7 błędów onboardingu, których nie wolno ci popełniać

Nie sposób przecenić, jak ważny jest ustrukturyzowany i prawidłowy onboarding nowych współpracowników. To on w dużej mierze przyczynia się do tego, czy pracownik zostanie w firmie, czy nie. A jeśli tak, to jak długo można się tego spodziewać? Według badań aż 86% pracowników w ciągu pierwszych 6 miesięcy decyduje, czy planuje zostać w firmie na dłużej, czy nie. Co więcej, przez złe doświadczenie onboardingowe dwukrotnie bardziej prawdopodobne jest, że nowy pracownik ponownie zacznie rozglądać się za nową pracą. Jeśli chcesz zmniejszyć to ryzyko, to wiedz, że oto 7 błędów onboardingu, których w żadnym wypadku nie wolno ci popełnić.

1. Nie odkładaj onboardingu

We wcześniejszym artykule była już mowa o tym, że orientacja to nie onboarding. Tym, że powiesz nowemu pracownikowi, gdzie jest stołówka i toaleta oraz gdzie znajduje się wyznaczone mu miejsce pracy, jeszcze go nie zonboardowałeś. Trzeba udzielić mu wsparcia, aby jak najszybciej poznał kulturę firmy i wszedł w jej rytm.

Jeśli odkładasz onboarding, sugerujesz tym nowemu pracownikowi, że w ogóle nie jest ważnym, docenianym członkiem waszej społeczności pracowniczej. Przekazuje to też brak zaufania, co nie sprzyja zaangażowaniu. Co więcej, szybko zabija również entuzjazm.

2. Nie próbuj oszczędzać na szkoleniu

Każdy nowy pracownik potrzebuje wewnętrznego szkolenia firmowego, niezależnie od tego, czy ma już doświadczenie zawodowe, czy nie. Szkolenie zapewnia, że będzie zachowywać się zgodnie z oczekiwaniami firmy, wykonywać swoją pracę na wysokim poziomie i zapozna się z produktami i usługami firmy.

Zwróciłbym jednak twoją uwagę również na to, że nie da się przekazać całej wiedzy i informacji niemal natychmiast, w krótkim czasie. 1–2 tygodnie intensywnego szkolenia nie sprzyjają szybkiemu nadrobieniu zaległości. Wręcz przeciwnie! W takich warunkach pracownik zapamiętuje niewiele ważnych danych. Czuje się przeciążony, a nawet głupi z powodu tego, że nie pamięta wszystkiego, co usłyszał na intensywnych szkoleniach. To zaś może wywołać w nim lęk, może też pogorszyć jakość jego snu, co ostatecznie negatywnie wpłynie na jego pracę.

3. Nie wyznaczasz celów nowemu pracownikowi

Bardzo częstym błędem onboardingu jest to, że w okresie próbnym nie wyznacza się nowemu pracownikowi celów do osiągnięcia. Rodzi to dwa problemy. Z jednej strony pracownik nie jest w stanie ocenić, jak dobrze radzi sobie zgodnie z oczekiwaniami firmy. Z drugiej strony również firma nie wie, na jakiej podstawie oceniać pracownika.

Bezcelowa praca rodzi niepewność i utrudnia zaangażowanie. Pracownik może odnieść wrażenie, że wykonuje bezsensowne zadania i nie ma przyszłości w firmie. Z tego powodu może szybko zacząć rozglądać się za nową pracą.

Oczywiście z wyznaczonymi celami też trzeba obchodzić się ostrożnie!

Podczas onboardingu warto wyznaczać nowemu pracownikowi cele, które są osiągalne i mierzalne. Zaleca się też rozłożyć cele na kamienie milowe, ponieważ osiągnięcie każdego kamienia milowego zwiększa poczucie sukcesu. To zaś sprawia, że pracuje dalej w lepszym nastroju i z większym zapałem.

4. Nie dajesz i nie prosisz o informację zwrotną

Są menedżerowie, którzy uważają, że miejsce pracy to nie przedszkole. Nie musimy przejmować się tym, jak czują się pracownicy. Tak jednak nie jest! Trzeba jak najbardziej zwracać uwagę na samopoczucie pracowników. Szczególnie prawdziwe jest to w okresie onboardingu. Właśnie dlatego jednym z największych błędów onboardingu, jakie możesz popełnić, jest to, że nie prosisz o informację zwrotną i jej nie dajesz. Regularna informacja zwrotna dodaje rozpędu do pracy. Co więcej, pomaga w porę zaradzić ewentualnym problemom. Możesz tym nawet zapobiec temu, by pracownik złożył wypowiedzenie w ciągu pierwszych 6 miesięcy.

5. Nie uwzględniasz różnic między stanowiskami

Innym częstym błędem onboardingu jest to, że chcesz przeprowadzić ten sam proces onboardingu z każdym pracownikiem. Tymczasem dla osób pracujących na różnych obszarach i stanowiskach trzeba przygotować odmienny onboarding. Owszem, są tematy onboardingu dotyczące wszystkich, takie jak BHP i ochrona przeciwpożarowa, strategia i cele firmy, jednak z uwagi na różne stanowiska istnieją też różnice.  Innych informacji potrzebuje współpracownik pracujący w administracji, innych pracownik działu sprzedaży czy zakupów, a jeszcze innych pracownik zajmujący się produkcją.

6. Nie dopasowujesz onboardingu do potrzeb pracownika

Poza tym, że proces onboardingu trzeba dopasować do stanowisk, nie wolno ci też zapominać, że każdy najefektywniej uczy się inaczej. Są tacy, którzy lubią otrzymać dostęp do firmowej bazy wiedzy i we własnym tempie samodzielnie przyswoić teoretyczne materiały szkoleniowe. Są jednak i takie osoby, które szybciej uczą się przez doświadczenie. Dla nich niezbędne jest, aby pod okiem mentora praktycznie przyswoiły wiedzę potrzebną do pracy. I oczywiście są też tacy, którzy lubią kombinację obu (teoria i praktyka połączone razem).

Uzgodnij z nowym pracownikiem, w jaki sposób chce się „wdrożyć”, i odpowiednio do tego ukształtuj onboarding. Możesz to weryfikować nawet co 1–2 tygodnie i w razie potrzeby modyfikować na podstawie informacji zwrotnych od nowego pracownika oraz osób uczestniczących w jego onboardingu.

7. Pominięcie lub zepsucie preboardingu to również ogromny błąd onboardingu

Onboarding zaczyna się właściwie jeszcze zanim nowy pracownik oficjalnie dołączy do firmy. Dlatego wcale nie jest obojętne, jakie doświadczenie zapewnisz mu od chwili, gdy przyjął twoją ofertę. Większość firm ledwie komunikuje się z nowym pracownikiem przed zawarciem umowy. A ci, którzy się komunikują, robią to najczęściej przez telefon lub e-mail. Jednak zbieranie w ten sposób danych osobowych, takich jak dowód osobisty, numer ubezpieczenia, numer podatkowy itd., aby móc przygotować umowę do zatrudnienia, jest kłopotliwe i niezbyt bezpieczne. Nie wspominając o tym, że jeśli miejsce pracy pracownika i centrala firmy są geograficznie oddalone od siebie, to również podpisanie umowy nie jest proste. Dzięki rozwojowi narzędzi cyfrowych na te problemy istnieje już jednak rozwiązanie. Istnieją bowiem takie aplikacje (jak na przykład CHEQ), które nie tylko potrafią szyfrować przesyłane przez nie dane, ale umożliwiają też podpis cyfrowy. Ich obsługa jest zaś niezwykle prosta, dlatego lubią je zarówno pracownicy biurowi, jak i fizyczni. Nie wspominając o tym, że jeśli nowy pracownik już od pierwszej minuty otrzyma zaproszenie do firmowej aplikacji do komunikacji wewnętrznej, od razu może poczuć się członkiem zespołu. A przynajmniej mile widzianym i oczekiwanym współpracownikiem.

Jeśli zwrócisz uwagę na uniknięcie wymienionych wyżej 7 błędów onboardingu, od razu zapewnisz nowym pracownikom lepsze doświadczenie onboardingowe niż większość firm. A to wspiera również budowanie marki pracodawcy.