено. Освен очевидните възможности има множество „скрити“ разходи, които на пръв поглед не е лесно да се забележат – особено защото не са с внушителен размер, но според принципа „капка по капка вир става“, събрани заедно, могат да образуват значително перо.

Нека разгледаме няколко примера

Всяка компания през определени периоди провежда общофирмен брифинг с различни цели. Тогава работата спира, тъй като всички участват в брифинга. Колегите отпадат от смяната, което може да означава значителна загуба в производството. Замислял ли си се колко всъщност струва на фирмата загубата на производство по време на такъв брифинг? Нека пресметнем. Супербрутната часова ставка на един среден работник на физически труд е минимум 4000 форинта, така че при половинчасов брифинг ни струва 2000 форинта той да го изслуша, а при 250 служители това вече е разход от половин милион. Ако такъв брифинг има само веднъж на два месеца, това вече е 3 милиона форинта годишно. Но ако служителите тръгват от работното си място преди брифинга, а после още малко обсъждат чутото, загубата вече е по-скоро 1 час, и ако брифинг има всеки месец, годишният му разход вече е 12 милиона форинта.

За разлика от това, ако получават информацията в дигитализиран вид – през собственото приложение за вътрешна комуникация на фирмата или през Viber канала ѝ – могат да я прочетат извън работно време, в собствен ритъм, и скритият разход веднага се изпарява.

Автоматизирано HR обслужване

Всеки служител си има какво да урежда, някакъв проблем за решаване в HR отдела. Всеки такъв случай отнема поне половин час, като се брои напускането на работното място, обслужването и връщането. Да приемем, че средно два пъти годишно възниква такъв случай – това при фирмата от 250 души е загуба от 250 часа годишно, което, изчислено по гореспоменатата супербрутна часова ставка от 4000 форинта, вече е 1 милион годишно – а в това още не е включено работното време на колегата от HR.

А повечето от това обслужване може да се автоматизира през дигиталния канал CHEQ. Опитът ни показва, че сред клиентите ни, използващи CHEQ, компаниите спестяват значителна част от работното време на колегите, изпълняващи HR обслужващите процеси, в сравнение с работилите преди процеси, така че оставащото работно време може да се насочи към други дейности, дори към по-креативни задачи, целящи по-ефективно задържане на кадрите.

Вътрешни въпросници

Допълнителен скрит разход са сумите, отделяни за вътрешни въпросници, проучвания на мнението, анкети за удовлетвореността на служителите. При фирма с няколкостотин служители и тези процеси спокойно могат да достигнат порядъка на няколко милиона.

Административни разходи

В областта на администрацията можем да открием не чак толкова скрити разходи. Съществуват много повтарящи се документи, чието само отпечатване, изпращане по пощата и обработка на годишна база може да достигне значителна сума под формата на материални разходи и вложени работни часове.

При фирма с 250 или повече служители отпечатването и изпращането на месечните фишове за заплата може да е сериозен разход. Ако всеки служител трябва и да ги връща подписани в HR отдела, а после те да се завеждат, това увеличава разходите с още ценни работни часове. Ако всичко това се извършва от автоматизирана система, а на всичкото отгоре използваме и система за електронен подпис, годишното спестяване може да е от порядъка на няколко милиона.

По-долу показваме конкретен пример каква маса разходи може да се спести на годишна база само с въвеждането на електронния подпис:

Наименование на перото	Брой служители	Единична мярка на позиция	Мярка/честота общо	Обща стойност
Заплата на 1 HR служител ~	1 човек	450 000 Ft (основна заплата)	12 месеца	5 400 000 Ft
Трудови договори + безопасност на труда + пожарна безопасност + защита на данните	250 души	130 страници (заради подпис в 2 екземпляра)	29 900 страници / променливо	975 000 Ft
Документ за увеличение на заплатата	250 души	2 страници (заради подпис в 2 екземпляра)	460 страници/год.	15 000 Ft
Доставяне на документа за увеличение на заплатата за личен подпис	250 души	5 000 км	150 Ft / км /год.	750 000 Ft
Документи за прекратяване	20 души	5 страници (заради подпис в 2 екземпляра)	100 страници / променливо	3 000 Ft
Доставяне на документите за прекратяване за личен подпис	20 души	5 000 км	150 Ft / км / променливо	750 000 Ft
				7 893 000 Ft

Към това се добавя процесът по раздаване на ведомостите за заплати, който всеки месец ангажира администраторите за няколко дни – отива им цялото работно време. Отгоре на всичко има и разход за печат, пликове, доставяне – поотделно това са пренебрежими суми, но щом ги умножим по няколкостотин служители и ги проектираме за цяла година, отново стигаме до порядъка на милиони.

Решението: CHEQ

За тези ежедневни HR задачи CHEQ предлага – наред с много други – ефективно, дигитално решение. Фирмени брифинги, вътрешни въпросници, провеждане на анкети за удовлетвореността, автоматизирано изпращане на фишове за заплата, система за електронен подпис – всичко това е част от услугата CHEQ, която в предвидима, гъвкава система с месечна такса според обратната връзка на клиентите ни може да се изплати още през третия месец след въвеждането и означава постоянно, надеждно спестяване на разходи в трудни времена, натоварени с икономически предизвикателства.

Какво конкретно намаление на разходите може да постигне CHEQ в твоя бизнес? Поискай безплатния ни ROI калкулатор, с който за минути можеш да намериш ефективно решение на скритите административни разходи!

Любопитно ли ти е дигитализацията на кои други процеси поддържа CHEQ? Разгледай списъка ни с функции!

Искаш ли да уточним детайлите в рамките на среща с нас? 

Запази час или се свържи с нас на някой от контактите по-долу:

Deliága Ákos, CEO

Обади се:  +36 70 294 0074

Пиши: akos.deliaga@talkabot.net

Запази час в календара ми ТУК!

Csuti Blanka, Customer Success Manager

Обади се:  +36 70 790 9001

Пиши: blanka.csuti@cheqbot.com

Запази час в календара ми ТУК!