HR Digitalizáció előnyei CHEQ multiplatform eszközzel

A HR folyamatok digitalizációja nem a jövő, hanem a jelen. Így elkerülhetetlen, hogy beszéljünk a HR digitalizáció előnyeiről.

A HR-folyamatok digitalizációja ma már a hatékony működés alapja. A papíralapú adminisztráció helyett a digitális folyamatok pontosabbak, gyorsabbak és könnyebben mérhetők, miközben jelentős munkaidőt és költséget takarítanak meg.

A digitalizáció külön szépsége, hogy nem igényel számottevő infrastrukturális beruházást, sem hosszadalmas átállási és tanulási folyamatot. Az általunk kínált CHEQ belső kommunikációs megoldás elfut a legolcsóbb okostelefonon, tableten vagy számítógépen is, és pár óra alatt bevezethető, hogy utána éves szinten többheti munkaidőt takarítson meg.

Sok gyártó, logisztikai, kereskedelmi vagy mezőgazdasági vállalkozásnál probléma, hogy a munkatársak összetétele nagyon különböző, digitális affinitásuk is más és más, sokan nem használnak digitális kommunikációs eszközöket. Mára azonban igaz, hogy szinte mindenki rendelkezik legalább egy belépő szintű okostelefonnal. Innentől a HR folyamatok teljes digitalizációjának nem lehet megálljt parancsolni. Ettől a ponttól fogva a cég készen áll arra, hogy sohasem tapasztalt hatékonysággal kezdje kezelni a belső kommunikációt (mindkét irányban), felpörgesse az eddig nehézkesen működő HR folyamatokat, elősegítve ezzel a kollégák magasabb szintű elköteleződését és azonosulási hajlandóságát is a vállalat iránt.

Nézzük meg, hogy a hatékonyságon túl, milyen előnyökkel szolgál a HR Digitalizáció CHEQ-el:

1. Közvetlen, torzításmentes információátadás. Mindenféle információáramlás a vezetőség és a munkavállalók között azonnali és csorbítatlan. Nincsen közbeékelt közvetítő, nincsenek félreértések, nincs többé pletyka.
2. Minden pontosan mérhető és visszakövethető. A rendszer minden átadott információra emlékszik és eltárolja. (Kivéve természetesen a munkavállalók anonim bejelentéseinél a beküldő személyét). Az eltárolt adatok bármikor visszakereshetők, feldolgozhatók. Néhány gombnyomással statisztika is készíthető szinte bármiről.
3. Azonnal látható, hogy a munkavállaló vette és elolvasta a neki címzett üzenetet. Jellemző egyébként, hogy az ilyen digitális úton elküldött üzenetek “elolvasási hajlandósága” jóval magasabb a hagyományos csatornákhoz képest. Nem csoda, hiszen hozzá vagyunk szokva, hogy a telefonunk pittyen, és mi hírekre éhesen megnézzük a friss üzeneteinket. Akár a munkáltatótól érkezettet is.
4. Kétirányú kommunikációt tesz lehetővé a rendszer. Legyen az egy gyors kérdőív, vagy a munkavállaló által beküldött szabadságigénylés, veszélyhelyzet-bejelentés, vagy egy anonim bejelentés korrupcióról vagy munkahelyi abúzusról. A CHEQ nemcsak a menedzsment szócsöve, hanem az alkalmazottak is kommunikálhatnak általa - ez is nagyban segíti az elfogadását. Viszlát öltözőbe kihelyezett karton “ötletláda”!
5. Nemcsak képi és szöveges információ átadására képes, hanem akár a hivatalos iratok, mint pl. bérpapír is kiküldhető rajta keresztül, de videóüzenetet is el tudunk juttatni akár az összes kollégához.

Multiplatform belső kommunikációs megoldás

A CHEQ munkavállalói felülete Viberen és a vállalat saját natív alkalmazásában érhető el. Mindkét csatorna használható privát vagy céges okostelefonon, és ugyanazokat a kommunikációs, önkiszolgáló és dokumentumkezelési funkciókat biztosítja.

Ez azért fontos, mert egy vállalaton belül is lehetnek különbségek az egyes dolgozók eszközhasználata között, például az irodában számítógépet használnak, a területi képviselők tabletet, a fizikai dolgozók pedig telefont. A CHEQ számára ez nem akadály, mindenki a számára legkényelmesebb és legkönnyebben elérhető megoldást tudja alkalmazni, ez a multiplatform legnagyobb előnye.

Digitális átállás

A digitális átállás elején érdemes felmérni a cégben dolgozó munkavállalók digitális affinitását, és azt, hogy milyen készülékkel rendelkeznek, van-e valamilyen internetelőfizetés a mobiljukon, stb. Szerencsére a Viber app még a legolcsóbb, belépő szintű telefonokon is kényelmesen működik.

A felmérés után érdemes végiggondolni, hogy milyen HR-es folyamatokat kívánunk digitalizálni. A legnagyobb hatékonysági előny a repetitív feladatok digitalizációjánál jelentkezik, illetve ott, ahol az adminisztratív folyamatok személyes kontaktust is igényelnek.

Ilyenek például a tipikus, gyakori kérdések megválaszolása egy GYIK menü segítségével: például a “mikor lesz fizetés”, határidőkre vonatkozó kérdések, üzemorvosi vizsgálatok, cafetériát érintő témák, és még sorolhatnánk hosszasan. Egy jól összeállított, és menübe szervezett Gyakori Kérdések rendeget időt takarítanak meg mind a HR, mint a dolgozók számára.

Többnapi munkavégzés takarítható meg a bérpapírok digitalizációjával, hiszen, ha az applikáción keresztül kapja meg minden alkalmazott a havi dokumentumokat, azzal a sorbanállás, aláírások, nyomtatás és még sok más folyamat elkerülhető. A papírok archiválása pedig szinte egyetlen gombnyomással elvégezhető. A folyamat a másik irányban is működik, a dolgozók a rendszeren keresztül adhatják be a szabadság igénylést, beteget jelenthetnek, vagy más ügyet is intézhetnek.

A digitalizált HR a vállalaton belüli felmérések, ötletgyűjtések kiváló, és rendkívül gyors eszköze is lehet. A munkavállaló üzenetben megkapja a kérdéseket, pár gombnyomással válaszolhat is, a válasza teljesen anonim marad. Így a válaszadási hajlandóság is sokkal magasabb. Az admin felületen pedig pár kattintással elkészül a kérdezésről az összefoglaló.

Mikor van szükség a CHEQ-re?

Az eddig leírtak alapján már körvonalazódik, hogy mi mindenre lehet alkalmas a CHEQ. A segítségével új szintre lehet emelni a vállalati belső kommunikációt. A folyamatok felgyorsulnak, az elfogadottság és a munkavállalói bevonódás megnő, az adminisztrációs terhek csökkennek, ezzel párhuzamosan a költségek is.

Általánosságban elmondható, hogy a teljes rendszer bevezetésének ideje, vagyis a HR digitális átállítása nem több, mint 20 óra alatt elvégezhető. A rendszerbe befektetett pénz néhány hónap alatt megtérül, és onnantól már tiszta megtakarításként tekinthetünk rá.

Kinek ajánljuk a CHEQ-et HR digitalizáció esetén?

Minden olyan vállalkozásnak, ahol a munkavállalók egy része nem vagy csak nehézkesen érhető el hagyományos csatornákon. Ilyenek jellemzően a fizikai dolgozókat alkalmazó cégek. Az olyan esetekben is nagy segítség a CHEQ kínálta digitális HR rendszer, ahol a kollégák több telephelyen vannak, esetleg egy részük jellemzően nem a cég épületében dolgozik, hanem gyakran úton van, mint például a területi képviselők vagy a szervizesek, futárok vagy értékesítési ügynökök.

A kölcsönzött munkaerő esetében lényegében nincs is más lehetőség, mint a CHEQ, hiszen itt az alkalmazottak dedikáltan különböző cégeknek dolgoznak, miközben a munkaerő kölcsönző cég alkalmazottaiként az információk döntő többségét tőlük várják és kapják.

A CHEQ ugyanazon a felületen kapcsolja össze a különböző munkakörnyezetben dolgozó kollégákat: a fizikai és terepen dolgozók Viberen vagy a natív vállalati alkalmazásban, az irodai kollégák pedig ugyanebben a szabályozott csatornában érhetők el.

Ami a létszámot illeti, már néhány tucat kollégánál is megéri a CHEQ, az olyan vállalatok számára azonban, ahol többszáz vagy akár több ezer alkalmazott is dolgozik, egyenesen nélkülözhetetlen.

A CHEQ az önkiszolgáló ügyintézést, az automatizált HR-folyamatokat és a biztonságos dokumentumkézbesítést egyetlen, minden dolgozó számára elérhető csatornán kapcsolja össze. Így az irodai, műszakos, terepen dolgozó és több telephelyen működő csapatok ugyanahhoz a naprakész információhoz férnek hozzá.