Kanał samoobsługowy przeciw przeciążeniu działu HR

Wszyscy lubimy natychmiast otrzymywać odpowiedzi na nasze pytania i szybko załatwiać nasze sprawy. Kanał samoobsługowy HR umożliwia właśnie tę dążność. Możemy bowiem załatwić wiele administracyjnych spraw HR bez konieczności angażowania w to pracowników HR. Dzięki temu nie ma już kolejek, długiego czekania i zarówno HR, jak i my, pracownicy pełniący inne funkcje, możemy zająć się ważniejszymi zadaniami. Według badania 60% zadań HR stanowią czynności administracyjne, które kanał samoobsługowy potrafi ograniczyć nawet o 40%.

Znaczenie systemu samoobsługowego z perspektywy HR

Pracowniczy kanał samoobsługowy jest częścią systemu, który umożliwia, aby pracownicy samodzielnie rozwiązywali rutynowe zadania administracyjne. Dzięki tej powierzchni pracownicy:

• mogą uzyskać dostęp do własnych pasków płacowych,
• mogą zainicjować wystawienie zaświadczenia od pracodawcy,
• mogą też zainicjować zamianę zmiany,
• mogą zgłosić zapotrzebowanie na urlop
• mogą aktualizować swoje dane osobowe (imię i nazwisko, adres, numer rachunku bankowego itp. )
• mogą pobierać materiały szkoleniowe i wykonywać jeszcze wiele innych rutynowych zadań

Dzięki temu kanał samoobsługowy właściwie, niczym dobry cyfrowy asystent, wspiera współpracowników. Nie tylko odciąża HR, ale też upraszcza życie pozostałym pracownikom.

4 cechy dobrego kanału samoobsługowego

1. Pierwszą i najważniejszą cechą dobrego pracowniczego kanału samoobsługowego jest to, że jest dostępny na wielu platformach. Daje to bowiem możliwość, aby w każdej chwili i z każdego miejsca z łatwością załatwiać swoje sprawy. Nawet bez konieczności nabywania w tym celu nowego urządzenia czy przyswajania nowej wiedzy.

Podczas rozwoju CHEQ my również zadbaliśmy o to, aby nasza aplikacja dobrze działała na wielu platformach i urządzeniach. Dzięki temu CHEQ można używać na komputerze, smartfonie i terminalu. Co więcej, oprócz tego że można ją pobrać jako samodzielną aplikację, jest też dostępna za pośrednictwem Microsoft Teams i Vibera. Dzięki temu szybko potrafi stać się popularną aplikacją-chatbotem do komunikacji wewnętrznej. Według danych Vibera bowiem 68% mieszkańców Węgier jest obecnie użytkownikami Vibera. A jeśli przyjrzymy się temu bliżej, na poziomie pracowników fizycznych, to możemy zauważyć, że blisko 90% współpracowników niebiurowych używa Vibera.

2. Inną ważną cechą dobrego kanału samoobsługowego jest to, że spełnia wymogi RODO. Czyli potrafi wysyłać pracownikom zaszyfrowane dokumenty. Dotyczy to wszystkich dokumentów związanych z indywidualnym wynagrodzeniem, np.: pasków płacowych, cafeterii itp. W CHEQ już od lat rozwiązaliśmy to, aby te dokumenty były wysyłane w formie zaszyfrowanej i trafiały wyłącznie do osoby, której dotyczą.
3. Spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa IT. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mogą dostać się do przechowywanych tu danych.
4. Jednym z głównych celów pracowniczego kanału samoobsługowego jest skuteczna walka z przeciążeniem HR. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest, aby kanał samoobsługowy potrafił w jednym miejscu gromadzić napływające dane i nimi zarządzać. Przetwarzanie informacji jest dzięki temu znacznie szybsze i prostsze dla HR, bo nie trzeba ręcznie scalać do przetwarzania danych, które napłynęły różnymi kanałami.

Prosty, intuicyjny  system, którego każdy może z łatwością używać. Procesy i prośby są jednoznaczne. Z kolei przypisana do kanału samoobsługowego sztuczna inteligencja zapewnia użytkownikom dodatkowe wsparcie.

Zalety i funkcje kanału samoobsługowego oferującego cyfrową asystę

Do tej pory na pewno i Ty widzisz, że pracowniczy kanał samoobsługowy funkcjonuje jako bardzo wartościowy cyfrowy asystent HR. W nocy i w weekend (24/7) również jest gotów wspierać pracowników w załatwianiu spraw. Przyczynia się tym samym do zwiększenia zadowolenia pracowników i odciążenia HR. Chciałabym jednak, abyś uzyskał jeszcze jaśniejszy obraz tego, jakie dokładnie korzyści niesie stosowanie kanału samoobsługowego i jakie zadania jest w stanie realizować.

Powierz zadania administracyjne sztucznej inteligencji

1. Zaktualizowane dane pracowników

Dzięki kanałowi samoobsługowemu pracownicy sami mogą aktualizować swoje dane osobowe, więc mogą one zawsze być aktualne. Nie może już się zdarzyć, że na zaświadczeniu od pracodawcy pojawia się błędne nazwisko, ponieważ zmianę nazwiska po ślubie lub rozwodzie pracownicy sami mogą zmodyfikować w systemie. Poza tym oczywiście nie trzeba też czekać na wypłatę z powodu niedokonanej zmiany numeru rachunku bankowego, ponieważ i to pracownicy mogą zmienić bez konieczności biegania z tym po kółkach do HR.

2. Zarządzanie czasem pracy

Pracowniczy kanał samoobsługowy umożliwia pracownikom, aby w prosty sposób śledzili liczbę swoich dni wolnych. Poza tym oczywiście mogą też dysponować wykorzystaniem jeszcze dostępnych dni wolnych. Zarazem systemu tego można używać również do tego, by śledzić rozkład czasu pracowników, okres spędzony w pracy i liczbę ewentualnych nadgodzin lub choćby nieobecności z powodu choroby. Nie wspominając już o tym, że pracownik może za pośrednictwem kanału samoobsługowego zainicjować nawet zamianę zmiany, którą HR/bezpośredni przełożony musi tylko zatwierdzić jednym naciśnięciem przycisku. To znacznie ułatwia zarządzanie zamianą zmian.

3. Unikanie powtarzających się pytań

Jednym z największych źródeł stresu i najbardziej czasochłonnych zadań kierownictwa operacyjnego i HR jest to, że muszą stale odpowiadać na to samo powracające pytanie pracowników. Nie mogą bowiem realnie posuwać się naprzód z ważniejszymi, bardziej złożonymi zadaniami, mimo że odpowiadanie na często powtarzające się pytania jest jednym z najłatwiejszych do zautomatyzowania zadań. Z drugiej strony również dla pracowników nie jest to idealna sytuacja, że godzinami, a nawet dniami czekają na odpowiedź na takie pytania, na które w mgnieniu oka mogliby uzyskać odpowiedź dzięki kanałowi samoobsługowemu. Nic więc dziwnego, że amerykańskie badanie wykazało, iż 73% pracowników popiera stworzenie i wdrożenie pracowniczych kanałów samoobsługowych.

Korzystaj z zalet kanału samoobsługowego

1. Zawsze dostępny i potrzebny do niego jest tylko telefon

Ogromną zaletą pracowniczych systemów samoobsługowych podobnych do CHEQ jest to, że dosłownie zawsze są pod ręką. Wyjaśnieniem tego jest to, że są dostępne również ze smartfona. Nie tylko jako użytkownik, ale nawet jako administrator systemu. Innymi słowy, jako specjalista HR lub jako menedżer możemy nawet podczas wizyty w zakładzie zatwierdzać prośby lub wysyłać komunikaty.

2. Obniżony wskaźnik błędów

O pracowniczym kanale samoobsługowym trzeba myśleć jak o niezawodnym cyfrowym asystencie, który zmniejsza liczbę błędów informacyjnych. Podczas gdy tradycyjne zbieranie danych, takie jak ręczne wypełnianie formularzy, a następnie ich cyfryzacja, a nawet importowanie do bazy danych informacji pozyskanych przez e-mail, daje olbrzymią możliwość powstawania błędów. A odnalezienie i poprawienie błędnych danych jest niezwykle czasochłonne.

W przeciwieństwie do tego systemy samoobsługowe zbierają dane i zarządzają nimi w jednym miejscu. Dzięki temu, jeśli przypadkiem mimo wszystko zostanie zapisana błędna dana, to można ją szybko poprawić. Nie trzeba szukać wśród e-maili lub zarchiwizowanych dokumentów ani „skakać” tam i z powrotem między różnymi systemami.

3. Bardziej zadowoleni, szczęśliwsi pracownicy

Według badania 80% pracowników chciałoby korzystać z prostszych procesów administracyjnych przy wykonywaniu rutynowych zadań. A najlepszym rozwiązaniem do tego jest wdrożenie kanału samoobsługowego. Dzięki niemu pracownicy mogą bowiem poczuć, że mają kontrolę i nie muszą czekać na obsługę przez pracownika HR. A to sprawia, że czują się znacznie bardziej zadowoleni i szczęśliwsi. Szczęśliwi pracownicy z kolei potrafią pracować nawet o 20% lepiej podczas wykonywania pracy. Co więcej, w przypadku osób pracujących w sprzedaży może to zwiększyć wskaźnik sprzedaży nawet o 37%. Patrząc pod tym kątem, od razu staje się zrozumiałe, dlaczego podczas badania Paychex Pulse of HR Survey aż 84% ankietowanych dyrektorów HR stwierdziło, że zapewnienie pracowniczego kanału samoobsługowego jest niezbędne do tego, aby firma odniosła sukces.

4. Przejrzystość

Wcześniej już wspomniałam, że kanał samoobsługowy umożliwia, aby w jednym miejscu zbierać i przetwarzać dane. Oznacza to zarazem, że nasza baza danych jest znacznie bardziej przejrzysta i uporządkowana. Nie trzeba szukać części danych wśród segregatorów, innej części wśród e-maili lub gdzie indziej. A przejrzystość prowadzi do efektywności i upraszcza też audyt.

Przejrzystości sprzyja również stworzenie dobrze zbudowanego, ustrukturyzowanego systemu, w którym dokładnie określone są role i ustalone zadania.

5. Opłacalny

Koszt wdrożenia pracowniczego kanału samoobsługowego szybko się zwraca. Co więcej, po całkowitym przejściu firmy na ten system administracyjny znacznie maleją również takie wydatki biurowe jak zakup papieru i tuszu do drukarki czy koszty utrzymania równoległych systemów. Nie trzeba już też liczyć się z dodatkowymi kosztami wynikającymi z niedokonanej aktualizacji danych, takimi jak na przykład prowizje bankowe powstałe przy błędnym przelewie lub inne ewentualne koszty.  Poza tym maleją również takie koszty pośrednie jak stawka godzinowa pracowników HR i menedżerów poświęcona na rozwiązywanie powracających, możliwych do zautomatyzowania zadań. Mogą bowiem wykonywać znacznie wartościowszą pracę niż odpowiadanie na powtarzające się pytania.

Dlatego wybierz cyfrową asystę CHEQ

Możesz wybierać spośród wielu pracowniczych kanałów samoobsługowych, aby odciążyć HR i uczynić swoich pracowników bardziej zadowolonymi. Co więcej, większość systemów ma podobne funkcje. No ale w takim razie dlaczego mimo wszystko warto Ci wybrać CHEQ?

Dlatego, że my nie zapewniamy Ci jedynie samoobsługowego kanału komunikacji HR. Od pierwszej chwili pracujemy nad tym, aby wspierać Cię w skutecznym stworzeniu i wdrożeniu kanału. Przy każdym kroku trzymamy Cię za rękę i nie puszczamy jej również po tym, jak dojdzie do oficjalnego uruchomienia systemu. Pomagamy skutecznie radzić sobie z wyzwaniami związanymi z wdrożeniem kanału samoobsługowego. System może być bowiem jakkolwiek dobry, a i tak jest nowością zarówno dla pracowników, jak i dla menedżerów. A to najczęściej nas wszystkich onieśmiela. Z tego powodu dział HR oraz kierownictwo, którzy przecież optowaliby za stworzeniem systemu, często napotykają opór.

Wsparcie CHEQ przy wdrożeniu kanału samoobsługowego

1. Stworzenie funkcji i designu według potrzeb firmy

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest zaprezentowanie kierownictwu firmy zalet i funkcji systemu samoobsługowego. Pomaga to sprowadzić wszystkich zainteresowanych do wspólnego mianownika i uruchamia rozmowę o tym, jak chcieliby stworzyć kanał samoobsługowy według własnych potrzeb. Jakiego, pasującego do brandingu firmy, designu chcieliby do niego zamówić. A do prac zabieramy się zgodnie z tym, co ustaliliśmy na spotkaniu.

2. Szkolenie komunikacyjne i techniczne

Podczas gdy nasi programiści i nasz grafik pracują nad tym, by stworzyć własny kanał samoobsługowy firmy, inny zespół CHEQ pielęgnuje ścisłą relację z tymi współpracownikami i menedżerami, którzy od strony firmy obsługują i używają systemu. Pomagamy stworzyć początkową komunikację związaną z wdrożeniem kanału i prowadzimy szkolenia techniczne, aby wdrożenie nowego kanału komunikacji przebiegało płynniej.

3. Pomiar zadowolenia, monitorowanie i aktualizacja oprogramowania

Po wdrożeniu regularnie mierzymy zadowolenie klienta i zawsze jesteśmy gotowi zapewnić wsparcie. Czy chodzi o wsparcie komunikacyjne, czy techniczne. W razie potrzeby w każdej chwili prowadzimy dodatkowe szkolenia z systemu, a nawet uczestniczymy w tworzeniu kampanii komunikacyjnej. Poza tym oczywiście nie zapominamy też o ciągłym rozwoju i utrzymaniu oprogramowania.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o kanale samoobsługowym CHEQ i o tym, jakie wsparcie do niego dajemy, to poproś o nasze BEZPŁATNE demo!