Indicatori HR pe care merită să îi urmărești

Deși mașinile susținute de inteligență artificială pot îndeplini tot mai multe sarcini, pentru soluțiile creative și inovatoare omul rămâne în continuare indispensabil. Totodată, oamenii au sentimente, obiective individuale și uneori și probleme, de care trebuie ținut cont în procesul de angajare. De aceea, gestionarea resurselor umane reprezintă o provocare uriașă. Pentru sprijinirea acesteia servesc indicatorii HR, cel puțin unii dintre ei.

Indicatorii HR nu sunt opționali

Ca să folosesc cuvintele lui Peter Drucker, ceea ce măsurăm putem optimiza. Tocmai de aceea, astăzi și managementul de top, și HR-ul văd cât de important este să măsori rezultatul provenit din activitatea resurselor umane. Urmărirea indicatorilor HR poate contribui la retenția forței de muncă, la creșterea performanței companiei, la construirea unui brand de angajator mai bun și aș mai putea continua. Desigur, nu este indiferent ce indicatori urmărim și ce facem în funcție de ei.

Definirea indicatorilor HR (KPI)

La definirea KPI-urilor HR (key performance indicator) implică și managementul de top. Indicatorii trebuie, într-adevăr, să se potrivească strategiei companiei. Ba mai mult. Dintre respondenții unui sondaj, 87% consideră că raportul HR are o influență asupra strategiei companiei. Căci, pe baza indicatorilor HR, poate fi nevoie de recrutare, de redistribuirea resurselor umane etc., ceea ce se răsfrânge asupra planurilor pe termen scurt, dar chiar și lung ale companiei. Tocmai de aceea merită luat în considerare de ce cifre sunt curioși liderii, pe lângă indicatorii HR standard, cum ar fi rata fluctuației. Pe baza acestora pot lua decizii mai bune.

Indicatori HR importanți, grupați tematic

Pentru o mai bună imagine de ansamblu, îți prezint câțiva KPI HR importanți, împărțiți în 2 grupe, pe care este recomandat să îi urmărești. Pe lângă prezentarea lor, va reieși și de ce trebuie să acorzi atenție acestor indicatori HR.

1. Indicatori legați de instrumentele și serviciile HR

1.1. Cost HR/angajat

– suma alocată de companie pentru sprijinirea sarcinilor HR, împărțită la numărul de angajați

În sine, acest lucru nu înseamnă mare lucru. Pentru interpretarea lui este neapărat nevoie de un benchmark. Rezultatul obținut îl poți compara cu rezultatul unor firme de dimensiuni similare, cu datele din interiorul industriei și, desigur, dacă ai date pe mai mulți ani, și cu propriile tale date anterioare. Astfel poți vedea conturându-se și tendințe, ex.: bugetul alocat HR-ului crește proporțional cu numărul de angajați sau nu.

1.2. Raportul dintre HR și angajați

-  numărul colegilor care lucrează în HR împărțit la numărul de angajați (inclusiv HR-ul) înmulțit cu 100, pentru a vedea raportul în procente.

Pe baza indicatorului obținut se poate cântări dacă este necesar sau nu să restructurezi departamentul de HR. Desigur, poate fi greu să decizi doar pe baza propriului indicator dacă este nevoie eventual să extinzi echipa de HR sau nu. Tocmai de aceea îți ofer și un punct de referință.

De cele mai multe ori, acest indicator este invers proporțional cu dimensiunea companiilor și, deși pot exista diferențe în funcție de nevoile companiilor, în general acesta este raportul normal:

• sub 100 de angajați: 2,70
• între 100-249 de angajați: 1,26
• între 250-499 de angajați: 1,07
• între 500-999 de angajați: 0,82
• între 1000-2499 de angajați: 0,79
• între 2500-7499 de angajați: 0,53

1.3. Folosirea software-urilor/instrumentelor HR de către angajați

- numărul angajaților care folosesc activ software-urile și instrumentele HR puse la dispoziție de firmă, împărțit la numărul total de angajați, înmulțit cu 100

Acesta este unul dintre cei mai importanți indicatori HR, de care este curios managementul de top sau cel puțin CFO-ul. Căci, dacă un procent neînsemnat de angajați folosesc un instrument HR, atunci întreținerea acestuia este, cu mare probabilitate, o risipă de bani, căreia CFO-ul vrea să îi pună capăt. Desigur, o rată de utilizare scăzută nu duce în mod cert, în sine, la rezilierea/abandonarea serviciului software HR. Acest lucru este influențat și de ROI-ul produs de instrument.

1.4. Rata de rentabilitate a instrumentelor HR (ROI)

- la rentabilitatea unui instrument HR contribuie mai mulți factori, însă la calcularea acesteia trebuie examinat câți bani economisește sau produce pentru companie, raportat la costurile de implementare și întreținere.

Acest indicator ajută la a decide cât de mult merită să operezi un software/instrument. Este recomandat să fie examinat împreună cu numărul utilizatorilor activi. Cei doi indicatori merg mână în mână. Adesea, într-adevăr, este suficientă și o campanie de conectare mai mică pentru a atinge acel număr minim de utilizatori activi ai instrumentului HR la care investiția în aplicația HR nu doar se rentabilizează, ci chiar îmbunătățește și performanța companiei. Experimentează și tu acest lucru folosind aplicația HR CHEQ.

2. Indicatori HR legați de recrutare

2.1. Cât cheltuiește compania pentru angajarea unui candidat (cost per hire)

- costurile care preced și însoțesc angajarea candidatului, împărțite la numărul de angajați
Aici trebuie luate în considerare și costurile interne, și cele externe: tariful anunțului de angajare, comisionul de succes al firmei de recrutare, costurile apărute în timpul procesului de selecție, costurile de onboarding etc. Cu ajutorul indicatorului pot fi identificate acele domenii unde eventual pot fi optimizate costurile legate de recrutare, în timp ce firma poate în continuare să aleagă dintre candidați calificați.

2.2. Cât timp trece de la recrutare până la angajare (time to hire)

- suma zilelor scurse în legătură cu ocuparea fiecărei poziții anunțate, împărțită la numărul pozițiilor anunțate

Acest indicator este important de măsurat din două motive. Pe de o parte, dacă procesul de selecție este prea lung, atunci există pericolul de a pierde candidați talentați și potriviți, care între timp se angajează la concurență. Pe lângă aceasta trebuie să ai în vedere și că, până nu sosește noua forță de muncă, cei existenți sunt suprasolicitați. Dacă această stare persistă mult timp, atunci crește și șansa ca și acești colegi să demisioneze sub povara cantității insuportabile de muncă. Pe de altă parte, dacă ocupăm pozițiile vacante într-un timp prea scurt, atunci ne confruntăm cu pericolul de a nu fi ales forța de muncă potrivită. Calitatea muncii poate fi slabă, ceea ce se poate răsfrânge asupra întregii performanțe a companiei.

2.3 În câte zile devine productiv noul coleg

- atribuie fiecărei noi forțe de muncă câte un KPI și adună numărul zilelor scurse necesare pentru îndeplinirea KPI-ului, apoi împarte acest lucru la numărul noilor angajați, astfel obții în medie câte zile sunt necesare pentru ca noul coleg să prindă ritmul performanței companiei. Ex.: Dacă 5 colegi noi își ating KPI-ul stabilit în 450 de zile, atunci în medie în 90 de zile devin forță de muncă productivă.

Dintre indicatorii HR, merită urmărit și acesta, întrucât reflectă și eficiența onboardingului. Poate fi interesant să afli cum poate fi accelerată devenirea productivă. Este posibil să fie nevoie să le oferi colegilor mai multă informație, mai mult training și mai mult sprijin decât oferă în prezent compania. Acest lucru poate transforma procesul de instruire, ceea ce poate influența favorabil performanța companiei.

2.4. Rata de demisie a noilor colegi

- câți colegi noi demisionează în primul an, în timpul perioadei de probă sau în intervalul de timp stabilit de companie

Acesta se poate calcula în două raportări:

Rata de demisie a noilor colegi raportată la rata totală de fluctuație -  numărul plecărilor de forță de muncă nouă în perioada examinată, împărțit la numărul total de raporturi de muncă încheiate în perioada examinată, înmulțit cu 100 (ex.: 3 forțe de muncă noi au plecat în decurs de 1 an : 9 forțe de muncă au plecat în total în decurs de 1 an x 100 = 33,33%)

Rata de demisie a noilor colegi raportată la numărul total al noilor colegi - numărul forței de muncă noi al cărei raport de muncă a încetat în perioada examinată, împărțit la numărul forței de muncă noi angajate în perioada examinată, înmulțit cu 100 (ex.: 3 forțe de muncă noi au plecat în decurs de 1 an : 9 forțe de muncă noi au fost angajate în anul examinat x 100 = 33,33%)

Și acest indicator scoate în evidență cât de eficientă este sau nu strategia de selecție și procesul de onboarding al companiei. Merită să ai grijă ca această rată să fie cât mai scăzută, întrucât, pe lângă faptul că angajarea unui candidat nepotrivit implică costuri ridicate, influențează negativ și brandul de angajator și distruge și moralul grupului de muncă.

CHEQ ajută la optimizarea indicatorilor HR legați de recrutare

1. Sprijină ocuparea rapidă a pozițiilor și reduce costul recrutării

Clienții CHEQ aplică instrumentul în două moduri pentru a găsi cât mai repede persoana potrivită pentru ocuparea unei poziții vacante și, astfel, pentru a reduce costurile legate de recrutare.

• Recomandarea de colegi - aceasta este o tehnică destul de cunoscută și cele mai multe firme o și folosesc. În esență, aceasta înseamnă că angajații recomandă din cercul lor de cunoștințe o persoană care ar putea fi potrivită pentru ocuparea postului. În cazul în care firma angajează forța de muncă recomandată și aceasta se dovedește potrivită, atunci de obicei colegul care a făcut recomandarea primește o recompensă bănească mai mică sau mai mare. Merită întru totul companiei să plătească acest lucru, întrucât, prin recomandare, economisește o sumă semnificativă la recrutare. Recomandarea de colegi prin CHEQ diferă de varianta tradițională prin faptul că aici recomandarea poate fi făcută oriunde și oricând, cu o apăsare de buton. Smartphone-ul este mereu la îndemână, așa că recomandarea de colegi se poate întâmpla chiar și în timpul unei petreceri grill cu prietenii, în timpul discuției cu ei.

• Menținerea legăturii cu foștii colegi - în cazul în care este vorba despre o despărțire amiabilă, atunci nimic nu împiedică compania să rămână în legătură cu foștii săi angajați. Aceștia sunt plasați într-un grup de utilizatori separat și primesc doar anumite mesaje, respectiv au acces limitat la informațiile firmei, precum pozițiile vacante. Acest lucru face posibil ca ei înșiși să se întoarcă în companie într-o altă poziție sau să recomande un coleg potrivit.

2. Poate reduce timpul de instruire și rata de demisie a noii forțe de muncă

CHEQ oferă posibilitatea de a crea o experiență de onboarding mai bună și sprijină procesul de instruire, respectiv de integrare. Poate asigura accesul la numeroase informații importante pentru noua forță de muncă:

• Prin interfața CHEQ poți face accesibilă, cu câteva apăsări de buton, de exemplu harta punctului de lucru sau a biroului, unde marchezi exact zonele de lucru. Astfel, noul coleg găsește cu ușurință colegii care lucrează în diferitele zone.
• Poți partaja diagrama structurii organizatorice.
• Poți crea o listă de contacte, în ce probleme pe cine trebuie notificat și pe ce contact se poate face acest lucru.
• Îi poți da sfaturi unde găsește, aproape de locul de muncă, poștă, bancă sau ghișeul administrației publice pentru rezolvarea treburilor sale.
• Îi poți atrage atenția și asupra fast-food-urilor din apropiere, ca să nu rămână flămând nici atunci când nu și-a adus prânzul, iar compania nu are cantină proprie.

Pe lângă aceasta, interfața CHEQ este potrivită și pentru micro-training, ceea ce merită valorificat. Căci la materialele de instruire partajate aici noul coleg are acces oriunde și oricând. Acest lucru reduce și frustrarea și anxietatea. Într-adevăr, nimeni nu îl va considera prost sau nepotrivit pentru sarcină pentru că, să zicem, a parcurs materialul de instruire de 3 ori. În schimb, dacă întreabă de 3 ori personal același lucru un coleg, atunci acest lucru poate deveni deja neplăcut.

Află mai multe despre folosirea CHEQ, solicită demonstrația noastră gratuită, fără obligații!