Груповият чат разговор е враг на ефективността

Често срещано погрешно схващане е, че служителите трябва да имат възможност да разговарят помежду си, за да работят по-ефективно. Груповият чат обаче не е най-доброто решение за това и ще ви докажем това след малко.

Безкрайни срещи

Груповият чат разговор е като служителите да заседават в парламента на безкрайно дълга, понякога скучна, понякога забавна и понякога дори полезна среща, където липсва дневен ред и съгласуваност. Докато през периода на Covid тези групови чат разговори може би бяха необходими, за да могат колегите да поддържат връзка помежду си и да не полудяват от изолацията, в днешно време тези групи са много по-голямо разсейване. Големият брой чат групи правят вътрешната комуникация на много компании хаотична, което може да бъде за сметка на ефективността . Ръководството на компанията едновременно очаква служителите да наблюдават и отговарят на групови разговори в реално време, като същевременно искат те да се съсредоточат върху задачите си. Това поведение само по себе си причинява главоболия на служителите. Освен това твърде много комуникация претоварва служителите.

Отрицателни ефекти от груповият чат разговор

1. Психическа умора и изтощение

Може би вече сте срещали онази снимка в интернет със стационарен телефон със следния текст: „когато телефонът беше стационарен, хората бяха свободни…“ По това време дори хората знаеха и практикуваха правилата на телефонния етикет , като:

• частен номер се обаждаше само между 8 сутринта и 20 вечерта, освен ако не беше нещо изключително спешно

• хората са се обаждали само през работно време по работни въпроси

В ерата на мобилните телефони и различните комуникационни приложения обаче все по-малко хора спазват правилата на телефонния етикет, ако изобщо го осъзнават.

Според проучване, например , 49% от американците се притесняват от твърде ранни или твърде късни телефонни обаждания. Това се отнася не само за обажданията, но и за съобщенията. Освен това, ако тези съобщения пристигнат в рамките на групов чат, може да бъде изключително объркващо, когато няколко членове на групата изпращат коментари. Така не почивате извън официалното работно време.

Разбира се, можете да кажете, че смартфонът може да бъде намален или заглушен, но това повдига друг проблем.

2. Страх от загуба на възможността да има думата в груповият чат

Вероятно сте чували поговорката „Мълчанието е знак на съгласие“. Малко неща са по-объркващи от приемането, че групата е взела решение с вашето предполагаемо съгласие. Хората често си мислят, че членовете на група, ако не допринасят непременно за разговор, със сигурност го наблюдават в реално време. Така че, независимо дали говорят по време на разговора или не, след решението членовете на групата се позовават на „Обсъдихме го в групата, ако не сте съгласни, защо не казахте, когато можехте. Вече е твърде късно.” Затова много хора се опитват да прочетат веднага всеки чат разговор и ако се интересуват от темата или са въвлечени в нея, веднага отговарят.

Ако обаче служителят е включен в да речем 5-10 или дори повече различни групи, които постоянно тиктакат заради входящите съобщения, тогава не може да се работи ефективно. Ако имате нужда от обратна връзка от вашите колеги относно вземането на решение, не го правете в групов чат. Вместо това изпратете кратка анкета чрез CHEQ . От една страна, това не пречи на работата на интервюираните, а от друга – никой не влияе на мнението на другия. Защото нека си признаем, по време на групов чат разговор, който всеки може да види, по-силна личност може лесно да повлияе на мненията на другите и да контролира разговора по „невидим“ начин.

3. Невъзвратимост

Може да е удобно и бързо да се обсъждат въпроси в чат, но дни или месеци по-късно е почти невъзможно да се намери и да се препрати към това, което е било обсъдено. Въпреки че търсачката за чат може да подобри това, възможно е да намерите само част от него. Но също така може да се случи, че е имало няколко разговора на подобна тема в чата, така че резултатите от търсенето да са объркващи и въпреки това е необходимо да се прочетат стотици редове коментари, за да се получи пълната картина. 

Следователно груповият чат не е най-подходящия за споделяне на важна информация и фирмени съобщения. По-скоро създайте хранилище на знания, където служителите могат да извличат важна информация в нейната цялост.

4. Груповият чат пречи на ефективността

Според проучване отнема 23 минути, за да може някой да се съсредоточи напълно върху това, което е правил, преди да бъде прекъснат. Това означава, че ако ви прекъсват само 4-5 пъти в рамките на един работен ден, ефективността на работата ви през този ден вече е намалена наполовина. Така че въпросът е кое е по-важно за вас? За служителите ли е да изпълняват задачите си ефективно, или за тях е да разговарят помежду си? Има по-ефективен начин за споделяне на важна фирмена информация от чата.

5. Включва бизнес риск

Може би вече сте чували историята на бивш инженер на Google, който не само изпрати доста екстремно изказване до HR, но и го сподели във вътрешни форуми, които след това станаха публични благодарение на някои мили колеги, които направиха снимка и я споделиха в отворени групи. В бележката тя изразява мнението си, че според нея малко жени работят в ИТ сектора не защото са дискриминирани, а защото жените не се интересуват от сферата. Излишно е да казвам, че тази изтекла бележка предизвика доста вълнение и нейният автор беше принуден да напусне Google.

Но има и прочутия инцидент с PayPal, когато вътрешно съобщение от мениджъра беше публикувано, в което той открито и остро критикува служителите на PayPal, че не помнят паролите си за PayPal и не използват приложението. В съобщението си той предполага, че тези работници дори могат да подадат оставка.
Въпреки че гореспоменатите съобщения не бяха споделени по време на разговор в групов чат, те все пак перфектно показват опасностите от неконтролираните корпоративни съобщения. Намалете риска и вместо това използвайте инструмент за насочена двупосочна комуникация, за да споделяте най-важните съобщения.