Eliminacja ukrytych kosztów w firmie

Przetrwaj rok 2025 dzięki redukcji kosztów

Rok 2025 może w życiu wielu firm być rokiem przetrwania. Decydujące może się okazać, czy będą one w stanie zracjonalizować koszty tak, aby działalność ich firmy była odpowiednio stabilna pod względem finansowym.

Kierownik jest w niełatwej sytuacji, gdy trzeba przeanalizować wszystkie wydatki firmy i poszukać możliwości oszczędzania. W wielu przypadkach cięcie kosztów bywa też bolesne. Poza oczywistymi możliwościami istnieje mnóstwo „ukrytych” kosztów, których na pierwszy rzut oka niełatwo zauważyć – zwłaszcza dlatego, że nie są rzucającej się w oczy wielkości, a jednak zgodnie z zasadą, że ziarnko do ziarnka, zbierają się w znaczącą pozycję.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom

Każda firma co pewien czas organizuje ogólnofirmowe spotkania informacyjne w różnych celach. Wtedy praca staje, bo wszyscy biorą udział w spotkaniu. Pracownicy wypadają ze zmiany, co może oznaczać znaczący ubytek w produkcji. Czy zastanawiałeś się już, ile taki ubytek produkcji podczas spotkania faktycznie kosztuje firmę? Policzmy to. Superbrutto stawka godzinowa przeciętnego pracownika fizycznego to co najmniej 4000 forintów, więc przy półgodzinnym spotkaniu wysłuchanie go kosztuje nas 2000 forintów, a przy 250 pracownikach jest to już koszt pół miliona. Jeśli takie spotkanie odbywa się tylko co dwa miesiące, to już 3 miliony forintów rocznie. Ale jeśli pracownicy przed spotkaniem odchodzą od miejsca pracy, a potem jeszcze chwilę omawiają to, co usłyszeli, ubytek to raczej 1 godzina, a jeśli spotkanie jest co miesiąc, to jego roczny koszt sięga już 12 milionów forintów.

Natomiast jeśli w formie cyfrowej, przez firmową aplikację do komunikacji wewnętrznej lub kanał Viber, pracownicy otrzymują informację, którą mogą przeczytać poza godzinami pracy, we własnym tempie, ukryty koszt od razu znika.

Zautomatyzowana obsługa spraw HR

Każdy pracownik ma jakąś sprawę do załatwienia, jakiś problem do rozwiązania w dziale HR. Jedna taka wizyta zajmuje co najmniej pół godziny, licząc opuszczenie stanowiska pracy, załatwienie sprawy i powrót. Przyjmijmy, że przeciętnie taka sytuacja zdarza się dwa razy w roku – w firmie liczącej 250 osób to 250 godzin ubytku rocznie, co przy wspomnianej superbrutto stawce 4000 forintów daje już 1 milion rocznie – a w tym nie ma jeszcze czasu pracy pracownika HR.

Tymczasem większość takich spraw można zautomatyzować za pośrednictwem cyfrowego kanału CHEQ. Nasze doświadczenie pokazuje, że wśród naszych klientów korzystających z CHEQ firmy oszczędzają znaczną część czasu pracy pracowników realizujących procesy obsługi HR w porównaniu z dotychczasowymi procesami, dzięki czemu pozostały czas pracy można przeznaczyć na inne działania, także bardziej kreatywne czy skuteczniej służące utrzymaniu pracowników.

Ankiety wewnętrzne

Kolejnym ukrytym kosztem są kwoty przeznaczane na ankiety wewnętrzne, badania opinii i badania zadowolenia pracowników. W firmie zatrudniającej kilkuset pracowników również te procesy mogą spokojnie sięgać wielomilionowej skali.

Koszty administracyjne

Nie tak znów ukryte koszty znajdziemy w obszarze administracji. Istnieje wiele powtarzalnych dokumentów, których samo drukowanie, wysyłka i przetwarzanie może w skali roku stanowić znaczącą kwotę w postaci kosztów materiałów i poświęconych roboczogodzin.

W firmie zatrudniającej 250 lub więcej osób comiesięczne drukowanie i wysyłka pasków wynagrodzeń może być pokaźnym kosztem. Jeśli każdy pracownik musi je jeszcze podpisane odesłać do działu HR, a następnie trzeba je zarejestrować, kolejne cenne roboczogodziny podnoszą koszty. Jeśli wszystkim tym zajmuje się zautomatyzowany system, a do tego stosujemy elektroniczny system podpisu, roczna oszczędność może być wielomilionowej wielkości.

Poniżej przedstawiamy konkretny przykład, jaki koszt można zaoszczędzić w skali roku samym wprowadzeniem podpisu elektronicznego:

Nazwa pozycji	Liczba pracowników	Wielkość jednostkowa na pozycję	Wielkość/częstotliwość jednostki łącznie	Cena jednostkowa łącznie
Wynagrodzenie 1 pracownika HR ~	1 osoba	450 000 Ft (płaca podstawowa)	12 mies.	5 400 000 Ft
Umowy o pracę + BHP + ochrona przeciwpożarowa + ochrona danych	250 osób	130 stron (z uwagi na podpis w 2 egzemplarzach)	29 900 stron / zmienne	975 000 Ft
Dokument o podwyżce wynagrodzenia	250 osób	2 strony (z uwagi na podpis w 2 egzemplarzach)	460 stron/rok	15 000 Ft
Dostarczenie dokumentu o podwyżce do osobistego podpisu	250 osób	5 000 km	150 Ft / km /rok	750 000 Ft
Dokumentacja rozwiązania umowy	20 osób	5 stron (z uwagi na podpis w 2 egzemplarzach)	100 stron / zmienne	3 000 Ft
Dostarczenie dokumentacji rozwiązania umowy do osobistego podpisu	20 osób	5 000 km	150 Ft / km / zmienne	750 000 Ft
				7 893 000 Ft

Do tego dochodzi proces dystrybucji pasków wynagrodzeń, który co miesiąc na kilka dni zajmuje administratorów – pochłania cały ich czas pracy. Ponad to dochodzi koszt druku, koperty, doręczenia – każda z tych pozycji z osobna to kwota pomijalna, ale gdy pomnożymy je przez kilkuset pracowników i rozłożymy na cały rok, znów lądujemy w skali milionów.

Rozwiązanie: CHEQ

Dla tych codziennych zadań HR – obok wielu innych – skuteczne, cyfrowe rozwiązanie oferuje CHEQ. Firmowe spotkania informacyjne, ankiety wewnętrzne, przeprowadzanie badań zadowolenia, zautomatyzowana wysyłka pasków wynagrodzeń, elektroniczny system podpisu – wszystko to jest częścią usługi CHEQ, która w przewidywalnym, elastycznym modelu abonamentowym, według opinii naszych klientów, może zwrócić się już w trzecim miesiącu po wdrożeniu i oznacza stałą, niezawodną oszczędność kosztów w trudnych czasach obciążonych wyzwaniami gospodarczymi.

Chcesz wiedzieć, jak dużą redukcję kosztów konkretnie w Twojej firmie potrafi osiągnąć CHEQ? Poproś o nasz bezpłatny kalkulator ROI, którym w kilka minut znajdziesz skuteczne rozwiązanie ukrytych kosztów administracyjnych!

Ciekawi Cię, digitalizację jakich jeszcze procesów wspiera CHEQ? Zajrzyj do naszej listy funkcji!

Chcesz omówić szczegóły z nami podczas spotkania? 

Umów termin lub skontaktuj się z nami, korzystając z jednej z poniższych danych kontaktowych:

Ákos Deliága, CEO

Zadzwoń:  +36 70 294 0074

Napisz: akos.deliaga@talkabot.net

Umów termin w moim kalendarzu TUTAJ!

Blanka Csuti, Customer Success Manager

Zadzwoń:  +36 70 790 9001

Napisz: blanka.csuti@cheqbot.com

Umów termin w moim kalendarzu TUTAJ!