A belső kommunikáció digitális transzformációjának lépései

A hatékony belső kommunikáció hozzájárul a vállalatok sikeréhez. Minél hamarabb és minél pontosabban jut el egy információ a munkavállalókhoz, annál gyorsabban tud a cég reagálni a piaci kihívásokra. Ezzel pedig versenyelőnyre is szert tehet. A produktív kommunikációhoz azonban ma már elengedhetetlen a digitális eszközök használata. Ebben a cikkben a belső kommunikáció digitális transzformációjának lépéseiről lesz szó. Olvass tovább, ha tudni szeretnéd, hogyan léphetsz be a XXI.századi digitalizált vállalati kommunikáció világába.

1. Célok meghatározása

A belső kommunikáció digitális transzformációjának első lépéseként mindenképpen meg kell határozni a vállalat céljait és a stratégiáját. Ez olyan kulcsfontosságú lépés, amely nélkül értelmetlen hozzálátni a digitalizáláshoz, hiszen a célok meghatározása hiányában nem tudod kiválasztani a számodra megfelelő eszközt, ami kudarchoz és megnövekedett kiadásokhoz vezethet.

Fontos tehát, hogy meghatározd, hogy milyen célokat kívánsz elérni a digitális transzformációval. Ezek lehetnek például a kommunikációs folyamatok hatékonyságának növelése, a kollégák bevonása, rutin válaszok-feladatok automatizálása, vagy akár a vállalati kultúra erősítése.

2. Válaszd ki az eszközt

Amennyiben már tisztában vagy azzal, hogy milyen célokat szeretnél elérni, úgy a belső kommunikáció digitális transzformációjának második lépéseként ki kell választanod az eszközt és a platformot. Célszerű olyan megoldást választani, amit mindenki, a szellemi és a fizikai munkát végzők is egyszerűen alkalmazni tudnak. Jó példa erre a CHEQ.
Természetesen emellett azt is figyelembe kell venni, hogy a kommunikációs eszköz mennyire és hogyan illeszkedik a vállalat stratégiájához. Az eszköz kiválasztása során azt is mérlegelned kell, hogy milyen funkciókra lesz szükséged. Ilyenkor merül fel a nagy kérdés, hogy érdemes-e saját eszközt fejlesztetni, vagy van már olyan kész megoldás, ami lefedi a vállalat szükségleteit.

3. Győzödj meg az eszköz biztonságosságáról

Ha már választottál kommunikációs eszközt, akkor szerződéskötés-bevezetés előtt azt is ki kell derítened, hogy biztonságos-e a rendszer. Egyfelől meg kell feleljen a GDPR előírásoknak, másrészt az is fontos szempont, hogyan kezeli a bizalmas dokumentumokat. Van-e lehetőség például titkosított dokumentumok küldésére? Nyílt vagy zárt kommunikációs rendszeren alapszik a megoldás? Hozzáférhetnek-e illetéktelen személyek a vállalati kommunikációhoz? Gondolok itt arra, hogy olyan személy olvashatja-e az üzeneteket, aki nem a vállalat munkavállalója. Például a Facebook Messengeren keresztül küldött üzenetekhez egy hozzáértő illetéktelen személy könnyen hozzáférhet. Éppen ezért nem biztonságos ilyen csatornán keresztül vállalati ügyeket kommunikálni.

4. Támogató közösség kialakítása

A belső kommunikáció digitális transzformációjának következő lépéseként ki kell alakítani egy támogató közösségét. A támogató csapat tagjainak fő feladata, hogy evangelizálják a digitális transzformációt, és segítenek a munkatársaknak átállni a digitális kommunikációra. Tapasztalataink alapján a csoportvezetőktől a felső vezetőkig minden vezetőt be kell vonni. Ha a munkavállalók azt látják, hogy a vezetőik szívesen és rendszeresen használják a digitális kommunikációs eszközt, akkor gyorsabban igazodnak a változáshoz. Emellett az is rendkívül fontos, hogy minden munkavállaló tudja, hogy amennyiben szüksége lenne technikai támogatásra, úgy van kihez fordulni.

A támogató közösség célja minden munkatársat bevonni és felzárkóztatni a digitális transzformációba.

5. A belső kommunikáció digitális transzformációjának nyomon követése

A digitális kommunikáció nagy előnye, hogy a megfelelő eszközt alkalmazva lehetővé teszi, hogy nagyon egyszerűen nyomon kövesd az eredményeidet. Például a CHEQ admin felületén mérheted, azaz nyomon követheted, hogy a munkavállalók hány százaléka használja az alkalmazást. Azt is megfigyelheted, hogy milyen célokra használják, így ötleteket meríthetsz annak érdekében, hogy támogasd a felzárkózást és a transzformációt. Emellett érdemes visszajelzéseket is kérni, amelyeket figyelembe véve formálhatod a vállalat digitális kommunikációjának átalakulását.