Obstacolele și factorii de succes ai inovației digitale în companii

Publicat 19 februarie 2024

Inovația a jucat dintotdeauna un rol esențial în viața companiilor. Căci aceasta creează un avantaj competitiv, făcând munca mai eficientă și producția mai productivă. Însă astăzi nu mai putem vorbi despre inovație fără să aducem în discuție și digitalizarea companiei. Căci companiile pot ține pasul cu concurenții doar prin inovația digitală. Doar așa se poate asigura dezvoltarea și doar așa se poate deservi piața la un nivel înalt. Însă digitalizarea companiei nu este o sarcină la fel de simplă ca și cum ai cumpăra acasă un smart TV 4K cu ecran uriaș pentru experiența de home cinema. În legătură cu digitalizarea companiei apar numeroase obstacole și factori de succes.

Obstacolele și factorii de succes ai digitalizării companiei

Raportul de primăvară din 2023 al Digiméter evidențiază perfect că, foarte adesea, obstacolul digitalizării companiei și factorul care contribuie la succesul acesteia sunt unul și același lucru. De multe ori, cauza care dă naștere digitalizării este totodată și cauza eșecului transformării digitale. Voi detalia toate acestea în cadrul articolului. Însă acum, pentru o privire rapidă de ansamblu, să vedem care sunt acei factori care pot influența simultan atât negativ, cât și pozitiv realizarea inovației digitale.

1. Conducător de firmă/Conducere

Succesul inovației digitale în companie nu poate fi separat de conducătorii de firmă și de ceilalți membri ai conducerii. Cu cât la un nivel mai înalt este angajată compania în transformarea digitală, cu atât oferă mai mult sprijin pentru ca inovația digitală a companiei să poată fi realizată și la nivelurile inferioare și la nivelul angajaților fizici.

De exemplu

Dacă conducerea este conștientă de ce avantaje de afaceri aduce faptul că, prin intermediul unui canal de comunicare internă digital, cum este și CHEQ, își poate alinia angajații cu strategia companiei, atunci va susține cu o probabilitate mai mare utilizarea acestuia. Căci care conducător de linie de afaceri nu și-ar dori să își crească productivitatea, ceea ce are un efect favorabil și asupra veniturilor, respectiv a profitului firmei?

Însă, dacă conducerea nu vede valoarea de afaceri în transformarea digitală sau nu se pricepe la ea și nici nu este deschisă să afle mai multe despre ea, atunci inovația digitală eșuează. Dacă nici conducerea nu folosește activ noul sistem, ba mai mult, se agață de vechile metode, atunci nici angajații care lucrează la nivelurile inferioare nu vor folosi înnoirile introduse. Aceasta este lipsa exemplului dat de conducere.

Un alt scenariu

Se întâmplă și ca managerii cu putere de decizie să se bazeze pe părerea managerilor din subordinea lor și să refuze digitalizarea făcând referire la aceasta. De ce se întâmplă acest lucru? Printre cauze se poate număra faptul că

digitalizarea se află în afara zonei sale de confort și îl liniștește că nu este singur în asta;
nu vrea să demotiveze subordonații dezinteresați din cauza muncii suplimentare temporare, deoarece acest lucru reprezintă o provocare pentru el ca lider sau se teme de pierderea loialității;
nu își asumă conflictul de a lua decizia împotriva voinței lor.

Cele mai multe decizii de mare anvergură sunt luate de conducerea de vârf în interesul companiei. Se află în poziția de a dispune de factorii și informațiile care au un impact asupra strategiei firmei și o influențează semnificativ. Poate provoca o pierdere serioasă dacă aceste decizii sunt schimbate - sau nici măcar nu sunt luate - fără o analiză și o argumentare temeinică, pe baza părerii stratului de management de mijloc dezinteresat sau care se teme de schimbare, care invocă o bază „profesională”, dar care, în multe cazuri, este mai degrabă din cauza suprasolicitării temporare.

Tocmai de aceea, conducătorii de firmă și membrii managementului, indiferent de nivel, trebuie să servească drept bun exemplu în fața celorlalți angajați și trebuie să ia deciziile necesare. Acest lucru este esențial în cazul digitalizării și inovației companiei.

2. Angajați

Potrivit unui sondaj realizat în perioada februarie-martie 2023, 65% dintre americanii adulți se tem că își vor pierde locul de muncă din cauza AI. Însă, potrivit cercetărilor, transformarea digitală nu duce neapărat la pierderea locului de muncă și la creșterea ratei șomajului. Ba dimpotrivă. În unele țări poate duce chiar și la scăderea ratei șomajului, prin faptul că automatizează sarcinile de rutină sau le predă roboților, în timp ce dă naștere unor noi domenii de specialitate.

Teama de inovație

În același timp, trebuie recunoscut că majoritatea angajaților se tem de inovație, deoarece, în cele mai multe cazuri, digitalizarea companiei îi obligă să iasă din zona lor de confort. Rareori ne place să facem asta. Ca să nu mai vorbim de faptul că, de multe ori, mulți dintre noi ne temem că nu vom putea recupera decalajul și corespunde noului nivel așteptat, ceea ce, din nou, crește teama de a pierde locul de muncă.

Teama de a pierde poziția de la locul de muncă

Ținând cont de toate acestea, poate nici nu este atât de surprinzător că o parte dintre angajați nu sunt dispuși să accepte digitalizarea și să folosească activ instrumentele digitale. În plus, nici nu ajută cu plăcere la instruirea AI și a roboților. Sau, cel puțin, nu îi învață chiar totul. În spatele acestui lucru se află faptul că vor să demonstreze conducerii că ei tot își îndeplinesc sarcinile mai bine și că sunt membri mai utili ai companiei decât instrumentele digitale.

Tocmai de aceea, din perspectiva inovației digitale a companiei, este critic ca rezistența angajaților să poată fi gestionată eficient de către conducere și ca aceasta să li se adreseze ca unui partener. Doar așa poate fi accelerată, întărită și perfecționată transformarea, ceea ce se reflectă apoi pozitiv și în cifrele de afaceri.

3. Mediul

Mai sus am vorbit deja despre faptul că atât conducerea, cât și angajații au un rol important în ceea ce privește dacă digitalizarea companiei va avea succes sau se va solda cu un eșec. Însă, pe lângă mediul intern al companiei, și influențele mediului extern pot bloca inovația digitală sau, dimpotrivă, o pot stimula.

Reglementări de politică economică

Reglementările organelor de stat și subvențiile de stat, de exemplu, promovează transformarea digitală a companiilor. Este suficient să ne gândim doar la facturarea electronică. Din cauza conformării cu NAV (autoritatea fiscală maghiară), companiile emit facturile electronic, chiar dacă, la cererea clientului, le și tipăresc. Dar există și fondurile UE, care oferă sprijin financiar pentru digitalizarea companiilor, reducând astfel povara financiară a companiilor, pe care o poate presupune câte o soluție digitală.

Însă utilizarea subvențiilor poate fi și contraproductivă, dacă proiectul de digitalizare, ca urmare a finanțării dintr-o subvenție nerambursabilă, nu primește o atenție și un control critic din partea conducerii. Așteptarea de rentabilitate este scăzută din cauza „finanțării externe”, ceea ce are un impact și asupra eficacității așteptate.

Actorii de pe piață

Nici de mediul de piață nu trebuie să uităm. Nevoile partenerilor și digitalizarea concurenților au și ele o influență asupra fiecărei companii. Căci se poate întâmpla ca nevoile partenerului de afaceri să poată fi satisfăcute doar dacă firma folosește anumite instrumente digitale. În plus, se poate rămâne în competiție doar dacă nu rămânem în urma concurenților în privința digitalizării. (Bineînțeles, nu trebuie digitalizat totul. Dar despre asta voi scrie mai pe larg mai târziu.)

4. Lipsa specialiștilor

Nu este rar ca lipsa specialiștilor să impună companiilor deschiderea către inovația digitală. Căci multe firme speră că, cu ajutorul roboților și al AI, poate fi depășită lipsa resurselor umane calificate. Însă, de multe ori, tocmai din cauza lipsei specialiștilor nu se poate realiza transformarea digitală. Nu este suficient ca firma să investească în utilaje și să cumpere soluții digitale inovatoare. Dacă în interiorul companiei nimeni nu le poate gestiona și folosi eficient, atunci totul a fost doar bani aruncați. Nu doar că nu contribuie la creșterea productivității și a performanței, ci chiar o și împiedică.

Analizează abilitățile și competențele angajaților tăi

Înainte de digitalizarea companiei, merită să evaluezi cine dintre angajați ar putea să își asume acel rol de specialist care este indispensabil pentru a putea pune în funcțiune noua tehnologie și pentru a-i învăța pe ceilalți angajați utilizarea ei, cel puțin la nivel de deprindere. Merită să sprijini angajatul remarcat și cu instruiri, deoarece astfel va putea aplica noua tehnologie la un nivel mai înalt.

Dacă nu găsești persoana potrivită pentru acest rol

Dacă în interiorul companiei nu există un angajat care ar putea fi remarcat și solicitat pentru rolul de specialist, atunci merită să iei în considerare următoarele în timpul transformării digitale:

Este necesară din acest motiv angajarea unui specialist?
Este necesară implicarea unor specialiști, consultanți, traineri externi?
Soluția digitală pe care dorești să o introduci este însoțită de un serviciu de asistență? (Echipa de dezvoltare organizațională și tehnologică a CHEQ însoțește pas cu pas, încă din primul moment, întreaga implementare și utilizare. Ține instruiri și oferă asistență continuă, pentru ca firmele să poată valorifica la maximum funcțiile instrumentului.)

5. Capacitatea de utilizare

Nu este suficient ca doar 1-2 persoane să știe să folosească soluțiile digitale inovatoare. Aceasta ar avea drept rezultat, pe de o parte, ca funcționarea companiilor să depindă de acel pumn de specialiști care știu să folosească instrumentele introduse. Dacă ei pleacă, atunci odată cu ei pleacă și cunoștințele. Acest lucru nu este admisibil. Pe de altă parte, în funcție de ce tip de digitalizare este vorba, este indispensabil ca fiecare angajat să poată folosi și valorifica instrumentul. În caz contrar, transformarea digitală eșuează.

De exemplu

Companiile introduc soluția CHEQ, evident, pentru a putea comunica cu fiecare angajat în mod măsurabil, direct și independent de loc și de timp. Incluzând aici și pe cei care efectuează muncă fizică, care de multe ori nu au nici măcar o adresă de e-mail de serviciu. Căci, datorită acestei soluții digitale, toată lumea poate afla simultan și exact informațiile companiei prin intermediul smartphone-ului. Astfel, fiecare angajat cunoaște și înțelege exact obiectivele strategice și operaționale ale companiei. Știe ce rezultat trebuie atins și cum poate contribui la acesta.

Bineînțeles, doar din acest motiv nu ar fi încă important ca angajații să dispună și de o capacitate de utilizare. Căci mesajele, cu siguranță, le-ar putea citi fără probleme și fără aceasta.

Însă CHEQ este mai mult decât un canal de comunicare internă corporativă!

pentru rezolvarea problemelor administrative,
pentru instruirea angajaților,
pentru completarea testelor/examenelor legate de instruiri,
pentru recomandarea de colegi,
pentru semnarea digitală a documentelor,
pentru trimiterea de documente criptate,
pentru organizarea și desfășurarea evenimentelor corporative,
pentru actualizarea datelor personale,
pentru realizarea de sondaje

și este excelent pentru rezolvarea a numeroase alte sarcini. (Dacă vrei să afli mai multe despre la câte lucruri poate fi folosit CHEQ, atunci solicită o prezentare gratuită.)

Însă, pentru ca angajații să poată folosi și aceste funcții, este deja indispensabil să poată utiliza instrumentul la nivel de deprindere. Din fericire, CHEQ a fost conceput astfel încât chiar și un copil de 6 ani să îl poată folosi ușor. Interfața sa de utilizator este extrem de intuitivă și simplu de urmărit, astfel încât toată lumea îl poate folosi repede chiar și fără o instruire prealabilă sau îndelungată.

6. Lipsa cunoștințelor tehnologice și lingvistice

În timpul introducerii noilor tehnologii apare deseori problema că instrumentul respectiv este disponibil doar în anumite limbi. Acest lucru îngreunează foarte mult digitalizarea organizațiilor. Mai ales în cazul unei companii care angajează preponderent muncitori fizici, unde ne lovim imediat de două obstacole:

angajații nu vorbesc deloc sau abia dacă vorbesc limbi străine
însușirea tehnologiei poate reprezenta o provocare uriașă chiar și atunci când folosesc propria limbă maternă

La CHEQ nu există bariere lingvistice

La CHEQ suntem conștienți că barierele lingvistice pot reprezenta o provocare în timpul introducerii și utilizării unei inovații digitale. Tocmai de aceea oferim o soluție pentru asta. Pe lângă faptul că oferim o interfață de utilizare simplă, care permite ca și angajații mai puțin familiarizați cu tehnologia să o poată folosi ușor, în plus fiecare o poate folosi în propria limbă maternă.

Astfel, de exemplu, un angajat birmanez vede meniul și panourile de comunicare în birmaneză, iar angajatul maghiar în maghiară. Și, dacă un angajat birmanez ar trimite un mesaj în birmaneză către HR-ul maghiar, nici asta nu este o problemă. Colegul maghiar de la HR îl primește în maghiară. Iar răspunsul îl poate scrie în maghiară, pe care colegul birmanez îl va primi în birmaneză. Și pentru asta niciunul dintre ei nu trebuie să fie un geniu al informaticii. Trebuie doar să apese câteva butoane, pe care le văd în limba lor maternă.

Așadar, lipsa cunoștințelor lingvistice și tehnologice nu mai poate fi o scuză pentru care o companie amână introducerea inovației digitale.

7. Costurile digitalizării

Digitalizarea are costuri. Trebuie cumpărate

tehnologia,
instrumentul,
cunoștințele necesare utilizării etc.

De multe ori, acest lucru împiedică inovația digitală a companiilor. Nu rar, firmele iau în calcul doar ce cost presupune introducerea digitalizării. Apoi ajung la concluzia că acum nu au bani pentru asta. De multe ori nici măcar nu verifică dacă ar putea fi eligibile pentru o subvenție UE, de stat sau din vreun fond de capital. Deși acest lucru ar putea oferi posibilitatea de a finanța proiectul de digitalizare.

Ignorarea costurilor viitoare

Se poate spune că este general și faptul că, la calcularea costului digitalizării, se ignoră deseori acel cost viitor care decurge din neglijarea digitalizării. Are un preț și faptul că o companie nu inovează și nu se digitalizează. Căci, mai devreme sau mai târziu, rămâne în urma concurenților, poate pierde clienți din această cauză și va îndeplini mai greu și volumul de producție necesar pentru satisfacerea ofertei. Ca să nu mai vorbim de faptul că poate reacționa mai lent la situații neașteptate, precum, de ex., o pandemie. Iar acest lucru poate pune în pericol chiar și sustenabilitatea și funcționarea companiei.

Tocmai de aceea merită să iei în calcul nu doar costurile de implementare care apar în prezent, ci și orice alt cost care ar putea decurge din lipsa digitalizării. Se poate dovedi și că costul aferent implementării este totuși mai mic decât costul de plătit în viitor pentru faptul că transformarea digitală nu s-a realizat. Iar în acest caz poate merita să realoci bugetul companiei pentru sprijinirea digitalizării.

8. Așteptarea unui ROI rapid

Nu contează dacă este vorba de un IMM sau de un mare multinațional. În majoritatea cazurilor, toată lumea așteaptă un ROI rapid (în 3-4 luni) de la soluțiile digitale. Însă acest lucru depinde în mare măsură de

ce instrument introduce compania,
cât de ușor este de folosit,
cât de mult pot valorifica oportunitățile pe care le oferă soluția,
cât de mult sprijină conducerea digitalizarea, și
cât de mare este rezistența din partea angajaților.

Firește

cu cât instrumentul este mai simplu de folosit,
cu cât primește o atenție mai mare din partea conducerii,
cu cât se renunță mai repede la vechile practici paralele,
cu cât conducerea oferă mai mult sprijin pentru încetățenirea utilizării instrumentului, și
cu cât mai mulți angajați îl folosesc,

cu atât mai rapidă este amortizarea.

La CHEQ suntem mândri că, folosind soluția noastră digitală, investiția clienților noștri se amortizează cu adevărat în 3-4 luni.La aceasta, bineînțeles, ne străduim și noi să contribuim activ și să oferim asistență continuă.

9. Economia gri și transparența

Digitalizarea contribuie la eliminarea economiei gri și face procesele transparente. Însă există unii care ar dori să evite acest lucru. Din această cauză, încetinesc și procesele inovației digitale. Însă, dacă statul decide să „impună” companiilor transparența, atunci economia gri devine imediat un factor care stimulează digitalizarea. Căci, în acest caz, fiecare actor de pe piață ar fi nevoit să digitalizeze acele procese pentru care se emite o reglementare de stat. Iar ca parte a acestui lucru, numeroase sarcini de rutină ar fi automatizate, în urma cărora angajații ar avea mai mult timp pentru îndeplinirea altor sarcini mai complexe.

10. Gândirea pe procese

Deși a ajuns în articol ca ultim punct, gândirea pe procese este cu atât mai importantă. Căci în realitate nu digitalizăm compania, ci procesele de lucru individuale. Însă este o problemă uriașă că, în multe cazuri - chiar și la companiile mari - lipsește capacitatea de a gândi în procese. După cum spune și Kökényesi-Nagy Andrea, expert HR, consultant și trainer cu pregătire în informatică economică, la companii domnește deseori mentalitatea „așa obișnuim”. Nimeni nu știe de ce trebuie îndeplinită o sarcină în felul în care este îndeplinită, dar „așa obișnuim” și de asta trebuie să ne ținem.

Dacă conducerea nu consideră important să înțeleagă cum se leagă între ele sarcinile individuale și cum formează acestea un proces coerent, atunci nu va ști nici cum ar putea fi îmbunătățite acestea. Însă, în acest fel, în loc de ajutor, digitalizarea poate duce doar la un haos mai mare și la muncă suplimentară. Se pot, ce-i drept, digitaliza și sarcinile individuale separat. Însă, pentru toată lumea, este mai simplu și mai transparent dacă descoperim legăturile dintre sarcini și supunem inovației digitale întregul proces în sine.

La urma urmei, esența digitalizării companiei este de a ușura, de a accelera, de a face mai eficientă și de a alinia munca, în vederea unei productivități și a unei performanțe mai bune.

Gânduri de încheiere

Inovația digitală a companiei este un proces plin de provocări, care nu se termină niciodată. Atât tehnologia, cât și piața se schimbă în permanență. În același timp, merită neapărat să îi acorzi atenție. Cu aplicarea unor strategii adecvate, obstacolele nu doar că pot fi depășite, ci pot fi puse chiar și în slujba sprijinirii digitalizării. În plus, dacă se folosește un instrument atât de simplu de utilizat cum este și CHEQ, atunci investiția se poate amortiza chiar și în 3-4 luni. Pe lângă aceasta, va fi resimțită și îmbunătățirea performanței companiei, ceea ce asigură un avantaj competitiv față de concurență. Află și tu mai multe despre cum îți poți digitaliza procesele de lucru individuale cu ajutorul CHEQ. Solicită o prezentare gratuită!