Вътрешен комуникационен тон - открий своя с тази игра
Публикувано
Компаниите съзнават колко е важно в комуникацията с клиентите да се говори с подходящия тон. Но са склонни да забравят, че вътрешният комуникационен тон е поне също толкова важен. Изобщо не е все едно с какъв тон разговаряш със служителите.
Какво е вътрешен комуникационен тон (tone of voice)
Вътрешният комуникационен тон е,
- как говориш с колегите,
- как формулираш посланието си,
- стилът, личността и нагласата, които се излъчват от думите ти,
- фирмените ценности, които представляваш
„Хората не винаги помнят какво си казал или направил, но помнят как са се чувствали до теб.“
Maya Angelou
Така че ако общуваш с подходящия тон, това действа мотивиращо на колегите и оформя благоприятно и работодателската марка.
Защо е важен от гледна точка на вътрешната комуникация
Има няколко причини защо е толкова важно да намериш собствения вътрешен комуникационен тон на компанията и да го използваш последователно.
1. Изгражда доверие
Непроменливият вътрешен комуникационен тон придава личност на фирмената комуникация, благодарение на което служителите имат усещането, сякаш разговарят с жив човек. Освен това постоянният тон излъчва стабилност и помага за изграждането на връзка между работодателя и служителите, което допринася и за изграждането на доверие.
2. Определя фирмената култура
Както за човека издава много това с какъв стил говори с другите, така и за фирмената култура издава много вътрешният комуникационен тон. От него може да се определи колко приятелска е атмосферата, която цари в компанията? Колко отворено е ръководството към мнението на служителите? Към какви ценности се е ангажирала компанията? и т.н.
Всичко това подпомага по-бързото интегриране на служителите в компанията. А ако те не могат да се идентифицират с ценностите на компанията, това ще проличи за миг.
3. Служи на предаването на посланието и мотивира
Изобщо не е все едно дали колегите само чуват/виждат фирменото послание, или и разбират съдържанието му и могат да се идентифицират с него. Нещо повече — то им действа толкова мотивиращо, че са готови по собствено желание да вложат допълнителна енергия в работата си.
Вътрешният комуникационен тон може да мотивира, но може и да демотивира колегите. Мотивираният служител се старае да постига по-добри резултати, докато незаинтересованият служител върши само необходимия минимум. Съвсем очевидно е кой от двамата служители ръководството предпочита повече. За създаването на мотивиран служител обаче е незаменимо прилагането на подходящия тон.
Как да го изградиш
По-долу представям няколко съвета във връзка с изграждането на вътрешния комуникационен тон.
1. Определи фирмените ценности
Можеш да определиш фирмените ценности и с участието на по-малка ръководна група, но през комуникационния канал CHEQ можеш да включиш в процеса всеки служител. Можеш да попиташ всекиго кои според него са основните ценности на компанията.
С това, че определяте фирмените ценности заедно, можете да изградите такъв вътрешен комуникационен тон, който отразява личността и ценностната система на служителите. Благодарение на това те ще бъдат много по-отворени към възприемането на фирмените послания и ще се държат според определените фирмени ценности както по време на работно време, така и след него.
2. Говори със служителите, а не само на тях
Множество компании правят грешката да не говорят със служителите, а само на тях. Това се случва най-често при компании, които водят еднопосочна комуникация. Там, където общуват със служителите на принципа на двупосочния обмен на информация, този проблем рядко се проявява.
Инструментът CHEQ подкрепя истинския диалог между ръководителите на компанията и служителите. Обратна връзка може, дори трябва да се иска от колегите. Тази обратна връзка може да се отнася до изграждането или усъвършенстването на вътрешния комуникационен тон както по пряк, така и по непряк начин. Например можеш направо да попиташ дали служителите искат да общуват с по-приятелски или по-сериозен тон. Можеш да проучиш и доколко възприемат фирмения комуникационен тон като искрен и емпатичен, или по-скоро го смятат за студен и заповеднически. Въз основа на обратната връзка може да си струва да коригираш тона, а дори и да проучиш какви положителни ефекти е имало това, напр.: повишиха се резултатите, повече колеги се включиха в живота на компанията, намаля текучеството и т.н.
3. Не използвай жаргон
Един от белезите на идеалния вътрешен комуникационен тон е, че не използва жаргони. Тъй като професионалните или други специални изрази водят до образуване на затворени групички. Само членовете на дадената група разбират разговора, а този, който е извън групата — не. Ако в комуникацията си използваш думи, които не всички познават, изключваш част от служителите. Само помисли — в една голяма компания има различни длъжности. Колегите, занимаващи се с продажби, и работещите на производствената линия може да използват различни жаргони. Да не говорим, че един нов служител изобщо не е запознат с използваните в компанията специални изрази и съкращения.
Така че при изграждането на вътрешния комуникационен тон трябва да се обърне внимание и на това всеки служител да се чувства адресиран. А това е възможно, ако използваш такива всекидневни, прости изрази, които всеки разбира.
4. Бъди последователен
При изграждането на вътрешния комуникационен тон внимавай стилът ти на говорене да бъде еднакъв във всички канали. Тоест, ако например през CHEQ мотивираш колегите ентусиазирано и приятелски, то и в комуникацията чрез имейл бюлетин не бъди онзи студен, мъмрещ и изискващ отчет ръководител. Тъй като това обърква служителите. Те не могат да решат каква е доминиращата фирмена култура, доколко наистина могат искрено да споделят мнения и предложения? Как трябва да общуват, за да сътрудничат колегите с тях? Какви ценности представлява компанията?
За да се запази последователен вътрешен комуникационен тон, си струва да се състави ръководство за стила на говорене, което да фиксира как трябва да се общува. Добре е това ръководство да обхваща използваемите изрази, слогани и приетия според фирмената култура речник. Освен това ръководството трябва да обхваща и визуалния облик, тъй като често общуваме без думи (цветове, форми, графики, gif-ове, емоджита и т.н.)
5. Визуалният облик има значение
Както вече споменах по-рано, вътрешният комуникационен тон отразява личността на компанията и както обликът допълва личността на човека, така е и с вътрешната фирмена комуникация. Представи си колко гротескно би било в бебешко розова среда, преливаща от сладникави елементи, да се общува със сериозен и строг тон. Никой не би приел сериозно нито посланието, нито този, който го предава — ръководството. Същото важи и когато в някаква много сериозна среда споделяш новина с шеговит тон. Служителите се объркват, защото не могат да решат дали посланието наистина е шега, или не?
Не е случайно, че в споменатото в предишната точка ръководство за стила на говорене се включват и визуалните елементи. Тъй като визуалният облик е видимото облекло на вътрешния комуникационен тон. Двете трябва да бъдат в хармония помежду си.
Открий какъв е Твоят тон
Присъедини се към нас в пътешествието „Комуникационната Одисея“, където по игрив начин можеш да откриеш с какъв вътрешен комуникационен тон говориш с колегите. Играта отнема само 1-2 минути, но в замяна ще научиш кой комуникационен герой си, какви предимства и опасности крие стилът ти на говорене. Играта е БЕЗПЛАТНА, но трябва да заявиш, ако искаш да я изпробваш. Моля, кликни тук, ако те интересува нашата игра за вътрешния комуникационен тон.