Comunicarea internă este instrumentul de bază al brandingului de angajator

În timpul Business Fest am discutat cu mai mulți colegi care lucrează în domeniul HR și al employer branding (brandingul de angajator). Am ajuns la concluzia că, deși toți văd nevoia creării unei comunicări interne mai eficiente, aceasta înseamnă pentru fiecare ceva puțin diferit. Tocmai de aceea, în acest articol aș vrea să scot în evidență de ce este indispensabilă o comunicare internă eficientă din perspectiva imaginii de angajator și ce înseamnă pentru CHEQ o conversație internă corporativă eficientă.

Nu există branding de angajator fără comunicare internă

Potrivit unor cercetări, 75% dintre cei care caută un loc de muncă aplică la o companie care se ocupă activ de brandingul de angajator. Însă, oricât de mult am vrea să credem că 

• în timpul employer branding trebuie să ne concentrăm doar pe lumea din afara companiei
• contează ceea ce arătăm și comunicăm în exterior către cei care caută un loc de muncă și către candidați, 

trebuie să recunoaștem că nu este așa. 

Pentru crearea și menținerea unei imagini de angajator cu adevărat bune este indispensabil un dialog eficient între angajați și conducere, indiferent de etapa ciclului de viață al angajatului în care ne aflăm. Din primul moment al procesului de selecție, trecând prin onboarding, în timpul desfășurării muncii și chiar și la ieșire, trebuie să asigurăm șansa unei comunicări directe, deschise și eficiente. Prin aceasta putem transforma relația cu angajatorul într-o experiență plăcută. Și, în ultimă instanță, tocmai acest lucru determină cât de atractiv este un loc de muncă, cum vorbesc despre el angajații actuali și cei foști. 

De aceea trebuie să acordăm atenție ca

• știrile importante ale companiei să ajungă la timp la angajații din efectiv, 
• să implicăm colegii în viața companiei,
• să le ușurăm atingerea rezultatelor, 
• să le oferim posibilitatea de a pune întrebări, de a împărtăși sugestii, 
• să le cerem feedback, de care și ținem cont

Toate acestea le putem sprijini prin crearea unei comunicări interne corporative eficiente. Și ce înseamnă asta pentru noi?

Comunicarea internă corporativă eficientă potrivit CHEQ

Conversația eficientă din interiorul organizației este:

1. Structurată
2. Clară
3. Bidirecțională
4. Sigură
5. Actuală/Modernă
6. Accesibilă
7. Simplă
8. Măsurabilă

Să vedem ce înseamnă mai exact toate acestea.

1. Structurată

Una dintre sarcinile comunicării interne este de a informa angajații. Aceasta nu se rezumă însă doar la trimiterea comunicatelor corporative. Este extrem de important și ca documentele necesare desfășurării muncii să devină ușor accesibile pentru fiecare angajat, economisind astfel timpul asociat unei căutări îndelungate. 

Potrivit unui sondaj Elastic, 60% dintre cei care lucrează la distanță, adică nu la birou, au declarat că pierd mai mult timp căutând documente decât scriind e-mailuri. În plus, 85% dintre angajați petrec zilnic timp căutând documente și informații. Potrivit unui sondaj McKinsey, acest lucru înseamnă că 20-25% din timpul de lucru se scurge cu căutarea informațiilor indispensabile pentru sarcini sau pentru satisfacerea nevoii personale de informații la locul de muncă.

Am conceput aplicația de comunicare internă CHEQ special astfel încât angajații să poată accesa în câteva clipe materialul de cunoștințe important, care privește pe toată lumea. 

Le integrăm în mod logic, sub puncte de meniu bine structurate, pe care le stabilim împreună cu clienții noștri. Aceasta permite angajaților să acceseze în câteva secunde documentele de care au nevoie, ale căror date sunt actuale, autentice și de încredere. 

Astfel se poate economisi timp și energie pentru colegi. Pe lângă asta, scade și frustrarea, căci informația căutată le stă imediat la dispoziție. Pot avansa cu sarcinile lor într-o stare de spirit mai bună și cu mai mult elan. Și, prin aceasta, iau și decizii mai bune.

2. Clară

Un canal de comunicare internă dirijat, precum CHEQ, este mult mai clar decât canalele care asigură fluxul de informații interne funcționând după modelul rețelelor de socializare. Acest lucru este posibil pentru că se stabilește, pe baza unor condiții prestabilite, cine poate iniția o conversație cu cine. HR-ul și/sau conducerea de vârf pot trimite mesaje oricui, managerii de mijloc pot trimite mesaje și propriei echipe sau conducerii de vârf, dar și angajații pot iniția un dialog cu conducerea.

Adică pur și simplu nu se poate întâmpla ca, asemenea fluxurilor de știri deja bine cunoscute din social media, să se abată brusc asupra noastră un tsunami de mesaje. Adică, fără căutare, dintr-o privire, angajatul poate identifica informația care îl privește și care este (și pentru el) importantă. Acest lucru este sprijinit, în plus, și de structura meniului.

3. Bidirecțională

Condiția de bază a unei comunicări interne corporative eficiente este să fie bidirecțională. Adică să se creeze un dialog real între angajator și angajați. Dacă angajații nu pot reacționa și nu pot iniția o comunicare cu conducerea, atunci este vorba despre o informare unidirecțională. Aceasta nu este conversație, ci pur și simplu doar înștiințare, notificare, care, prin efectul său, rămâne mult în urma eficienței dialogului.

Tocmai de aceea am conceput CHEQ astfel încât să sprijine dialogul din interiorul organizației. Astfel, pe lângă faptul că conducerea își atinge imediat și direct angajații prin mesajele sale, și ei au posibilitatea de a iniția o comunicare. 

Așadar, nu doar că află la timp și cu exactitate cele mai importante știri și evenimente ale firmei, dar pot semnala cu ușurință și dacă

• s-au îmbolnăvit, 
• au nevoie de un nou echipament de lucru/instrument,
• au văzut sau au constatat o eroare/un pericol în zona de lucru,
• pot face sesizări anonime,
• își pot exprima opinia,
• pot evalua, vota, comenta,
• pot ridica subiecte interesante pentru ei etc.

În plus, indiferent cine inițiază conversația, la ea sosește un răspuns/o reacție. Prin aceasta se creează cu adevărat dialogul între conducere și angajat.

4. Sigură

Pentru companii, este o obligație legală să facă posibile sesizările anonime pentru angajații lor. Însă nu doar atunci este nevoie ca angajatul să simtă că poate împărtăși în siguranță și cu curaj o informație pe care o deține, când vrea să sesizeze un comportament incorect (eventual ilegal). Trebuie să simtă asta și atunci când doar trebuie să-și trimită opinia în timpul unui sondaj de puls, sau când solicită o adeverință de angajat. 

Tocmai de aceea este extrem de important ca răspunsurile angajaților sau dialogul inițiat de ei să fie invizibile pentru ceilalți colegi. Dacă colegii nu au vizibilitate și acces la fiecare discuție, atunci nu pot apărea nici trolii „glumeți”, iar moderarea conversațiilor nu este nici ea necesară. 

Desigur, acest lucru nu exclude ca rezultatul cumulat și concluziile unui sondaj, precum și acțiunile care urmează, să fie împărtășite ușor și rapid de conducere membrilor organizației. Ba chiar, acest lucru este recomandat în mod expres! Prin aceasta, conducerea semnalează, de fapt, că opinia colegilor este importantă, că i-a ascultat și că această informație o vor include în decizii. Astfel se poate construi sentimentul de apreciere și se poate întări angajamentul în rândul angajaților, ceea ce are un efect pozitiv și asupra brandului de angajator.

5. Actuală/Modernă

Potrivit relatărilor specialiștilor HR și ale liderilor, în ciuda digitalizării, numeroase companii mari comunică încă cu angajații lor, în special cu muncitorii de tip guler-albastru, prin afișe puse pe aviziere, prin fluturași și formulare tipizate. Eficiența acestora este, din păcate, imposibil de măsurat. Nu se știe câți colegi au citit mesajele afișate și când? Se poate întâmpla și ca ei să afle prea târziu despre anumite oportunități și, din acest motiv, să rateze evenimente, să piardă beneficii extrasalariale etc.

Nici în cazul celor care lucrează în mediul de birou situația nu este cu mult mai bună. Aici intră, e drept, în discuție și schimbul de mesaje prin e-mail, dar nici acesta nu poate fi considerat o soluție deosebit de eficientă. Timpul de răspuns și de reacție durează extrem de mult, dacă e-mailul este deschis până la urmă și nu se pierde în avalanșa de mesaje. În plus, nici acesta nu este propriu-zis un dialog între organizație și angajat, ci mai degrabă o „proclamare” unidirecțională de informații, fără a ține cont de nevoile colegilor.
Aceste pseudo-metode de comunicare internă sunt considerate astăzi toate învechite. Trăim într-o lume în care, potrivit cercetărilor, aproape 64,5% din populația maghiară deține un smartphone și circa 6 milioane de oameni navighează pe internet de pe mobil. Adică pare o soluție evidentă să creăm un canal de comunicare care funcționează și pe smartphone. Unul care este mult mai eficient și mai economic decât ar fi trimiterea în masă de SMS-uri sau apelurile telefonice. CHEQ este exact o astfel de soluție de comunicare!

6. Accesibilă

Un instrument de comunicare internă eficient funcționează pe mai multe platforme și dispozitive. Prin aceasta punem alegerea în mâinile angajaților. Ei pot decide pe ce platformă și pe ce dispozitiv(e) doresc să folosească canalul de comunicare corporativă. Astfel, de exemplu, în cazul CHEQ, utilizarea se poate face pe smartphone, pe calculator sau chiar și pe terminale amplasate. Respectiv, se poate alege și ce platformă găzduiește dialogul. CHEQ funcționează, de fapt, ca aplicație Viber și Microsoft Teams, dar și ca aplicație de sine stătătoare. 

Oricare soluție ar alege, află mereu imediat cele mai importante știri, pot participa la viața companiei și pot iniția oricând rezolvarea chestiunilor lor administrative (de ex.: solicitarea unei adeverințe de angajat, actualizarea datelor etc.). Iar toate acestea nu presupun o investiție deosebită de bani sau energie din partea companiei. Ba chiar, costurile asociate introducerii se pot amortiza chiar și în 3-6 luni!

7. Simplă

Marele avantaj al unui canal de comunicare internă excelent este că utilizarea sa este simplă, comodă și nu presupune muncă suplimentară pentru HR, pentru persoana care se ocupă de brandingul de angajator sau pentru conducere. Permite să 

• pregătim notificări și mesaje pe care le trimitem programat.
• traducem cu o singură apăsare de buton mesajele noastre și astfel să putem înștiința și colegii străini, fără implicarea traducătorilor
• poate fi conectat cu alte software-uri, astfel încât să nu fie nevoie să lucrăm de două ori la o sarcină (de ex.: trimiterea criptată a fluturașilor de salariu, semnătură digitală, actualizarea bazei de date a utilizatorilor, trimiterea de mesaje e-mail, gamificare etc.)

Ba chiar, dacă este susținut de inteligență artificială (de ex.: în cadrul CHEQ este disponibil ChatGPT), atunci și redactarea mesajelor este o chestiune de câteva clipe. Astfel, folosirea canalului utilizat pentru dialogul intern poate fi cu adevărat comodă. 

Totodată, nu trebuie uitat nici că, și pentru utilizatorii finali, adică pentru colegi, folosirea canalului de comunicare trebuie să fie simplă și comodă. Căci acest lucru asigură că îl vor folosi cu adevărat.

8. Măsurabilă

Din punct de vedere al eficienței, este indispensabil ca comunicarea internă să fie măsurabilă. Conducerea poate folosi rezultatele măsurătorilor drept KPI pentru dezvoltarea continuă a comunicării de tip lider/interne, iar prin ele poți optimiza 

• fluxul de informații -  transmiți mesajul în forma în care majoritatea colegilor tăi preferă să îl consume (text, imagine, video, material audio etc.), căci astfel prelucrează cu adevărat conținutul și nu doar îți deschid rapid mesajul

• fluxul de lucru - pe lângă comunicatele corporative importante și evenimentele firmei, împărtășești mesaje, documente, materiale de microînvățare etc. de care angajații au nevoie și pe care le folosesc cu plăcere, astfel încât să îți dedici timpul prețios lucrurilor care contează cu adevărat

• costurile - poți stabili cu exactitate ce platformă sau model de comunicare merită să menții și pe care nu, pentru a-ți maximiza comunicarea eficientă

• angajamentul și implicarea colegilor - dacă știi ce anume îți motivează colegii, atunci știi și cum îi poți implica mai bine în viața companiei, pentru a fi membri de echipă mai dedicați și mai entuziaști pe termen lung, crescând astfel și performanța companiei și reducând fluctuația

Dacă și tu ai nevoie de o aplicație de comunicare internă care să corespundă tuturor punctelor menționate mai sus, atunci contactează-ne și hai să discutăm despre detalii!