Komunikacja wewnętrzna to nie firmowa sieć społecznościowa

Już w badaniu McKinseya z 2012 roku widać było, że 72% firm korzystało z jakiejś technologii społecznościowej, takiej jak choćby intranet. Od czasu Covidu liczba ta z pewnością jeszcze wzrosła. W końcu technologia się rozwinęła, kadra pracownicza odmłodniała, a z powodu pandemii pracownicy przez długi czas musieli utrzymywać kontakt z home office. Nic więc dziwnego, że dziś mamy do wyboru coraz więcej możliwości, aby usprawnić współpracę i komunikację pracowników. Nie jest jednak wcale obojętne, czy w tym celu chcemy budować firmową sieć społecznościową, czy raczej stawiamy na wspieranie skutecznej komunikacji wewnętrznej w firmie. Bo choć oba rozwiązania często się myli, to jednak nie są tym samym.

Czym jest firmowa sieć społecznościowa?

Firmowe sieci społecznościowe najczęściej powstają na wzór znanych z życia prywatnego serwisów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter itd. Wynika to częściowo z tego, że pracownicy szybciej przyzwyczajają się do takiego rozwiązania komunikacyjnego. Interfejs i mechanizm działania są im bowiem znajome. Z drugiej strony wielu menedżerów uważa, że jeśli w firmie wspiera się nawiązywanie osobistych relacji między pracownikami, praca również staje się bardziej efektywna. Jest w tym trochę prawdy, ale przyznajmy – większość ludzi nie chce nawiązywać i pielęgnować osobistych relacji w firmowej sieci społecznościowej. Choćby dlatego, że firmową sieć społecznościową kierownictwo (jawnie lub nie) może w każdej chwili kontrolować, a nawet nadużyć ujawnionych w ten sposób informacji. Obawa przed tym tkwi w pracownikach nawet wtedy, gdy z uwagi na kulturę firmy jest to bezpodstawny lęk. Właśnie dlatego naprawdę osobiste relacje wciąż nawiązuje się poza ramami firmy.

Zagrożenia firmowej sieci społecznościowej

Oczywiście firmowe sieci społecznościowe również wdraża się z zamiarem wspierania przepływu informacji między pracownikami. Mają wspierać wymianę wiedzy, budować społeczność i kształtować kulturę firmy. Każdy pracownik firmy ma możliwość zainicjowania komunikacji z dowolnym innym pracownikiem. Każdy może tworzyć pokoje rozmów i udostępniać pliki współpracownikom.

Niektórzy widzą w tym same zalety, choć kryje to również zagrożenia.

1. Utrata kontroli nad komunikacją

Sieci społecznościowe oznaczają rozszerzenie wpływu trolli i sabotażystów. Za pośrednictwem firmowej sieci społecznościowej opinia takich pracowników dociera bowiem do większej liczby osób. Problem w tym, że ci pracownicy wyładowują tu całą swoją frustrację, niezależnie od tego, czy ma ona podłoże prywatne, czy zawodowe. Ponadto badania wykazały również, że trolle są skłonne do sadyzmu i makiawelizmu. Wykazują też cechy narcystyczne oraz właściwe psychopatom. Tak więc, o ile bez sieci społecznościowej „zatruwają” swoimi wypowiedziami jedynie najbliższych współpracowników, o tyle w niekontrolowanej firmowej sieci komunikacyjnej – całą społeczność pracowniczą. To zaś psychicznie i emocjonalnie obciąża pracowników. Już nawet jeden okrutny troll potrafi zniszczyć atmosferę w pracy.

A nie wspomniałem jeszcze, jak ogromne szkody potrafią wyrządzić także rozgniewani pracownicy. Ci, którzy przed złożeniem wypowiedzenia mogą udostępnić w firmowej sieci społecznościowej nawet fałszywe informacje, byle tylko podkopać morale.

2. Chaos w dokumentach

Jeśli każdy może przesyłać pliki do firmowej sieci społecznościowej i udostępniać dokumenty, po pewnym czasie trudno jest śledzić, która wersja danego dokumentu jest najnowsza. Nie wspominając o tym, że trudno będzie wyszukiwać wśród plików. Zwłaszcza jeśli do zarządzania projektami firma używa jeszcze innego kanału. Po pewnym czasie pracownicy nie będą wiedzieć, gdzie szukać informacji potrzebnych do pracy: w aplikacji do zarządzania projektami czy w firmowej sieci społecznościowej? Tak więc, choć chcieliśmy usprawnić pracę, staje się ona jeszcze bardziej skomplikowana.

3. Rozproszenie uwagi

Jeśli każdy może swobodnie udostępniać informacje w firmowej sieci społecznościowej, może to prowadzić do rozproszenia uwagi i spowalniać pracę. Pomyśl tylko, jeśli co 20 minut dostajesz wiadomość w firmowej sieci społecznościowej, ile razy przerywa to twoją pracę?

Kierowana komunikacja wewnętrzna w firmie

Również w ramach kierowanej komunikacji wewnętrznej każdy pracownik może zainicjować rozmowę. W tym przypadku w organizacji toczy się jednak znacznie bardziej ukierunkowana komunikacja wewnętrzna. Pomaga to zachować przejrzystość informacji. Ponadto, ponieważ kontrolowane jest to, kto może wysyłać wiadomości do wszystkich, można uniknąć wspomnianych wyżej zagrożeń. Nie mówiąc już o tym, że dzięki temu ograniczeniu przekazu informacji każdy pracownik może mieć pewność, że jeśli otrzymał wiadomość, to jest ona ważna i dotyczy (również) jego.

Jak skutecznie połączyć oba rozwiązania komunikacyjne

Jeśli chcesz prowadzić bardziej ukierunkowaną komunikację wewnętrzną, a jednocześnie zapewnić ramy dla swobodniejszej rozmowy między pracownikami, również to jest możliwe. Aplikacja do komunikacji wewnętrznej CHEQ jest bowiem dostępna nie tylko jako samodzielna aplikacja, ale także w Microsoft Teams i Viberze. To zaś otwiera drogę do tego, by pracownicy mogli prowadzić nawet prywatne rozmowy w luźnych ramach firmy. A mimo to zarządzanie komunikacją wewnętrzną pozostaje pod kontrolą.

Jak to możliwe?

W aplikacji CHEQ toczy się oficjalna, kierowana komunikacja wewnętrzna firmy. To tu wychodzą firmowe komunikaty i informacje dotyczące pracowników. Tu odbywa się szkolenie jakościowe, szkolenie BHP i przeciwpożarowe oraz wszelka inna aktywność związana z wymianą wiedzy, w tym wypełnianie testów. Wynika z tego, że w CHEQ można też uzyskać dostęp do dokumentów dotyczących wszystkich. Dzięki szyfrowanemu, zamkniętemu systemowi można też bezpiecznie udostępniać – wyłącznie osobom, których to dotyczy – dokumenty zawierające dane wrażliwe, takie jak paski wynagrodzeń, dokumentacja medyczna czy dane z dowodu osobistego. Ponadto oczywiście również pracownicy mogą inicjować rozmowę z firmą. Za pośrednictwem CHEQ mogą składać wnioski urlopowe, prosić o zaświadczenie o zatrudnieniu, nową odzież roboczą lub sprzęt, zgłaszać chorobę lub usterkę, zgłaszać propozycje pomysłów i wiele więcej.

Co więcej, jeśli firma korzysta z aplikacji CHEQ w Viberze, można też łatwo utworzyć grupy tematyczne dla pracowników. Tam mogą oni pielęgnować bardziej osobiste relacje. Współpracownicy zainteresowani gotowaniem i pieczeniem mogą wymieniać się przepisami. Mogą dzielić się poradami dotyczącymi wychowania dzieci, a nawet organizować z kolegami wydarzenia sportowe. Wszystko to jednak nie odbywa się kosztem skutecznej komunikacji wewnętrznej, ponieważ jest od niej nieco oddzielone. Oczywiście również w tym przypadku nie da się całkowicie wykluczyć, że podczas omawiania kolejnego wydarzenia sportowego nie pojawi się temat jakiegoś projektu. Możemy być jednak przynajmniej pewni, że te wiadomości czytają wyłącznie pracownicy firmy. Wynika to z tego, że pokoje rozmów tworzy administrator firmowej aplikacji CHEQ, który je również moderuje. Dzięki temu członkami firmowych pokojów rozmów mogą być wyłącznie aktualnie zatrudnieni pracownicy. Przy odejściu moderator usuwa bowiem byłego pracownika z pokoju rozmów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach CHEQ wspierających firmową komunikację wewnętrzną, to zamów BEZPŁATNĄ prezentację, klikając tutaj.