Încurajează liderii să comunice activ și eficient

În zilele noastre, o parte importantă din sarcinile HR-ului o reprezintă recrutarea și selecția, respectiv gestionarea chestiunilor administrative ale angajaților. Dincolo de acestea, organizațiile de HR au însă și un rol de importanță strategică, iar acesta este de a asigura în mod continuu dezvoltarea angajaților, de a-i sprijini într-o comunicare activă și eficientă, fie că este vorba despre colegi care efectuează muncă fizică, fie despre lideri. 

Aici intră și colaborarea cu liderii în dezvoltarea comunicării interne. Căci de multe ori păstrarea unui angajat excelent depinde de felul în care comunică superiorul său direct cu el.

Iată de ce trebuie lucrat continuu la dezvoltarea comunicării liderilor

Scopul comunicării - care este totodată și esența muncii de lider - este de a influența pe alții, de a face ca intențiile noastre să se realizeze. Acest lucru este imposibil fără o comunicare conștientă și pregătită.

Potrivit unui sondaj Gallup, circa 75% dintre demisii ar putea fi prevenite de lider. Desigur, doar în cazul în care observă la timp și poate gestiona eficient situațiile care duc la demisie. Și dacă liderul este capabil să comunice eficient, calm și empatic. Potrivit unui alt sondaj Gallup, aproape 50% dintre angajați indică drept cauză a demisiei superiorul direct. Acest lucru poate ascunde, desigur, multe, de la sarcini lipsite de sens, trecând prin lipsa de respect, încălcarea demnității umane, până la discriminare religioasă, politică, etnică etc. Mediul de lucru stresant și neplăcut cauzat de un lider incompetent nu este atenuat pe termen lung nici de un salariu mai mare și de alte beneficii extrasalariale. Angajații demisionează mai devreme sau mai târziu. 

Ca să-l cităm pe Jim Clifton:

„Singura decizie cea mai importantă pe care o iei în munca ta - mai importantă decât toate celelalte - este cine îți va fi liderul. Când numești persoana greșită în funcția de lider, nimic nu poate corecta această decizie proastă. Nici compensația, nici beneficiile - nimic.”

Imaginea de angajator a companiei poate fi distrusă în câteva clipe, în ochii noilor colegi, de comportamentul incorect și de comunicarea brutală a liderului. De aceea, liderii trebuie neapărat sprijiniți într-o comunicare eficientă, fie că este vorba despre punerea la dispoziție a canalului de comunicare potrivit, fie despre traininguri pentru lideri.

Liderii au experiențe diferite

Companiile uită adesea că nu sunt considerați lideri doar cei care fac parte din management. Este considerat lider oricine conduce fie și un grup mai mic, sau care poate nici nu are subordonați direcți, dar deleagă sarcini altora, îi influențează, îi motivează și față de care alții au obligația de a da socoteală cu privire la un anumit subiect sau proiect. Acest lucru înseamnă că la companiile mari există numeroși angajați care îndeplinesc un rol de conducere, dar care nu dispun de o pregătire prealabilă în comunicare, HR sau management și diferă între ei și în privința EQ-ului. Tocmai de aceea este important să dedicăm în mod regulat timp și energie dezvoltării continue a tuturor acestor cunoștințe și abilități.

Iată cum poți ajuta liderii

Indiferent dacă liderul vine din afara organizației sau dacă un coleg este promovat pentru performanța și abilitățile sale, sprijinirea liderilor în dezvoltarea lor individuală este de neevitat. Pentru asta există mai multe instrumente la dispoziție.

Potrivit metodei tradiționale

Companiile organizează pentru lideri traininguri și workshopuri offline, unde aceștia pot dobândi cunoștințe teoretice și pot exersa într-un mediu sigur cunoștințele dobândite. La finalul trainingului însă, de regulă nu există monitorizare și sprijin ulterior. Liderii „se întorc” în vechiul lor mediu și rămân singuri. Astfel, fie reușesc să se comporte conform celor auzite la training, fie nu. 

Trainerii nu pot oferi nicio garanție a succesului. Nu își pot asuma responsabilitatea pentru faptul că, de exemplu, liderii care participă la un training de comunicare asertivă vor mai fi capabili, în perspectiva a 2-4 săptămâni, să comunice cu colegii conform metodelor învățate - și, în cazul cel mai bun, exersate - acolo. Sau că își vor mai aminti măcar tehnica de comunicare învățată. Acest lucru este valabil mai ales atunci când ceilalți nu dispun încă de asemenea cunoștințe și astfel, din cauza eșecurilor și dificultăților inițiale, nu sunt perseverenți în exersare.

Potrivit psihologului german Hermann Ebbinghaus, oamenii uită chiar în aceeași zi circa 50% din ceea ce au învățat/auzit, iar în decurs de o lună 90%. 

Se întâmplă și ca schemele primite în timpul formărilor să încerce, într-adevăr, să le aplice, dar dintr-un motiv oarecare totuși nu funcționează în cazul lor. Cauza este, în cea mai mare parte, faptul că se concentrează pe aplicarea tiparelor învățate (ce și cum vor să spună) și nu pe nevoile colegilor care apar în situația dată.

În timpul formărilor primim cunoștințe, dar schimbarea comportamentului și, mai ales, a obiceiurilor noastre o putem obține doar prin exersare conștientă și regulată. Iar pentru asta este nevoie de timp, răbdare și perseverență din partea individului. În plus, nu trebuie uitat nici de mediul de sprijin, care nu doar oferă posibilitatea de a exersa, ci și ajută la asta.

Potrivit metodei moderne

Companiile apelează la digitalizare pentru a dezvolta abilitățile liderilor și ale colegilor. Toate acestea se pot întâmpla trimițând liderii la cursuri sau workshopuri online de mai multe ore/zile, susținute de specialiști. Aceasta este varianta virtuală a formărilor tradiționale, care este mai bună decât workshopurile offline doar prin faptul că aceste materiale de formare pot fi revizionate ulterior. 

Cealaltă metodă digitală, tot mai îndrăgită și mai eficientă, de dezvoltare a liderilor și a colegilor este microînvățarea. Materialele educative pot fi realizate și în acest caz de specialiști externi, de HR sau de colegii experți. Marele lor avantaj este că împărtășesc cunoștințe ușor de prelucrat și de aplicat imediat în practică. În plus, informația poate fi căutată specific pe subiect și situație, spre deosebire de cursurile mai mari. 

Pe lângă asta, prin gamificare putem crea un mediu virtual care sprijină exersarea într-un mediu sigur. Astfel, liderii își pot aplica noile abilități mult mai încrezător și mai rutinat în mediul real, viu.

Potrivit unor cercetări, o mare parte a populației adulte din Ungaria cu vârsta între 18 și 69 de ani, 6,2 milioane de persoane, deținea în 2022 un smartphone. Adică aproape toți avem în buzunar sau în mână instrumentul cu care ne putem dezvolta abilitățile. Digitalizarea și aplicațiile de comunicare pentru lideri care funcționează și pe smartphone, precum CHEQ, permit sprijinirea continuă a liderilor. Prin sistemul digitalizat

• pot accesa oricând materiale educative care dezvoltă abilitățile de comunicare (ascultare activă, atenție, deducție, argumentare, motivare etc.), pentru a-și împrospăta cunoștințele.
• pot primi sfaturi și modele despre cum să gestioneze situații dificile și neașteptate.
• prin jocuri speciale se poate dezvolta chiar și EQ-ul.

Și din perspectiva angajatorului este mai avantajos să alegi metoda digitală

Această soluție este, față de trainingurile offline, mai eficientă din punct de vedere al costurilor și, totodată, măsurabilă. Prin ea putem urmări nu doar dacă

• liderii au efectuat trainingurile recomandate, 
• unde au ajuns cu prelucrarea materialelor educative
• citesc sfaturile pentru lideri care le sunt trimise
• la ce nivel se află cu jocul care dezvoltă EQ-ul

ci putem primi și feedback imediat despre cum îi percep pe liderul lor subordonații direcți ai liderilor, ce schimbare observă în privința comunicării și a funcționării liderilor. Din asta reiese și în ce domeniu este necesară sprijinirea individuală a dezvoltării liderilor, pentru ca aceștia să devină lideri și mai buni.

Este important să cerem aceste feedbackuri în mod anonim (dacă avem posibilitatea), pentru a reduce șansele de apariție a răspunsurilor distorsionate de teamă. Aceasta înseamnă totodată că rezultatul obținut trebuie tratat confidențial și ulterior. 

Folosind CHEQ, toate acestea sunt ușor de realizat. 

Nu trebuie însă uitat nici de factorul important potrivit căruia și liderul însuși trebuie să fie dedicat propriei dezvoltări. Această dedicare provine, în general, din faptul că liderul înțelege cât de important este să comunice corect și eficient. HR-ul are un rol uriaș în a scoate în evidență importanța comunicării eficiente și empatice și în a fi pregătit să ofere liderilor orice fel de sprijin pentru a se putea dezvolta.

Iată cum să pregătești munca în comun cu liderii, pentru a-i putea sprijini într-o comunicare eficientă

1. Stabiliți împreună ce înseamnă să fii un lider bun și cum comunică liderul bun.

Clarificați faptul că sarcinile liderului nu se rezumă la a-și termina la timp echipa toate proiectele și sarcinile. Trebuie să fie și abordabil, cineva care este capabil să-și inspire colegii și să scoată din ei ce e mai bun. Acest lucru  necesită un EQ ridicat și abilități excelente de comunicare, care trebuie dezvoltate în mod continuu.

2. Discutați ce anume așteaptă HR-ul/compania de la lider și cum măsurați dacă cerințele au fost îndeplinite.

Dacă printre cerințe figurează, de exemplu, 

• să reducă cu 5% fluctuația forței de muncă, 
• să crească cu 10% performanța echipei
• să convingă 80% din echipă să participe activ la un eveniment opțional organizat în mod regulat de companie (de ex.: un târg caritabil)

atunci și liderul însuși va înțelege că poate merită, într-adevăr, să-și șlefuiască comunicarea. Iar sub efectul acestei conștientizări vei întâmpina o rezistență mai mică în timpul dezvoltării. Ba chiar se poate întâmpla ca liderul, prin propria decizie, să înceapă să se formeze de unul singur.

Comunicarea liderilor poate fi modelată pozitiv și de cărți. Într-un articol anterior am și adunat, în plus, 9 lecturi utile, care oferă sprijin într-o comunicare eficientă și, prin aceasta, pot îmbunătăți comunicarea internă a companiei. Recomandă cu încredere aceste cărți atenției liderilor.