Szervezz családi napot egyszerűen CHEQ használatával

Egyre több vállalat szervez családi nyílt napot a munkavállalói és családjaik számára. Az esemény lényege egy erősebb és összetartóbb közösség teremtése, illetve a vállalati kultúra formálása és erősítése, mialatt mindenki jól érzi magát a rendezvényen. Mindez pozitívan hat a munkavállalók és a teljes cég teljesítményére. Azonban egy ilyen nagy méretű rendezvény megszervezése, lebonyolítása és kiértékelése, mint amilyen a családi nap is, nehéz feladat. Különösen akkor, ha nem áll rendelkezésedre a megfelelő eszköz, amin keresztül átfoghatod a teljes projektet.

A CHEQ szerencsére segíteni tud neked.

I. Kezeld helyén a regisztrációt

A családi nap, de bármilyen más vállalati esemény szervezése során számos olyan helyzet van, amikor tudnod kell, hogy hány résztvevőre számíthatsz. A CHEQ lehetővé teszi, hogy különböző szinteken kezeld az egyes programokra való regisztrálásokat.

1. Helyszínbérlés a családi nap kapcsán

Amennyiben egy külső helyszínen kerül megrendezésre a családi nap, vagy akármelyik másik vállalati esemény, úgy tudnod kell hány résztvevőre számíthatsz. A létszámnak megfelelően, kell keresned termet, hiszen meg kell felelnetek a tűzvédelmi biztonsági előírásoknak. Nem préselhetsz be 250 főt egy 200 főre tervezett helyiségbe. Ugyanakkor az sem megoldás, ha kibérelsz egy 500 fős termet miközben csupán 250-en lesztek a rendezvényen. Ez ugyanis pazarlás. Hiszen a helyiségek bérleti díja a befogadó helyek számától is függ.

2. Buszbérlés

Tételezzük fel, hogy a családi nap egy olyan helyszínen zajlik, ahova le kell utazni, és ehhez buszt bérel a cég. Azonban ahhoz, hogy mindenki kényelmesen utazhasson olyan méretű buszt vagy buszokat kell bérelned, amelyek elégséges ülőhelyet biztosítanak a résztvevők számára. Az ülőhely biztosítása nemcsak a kényelmes utazáshoz járul hozzá, de a biztonságosabb utazáshoz is. 

Nem tudhatod előre, hogy melyik kollégád hány plusz fővel érkezne a családi napra, és közülük hányan vennék igénybe a vállalat által szervezett utazási lehetőséget. Ezért mindenképpen érdemes a buszbérlés kapcsán is bevetni a regisztrálást.

3. Catering

A résztvevők létszámának meghatározása a catering szempontjából is rendkívül fontos. Nyilván azt szeretnéd, ha bőségesen jutna mindenki számára elemózsia és ital. Ugyanakkor valószínűleg el szeretnéd kerülni azt, hogy jóval több ételt-italt rendelsz, mint amennyire valójában szükséged van. Hiszen ez pénzkidobás lenne és pocsékolás. A vállalat pénzügyi vezetője biztos nem nézné ezt jó szemmel.

4. Program regisztráció

A családi nap során több programmal is készülhetsz. Ezek egy része akár egyszerre folyhat. De az is előfordulhat, hogy egy-egy programot kénytelen vagy létszámkorláthoz kötni. Ilyenkor is fontos tudni, hogy melyik programra hányan regisztráltak. Ez segít elkerülni a kellemetlenségeket, fenntartani a biztonságot, és még arról is pillanatok alatt pontos képet kapsz, hogy melyek a legnépszerűbb programok, amelyeket érdemes lehet megismételni.

5. Kövesd nyomon a létszámváltozásokat

Ha a munkatársak a CHEQ applikáción keresztül regisztrálnak a családi napra és annak programjaira, akkor nagyon egyszerűen nyomon tudod követni a létszámváltozást. Ha valaki lemondja a regisztrációját, arról azonnal információt kapsz. Ráadásul, ha egy program regisztrációját mondják le, akkor akár egy gyors értesítést is kiküldhetsz arról, hogy felszabadult néhány hely, amire az első jelentkező lecsaphat. Persze ilyen esetben mindenképpen küldj ki üzenetet arról is, hogy a helyek ismét beteltek.

Amint látod, a CHEQ lehetőséget ad arra, hogy egyszerűen kezeld a regisztráció különböző szintjeit.

II. Étel-ital kínálat összeállítás

Nemcsak abban tud segíteni a CHEQ, hogy a regisztrált személyek számára elegendő ételt-italt rendelj a catering szervíztől, de abban is, hogy mit rendelj. Gyakori probléma szokott lenni a menü megrendelése egy-egy nagyobb rendezvény alkalmával. A szervező csapat számára sokszor nehézséget jelent kitalálni, hogy vajon mit fogasztanának szívesen a résztvevők a családi napon? Arról már nem is beszélve, hogy a gyerekek minek örülnének a legjobban.

Az étel-ital kínálat összeállítása akkor sem egyszerű, ha mindenki mindent tud fogyasztani. Azonban ma már egyre többen küzdenek ételérzékenységgel és allergiával. Mindez megbonyolítja a menü összeállítását. Hiszen azt szeretnénk, ha mindenki számára tudnánk valami finomságot nyújtani anélkül, hogy az utólag bármilyen egészségügyi problémához vezetne.

Most lehet azt gondolod, hogy ha glutén és laktózmentes, illetve vegán étellel is készülsz a hagyományos étel-ital kínálat mellett, akkor minden rendben lesz. Ezt nem tudhatod. Nem tudhatod, hogy nincs-e a munkatársak vagy családtagjaik között olyan személy, aki kevésbé ismert alapanyagra is érzékeny/allergiás. 

Éppen ezért olyan nagyszerű, hogy CHEQ-en keresztül könnyen és gyorsan meg tudod kérdezni a munkatársakat, hogy milyen ételintoleranciával és/vagy allergiával küzdenek, milyen ételeket tudnak fogyasztani? Mit fogyasztanának szívesen? Akár opciókat is felajánlhatsz szavazásra, hogy például minek örülnének jobban egy fagyis standnak vagy vattacukor készítőnek? Miből legyen több: kólából?; gyümölcsléből vagy házi limonádéból?

A munkatársak megkérdezésével:

1. egyszerűvé válik az étel-ital kínálat összeállítása
2. bevonod a munkatársakat a szervezésbe, ami jó érzéssel tölti el őket, hiszen azt jelzed, hogy fontos a véleményük, és mindezáltal elkötelezetté válnak
3. nem léped túl a menüre szánt keretedet

III. Szavazások

A családi nappal kapcsolatos ötleteket bocsásd szavazásra. Ezáltal bevonod a munkatársakat a családi nap szervezésébe, ami tovább növeli az elkötelezettséget Ráadásul a bevonásuk révén valóban olyan családi napot, vagy bármilyen más vállalati eseményt, szervezhetsz, ami elnyeri a tetszésüket. 

Adok neked egy konkrét példát is arra, hogyan lehet sikerrel alkalmazni a szavazást a családi nap programjainak szervezése során. 

Ha esetleg úgy gondolnád, hogy a családi nap keretén belül kedveskedni akarsz a kisebbeknek, de nem tudod, hogy

• arcfestésnek, 
• mini bábszínháznak vagy
• póni lovaglásnak 

örülnének jobban a gyerekek, akkor szavaztasd meg a munkatársakkal.Engedd meg nekik, hogy eldönthessék milyen programok legyenek a családi nap keretén belül. Ez a munkáltatói márkádat is erősíti. 

Persze a szavazás előtt vedd fel a kapcsolatot a kiszemelt művészekkel, és egyeztesd velük a költségeket és az időpontokat. Miután megkaptad az ajánlatokat minden bizonnyal lesz néhány napnyi türelmi időd, amíg döntést hozhatsz. Ez idő alatt bocsásd szavazásra a programlehetőségeket a munkatársak körében. Érdemes a szavazásról és a programokról már korábban is kommunikálni, hogy mindenkinek legyen ideje átgondolni az opciókat, és megbeszélni otthon a gyerekekkel, hogy mi érdekli őket. Ezt nemcsak közlemény küldés formájában valósíthatod meg, de úgyis, hogy a családi nap főmenü alatt létrehozol egy külön almenüt, ahol a kollégák előzőleg már tájékozódhatnak a szavazás kapcsán.

Szavazás másként

A szavazást nemcsak a programok szervezése és kiválasztása során alkalmazhatod, de a teljes esemény során bármikor. Például, ha rajzversenyt szervezel a gyerekek számára, akkor felajánlhatod a munkatársaknak a lehetőséget, hogy a szavazatukkal ők válasszák ki a legjobb rajzot. Ügyességi-tehetségkutató programot is szervezhetsz, ahol a gyerekek bemutathatják ének, tánc vagy bármilyen más tehetségüket. Ebben az esetben a zsűri mellett a munkatársak szavazata is hozzájárulna a legtehetségesebb gyerek megválasztásához, vagy közönség díjban részesülhetne a legtöbb szavazatot kapott gyerek.

A lehetőségeknek csak az elképzeléseid és az erőforrásaid szabhatnak határt. A CHEQ ugyanis készen áll a szavazások kezelésére, és kiértékelésére.

Ráadásul attól függően, hogy milyen szavazásokat indítasz az esemény ideje alatt, a következő 1-2 hónapban bőségesen lesz témád, amiről üzeneteket küldhetsz ki. Elvégre a szavazások eredményét kommunikálnod kell. Tehát, ha például az esemény során megszavaztatod a legjobb standot, a legjobb programot, a legkedvesebb koordinátort stb. akkor minderről beszélhetsz a rendezvény utáni hetekben.Arról nem is beszélve, hogy egy átfogó elégedettségi felmérést is készíthetsz nap végén. Így pillanatok alatt megtudhatod, hogy mivel voltak a legelégedettebbek és mivel a legkevésbé a munkatársak.

IV. Családi napi kvízjáték CHEQ-en belül

Szinte teljesen természetes, hogy a családi nap során mindenki a helyszínen zajló eseményekre összpontosít. Azokon a programokon és játékokban vesz részt, amelyek a helyszínen, élőben zajlanak. Ez jelenti az igazi élményt.

Azonban azokról a munkatársakról sem kellene megfeledkezni, akik valamilyen okból kifolyólag, pl.: betegség, eltört láb stb. nem tudnak részt venni a családi napon. Ők is a vállalat, a csapat tagjai. Megérdemlik, hogy részt vegyenek a családi napon és a gyermekeik is részesüljenek a családi nap élményéből és nyereményeiből akkoris, ha csak a távolból tudnak csatlakozni. 

Tedd lehetővé, hogy CHEQ-en keresztül kapcsolódjanak be az eseménybe és játszanak nyereményekért. Csak hozz létre egy kvízjátékot, amit az esemény ideje alatt bárki elérhet a CHEQ felületén. Gondoskodj arról, hogy minden információ megtalálható legyen CHEQ-en belül is ahhoz, hogy a kvíz kitölthető legyen. 

A családi nap végén sorsolj ki néhány szerencsést azok közül, akik kitöltötték a teljes kvízt és ajándékozd meg őket. Így azok a kollégák is részesülhetnek a családi nap élményéből, akik valamilyen oknál fogva nem tudtak személyesen részt venni rajta. Örülni fognak, hogy rájuk is gondolsz és még inkább a csapat, a munkaközösség tagjának érzik majd magukat. Emiatt elkötelezettebbek is lesznek, és persze pozitívan beszélnek majd a cégről, így erősítve a munkáltatói márkát. Ugyanakkor, a tapasztalatok szerint a személyesen megjelenő munkatársak is örömmel feliratkoznak a CHEQ-re, ha az azt jelenti, hogy a gyereknek eggyel több esélye van ajándékot nyerni.

V. Helyszíni térkép

Függetlenül attól, hogy a vállalat saját telephelyén vagy egy külső helyszínen kerül megrendezésre a családi nap, szükségetek lesz helyszíni térképre. Hiszen minden bizonnyal különböző állomásokon különböző programok zajlanak vagy különböző látványosságok vannak. Azt sem árt tudni, hogy merre található a legközelebbi mosdó vagy a fagyi stand, ha kisgyerekkel vagy.

Ezért is olyan szuper, hogy a helyszíni térkép is könnyen elérhető CHEQ-en keresztül.  Ráadásul így nem áll fent olyan probléma, hogy

• otthon felejtették a papír térképet
• a gyerek összegyűrte/eltépte azt, vagy
• valahol elhagyták a családi programok között kalandozva.

Csak elő kell venni a telefont, és máris kiderül, hogy melyik a legrövidebb út a  következő programállomáshoz. Nem kell körbe-körbe rohangálni, és minden programra időben oda lehet érni.

Ráadásul CHEQ-en keresztül még az is megoldható, hogy egy adott helyszínen különleges üzenet vagy információ várja a látogatót. Így nemcsak érdekességet lehet megosztani a munkatársakkal és családjukkal, de még akár egy kincskereső kalandjátékra is invitálhatod őket.

Térkép másként

Előfordulhat, hogy néhány kolléga a közös buszozás helyett más utazási lehetőséggel élne. Mondjuk egész egyszerűen azért, mert kisgyerekekkel nehéz pontosan érkezni. És minthogy megkockáztassa a munkatárs, hogy lekési a közös indulást, inkább autóba ülnek a családdal, vagy a tömegközlekedés más eszközét veszik igénybe, és úgy közelítik meg a családi nap helyszínét. Ilyenkor jó tudni, hogyan lehet a legegyszerűbben és kényelmesebben megközelíteni a rendezvény helyszínét.

CHEQ-en keresztül ezt az információt is könnyedén megoszthatod a kollégáiddal.

VI. S.O.S helyzetek hatékony kezelése

Sajnos bármilyen alapos és elővigyázatos is légy a családi nap szervezése során váratlan és veszélyes helyzetek mindig előfordulhatnak. Ilyenkor rendkívül fontos, hogy gyorsan tudj reagálni az eseményekre és minden érintett gyorsan elérj.

A CHEQ kommunikációs csatornáján keresztül ez gyerekjáték!

Ha például a családi nap szabadtéri rendezvénynek indul, azonban egy nagy vihar tönkretette a helyszínt, akkor CHEQ-en keresztül azonnal tudsz mindenkit értesíteni a teendőkről. Gyorsan át tudjátok szervezni a napot vagy átalakítani a helyszínt. Minimalizálni tudjátok a nem várt helyzetből fakadó kellemetlenségeket.

Persze nemcsak akkor jó, ha azonnal kapcsolatba tudsz lépni a munkatársakkal, ha egy vihar elmosta a program helyszínét. 

A gyerekek fel s alá futkározhatnak, ami kisebb balesetekhez is vezethet. Ilyenkor megnyugtató tud lenni a szülők számára, hogy pillanatok alatt segítséget tudnak hívni, és elsősegélyben tudják részesíteni a gyerekeket.

A CHEQ csapat végig támogat

A lehetőségeket végigolvasva most az járhat a fejedben, hogyan tudsz egyedül ennyi mindent megoldani CHEQ-ben?

A jó hírem az, hogy nem vagy egyedül. A teljes CHEQ csapat mögötted áll, és mindenben segítünk, amiben csak szeretnéd.

Néhány feladat, amelynek megoldásában számíthatsz ránk:

• családi nap menüpont létrehozása- olyan design-nal, ami illik az arculatba, ugyanakkor mégis kiemelkedik a többi menüpont közül
• a családi nap főmenü alatt létrehozunk minden további almenüt és folyamatot, amire az esemény kapcsán szükséged lesz
• kérésedre a CHEQ csapat kitelepül a rendezvényre, ahol személyesen is segítjük a munkatársak feliratkozását

Vedd fel velünk a kapcsolatot, és beszéljük át a részleteket!