Fluxul bidirecțional de informații pentru o mai bună performanță

Probabil știați deja cât de importantă este comunicarea internă a companiei. Iar pentru a o face și mai eficientă, este esențial să creați un mediu care să susțină fluxul bidirecțional de informații. Acest lucru înseamnă nu numai că trebuie să folosiți instrumentul de comunicare internă potrivit pentru nevoile companiei dvs., ci și să lucrați la nivel uman pentru a crea un dialog semnificativ și eficient între companie și angajații săi.

Fluxul bidirecțional de informații în cadrul companiei

În funcție de instrumentul de comunicare internă utilizat de companie, fluxul de informații poate fi:

1. Unidirecțional – atunci când expeditorul mesajului – de exemplu, conducerea sau HR – face o declarație, adică nu oferă niciun fel de metodă de feedback – de exemplu, un tablou de afișaj
2. Bidirecțional organizat – atunci când expeditorul mesajului solicită feedback de la un grup bine definit sau de la o persoană și răspunde el însuși la feedback – de exemplu, CHEQ
3. Bidirecțional neorganizat (multidirecțional) – atunci când informațiile circulă în cadrul companiei într-un mod nesistematic. În acest caz, persoana de contact poate primi mesaje diferite de la grupuri și persoane diferite, ceea ce poate face ca întreaga comunicare să fie haotică. Informații importante se pot pierde în discuțiile libere la care se pot alătura toți angajații – de exemplu, rețelele sociale interne ale companiei

Efectele pozitive ale fluxului bidirecțional de informații

Câteva motive pentru care fluxul bidirecțional de informații este atât de important pentru orice companie. Probabil că sunteți conștient de cele mai multe dintre ele, deși este posibil să nu le aveți încă atât de clar definite.

1. Implică angajații și îmbunătățește performanța

Dacă există un dialog real între companie și angajați, se poate îmbunătăți și productivitatea. Toată lumea poate fi clară cu privire la obiectivele companiei, la etapele stabilite și la fluxul de lucru care va duce la atingerea acestora.

În plus, comunicarea bidirecțională le permite angajaților să ofere feedback cu privire la informațiile împărtășite. Acest lucru poate dezvălui rapid dacă ceva nu este clar pentru anumiți membri ai echipei. Acesta poate fi discutat imediat, evitându-se astfel ca cineva să facă muncă inutilă sau neconformă pentru că a înțeles greșit ceva. De asemenea, de multe ori colegii oferă un feedback valoros care ajută la obținerea unor rezultate mai rapide sau mai bune.

Cercetările arată că firmele în care angajații sunt implicați activ în ”fluxul sanguin” al companiei au performanțe cu 21% mai bune.

2. Crește satisfacția și reduce fluctuația personalului

Tuturor le place să fie auziți, să fie ascultați și să li se ia în considerare opiniile. Ne simțim astfel mai apreciați. De aceea, atunci când inițiați o conversație cu colegii dvs., ar trebui să îi încurajați să vă ofere feedback. Acest lucru constă nu numai în a le cere să-și împărtășească opiniile, ci și în a acționa în funcție de răspunsurile lor și în a acționa în funcție de feedback. Aceasta este singura modalitate de a le transmite colegilor că vă pasă cu adevărat de opiniile lor. Acest lucru îi va stimula și îi va face mai mulțumiți de locul de muncă. Ceea ce va duce la o fluctuație mai mică a personalului și la o performanță mai mare.

3. Consolidează încrederea și dezvoltă compania

Dacă managementul declară în mod constant politicile, deciziile etc. și nu implică niciodată angajații în niciun proces, mesajul transmis este că nu dorește să asculte angajații. Din acest motiv, angajații învață repede să își păstreze ideile, experiențele și perspectivele pentru ei înșiși. Aceștia devin neîncrezători în angajator, în conducere și, uneori, chiar și în colegii lor. Consecința este că organizația rămâne blocată la un singur nivel de comunicare. Se dezvoltă mai lent, deoarece nu s-a stabilit un cerc de încredere în cadrul companiei care să permită schimbul și discutarea informațiilor. Prin urmare, viteza de reacție la noile provocări este mai mică decât în companiile în care toți împărtășesc ideile în mod liber și curajos. Acest lucru nu este surprinzător, deoarece acolo unde nu există un flux liber de informații, managerii nu primesc suficiente informații de la personalul lor pentru a răspunde la noile provocări în timp util.

4. Consolidează brandul de angajator

Potrivit unui sondaj Nielsen, 84% dintre oameni au încredere în ceea ce le recomandă prietenii și familia. Acest lucru înseamnă că, dacă angajații vorbesc pozitiv despre compania în care lucrează, acest lucru creează într-adevăr o imagine bună în mintea celorlalți. Aceasta devine atractivă în ochii angajaților, ceea ce face ca recrutarea și selecția să fie mult mai ușoare. Cu toate acestea, este adevărat și contrariul. Dacă angajații se plâng că firma nu le cere niciodată părerea, chiar și în chestiuni „banale”, cum ar fi ce ar dori să mănânce la un eveniment al companiei sau cum ar fi o zi a familiei, acest lucru are un impact negativ asupra imaginii angajatorului. La urma urmei, cine vrea să lucreze într-un mediu în care nu există loc de exprimare?

Cum să îmbunătățiți fluxul de informații

După cum se poate observa, fluxul bidirecțional de informații poate avea mai multe avantaje. De aceea, merită cu adevărat să îi acordați atenție și să continuați să îl îmbunătățiți. Avem câteva sfaturi pentru dvs. despre cum să faci acest lucru.

1. Alege canalul de comunicare potrivit

Există o mulțime de canale interne de comunicare corporativă care vor fi de ajuns dacă doriți să îi implicați în comunicare doar pe colegii dvs. cu white collars. Cu toate acestea, dacă majoritatea colegilor sunt blue collars, aveți o sarcină ceva mai dificilă. La urma urmei, cercetările arată că 83% dintre blue collars nu au o adresă de e-mail de companie și 45% nu au acces nici măcar la intranetul companiei. Așadar, trebuie să găsiți un instrument de comunicare care să vă permită să ajungeți la toți colegii dvs. care nu au o adresă de e-mail, chiar dacă aceștia nu sunt legați de un birou. De asemenea, este important ca acest canal de comunicare să fie ușor de utilizat și de înțeles pentru toată lumea.

CHEQ a fost conceput ținând cont de toate acestea. Este atât de simplu de utilizat încât chiar și un copil de 6 ani îl poate gestiona cu ușurință.

După ce ați ales instrumentul de comunicare care se potrivește cel mai bine nevoilor, este timpul să faceți următorul pas.

2. Mesaje personalizate

Există știri din cadrul companiei care afectează pe toată lumea și, prin urmare, toți angajații ar trebui să fie informați cu privire la acestea. Cu toate acestea, trebuie să se țină cont și de faptul că pot exista persoane care nu sunt afectate de o schimbare. De exemplu, este posibil ca angajații care se deplasează la serviciu cu propriul vehicul sau care vin pe jos să nu fie interesați de modificările aduse la orarul autobuzelor companiei. Pentru aceștia, acest mesaj poate fi nu numai inutil, ci și derutant.

Oferiți-le angajaților posibilitatea de a decide ce mesaje generale și publice doresc să primească. Întrebați angajații într-un mesaj dacă doresc să primească în viitor mesaje despre orarul autobuzelor companiei. Dacă aleg da, le veți comunica acest lucru, dacă aleg nu, nu vor mai primi aceste mesaje.

Un alt mod de a trimite mesaje personalizate este atunci când liderii de grup trimit informații importante membrilor propriului grup. În mod evident, acestea nu sunt relevante pentru colegii din alte departamente sau grupuri, așa că nu este nevoie să fie împovărați cu mesaje care nu îi privesc.

Dar, dacă ne gândim doar la colegele care se află în concediu de maternitate, acesta este un exemplu excelent! Este posibil ca informațiile și sarcinile care le interesează să nu fie de interes pentru ceilalți angajați.

După cum se poate vedea, un mesaj personalizat poate fi și unul pe care îl trimiteți unui grup bine definit de persoane, nu doar unul pe care îl trimiteți unui anumit angajat.

3. Fiți transparent în comunicarea dvs.

Împărtășiți cu colegii dvs. atât veștile bune, cât și cele rele, într-un mod clar și ușor de înțeles. Astfel toate lumea poată să înțeleagă situația actuală. Ce s-a dus la această situație și la ce consecințe sau acțiuni să se aștepte în viitor?

Onestitatea creează încredere și ajută la evitarea anxietății și a stresului care rezultă, a calității slabe a muncii și a posibilelor concedieri.

Un exemplu perfect de comunicare transparentă este Zoltán Gazsi, directorul general al Eisberg, care a fost sincer cu colegii săi cu privire la starea sa de sănătate atunci când a aflat că are cancer și că trebuie să facă chimioterapie.

4. Fiți empatic

Încercați să fiți empatic atunci când comunicați cu colegii dvs. Dați dovadă de bunătate și înțelegere față de colegii dvs. Susțineți implicarea și creați încredere. Angajații se vor simți confortabil să vă împărtășească orice informație,

• nu veți abuza de ea (de exemplu, dacă fac o sugestie), 
• nu vă veți supăra (dacă nu este de acord cu ceva și oferă o critică constructivă) și
• nu o veți lua ca pe o scuză (dacă el/ea sau o persoană dragă este diagnosticată cu o boală gravă care ar putea afecta în mod negativ performanța la locul de muncă)

Un flux de informații empatic și deschis în ambele sensuri întărește echipa de lucru. Ba chiar ajută la crearea și menținerea unei culturi organizaționale plăcute.

5. Solicitați feedback și acționați în consecință

Cel mai bun mod de a stabili un flux de informații în ambele sensuri este să cereți feedback la un mesaj pe care îl trimiteți. În acest fel, puteți să vă implicați personalul în conversație și în procesul de luare a deciziilor. Acest lucru este valabil mai ales dacă acționați în baza feedback-ului.

Astfel, de exemplu, dacă îi întrebați pe angajați dacă să mergeți la o sesiune de team building în locul X sau în locul Y și veți merge la cel pe care și l-au dorit cel mai mult, demonstrezi că le-ați ascultat nevoile.

Dar le puteți cere colegilor feedback și în alte moduri!

De exemplu, canalul de comunicare internă al CHEQ le permite angajaților să trimită și întrebări sau anunțuri anonime. Acest lucru se datorează faptului că, în mod anonim, oamenii pot fi ceva mai curajoși și mai sinceri. Ceea ce este crucial atunci când încrederea între conducere și angajați nu a fost încă stabilită.

Încurajați personalul să își împărtășească comentariile, preocupările sau întrebările. Chiar și în mod anonim. Iar dvs. veți trimite o comunicare către toți aceștia. De asemenea, ar trebui, bineînțeles, să realizați sondaje de puls. Acest lucru vă va ajuta să obțineți o imagine mai clară a

• ceea ce îi preocupă pe angajați, 
• ce se întâmplă în cadrul companiei (de exemplu, unii colegi sunt tulburați din punct de vedere psihologic de comportamentul unui angajat mai narcisist),
• ce și-ar dori (de exemplu, un instrument de autoservire administrativă a resurselor umane),
• la ce trebuie să acordați mai multă atenție (de exemplu, atunci când instruiți sau vă faceți angajarea muncitorilor cu guler albastru)

În calitate de manager sau de angajat de resurse umane, dacă urmăriți sfaturile de mai sus, compania dvs. va experimenta în curând beneficiile fluxului bidirecțional de informații. Solicitați un CHEQ demo gratuit acum!