Планираната комуникация е супер инструмент

Повечето хора обичат да улесняват собствената си работа и живот. Именно затова са толкова популярни всички технически решения, които дават възможност да автоматизираме и планираме задачи. Не е чудно, че планираната комуникация днес е почти задължителна за всяко приложение за вътрешнофирмена комуникация, включително и за CHEQ. Но какво я прави толкова супер инструмент в ръцете на потребителите? Отговорът на този въпрос търсим в следващата статия.

Какво означава планирана комуникация?

Макар че названието говори само за себе си, все пак смятам за важно да го опиша накратко. Същността на планираната комуникация е, че дадено съобщение (текстово, графично, гласово или видео съобщение) се изпраща до получателя(ите) тогава, когато ние поискаме. Можем да го обвържем с конкретен момент, напр.: съобщението да излезе на 26 февруари 2023 г. в 10:32 ч. В този случай съобщението се изпраща единствено и само в този момент. Освен това имаме възможност да обвържем изпращането на планираното съобщение с момента на дадено действие. За такова планиране говорим например когато изпращаме съобщение, с което посрещаме новопостъпил в компанията служител. Това съобщение всеки получава веднъж – в момента, в който се присъедини към компанията.

Предимствата на планираната комуникация

Бих искал да откроя три предимства на планирането за теб. 

1. Можеш да работиш предварително. Така, когато излезеш в отпуск, не се налага да се притесняваш кой ще напише и изпрати съобщението до колегите вместо теб. 
2. Не е нужно постоянно да въвеждаш едно и също съобщение, тъй като е достатъчно да го направиш веднъж. С планирането можеш да автоматизираш изпращането на определени съобщения.
3. Контролът е в твои ръце. Ти определяш кога, какви съобщения да излизат и до кого.

За какво може да се използва тази функция?

Тъй като вече споменах новите служители, нека се върнем към тях. Именно чрез тях изключително лесно могат да се представят възможностите за приложение на планираната комуникация. 

Вероятно няма да те изненадам с това, че в идеалния случай компанията подготвя onboarding план за посрещане на новите служители. Част от него е курсът по пожарна безопасност и безопасност на труда, както и други обучителни материали за продуктите/услугите на компанията. Разбира се, освен тях могат да се споделят обучителни материали и по много други теми както с новите, така и с досегашните колеги. Благодарение на планираната комуникация е достатъчно веднъж да напишеш съобщението, с което насочваш вниманието на съответния колега към даден обучителен материал. От този момент нататък съобщението винаги ще се изпраща, когато поискаш.

Освен това можеш да планираш и тестове. След приключване на обработката на обучителните материали можеш да определиш дали съобщението към служителя(ите) с покана да попълни теста да излезе веднага, или след 1-2 дни. 

С нея можеш да намалиш пропуснатите крайни срокове, тъй като в рамките на планираната комуникация имаш възможност да изпращаш напомняния до колегите. Имам предвид например това, че 2 седмици преди изтичането на крайния срок на проекта можеш да насочиш вниманието им към наближаващия срок. Можеш да го направиш отново 1 седмица или няколко дни преди срока. Повече никой няма да закъснее със задачата си, защото е забравил за крайния срок.

Можеш да изпращаш планирано съобщение до служителите и преди изтичането на медицински прегледи и/или лицензи, за да осигуриш гладката и непрекъсната им работа. Когато постъпи нов служител, веднага можеш да зададеш за него планирано известие относно свързаните с него задачи. 

В крайна сметка можем да кажем, че планираната комуникация, от една страна, осигурява по-предвидима и непрекъсната комуникация между компанията и служителите. От друга страна, допринася за непрекъснатостта на работата и дори повишава ефективността.