Instrumente de comunicare organizațională internă – cele mai populare canale de comunicare internă

Putem spune că există trei feluri de canale de comunicare internă: pe bază de hârtie (avizier), telefon (apel/SMS) și digital (e-mail). Toate oferă soluții mai mult sau mai puțin reușite la provocările comunicării organizaționale interne. Dacă doriți să obțineți rezultate concrete, soluțiile digitale sunt cele mai eficiente. Cu toate acestea, contează foarte mult tipul de instrumente de comunicare organizațională internă digitală ales și din acest motiv, o să vă prezentăm avantajele și dezavantajele a 15 canale pentru a-l alege pe cel care vi se potrivește cel mai bine.

Ce este un instrument de comunicare organizațională?

Un instrument de comunicare organizațională este, de obicei, un software sau o aplicație care are următoarele roluri: 

• să conecteze angajații companiei;
• să simplifice și să îmbunătățească fluxul de informații dintre colegi;
• să creeze o bază de date de cunoștințe accesibilă oricărui angajat;
• să automatizeze task-urile repetitive (cum ar fi răspunsuri la întrebările frecvente);
• să implice în mod activ angajații în viața companiei;
• să promoveze implicarea și să consolideze cultura/comunitatea la locul de muncă.

În funcție de modul în care au fost concepute aceste instrumente de comunicare organizațională internă, conversațiile dintre colegi pot avea mai multe direcții.

Canale de comunicare internă – Tip vertical

1. De sus în jos: un manager sau un membru al conducerii inițiază o conversație cu un angajat sau mai mulți angajați în poziții inferioare conform ierarhiei companiei. În general, cu membrii propriei echipe;
2. De jos în sus: angajatul de rang inferior inițiază conversația cu un manager.

Canale de comunicare internă – Tip orizontal

Aici toți participanții la dialog au aceeași poziție în ierarhie. Manageri în poziții similare sau doi muncitori între care nu există o relație de subordonare.

Conversații diagonale

Se mai poate întâmpla ca participanții din cadrul unor instrumente de comunicare organizațională internă să lucreze în diferite domenii sau departamente, iar pentru buna desfășurare a activității și ei trebuie să comunice între ei. În cadrul acestui tip de comunicare încrucișată putem vorbi, de asemenea, despre:

• Dialog vertical (de exemplu, un angajat din logistică ia legătura cu resurse umane pentru a stabili numărul zilelor de concediu, concediul medical, programul de lucru etc.);
• Dialog orizontal, atunci când, de exemplu, doi manageri din diferite domenii fac schimb de informații.

Aceste instrumente de comunicare organizațională internă devin valoroase atunci când se pot utiliza pe mai multe platforme.

Comunicarea organizațională internă eficientă este importantă

Potrivit studiilor:

• un angajat obișnuit dintr-un birou își petrece 28% din zi citind și răspunzând la e-mailuri;
• managerii își petrec 80% din timpul programului comunicând;
• în general, un CEO din Fortune 500 își petrece 26% din zi pe telefon;
• un senior manager obișnuit își petrece 50% din zi în ședințe;
• angajații petrec în medie 17 ore pe săptămână clarificând și interpretând mesaje.

Toate acestea dovedesc rolul important al comunicării în viața noastră de zi cu zi, dar și la locul de muncă. Totodată, facilitarea comunicării moderne și eficiente reprezintă o dificultate pentru multe companii. Vorbim despre o metodă de comunicare în care toți angajații pot fi la fel de bine informați despre noutățile importante din companie, indiferent dacă au un e-mail sau un dispozitiv al companiei, dacă lucrează la birou, la fabrică, sau se află mereu în deplasare. Acesta este parțial motivul pentru care aproape 85% din angajați nu se implică în viața companiei și 74% din ei consideră că ratează noutățile și evenimentele companiei. În plus, mai mult de 82% din angajați cred că lipsa informației are un impact negativ asupra performanței lor. Așadar, dezvoltarea unei comunicări organizaționale interne eficiente este esențială pentru implicarea angajaților, pentru motivarea angajamentului lor și pentru obținerea celor mai bune performanțe ale acestora. Strategia de comunicare trebuie dezvoltată în acest scop, iar un aspect important este alegerea canalului potrivit de comunicare internă.

CHEQ unul dintre cele mai populare canale de comunicare internă

Mai jos vă vom prezenta 15 dintre cele mai populare canale de comunicare internă. Vă vom prezenta câteva avantaje și dezavantaje ale acestor instrumente fără ca lista să fie una exhaustivă. Dacă doriți să aflați mai multe despre aplicațiile enumerate, vă invităm să vizitați pagina lor de prezentare.

1. Slack

Avantajul e integrarea cu mai multe aplicații precum Google Drive sau Trello. Pe lângă asta, poate fi personalizat relativ ușor și permite crearea de grupuri. Dezavantajele sale includ faptul că setarea inițială și organizarea canalelor poate fi o sarcină complexă pentru un utilizator mai puțin experimentat. O altă problemă poate fi că pe lângă mesajele multiple, informațiile importante se pot pierde și urmărirea conversațiilor poate deveni o dificultate. Recuperarea documentelor poate fi un adevărat coșmar pentru utilizatori. Ca să nu mai vorbim despre faptul că acest software pentru comunicare internă gata făcut își pierde relevanța într-un mediu în care majoritatea angajaților depun muncă fizică sau se află mereu în deplasări.

2. Microsoft Teams

Avantajele sale sunt utile mai ales la birou. Deoarece face parte din familia Microsoft, se integrează cu ușurință cu pachetul Office, iar partajarea și redactarea documentelor devine deosebit de ușoară. Mai mult, este posibilă inițierea conferințelor video și a apelurilor telefonice. Printre dezavantajele sale menționăm că, deoarece face parte din pachetul Office 365, costurile sunt ridicate, mai ales atunci când avem nevoie doar de anumite funcții. Totodată, setările individuale și gestionarea personalizărilor sunt destul de complexe și necesită mult timp. Acest canal nu este unul chiar ideal pentru angajații care depun muncă fizică mai simplă.

3. Google Workspace (G Suite)

Un avantaj e că aplicația se poate deschide și din browser, deci instalarea nu e necesară. În plus, este ușor de utilizat și puteți revizui documentele stocate în Google Drive, care pot fi redactate în timp real de către colegi, facilitând astfel colaborarea. Ca dezavantaj, utilizarea ei e practică doar în mediul de birou și mai mult pentru partajarea documentelor. Nu poate fi folosită la transmiterea unor comunicări organizaționale care afectează toți angajații.

4. Workplace (Facebook)

Ca avantaj, am menționa că asigură o interfață familiară pentru utilizatorii Meta (Facebook). Face posibilă crearea grupurilor și partajarea conținutului. Este ușor să învățați să o utilizați. Însă unul dintre dezavantaje este că seamănă prea mult cu Facebook. Astfel limita dintre comunicarea în mediul profesional și personal devine neclară. Din cauza utilizării acestui canal de comunicare, conversațiile pot deveni ambigue după o vreme, documentele importante și informațiile pot fi găsite mai greu, până și cultura organizațională și relația dintre colegi pot avea de suferit.

5. Yammer

Printre avantajele sale am menționa faptul că acest instrument de comunicare internă încearcă deja să implice în mod activ conducerea superioară în comunicări. Acest lucru este o îmbunătățire majoră față de programele menționate până acum deoarece și conducerea e o parte integrantă a comunicării organizaționale. De asemenea, canalul permite partajarea de cunoștințe și informații. Unul dintre dezavantaje este că e destul de dificil de ajustat la nevoie specifice ale companiei.

6. Zoom

Printre avantajele sale menționăm înregistrarea video și audio de înaltă calitate, ceea ce este esențială în cadrul conferințelor video. Însă acest lucru devine mai puțin semnificativ atunci când majoritatea angajaților au muncă fizică, întrucât e mai puțin probabil să aibă conferințe video între ei sau cu managementul, cu atât mai puțin cu departamentul de resurse umane pentru subiecte administrative. Un dezavantaj este limita posibilităților de utilizare și de integrare.

7. Trello

Ca avantaj, este o platformă simplă și intuitivă, așadar, este ușor să învățați utilizarea acesteia. Folosește un sistem pe bază pe carduri, astfel, sarcinile pot fi monitorizate cu ușurință, la fel și conversațiile sau documentațiile asociate. Dezavantajele decurg parțial din simplitatea sa, deoarece nu este adecvat pentru gestionarea proiectelor complex, iar informațiile pot deveni neclare.

8. Asana

Unul din avantajele sale este că oferă posibilitatea automatizării anumitor sarcini. Partajarea documentelor este ușor de realizat și pe acest canal.  De asemenea, se pot monitoriza termenele limită și persoanele responsabile. Printre dezavantajele sale am menționa că utilizarea în cazul proiectelor complexe poate deveni destul de dificilă. Din această cauză, înțelegerea și învățarea platformei poate dura mai mult timp. Totodată, nici acest instrument de comunicare organizațională internă nu este o alegere ideală în cazul în care majoritatea angajaților nu lucrează într-un mediu de birou.

9. Monday.com

Printre avantajele sale găsim personalizarea ușoară și monitorizarea proceselor. Pe lângă asta, poate fi integrat relativ cu ușurință cu alte instrumente de comunicare.

Un dezavantaj este că devine mai greu de gestionat dacă aveți un proiect mai complex. Într-atât de mult, încât poate fi o provocare uriașă pentru personalul mai puțin calificat tehnic să stăpânească platforma.

Am dori să evidențiem faptul că și acest canal de comunicare e util în primul rând pentru colegii care lucrează în mediu de birou. Pentru cei care depun muncă fizică și lucrează în diferite locuri, utilizarea acestui canal de comunicare nu i-ar ajuta să obțină informații sau nu le-ar eficientiza munca. Acest lucru este valabil pentru majoritatea instrumentelor de comunicare deja menționate.

10. Basecamp

Un avantaj e utilizarea intuitivă, ceea ce face ca acest software de comunicare să fie ușor de folosit și de cei care nu au experiență în domeniul instrumentelor de gestionare a proiectelor. De asemenea, interfața oferă posibilitatea de a gestiona documentele și comunicarea într-un singur loc. Dintre dezavantajele sale trebuie menționat faptul că puteți întâmpina obstacole atunci când îl utilizați pentru sarcini mai complexe.

11. Flock

Ca avantaj, se poate integra cu alte aplicații și are funcția de apeluri video. Un dezavantaj îl constituie funcționarea lentă, ceea ce poate deveni o problemă. Pe lângă asta, funcționalitățile mai complexe au un cost mai ridicat.

12. Workday

Printre avantajele sale numărăm faptul că acest canal permite atât îndeplinirea sarcinilor de gestionare a proiectelor și comunicarea mai bună între echipe, cât și gestionarea sarcinilor de resurse umane. De asemenea, programul acordă atenție gestionării în siguranță a informațiilor confidențiale. În plus, analizele integrate vă ajută să aveți o viziune clară asupra proceselor din resurse umane și performanța companiei. Un dezavantaj îl constituie costurile ridicate și resursele adiționale IT și HR în vederea integrării programului. Acest instrument de comunicare organizațională internă este destul de complex. Configurarea lui poate fi dificilă, la fel și însușirea modului de utilizare.

13. Beekeeper

Unul dintre avantajele sale e faptul că e mobile – friendly. Acest lucru permite angajaților să o folosească și în afara biroului. Aplicația ajută la implicarea angajaților și la consolidarea culturii organizaționale. Un dezavantaj, pe lângă costul ridicat, este limitarea în ceea ce privește integrarea. Este dificil să o integrezi cu alte aplicații și chiar dacă integrarea pare să fi avut succes, pot apărea probleme și deficiențe.

14. Staffbase

Am evidenția două dintre avantajele sale: ca Beekeeper, și Staffbase este mobile – friendly, astfel este convenabil și pentru cei care nu se află întotdeauna în fața calculatorului. Un alt aspect pozitiv e că poate fi ajustat cu ușurință conform nevoilor companiei. Dezavantajul este că poate fi destul de costisitoare, mai ales atunci când necesită personalizări. În plus, în funcție de nevoile companiei, implementarea și utilizarea acesteia poate fi destul de dificilă.

15. Telegram

Dintre avantajele sale numărăm protecția datelor și funcția de criptare. Are funcții de siguranță incredibil de eficiente. Are o viteză bună la schimbul de mesaje și este ușor de utilizat. Dezavantajul este că aplicația nu a fost dezvoltată în mod specific pentru corporații. Funcțiile sale corporative sunt destul de limitate și integrarea cu alte aplicații este dificilă. În plus, de regulă, nu are un serviciu de asistență pentru companii, din acest motiv, nu este indicat să alegeți acest instrument drept canal de comunicare organizațională internă.

Cea mai bună alegere când vine vorba de instrumente de comunicare organizațională internă

Deși instrumentele de comunicare de mai sus au fost descrise pe scurt fără scopul de a fi exhaustivi, cu siguranță ați observat că majoritatea sunt adecvate pentru gestionarea proiectelor. Așadar, ele susțin comunicarea internă și fluxul de informații în condițiile în care sunt asociate cu un proiect bine definit. Prin urmare, se utilizează în primul rând în mediu de birou și implică anumite cunoștințe tehnice. De aceea, majoritatea acestor instrumente populare nu sunt potrivite pentru utilizarea de către muncitorii fizici. Ca să nu mai vorbim despre faptul că oferă suport limitat pentru sarcinile administrative ale resurselor umane.

Din fericire, există o alternativă excelentă

CHEQ este un canal de comunicare organizațională internă care nu doar vă permite să vă adresați tuturor colegilor, chiar și celor care depun muncă fizică, dar automatizează și numeroase sarcini administrative ale resurselor umane. Este atât de ușor de utilizat, încât chiar și un copil de 6 ani o poate folosi. De asemenea, datorită celor peste 50 de funcționalități, o puteți personaliza cu ușurință pe baza nevoilor companiei dvs. Aplicația oferă posibilitatea integrării cu alte aplicații și sisteme.

Mai presus de orice, acesta poate fi una dintre cele mai eficiente instrumente de comunicare organizațională internă!

Sistemul permite atât automatizarea sarcinilor repetitive din cadrul resurselor umane, cât și contactarea muncitorilor fizici din străinătate. Acesta se datorează sistemului încorporat de traducere. Nu trebuie decât să redactați noutățile companiei, știrile ș.a în limba dorită, iar cu un simplu buton, aplicația va traduce conținutul în limbile materne ale colegilor dvs.

Dacă doriți să aflați mai multe informații despre instrumentul de comunicare organizațională internă, CHEQ, luați legătura cu noi. Solicitați un demo GRATUIT!