Jak ograniczyć cyfrowy szum w komunikacji wewnętrznej firmy

Ograniczenie cyfrowego szumu w firmowej komunikacji wewnętrznej jest niezwykle ważne. Im mniejszy szum, tym dokładniej przekaz firmy dociera do pracowników. A przy jasnym przekazie każdy pracownik zna cele firmy i może wykonywać swoją pracę tak, by przyczyniała się do osiągania celów firmy. No ale o jakich szumach mówimy w cyfrowej komunikacji wewnętrznej i co możemy z nimi zrobić? Dowiesz się, jeśli będziesz czytać dalej!

Szum w komunikacji wewnętrznej firmy

W jednym z wcześniejszych artykułów przedstawiliśmy już model komunikacji, którego częścią jest również „szum”.  Szum to taki czynnik zewnętrzny lub wewnętrzny, który utrudnia dotarcie i przetworzenie przekazu. Ogólnie rzecz biorąc, rozróżniamy siedem grup szumów komunikacyjnych:

1. szum fizyczny -  gdy na przykład wiercą w budynku biura lub gdy współpracownicy wokół nas głośno rozmawiają, czyli chodzi o szumy niezależne od nas

2. szum fizjologiczny - gdy czujemy się głodni, zmęczeni, chorzy - to takie czynniki zmniejszające uwagę, które wynikają z procesów zachodzących w naszym ciele

3. szum psychologiczny -  gdy nasze myśli błądzą

4. szum kulturowy - mamy różne zaplecze kulturowe (język, religia, zwyczaje, zainteresowania itp.), co może utrudniać skuteczną komunikację

5. szum semantyczny - gdy źle dobieramy słowa lub używamy trudniejszych słów, niż odbiorca jest w stanie zrozumieć

6. szum techniczny - o nim możemy mówić w przypadku wolnego/rwącego się internetu, złego wyświetlacza, zbyt wielu wiadomości itp. 

7. szum organizacyjny - gdy struktura organizacyjna i/lub regulacje utrudniają skuteczną komunikację

Rzecz jasna nie jesteśmy w stanie zażegnać wszystkich siedmiu rodzajów szumu komunikacyjnego. Na pierwsze trzy właściwie niemal nie mamy wpływu. Istnieją jednak skuteczne metody radzenia sobie z ostatnimi czterema rodzajami szumu w komunikacji wewnętrznej firmy.

Uczyń komunikację wewnętrzną firmy skuteczniejszą poprzez ograniczenie szumu

1. Pokonaj bariery kulturowe

Barier kulturowych nie da się wprawdzie pokonać w 100% nawet wtedy, gdy każdy pracownik jest jednej narodowości. Można jednak znacznie ograniczyć szum w komunikacji wewnętrznej wynikający z różnic kulturowych za pomocą odrobiny świadomości i pewnego zarządzania. Aby to osiągnąć, trzeba zwrócić uwagę na trzy ważne czynniki:

1. Trzeba unikać uwag religijnych, politycznych, technologicznych itp., czyli opartych na indywidualnej wiedzy i systemie przekonań
2. Trzeba unikać uwag rasowych, narodowościowych (szczególnie w przypadku wielokulturowej, międzynarodowej firmy)

Trzeba umożliwić, aby każdy pracownik mógł otrzymywać firmowe przekazy w swoim języku lub przynajmniej w najlepiej znanym mu, wybranym języku (na szczęście z CHEQ można to już zautomatyzować)

2. Używaj słów znanych wszystkim

Pokonanie semantycznego szumu w komunikacji wewnętrznej firmy jest chyba najłatwiejsze. Tu chodzi po prostu o to, aby komunikować się prostymi słowami o znaczeniu znanym wszystkim. Na ile to możliwe, unikaj również firmowych skrótów i żargonu, ponieważ dla nowych współpracowników są one jeszcze nieznane, więc mogą utrudniać zrozumienie przekazu.

3. Uczyń jednoznacznym, od kogo w czym można prosić o pomoc

W formie komunikatu, a nawet poprzez wyjaśnienie schematu organizacyjnego, uczyń dla pracowników jednoznacznym, w jakim temacie od którego współpracownika mogą prosić o pomoc. Dzięki temu możesz nie tylko skrócić czas pozyskania informacji, ale też uniknąć tego, by pracownicy na oślep rozsyłali swoje prośby o pomoc do współpracowników. To bowiem przerywa proces pracy, a do tego szukana, właściwa informacja również może „zaginąć” wśród wiadomości zwrotnych wysyłanych przez współpracowników.

4. Zapewnij odpowiednie środowisko techniczne

Pandemia Covid-19 uświadomiła, że nowoczesna firma potrafi naprawdę dobrze działać wtedy, gdy w każdych warunkach jest w stanie skutecznie komunikować się ze swoimi pracownikami. A do tego niezbędne jest odpowiednie wyposażenie techniczne w biurze w takim samym stopniu jak poza biurem. Innymi słowy, trzeba zapewnić pracownikom narzędzie do tego, aby z każdego miejsca i o każdej porze mogli włączyć się w krwiobieg komunikacji firmowej. 

Przez narzędzie komunikacyjne rozumiemy nie tylko laptop i/lub telefon, ale wszystko to, co służy wspieraniu cyfrowej komunikacji wewnętrznej firmy. Może to być nawet oparta na chatbocie aplikacja do komunikacji wewnętrznej, taka jak CHEQ. Której pracownicy mogą śmiało używać nawet na własnym smartfonie, ponieważ CHEQ i pracodawca nie mają dostępu do żadnych danych osobowych. Co więcej, jeśli pracownik jest użytkownikiem Vibera, to za jego pośrednictwem również może korzystać z aplikacji. Dzięki temu pracownik nie musi przyswajać nowej wiedzy, aby móc korzystać z firmowego cyfrowego kanału komunikacji.

Cyfrowa komunikacja wewnętrzna zmaga się też ze swoistymi przeszkodami

Codziennie możemy otrzymywać kilkaset wiadomości i nie mamy czasu zawsze wszystkiego przetworzyć w krótkim terminie. W efekcie selektywnie i często pobieżnie sprawdzamy nasze przychodzące wiadomości. Dlatego wcale nie jest pewne, że naprawdę na czas dowiadujemy się o ważnych firmowych informacjach, które również nas dotyczą. Firma jednak, jako nadawca wiadomości, może zwiększyć szanse na to, aby informacja w całości dotarła do nas, adresatów.

3 wskazówki, jak uczynić cyfrową komunikację wewnętrzną lepszą

1. Zamiast długiego tekstu ciągłego krótkie akapity

Wszyscy jesteśmy zajęci i nie mamy ani czasu, ani energii, a często i ochoty na to, by czytać długie teksty w poszukiwaniu tego, co dotyczy nas. Znacznie skuteczniej jest, gdy wysyłamy pracownikom krótką, złożoną z 2–4 zdań, treściwą wiadomość, którą są w stanie przyswoić w pół minuty.

2. Zamiast szczegółowych opisów odnośniki

Zamiast wpisywać, powiedzmy, 32-stronicowy materiał szkoleniowy i wysyłać go pracownikom w wiadomości, skuteczniej jest wysłać zainteresowanym krótki komunikat. Taki, w którym zwracamy uwagę pracowników na najważniejszą informację i mówimy im, gdzie mogą poczytać o niej szerzej.

Poza tym możemy też wybrać takie rozwiązanie, że w formie kampanii stopniowo, po kropelce, przekazujemy pracownikom pełną informację. W tym przypadku również trzeba zadbać o to, aby długość danej wiadomości nie przekraczała 4 zdań. (Nie próbuj wszystkiego zamykać w 4 długich, barokowych, wielokrotnie złożonych zdaniach. Używaj krótkich, prostych zdań rozwiniętych, aby wyeksponować sedno. A następnie w kolejnym komunikacie kontynuuj przekazywanie informacji.)

3. Zamiast nudnej wiadomości tekstowej treść multimedialna

Ogromną zaletą cyfrowej komunikacji wewnętrznej jest to, że można komunikować się też inaczej niż w formie pisemnej. Naszą komunikację możemy uczynić bardziej barwną poprzez użycie:

• infografiki
• obrazów
• materiału dźwiękowego
• wideo

Pracownicy z pewnością chętnie przyswajają tego rodzaju łatwe do odbioru wiadomości. Według badania bowiem 72% osób chętniej obejrzy treść wideo niż przeczyta tekst, jeśli może wybierać między tymi dwiema możliwościami. Z kolei według innego badania ci pracownicy, którzy przyswajają informację wideo, w 95% pamiętają przekaz. Właśnie dlatego mocno zaleca się komunikować za pomocą treści wideo. A możesz to zrobić bardzo łatwo, ponieważ  wideo możesz udostępnić pracownikom za pośrednictwem CHEQ bezpośrednio ze swojego telefonu. Jeśli interesują Cię szczegóły, to poproś o nasze bezpłatne demo!