Iată cum îți ușurează munca un instrument de comunicare susținut de AI

Este greu să găsești echilibrul în ceea ce privește comunicarea din interiorul companiei. Dacă comunici puțin, angajații pot avea senzația că nu sunt importanți, că îi lași pe dinafară din conversație. Potrivit unui sondaj, 74% dintre angajați consideră că rămân în urmă cu noutățile companiei. Însă nici să comunici prea mult nu este avantajos, pentru că astfel îi poți chiar suprasolicita. Instrumentul de comunicare susținut de AI te ajută însă să nu îți suprasoliciți angajații. Nici pe cei care primesc mesajele, nici pe cei care creează conținutul.

Ce este, de fapt, un instrument de comunicare susținut de AI?

Este vorba despre instrumente care facilitează comunicarea și în care a fost integrată o inteligență artificială. Scopul acesteia este de a ușura, de a accelera și chiar de a automatiza conversațiile dintre angajați și specialiștii HR. Aplicațiile de comunicare susținute de AI, mai ales în sfera corporativă, funcționează adesea asemănător chatboturilor. Acest lucru îi permite angajatului să comunice chiar și cu instrumentul în sine și să primească răspuns la întrebările sale fără a fi nevoie să implice în conversație o altă persoană în carne și oase. De exemplu, datorită designului asemănător chatboturilor, angajații pot găsi cu ușurință butonul de meniu căutat — în CHEQ este suficient să scrii cuvântul-cheie și apare meniul. Dar pot găsi răspuns și la întrebările lor datorită bazei de cunoștințe încărcate. Astfel, își pot pune întrebările oricând, primind chiar și pe loc un răspuns.

Ușurarea muncii prin evitarea supraîncărcării informaționale

Într-un articol al Harvard Business Review este menționat un sondaj Gartner, potrivit căruia 38% dintre angajați consideră că primesc multe mesaje, iar 27% dintre respondenți resimt acest lucru ca pe o supraîncărcare informațională. Iar Haiilo face referire, într-unul dintre articolele sale, la o dată Workzone din care reiese că 25% dintre angajați au trecut printr-un stres semnificativ și o stare proastă de sănătate din cauza supraîncărcării informaționale. Și acest lucru susține faptul că supraîncărcarea informațională continuă nu face bine performanței. Ba chiar poate duce la epuizare psihică, anxietate și o performanță mai slabă. Tocmai de aceea este extrem de important să ușurăm munca, asigurându-ne totodată că toate informațiile importante ajung la cei vizați. Dar cum este posibil acest lucru prin intermediul unui instrument de comunicare susținut de AI?

1. Comunicare dirijată

La prima vedere poate părea greoi și o sarcină în plus, dar pe termen lung merită să lucrezi cu liste de destinatari. Aceasta este, de fapt, una dintre cele mai bune modalități de a-ți proteja colegii de supraîncărcarea informațională. Metoda asigură că mesajul ajunge doar la acei angajați pe care îi vizează cu adevărat. De ce ai încărca colegii care lucrează pe linia de producție cu informații legate de ambalarea produsului? Sau de ce ai trimite tuturor angajaților informarea „cum ne întoarcem la muncă după naștere”, când în mod evident aceasta nu îi privește pe toți?

Prin crearea listelor poți da o direcție fluxului de mesaje. În plus, dacă îi implici și pe angajați în crearea unei liste de comunicare, atunci și ei simt că pot controla ce mesaje primesc. Dacă comunici cu angajații prin CHEQ, îi poți întreba, de exemplu, dacă doresc să primească notificări legate de modificările orarului autobuzelor companiei. Dacă răspund cu da, atunci primesc aceste mesaje, iar dacă răspund cu nu, atunci nu le primesc. Și, deși nu primesc notificarea, la nevoie pot verifica oricând în baza de cunoștințe orarul actual sau pot semnala și mai târziu că doresc să primească aceste notificări.

2. Mesaje și memento-uri automatizate

AI-ul poate ajuta la trimiterea de răspunsuri automate, mesaje programate sau memento-uri. De exemplu, în CHEQ, dacă cuiva îi expiră în curând permisul de conducere, poate primi un mesaj de memento chiar și cu 30 de zile înainte de expirare. Astfel, își poate prelungi permisul înainte de expirare, ca să poată lucra fără întrerupere. Datorită memento-ului, nimeni nu trebuie să țină minte data expirării. La integrarea angajatului setezi notificarea în instrumentul de comunicare susținut de AI, iar mesajul este trimis automat atunci când e cazul.

Iar, întrucât instrumentul de comunicare internă CHEQ seamănă puțin și cu un chatbot de HR, el este capabil să ofere angajaților răspunsuri automate presetate, în funcție de ceea ce au cerut sau întrebat. Și acest automatism ajută la ușurarea muncii colegilor din HR.

3. Traducere

Datorită lumii noastre globalizate, astăzi este tot mai frecvent ca oameni de naționalități diferite și care vorbesc limbi diferite să lucreze împreună. Acest lucru înseamnă, într-adevăr, și provocări de comunicare. Însă instrumentul de comunicare susținut de AI ales corespunzător ajută și la depășirea cu succes a acestor bariere lingvistice. În cadrul CHEQ, de exemplu, acest lucru funcționează astfel: îți scrii mesajul în limba aleasă de tine. Apoi aplicația îl traduce cu o singură apăsare de buton în toate limbile pe care le folosiți în cadrul companiei. Datorită acestui fapt, fiecare poate citi mesajele în propria limbă. Iar dacă un angajat străin trimite un mesaj în limba lui, atunci destinatarul îl va citi, la rândul său, în limba pe care o folosește el însuși. Sistemele de comunicare susținute de AI de traducere recunosc și traduc, cu ajutorul analizei lingvistice, mesajele sosite în diferite limbi, permițând comunicarea eficientă a echipelor internaționale.

Interpreții și traducătorii care lucrează la birou se pot ocupa, în sfârșit, în liniște, de traducerile mai complexe. De traducerea ședințelor de conducere sau a contractelor, în timp ce angajatul străin își poate rezolva și de unul singur treburile cu colegii din departamentul de HR.

4. Analitică și evaluarea performanței

Dacă ții legătura cu angajații prin intermediul unui instrument de comunicare susținut de AI, atunci poți primi foarte rapid și simplu răspuns la întrebări precum

• Câți îți citesc/vizualizează mesajele?
• Ce mesaje sunt primite cu mai multă plăcere?
• La care sosesc cele mai multe feedbackuri?
• Când sosesc feedbackurile?

Un astfel de instrument ajută la măsurarea eficienței comunicării tale și, prin aceasta, la reglarea fină a strategiei tale de comunicare internă. Cu cât vezi mai clar cui?, când?, ce? și cum? să comunici noutățile companiei și celelalte mesaje care îi vizează, cu atât mai puțin îți încarci colegii cu mesaje nedorite. Și acest lucru asigură că mesajele tale vor fi mereu vizualizate. La urma urmei, ei știu că îi informezi doar despre lucruri care sunt cu adevărat importante și pentru ei.

5. Unul deasupra tuturor

Ușurarea muncii este favorizată și de faptul că întreaga comunicare are loc printr-o singură platformă. În acest caz, toată lumea știe că este suficient să trimită o dată un mesaj sau o solicitare, iar acesta ajunge cu siguranță la destinație, fără a fi nevoie să urmărească în permanență mai multe alte canale. Însă cum este posibil acest lucru, dacă nu faci obligatorie pentru toți folosirea canalului de comunicare respectiv?

Din fericire, instrumentul de comunicare susținut de AI ajută și în această privință.

În cazul CHEQ, de exemplu, se poate face ca acei angajați care au adresă de e-mail, dar nu s-au abonat la canal, să primească notificarea prin e-mail. Este valabil și inversul. În cazul unor instrumente de comunicare susținute de AI se poate face și ca mesajele sosite de pe diferite platforme electronice să fie canalizate, astfel încât să vezi totul într-un singur loc.

Dacă vrei să afli mai multe despre funcționarea instrumentului de comunicare susținut de AI CHEQ, atunci solicită o demonstrație GRATUITĂ.