Îmbunătățirea comunicării interne se poate obține cu aceste 7 sfaturi

Mulți cred că, dacă putem vorbi și auzi, dacă putem scrie și citi, atunci deja știm să comunicăm. Oricât de trist ar fi, nu este așa! Pentru o comunicare eficientă este nevoie de mai mult decât atât. Tocmai de aceea nu este de mirare că, pentru numeroase companii, îmbunătățirea comunicării interne reprezintă o provocare. 

În acest articol îți dăm 7 sfaturi despre cum poți îmbunătăți comunicarea internă a companiei tale.

Ce este, de fapt, comunicarea (internă)?

Înainte de toate, să clarificăm ce este, de fapt, comunicarea. Acest lucru este necesar pentru a putea vedea clar de ce nu este atât de simplă pe cât am crede la prima vedere.

Poate îți mai amintești modelul comunicării învățat la școală, care arăta asemănător figurii de mai jos.

După cum vezi, comunicarea este o acțiune cu minimum doi participanți. În cazul companiilor, aceasta este însă adesea cu mai mulți participanți. În general, în numele companiei, o persoană trimite mesajul/informația. Ea îndeplinește rolul de emițător în model, cel care încearcă să comunice ceva către unul sau mai mulți angajați (receptor(i)). Ei constituie cele două capete ale comunicării, dar, pe lângă ei, în model mai este prezent și un alt factor.

Factorii care influențează succesul comunicării:

1. codificarea -  cum formulează emițătorul/expeditorul mesajul
2. canalul - pe ce cale și în ce mod distribuie informația (de ex.: circulară, chat, avizier, portavoce etc.)
3. decodificarea - dacă informația ajunge la destinatar (receptor), ce înțelege din ea? Cum o interpretează?
4. zgomotul - ce factori perturbatori trebuie învinși și filtrați pentru ca informația să fie 100% asimilabilă (de ex.: dacă ai trimis o circulară, celelalte e-mailuri pot reprezenta zgomot comunicațional)   
5. răspunsul/reacția - receptorul trebuie în toate cazurile să trimită un răspuns emițătorului, prin care atestă că a primit, a prelucrat și a înțeles informația (în acest caz reiese și dacă, eventual, a interpretat greșit mesajul) 
6. feedbackul - la emițător a sosit confirmarea receptorului că a primit mesajul

Dacă vreunul dintre acești factori lipsește sau funcționează greșit, atunci putem vorbi despre o problemă de comunicare. Iar, potrivit experienței, la majoritatea firmelor aceasta este situația. Acest lucru poate nici nu este atât de surprinzător după ce știm că, potrivit unui sondaj al Arthur J. Gallagher & Co.,  60% dintre companii nu au o strategie de comunicare internă pe termen lung. În plus, chiar și dintre cele care au, 12% nu măsoară eficiența comunicării.

Limba folosită în comunicarea internă

În lumea globalizată de astăzi, trebuie adesea să lucrăm împreună cu colegi de limbi și culturi diferite. Acest lucru îngreunează și mai mult comunicarea eficientă, căci adesea și doi oameni care vorbesc aceeași limbă vorbesc unul pe lângă altul. Cu atât mai adevărat este acest lucru atunci când unul dintre ei, sau amândoi, folosesc o limbă străină în timpul comunicării!

Într-un mediu de birou multinațional am putea spune că este o așteptare legitimă ca fiecare coleg să vorbească măcar la nivel conversațional engleza sau germana. În funcție de firma de care este vorba. Însă de la colegii guler-albastru nu se poate aștepta același lucru! 

Ba chiar trebuie ținut cont și de faptul că astăzi nu mai este rar ca, în fabrici, pe lângă angajații maghiari, să fie prezenți și angajați birmanezi, coreeni, vietnamezi etc. Astfel, deja nu mai reprezintă o provocare doar comunicarea precisă a viziunii companiei conduse din străinătate către angajații guler-albastru maghiari, ci și faptul ca fiecare coleg de altă limbă să înțeleagă.

Din fericire, datorită progresului tehnologic, barierele lingvistice pot fi astăzi ușor de depășit.  

Pentru o comunicare mai eficientă se poate folosi un asistent HR digital bazat pe chat. Unul precum CHEQ, de exemplu, care este capabil să comunice cu utilizatorii săi  în mai multe limbi (maghiară, engleză, ucraineană, coreeană, birmaneză, vietnameză, mongolă etc.). Astfel, nu mai trebuie să-ți faci griji dacă comunicatul companiei a ajuns la fiecare angajat și dacă acesta  l-a înțeles?

Iată de ce este importantă îmbunătățirea comunicării interne

Știi că 86% dintre angajați invocă comunicarea proastă în cazul unei munci neproductive? Aceasta este, într-adevăr, o problemă uriașă. Mai ales dacă ținem cont de faptul că acele companii unde comunicarea internă funcționează bine pot avea o performanță de până la 3,5 ori mai bună. 

Să examinăm puțin de ce se poate obține o schimbare pozitivă atât de mare printr-o comunicare internă corporativă eficientă! 

Imaginează-ți că firma este o barcă al cărei scop este să ajungă din punctul A în punctul B. Dacă nu comunici scopul clar pentru toată lumea, atunci ajungi la destinație lent, dar poate niciodată. O parte dintre colegi nu vor vâsli. Alții îi vor trage înapoi/îi vor împiedica pe ceilalți să vâslească. Nici cei care vâslesc nu își vor sincroniza vâslitul, ba mai mult, poate vor exista unii care vor obstrucționa activ (vor face o spărtură în barcă).

Totodată, aș vrea să îți atrag atenția asupra faptului că forma de comportament prezentată mai sus nu este neapărat o obstrucționare intenționată din partea angajaților. Este pur și simplu rezultatul fluxului de informații parțial și distorsionat, care poate fi pus pe seama unei comunicări nereușite. Acest lucru poate fi însă eliminat prin îmbunătățirea comunicării interne.

5 greșeli frecvente de comunicare în companii

Comunicarea corporativă și cultura sunt determinate în primul rând de stilul de vorbire al liderilor. Tocmai de aceea este extrem de important să acordăm atenție eliminării greșelilor de mai jos.

1. Lipsa comunicării

Cea mai proastă și cea mai mare greșeală care poate fi făcută este să nu purtăm deloc o comunicare internă corporativă. Angajații nu sunt nici orbi, nici proști. Observă când se întâmplă ceva în jurul lor. Însă, dacă despre asta nu primesc o informare dintr-o sursă de încredere, atunci acest lucru poate duce la bârfe pe holuri, conflicte, pierderea încrederii și panică, ceea ce poate declanșa o serie de demisii.

2. Vorbitul pe ocolite

În timpul unei introduceri prea lungi, esența mesajului se pierde adesea. În plus, angajații pot avea senzația că conducerea „umblă cu vorbe goale”. În loc să tindă spre esență și să spună adevărul, umblă cu ocolișuri.

3. Lipsa ierarhizării

Este de asemenea o uriașă greșeală de comunicare atunci când vrem să împărtășim angajaților toate informațiile deodată. Acest lucru poate însemna o supraîncărcare informațională. Astfel, colegii nu pot prelucra și asimila suficient mesajele. De aceea trebuie neapărat stabilită o ordine a importanței, iar știrile trebuie comunicate în consecință.

4. Folosești un canal de comunicare greșit

Încercăm să luăm legătura cu angajații printr-un canal pe care nu îl folosesc (de ex.: cei care efectuează muncă fizică nu citesc e-mailurile de serviciu) sau la care nu sunt atenți (de ex.: afișe amplasate).

5. Doar informezi

După cum știm deja, comunicarea înseamnă că informația circulă înainte și înapoi între cei doi parteneri de dialog (conducerea și angajații). Astfel, dacă doar informăm, adică proclamăm în mod unilateral deciziile conducerii, însă nu oferim posibilitatea de feedback, atunci nu putem vorbi despre o comunicare internă corporativă adevărată.

7 sfaturi pentru îmbunătățirea comunicării interne

1. Examinează-ți propriile abilități de comunicare

Orice schimbare trebuie începută cu tine însuți. Fundamentul logic al acestui lucru constă în faptul că trebuie să arăți un exemplu de urmat celorlalți angajați. Dacă colegii văd că iei în serios îmbunătățirea comunicării interne, atunci și ei vor fi mai deschiși să facă schimbări și să își dezvolte abilitățile de comunicare.

2. Organizează traininguri de comunicare

Pentru angajații cu funcție de conducere, chiar și atunci când este „doar” șef de grup, merită să ții semestrial un training sau un workshop de comunicare. Poți invita la acesta un specialist extern în comunicare organizațională sau un specialist în comunicare asertivă. Iar în cazul în care folosiți o aplicație de comunicare dedicată în timpul dialogului cu angajații, atunci merită invitat un instructor și din acel domeniu. Suportul tehnic și cunoștințele prealabile contribuie, de fapt, la o comunicare mai încrezătoare și mai eficientă.

3. Fii prezent pe mai multe platforme

Semnul unei comunicări eficiente este că îți atingi cu mesajul cât mai mulți (în cazul ideal, toți) angajați. Pentru a putea realiza acest lucru, este recomandat să fii prezent pe mai multe platforme. 

Nu poți comunica, de exemplu, doar prin e-mail și/sau doar prin aplicații care funcționează pe dispozitive de birou. Prin aceasta excluzi, de fapt, din start din comunicare colegii guler-albastru, adesea aflați pe drum, în mișcare. Iar scopul este să îi atingi și să îi implici pe toți. Tocmai de aceea, în timpul îmbunătățirii comunicării interne, trebuie avut grijă ca la canalul de comunicare să se poată ajunge în mai multe feluri. 

Și pentru asta poate fi o soluție bună CHEQ, căci funcționează pe Teams, pe Viber și ca aplicație de sine stătătoare android/iOS. Astfel, fiecare angajat își poate alege singur soluția de utilizare cea mai comodă pentru el. În plus, indiferent cine ce alternativă alege, toți primesc același mesaj, care, desigur, este suficient să fie scris o singură dată. Așadar, nu trebuie să te temi nici că, din cauza folosirii mai multor platforme, ar trebui să scrii și să trimiți mesajul de mai multe ori, în mai multe locuri.

4. Planifică-ți strategia de comunicare internă

Dacă nu știi ce obiective vrei să realizezi prin îmbunătățirea comunicării interne, atunci nici nu poți obține o schimbare pozitivă. În acest sens te sprijină planificarea strategiei. Strategia de comunicare internă ajută să:

• vezi limpede, ca să știi mereu cu ce scop comunici
• rămâi consecvent, ca să nu trimiți colegilor mesaje ad-hoc
• modelezi cultura organizațională etc.

Despre strategia de comunicare internă poți citi mai pe larg aici.

5. Formulează simplu și precis

Străduiește-te să formulezi cât mai simplu posibil. Evită jargonul, abrevierile folosite în cercuri restrânse și cuvintele străine etc. Folosește cuvinte al căror sens este cunoscut de toți. Aceasta este cheia pentru ca toată lumea să înțeleagă esența mesajului tău.

În plus, străduiește-te să formulezi cât mai precis. Oferă colegilor toate informațiile necesare, pentru ca ei să poată avea un comportament conform așteptărilor tale.

6. Repetă mesajul

În funcție de mesaj, se întâmplă să fie nevoie de repetarea transmiterii informației. Gândește-te doar! O informație cunoscută, sau ceva care ne este pe plac, o reținem repede. Dacă comunici într-un comunicat că pe 15 martie va fi zi liberă, este suficient să o trimiți o singură dată. Cu mare probabilitate, fiecare coleg o va reține. 

În schimb, dacă vrei să transmiți angajaților obiectivele companiei, atunci merită să le comunici de mai multe ori. Doar așa există șansa ca ei să le interiorizeze și să lucreze activ la atingerea obiectivelor companiei.

7. Cere feedback și ia-l și în serios!

După cum am stabilit deja la începutul articolului, unul dintre momentele definitorii ale comunicării este să cerem feedback de la receptorul mesajului. Astfel, este firesc ca și tu să ceri feedback de la angajați. Acest lucru face parte din îmbunătățirea comunicării interne.

Ba mai mult, nu doar că trebuie să ceri feedback, dar trebuie și să îl prelucrezi! Următorii tăi pași trebuie planificați ținând cont de feedbackul angajaților. Prin aceasta dovedești angajaților că opinia lor contează pentru tine. Iar sub efectul acestui lucru și ei îți vor da mai bucuroși feedback. 
Dacă urmezi sfaturile menționate mai sus, atunci îmbunătățirea comunicării interne va fi și pentru tine un obiectiv relativ ușor de atins. Însă te rog să ai în vedere că această schimbare necesită timp. Comunicarea voastră corporativă și, prin ea, cultura organizațională nu se vor îmbunătăți dintr-o zi în alta, cu o lovitură de baghetă magică. Pentru asta trebuie făcut mult. Dar NU-ți face griji, noi vom fi aici și te vom ajuta. Pentru asta nu trebuie decât să citești articolele noastre. Iar dacă ai avea nevoie de un ajutor cu adevărat personalizat, atunci contactează-ne!