10 sfaturi pentru reducerea oboselii cauzate de schimbări

Cu toții știm că schimbarea este singura constantă în viață. Însă mulțimea și frecvența schimbărilor pot afecta chiar și pe cei mai flexibili oameni. Și cercetarea Capterra sugerează acest lucru, potrivit căreia, în ultimii ani, s-a înjumătățit cantitatea de schimbări încă gestionabilă de un angajat obișnuit. Și, deși ne-ar plăcea să dăm vina pentru asta pe pandemia de Covid-19, - când mai multe schimbări semnificative i-au lovit deodată pe angajați - trebuie să recunoaștem că aceasta a fost doar ultima picătură. Oboseala cauzată de schimbări apare, în mare parte, din cauza comunicării incomplete, neclare sau problematice din alte motive. Până la finalul articolului vei fi și tu de acord cu asta.

Ce este oboseala cauzată de schimbări

Oboseala cauzată de schimbări este, de fapt, sentimentul de oboseală generală, apatie, dezinteres sau rezistență față de provocările continue. Toate acestea sunt declanșate, în general, de schimbările organizaționale prost gestionate și dirijate necorespunzător. Cu timpul, această oboseală își poate pune amprenta asupra stării de spirit generale și poate influența negativ atitudinea angajaților. Pe lângă asta, nu este rar ca oboseala cauzată de schimbări să reducă performanța angajaților și să erodeze moralul de muncă. Iar, în ultimă instanță, poate contribui și la creșterea fluctuației forței de muncă. În plus, poate împiedica capacitatea companiei de a traversa cu succes schimbările viitoare.

Care sunt semnele prevestitoare

La prima vedere poate fi greu de decis dacă angajatul este momentan obosit din cauza unei săptămâni de muncă mai grele, eventual a unui weekend petrecut în petreceri, sau pentru că, pur și simplu, în jurul lui au loc prea multe schimbări și le suportă cu greu. Nu percepem semnele mărunte ca pe un pericol, căci încetul cu încetul ne obișnuim cu ele și astfel par deja suportabile. Ba chiar le și explicăm că sunt firești - doar să nu fie nevoie să facem ceva împotriva lor. Însă, dacă suntem atenți la schimbările calitative care au loc în mediul nostru (concurenți tot mai puternici, clienți pierduți, colegi care pleacă), atunci putem observa semnele oboselii permanente, pe care, descoperindu-le la timp, le putem gestiona eficient.

Dar care sunt aceste semne prevestitoare?

• anxietate din cauza schimbărilor
• plângeri tot mai frecvente și mai zgomotoase din cauza schimbărilor 
• deconectare - nu mai întreabă, nu mai este atent
• negativitate permanentă, scepticism și cinism mai mari decât de obicei 
• neîncredere generală față de conducere și față de schimbare
• pune la îndoială în mod continuu intenția managementului
• indiferență crescândă față de schimbări
• absențe, concedii medicale, întârzieri tot mai frecvente
• rezistență puternică față de schimbări și obstrucționarea acestora
• stres din cauza schimbării
• angajați vizibil și durabil obosiți
• pierderea capacității de inovare, de reînnoire
• dezinteres față de oportunitățile de dezvoltare (de ex. formări corporative)

Este important să recunoaștem semnele oboselii. Însă și mai important este să le putem gestiona eficient.

Iată cum să reduci oboseala la locul de muncă

Potrivit unui sondaj Gartner din 2022, 54% dintre directorii de HR chestionați consideră că angajații lor se confruntă cu oboseala cauzată de schimbări. Pe lângă asta, și 71% dintre angajații americani care au participat la cercetarea Capterra s-au plâns de suprasolicitare din cauza schimbărilor.

Acest lucru se întâmplă și pentru că adaptarea la situații și așteptări noi este un proces de învățare, iar pentru învățare creierul nostru are nevoie de energie. Întrebarea este: de unde putem lua energie? 
Întrucât schimbările fac deja parte din cotidianul nostru, iar fără ele nu există dezvoltare, de aceea, atât ca lider, cât și ca angajat HR, este neapărat necesar să îți însușești acele tehnici prin care poți reduce oboseala la locul de muncă cauzată de schimbări.

1. Comunică schimbările

Indiferent despre ce amploare de schimbare este vorba din perspectiva companiei/conducerii, mică sau mare, trebuie neapărat să vorbești despre ea. Potrivit unor cercetări, o schimbare mai mică, care afectează în mod direct viața angajaților, de ex.:

• schimbarea grupului, 
• un nou șef de grup/manager 
• un post nou
• un nou punct de lucru etc.

are un impact de 2,5 ori mai mare asupra vieții angajaților decât o schimbare de anvergură mai mare, precum o fuziune, o achiziție sau o schimbare a conducerii de vârf. 

Despre schimbări, în măsura în care este posibil, merită să comunici încă înainte de producerea lor, pentru a reduce incertitudinea cauzată de bârfele de pe holuri și de speculații. Respectiv, pentru a le oferi angajaților posibilitatea de a se pregăti sufletește, în loc să îi punem brusc și pe neașteptate în fața faptului împlinit. Este de asemenea esențial ca și comunicarea internă să fie consecventă, ca astfel să nu provoace confuzie sau neîncredere (în organizațiile mari acest lucru nu este întotdeauna simplu de asigurat, când informația ajunge la colegi prin multe verigi intermediare).

Iar cauza bârfelor negative este, în cele mai multe cazuri, reacția umană firească (așteptarea celui mai rău scenariu), care poate fi contrabalansată doar de o comunicare internă suficient de intensă și credibilă, pozitivă.
Totodată, și în timpul schimbării este important să menținem dialogul și să ascultăm feedbackul. Acest lucru ajută, de fapt, la reducerea stresului cauzat de schimbare. Pentru mulți este suficient și doar să poată spune, să își „scoată din piept” temerile; în alte cazuri poate fi important și să știe că este ascultat.

2. Unește punctele

În timpul comunicării schimbărilor, unește punctele. Explică-le angajaților de ce este nevoie de schimbări. Dacă înțeleg motivele care stau în spatele schimbărilor, atunci le acceptă mult mai ușor. Acest lucru este valabil mai ales atunci când le spui colegilor și ce pierd dacă nu se apucă și la ce cotitură pozitivă se pot aștepta după introducerea schimbărilor.

De exemplu, dacă anunți că de acum înainte își vor primi fluturașul de salariu în format digital, prin CHEQ, împreună cu explicația aferentă, acest lucru vine cu două mari avantaje din perspectiva lor:

1. își primesc rapid fluturașul de salariu, chiar în ziua virării salariului, toți deodată, oriunde s-ar afla
2. nu trebuie să stea la coadă și să aștepte ca angajatul HR să le explice datele de pe fluturașul de salariu

3. Recunoaște sentimentele angajaților

Pentru gestionarea eficientă a oboselii cauzate de schimbări este necesar și să recunoști sentimentele angajaților. Fă-i să știe că înțelegi că se raportează cu rezerve și antipatie la schimbări, căci acestea îi forțează, în general, să iasă din zona lor de confort. Recunoaște că schimbările îi pot pune în fața unor provocări pe care unii le vor depăși mai ușor, iar alții mai greu. Acceptă că le este teamă că ceea ce au făcut până acum nu mai corespunde noilor așteptări, că le este teamă să renunțe la vechile rutine și să greșească. 

Totodată, asigură-i și de sprijinul tău, că vor primi tot ajutorul de care au nevoie pentru ca transformarea să fie fără probleme. Pe lângă asta, este important și să le întărești și să reprezinți acea viziune pozitivă asupra viitorului pe care o pot atinge prin schimbări.

Plus un sfat bun: în timpul comunicării tale despre schimbări, străduiește-te mereu să formulezi empatic. Pentru asta este însă important să le cunoști foarte bine gândurile și sentimentele legate de situație.  Pentru aflarea acestora, o soluție bună poate fi un sondaj de puls țintit sau posibilitatea de a pune întrebări anonime, pe care toate le asigură CHEQ. Cu sondajul de puls poți obține o imagine instantanee despre care este starea de spirit cauzată de schimbări. Iar posibilitatea de sesizare anonimă și de a pune întrebări oferă un sentiment de siguranță. Căci angajații pot cere informații suplimentare fără să fie nevoie să își facă griji în legătură cu consecințele. Iar prin astfel de întrebări sincere poți afla care sunt cele mai mari temeri ale angajaților, care, desigur, trebuie gestionate.

4. Stabilește priorități reale

Fiecare companie stabilește priorități de top. Însă, pe măsură ce săpăm mai adânc, reiese că aproape fiecare activitate este extrem de importantă din perspectiva vreunui coleg. Tocmai de aceea, angajații adesea nu știu de ce anume ar trebui să se ocupe de fapt. Se străduiesc să avanseze cu toate și, între timp, să nu se înece în oceanul de sarcini. 

Acest lucru poate afecta însă extrem de mult angajații din punct de vedere psihic și influențează negativ și flexibilitatea lor. Pe termen lung, îngreunează acceptarea schimbărilor și poate duce la oboseală, ba chiar și la demisie. Căci trăiesc ca pe un haos total faptul că prioritățile se schimbă zilnic.

Descompune obiectivele pe termen lung în repere mai mici, pe un interval de timp mai scurt, crescând astfel acel sentiment de siguranță psihică că sarcina poate fi îndeplinită, este de înțeles, transparentă și pentru colegi. Obiectivul pe termen lung întărește-l mereu și leagă-l de obiectivele pe termen mai scurt, pentru ca acestea să capete sens. 

Ca lider, trebuie neapărat să știi să stabilești o ordine reală a importanței, despre care îi informezi pe colegi. Pe lângă stabilirea priorităților, nu trebuie să uiți nici să numești acele sarcini care, fie definitiv, fie temporar, ies de pe lista de importanță. Merită să împărtășești colegilor și câteva informații de context, ca ei să înțeleagă mai bine din cauza căror considerente și obiective s-a modificat ordinea sarcinilor. 

Astfel, angajații pot vedea limpede și se pot concentra pe sarcinile care au cu adevărat prioritate, în așa fel încât oboseala cauzată de schimbări să nu reprezinte un pericol serios pentru ei.

5. Sărbătorește micile victorii

În timpul introducerii schimbărilor, este important să sărbătorim fiecare rezultat mărunt. Prin aceasta, de fapt, întărim comportamentul colegilor și îi asigurăm că le vedem și că apreciem enorm eforturile lor. 

Ca să revin la un exemplu anterior, dacă observi că tot mai mulți colegi își descarcă fluturașul de salariu prin CHEQ, atunci împărtășește o veste bună despre asta. De exemplu: 

Luna aceasta, deja 127 de colegi au decis să își solicite fluturașul de salariu digital în loc de hârtie, economisind astfel circa 2 kg de lemn, 33 l de apă și 6,8 kWh de energie, care ar fi fost indispensabile pentru producerea a 127 de coli. Ne bucurăm că tot mai mulți colegi aleg soluțiile noastre prietenoase cu mediul. Aplauze și mulțumiri uriașe vouă. Cu ajutorul vostru ne putem face firma mai verde!

Laudele primite în timpul schimbărilor înveselesc colegii și îi motivează. Se încarcă de energie și astfel scade semnificativ și senzația de oboseală. Iar acest lucru le permite angajaților să accepte mai ușor schimbările viitoare.

6. Dezvoltă o mentalitate de proprietar

La gestionarea oboselii cauzate de schimbări ajută uneori și dacă scoți în evidență rolul și contribuția colegilor în legătură cu rezultatele obținute. Indiferent dacă este vorba despre un rezultat mic sau mare. 

Merită, în astfel de momente, să ceri și feedback de la angajați, pe care îl iei serios în calcul și de care ții cont în timpul implementării schimbărilor. Astfel, colegii sunt implicați în planificare și, prin aceasta, simt schimbarea mai mult ca fiind a lor. Din acest motiv, dau curs și mai bucuroși noilor cerințe aduse de schimbare. În plus, lucrează mai dedicat și la atingerea succeselor promise de schimbare.

7. Sprijină inovația și cultura organizațională

Se poate observa că, la acele companii unde cultura organizațională este construită în jurul dezvoltării și inovației continue, fenomenul oboselii cauzate de schimbări se manifestă mai rar. Angajații întâmpină schimbările mult mai pozitiv și nu le trăiesc ca pe o frustrare. Dimpotrivă, văd în ele o oportunitate care servește nu doar binele companiei, ci și binele lor personal.

Fii deschis la ideile și sugestiile angajaților. Sprijină-i în creativitatea lor, pentru ca ei să întâmpine mai încrezători provocările și schimbările.

8. Întărește comunitatea

Într-un colectiv de muncă unit și stabil, de care angajații aparțin cu plăcere și unde toți sunt dedicați atingerii obiectivelor comune, oboseala generală cauzată de schimbări apare cu o probabilitate mai mică. Potrivit unui sondaj, sub efectul unui colectiv de muncă unit, angajații pot asimila chiar și de 1,8 ori mai multe schimbări.

O posibilă explicație a acestui lucru este că, într-un astfel de colectiv, fiecare își asumă rolul de sprijin atunci când este nevoie. Dacă unuia dintre membrii comunității îi scade entuziasmul, atunci ceilalți îl ajută să redevină motivat.

Organizează teambuildinguri și programe care oferă posibilitatea creării unor legături mai strânse între colegi. 

• Sărbătoriți împreună aniversările colegilor.
• La sfârșitul fiecărei luni, sărbătoriți sărbătoriții de ziua nașterii din luna respectivă.
• Organizați seri de jocuri/quiz sau creați un club sportiv al firmei.
• Dezvoltați-vă împreună și, chiar în cadrul unui workshop, împărtășiți-vă unii altora hobby-urile.

9. Cultivă încrederea

Pentru ca angajații să accepte mai ușor schimbările, fără ca acestea să vină cu un stres mai mare sau cu o oboseală psihică, este indispensabil ca angajații să aibă încredere în lideri și în HR. 

În cazul de față, prin încredere înțelegem că:

• angajatul crede că HR-ul și conducerea au în vedere (și) interesele angajaților
• au evaluat și cântărit cu grijă impactul schimbării
• ceea ce spun chiar gândesc cu adevărat și își respectă promisiunile

Potrivit unei cercetări, acei angajați care au încredere în lideri peste medie pot asimila de 2,6 ori mai multe schimbări fără ca acest lucru să îi epuizeze.

10. Fii disponibil

Fie că întărești echipa de HR, fie că ești liderul unui grup de lucru separat, este puternic recomandat să fii disponibil pentru colegii tăi. Fă-le cunoscut colegilor că ușa ta le este mereu deschisă și că îi ajuți să „traverseze” perioada schimbării. Poți face și așa: îți blochezi săptămânal 1 oră în calendar, timp în care te ocupi să oferi sprijin activ acelor colegi care se luptă cu schimbările de la locul de muncă. Acesta este unul dintre cele mai bune și mai rapide moduri de a gestiona din fașă oboseala cauzată de schimbări.

Cheia este comunicarea internă eficientă

Dacă observi cu atenție cele 10 sfaturi cu ajutorul cărora poți reduce oboseala cauzată de schimbări, atunci poți vedea că fiecare se poate reduce la comunicarea internă și se poate lega de ea. Tocmai de aceea este extrem de important să dispui de acel canal de comunicare potrivit prin care poți ajunge chiar și la colegii care

• nu dispun de e-mail și instrumente de serviciu, 
• lucrează adesea în locuri dispersate geografic, 
• vorbesc eventual alte limbi, 
• sunt în permanență pe drum, sau
• se pricep mai puțin la dispozitivele digitale.

Pentru asta poate fi o alegere bună CHEQ. 
Dacă vrei să afli mai multe despre cum funcționează acest canal de comunicare internă corporativă și ce efect pozitiv poate avea asupra companiei, respectiv asupra relației cu angajații, atunci solicită prezentarea noastră GRATUITĂ.