Двупосочния информационен поток за по-добра производителност

Вероятно знаете колко важна е вътрешната комуникация в предприятието. За да ги направите още по-ефективни, е необходимо да създадете среда, която подкрепя двупосочния информационен поток. Това не означава само използването на вътрешни комуникационни инструменти, отговарящи на нуждите на фирмата, но и работа по създаване на смислен и ефективен диалог между предприятието и служителите.

Двупосочния информационен поток в предприятието

В зависимост от това какъв вътрешен комуникационен инструмент използва фирмата, потокът на информация може да бъде:

1. Еднопосочен – когато изпращачът на съобщението – например управлението или човешките ресурси – съобщава нещо и не предоставя възможност за обратна връзка.

2. Организиран двупосочен – когато изпращачът на съобщението изисква обратна връзка от добре определена целева група или лице и самият той реагира на обратната връзка, например чрез CHEQ. 
3. Неорганизиран двупосочен (многопосочен) – когато информацията се предава неструктурирано в предприятието. В този случай лицата, иницииращи контакта, могат да получат различни съобщения от различни групи и лица, което може да усложни цялата комуникация. Важна информация може да се загуби в свободния разговор, в който всеки служител може да се включи, например вътрешни социални мрежи на фирмата.

Положителните страни на двупосочния информационен поток

Представяме ви няколко причини защо двупосочния информационен поток е изключително важен за всяка фирма. Голямата част от тях вероятно вече ги познавате, въпреки че може би не сте ги формулирали толкова ясно.

1. Ангажира служителите и подобрява производителността

Ако има истински диалог между фирмата и служителите, това може да подобри и производителността. Всеки може да разбере целите на фирмата и работния процес, който води до достигането на целта.
Освен това чрез двупосочната комуникация служителите могат да дадат обратна връзка по отношение на споделената информация. Така може бързо да се разбере, ако за някои членове на екипа нещо не е ясно. Това може да се обсъди незабавно, като се избегне например безцелно изпълнение на задачите или лошо изпълнение, защото някой е разбрал нещо грешно. По този начин служителите често дават ценни обратни връзки, които могат да допринесат за по-бързи или по-добри резултати. Изследвания показват, че фирмите, в които служителите активно се включват в процесите на фирмата, постигат по-добра производителност с 21%.

2. Увеличава удовлетвореността на служителите и намалява текучеството

Всеки обича да бъде попитан за мнението си, да бъде чут и да се вземат предвид неговите думи. Това прави човека да се чувства ценен. Затова, когато започнете разговор със служителите, трябва да ги насърчите да дават обратна връзка. Това не означава само да ги попитате какво мнение имат, но и да действате въз основа на отговорите им. Служителите трябва да знаят, че наистина ви интересува тяхното мнение. Това ги вдъхновява и прави доволни от работното си място, което води до намаляване на текучеството на работна сила и увеличаване на производителността.

3. Укрепва доверието и подкрепя развитието

Ако управлението постоянно само обявява указания, правила и т.н., и никога не включва служителите в решения или решаването на проблеми, това изпраща съобщение, че мнението на служителите не е важно. Поради тази причина служителите скоро научават, че трябва да задържат идеите, опита и вижданията си. Те стават недоверчиви към работодателя, управлението и понякога дори към сътрудниците. Резултатът от това е, че фирмата се задържа на едно ниво. Развива се по-бавно, защото няма доверен кръг, който би позволил споделянето на информация и дискутирането на проблеми. Затова времето за реакция на новите предизвикателства също е по-голямо от тези във фирми, където всеки свободно и открито споделя идеи. Това не е изненадващо, тъй като там, където няма свободен поток на информация, ръководителите не получават достатъчно информация от служителите, за да могат да реагират навреме на новите предизвикателства.

4. Гради работодателска марка

Според проучване на Nielsen, 84% от хората вярват в препоръките на приятели или семейство. Това означава, че, ако служителите ви говорят положително за фирмата, тя изгражда добра репутация и у другите. Тя става по-привлекателна за кандидатите при набирането на персонал. Същевременно обратното също е вярно. Ако служителите се жалват, че във фирмата никога не им се налага да изразяват мнение, дори по „незначителни“ въпроси като какво би искали да консумират на корпоративно събитие например, това оказва негативно въздействие върху имиджа на работодателя. Защото кой би искал да работи в среда, където няма място за изразяване на мнение?

Как да подобрите потока на информация

Както вече видяхте, насочената двупосочна информация може да донесе много предимства. Ето няколко съвета, които да следвате.

1. Изберете подходящ комуникационен канал

Изберете подходящ комуникационен канал сред множеството вътрешни комуникационни канали във фирмата, които могат да бъдат подходящи, ако искате да ангажирате всички служители. Обаче, ако повечето от служителите ви са работници, тогава имате малко по-трудна задача. Тъй като според изследване 83% от работниците на практика нямат корпоративен имейл адрес, а 45% от тях дори нямат достъп до корпоративния интранет. Затова трябва да намерите комуникационен инструмент, който позволява на всички служители да се свържат, дори и ако нямат офисни места. Освен това е важно да бъде използването му лесно и разбираемо за всички.

При разработването на CHEQ внимаваме за всичко това. Той е толкова лесен за използване, че дори шестгодишно дете може да се справи с него.

След като изберете най-подходящия комуникационен инструмент за вашите нужди, можете да преминете към следващия стъпка.

2. Персонализирайте съобщенията си

Има фирмени новини, които засягат всички и затова всички служители трябва да бъдат уведомени. Въпреки това не трябва да забравяте, че може да има хора, които не се интересуват от всяка информация. Например работниците, които идват на работа със собствен транспорт или пеша, може да не ги интересува промяната в графика на фирмения автобус. За тях това съобщение може да е не само излишно, но и дразнещо.

Дайте възможност на служителите да изберат какви общи и полезни съобщения биха искали да получават. Можете да попитате служителите дали биха искали да получават съобщения относно графика на фирмения автобус в бъдеще. Ако изберат да ги получават, ще им ги изпращате, ако изберат не, след това няма да получават тези съобщения.

Друг начин да персонализирате съобщенията си е, когато ръководителите изпращат важна информация на своите отделни групи хора. Тази информация може да не е важна за служителите от други отдели или групи.

Имайте предвид, че персонализирането на съобщения не означава само изпращането на съобщение на отделния служител.

3. Бъдете прозрачни в комуникацията си

Споделяйте както хубавите, така и лошите новини по начин, който е ясен и разбираем за всички служители. Така всеки може да разбере текущата ситуация, какво е довело до нея и какви последствия или стъпки могат да се очакват в бъдеще.

Честността изгражда доверие и помага да се избегне недоволството, тревожността, слабото качество на работата и дори възможни прекратявания на работни договори.

4. Бъдете емпатични

Съобразявайте се със служителите по време на комуникацията си. Ако проявите доброта и разбирателство към тях, това насърчава ангажирането и укрепва доверието. Служителите ще се чувстват свободни да споделят всякаква информация с вас, като например:

• Няма да ги злепоставите (например, ако направят предложение);
• Няма да се считате за засегнати (ако не се съгласят с вас и предоставят конструктивна критика);
• Няма да ги считате, че се опитват да избегнат отговорност (ако имат сериозна здравословна проблематика или при близките им).

Емпатичната и открита двупосочна комуникация укрепва работната общност и помага да се създаде и поддържа приятна корпоративна култура.

5. Изисквайте обратна връзка и действайте според нея

Най-добрият начин за създаване на двупосочна информация е да изискате обратна връзка след изпращане на съобщения. Това включва служителите в разговора и вземането на решения, като е особено важно, ако действително реагирате на обратната връзка.

Затова, ако например попитате служителите си дали искате да посетят място X или Y за обучение на екипа и вие изберат най-желаната опция, това потвърждава, че сте чули тяхното мнение.

Но можете да поискате обратна връзка и по друг начин.

Във CHEQ вътрешните комуникации, например, служителите могат да изпращат анонимни въпроси или сигнали. Това е така, защото анонимните сигнали са по-смели и по-искрени, което е важно, когато още не се е развило доверието между управлението и служителите.

Подканете служителите да споделят своите наблюдения, тревоги или да задават въпроси, дори анонимно, и след това да отговорите на тези въпроси в общи съобщения. Освен това е полезно да извършвате редовни измервания на пулса на организацията. Всичко това ви помага да разберете по-добре:

• какво привлича работниците, 
• какво се случва в компанията (например някои колеги са психологически притеснени от поведението на по-нарцистичен колега), 
• какво биха желали (напр. инструмент за административно самообслужване в областта на човешките ресурси),
• на какво трябва да се обърне повече внимание (напр. при обучението или назначаването на работниците със сини якички)

Като мениджър или служител в отдел „Човешки ресурси“, ако следвате горните съвети, вашата компания скоро ще изпита ползите от двупосочния информационен поток. Успех!