Canalul de self-service ce reduce volumul de muncă al departamentului de HR

Cu toții apreciem rezolvarea promptă a solicitărilor noastre. Iar un sistem digital de self-service pentru departamentul de resurse umane bine coordonat face exact acest lucru. El le permite angajaților să rezolve diverse chestiuni administrative fără a fi nevoie să deranjeze echipa de HR. Spuneți adio așteptărilor la cozi și timpilor lungi de așteptare – atât personalul HR, cât și angajații își pot dedica timpul pentru sarcini mai importante. Un studiu actual arată că 60% din sarcinile echipei de HR implică activități administrative, pe care canalul de self-service le poate reduce cu un procent substanțial de 40%.

Cum ajută canalele de self-service departamentul de HR

Un canal de self-service pentru angajați este un sistem care le permite acestora să rezolve singuri sarcinile administrative de rutină. Prin intermediul unei interfețe ușor de utilizat, angajații pot:

• avea acces la fluturașul de salariu,
• iniția cereri pentru obținerea adeverințelor de salariat,
• solicita o schimbare de tură,
• solicita concedii de odihnă,
• actualiza datele personale (inclusiv numele, adresa, detaliile contului bancar),
• accesa materiale de training și îndeplini eficient o serie de alte sarcini de rutină

Considerați canalul de self-service ca pe un partener digital de încredere, care vă sprijină constant personalul. Acesta nu numai că diminuează volumul de muncă al echipei de HR, ci simplifică și activitățile angajaților.

4 caracteristici esențiale ale unui canal de self-service excepțional

1. Cel mai important și esențial atribut al unui canal excelent de self-service pentru angajați constă în accesibilitatea sa pe mai multe platforme. Acest lucru le permite utilizatorilor să își gestioneze fără efort activitățile de aproape oriunde și în orice moment. Toate acestea fără a fi nevoiți să cumpere echipamente noi sau să deprindă noi aptitudini.

Când am conceput CHEQ, ne-am asigurat, de asemenea, că aplicația noastră funcționează bine pe mai multe platforme și dispozitive. CHEQ rulează fără probleme pe computere, smartphone-uri și terminale. Funcționează ca aplicație independentă și, în plus, funcțională pe Microsoft Teams și Viber. Această abordare ajută la o mai bună acceptare în rândul angajaților.

2. Conformitatea cu GDPR este o caracteristică nenegociabilă a oricărui canal digital de self-service decent. Acesta trebuie să permită transmiterea securizată a documentelor criptate către angajați. Acest lucru este valabil pentru documente confidențiale, precum fluturașii de salariu sau detaliile specifice cantinei. La CHEQ, susținem de mult timp această practică, garantând că toate aceste documente sunt transmise în siguranță, în formă criptată, ajungând doar la destinatarii vizați.

3. Respectă toate standardele de securitate IT. Canalul asigură o protecție împotriva accesului neautorizat la datele stocate.

4. Un obiectiv central al canalului de self-service pentru angajați este reducerea eficientă a volumului excesiv de sarcini ale departamentului de HR. Astfel, abilitatea de a grupa și gestiona datele primite în cadrul unui hub central prezintă o importanță fundamentală. Acest lucru urgentează procesarea informațiilor și scutește personalul HR de reunirea manuală a datelor colectate din diverse surse.
Un sistem simplu și intuitiv pe care oricine îl poate utiliza cu ușurință. CHEQ este special conceput pentru a fi ușor de utilizat, oferind procese transparente și solicitări bine definite. Îmbunătățit cu ajutorul inteligenței artificiale, canalul de self-service asigură asistență suplimentară pentru utilizatori, garantând o experiență impecabilă pentru toate părțile implicate.

Beneficiile și caracteristicile unui canal digital de self-service

Până la acest punct, probabil că recunoașteți valoarea semnificativă a canalului de self-service pentru angajați ca fiind un asistent digital de HR extrem de util. Acesta este pregătit să îi ajute pe angajați să își gestioneze sarcinile non-stop, inclusiv noaptea și în weekend (24/7), ceea ce duce la o satisfacție sporită a angajaților și la reducerea volumului de muncă inutil din domeniul HR. Haideți să aprofundăm, pentru a vă oferi o imagine de ansamblu și mai precisă a beneficiilor canalului de self-service și a gamei de sarcini pe care acesta le poate îndeplini fără probleme.

Exploatarea puterii inteligenței artificiale pentru o administrare mai ușoară

1. Actualizări optimizate ale datelor angajaților

Dați-le posibilitatea angajaților dvs. să își actualizeze informațiile personale cu ajutorul canalului de self-service. Spuneți adio numelor neactualizate de pe certificatul de angajator, ca urmare a căsătoriei sau divorțului – angajații pot acum să opereze ei înșiși eficient aceste modificări în cadrul sistemului. Nu mai trebuie să așteptați pentru întârzierile de plată care decurg din actualizări ale conturilor bancare nedeclarate; angajații pot modifica rapid acest detaliu esențial fără a parcurge procedurile interminabile specifice departamentului de HR.

2. Gestionare simplificată a concediilor

Canalul de self-service pentru angajați asigură o monitorizare perfectă a zilelor de concediu. Nu numai că aceștia își pot gestiona zilele de concediu disponibile, dar își pot monitoriza de asemenea orele lucrate, orele suplimentare și concediile medicale. În plus, solicitarea unui schimb de tură este floare la ureche prin intermediul canalului de self-service, necesitând o simplă aprobare din partea HR sau a supervizorului pentru a finaliza modificarea. Acest lucru face ca gestionarea schimburilor de tură să fie mult mai ușoară.

3. Eliminare a solicitărilor repetitive

Întrebările frecvente și repetitive ale angajaților reprezintă o provocare semnificativă pentru managementul operațional și pentru departamentul de HR, provocând adesea stres și consumând timp prețios. Deși automatizarea răspunsurilor la întrebările frecvente este ușor de realizat, afluxul constant de astfel de interogări poate împiedica managerii să se concentreze asupra responsabilităților esențiale. Așteptarea timp de ore sau zile pentru răspunsuri care ar putea fi furnizate rapid prin intermediul canalului de self-service nu este nici pe departe o situație ideală pentru angajați. Nu este surprinzător faptul că un sondaj recent a arătat că 73% dintre angajați susțin dezvoltarea și implementarea canalelor de self-service pentru angajați.

Experimentați avantajele canalului de self-service

1. Este întotdeauna accesibil și necesită doar un telefon mobil

Un avantaj semnificativ al sistemelor de self-service pentru angajați, cum ar fi CHEQ, este accesibilitatea lor constantă – chiar la îndemâna dvs. Această accesibilitate este posibilă datorită compatibilității cu smartphone-urile, care se extinde atât la utilizatori, cât și la administratorii de sistem. În calitate de administrator sau manager HR, puteți aproba cu ușurință cereri sau emite notificări, chiar și în timp ce vă aflați la fața locului, în fabrică.

2. Rată de eroare redusă

Gândiți-vă la canalul de self-service pentru angajați ca la un asistent digital de încredere, care reduce semnificativ datele inexacte. Metodele tradiționale de colectare a datelor, ce implică completarea manuală a formularelor și introducerea ulterioară a acestora în format digital, sau importul de date provenite din e-mailuri într-o bază de date, sunt renumite pentru generarea erorilor. Rectificarea acestor inadvertențe este un proces anevoios.

În schimb, sistemele de tip self-service grupează și gestionează datele în cadrul unei platforme unice. În cazul introducerii eronate a datelor, este posibilă corectarea rapidă. Nu este nevoie să căutați prin e-mailuri sau documente arhivate ori să operați prin diferite sisteme.

3. Satisfacție mai mare în rândul angajaților

Conform unui sondaj, un procent uriaș de 80% dintre angajați își doresc procese administrative mai simple pentru sarcinile de rutină. Cea mai eficientă cale de a obține acest lucru este implementarea unui canal de self-service. Acesta îi responsabilizează pe angajați, eliminând necesitatea de a aștepta intervenția personalului HR pentru chestiuni administrative. Rezultatul? O satisfacție mai mare în rândul angajaților, ceea ce se traduce printr-o creștere potențială a performanței de până la 20% la locul de muncă. Pentru profesioniștii din domeniul vânzărilor, această îmbunătățire ar putea duce chiar la o creștere remarcabilă de 37% a vânzărilor. Având în vedere această perspectivă, devine evident de ce 84% dintre managerii HR intervievați în cadrul sondajului Paychex Pulse of HR Survey consideră că un canal de self-service pentru angajați este indispensabil pentru succesul unei companii.

4. O mai mare transparență

După cum am menționat anterior, canalul de self-service eficientizează colectarea și procesarea datelor în cadrul unui singur hub. Aceasta se traduce printr-o bază de date mult mai transparentă și mai meticulos organizată. Nu mai este necesar să căutați frânturi de date prin fișiere, e-mailuri sau diverse alte locații. Această transparență sporită amplifică în consecință eficiența și simplifică procesele de audit.

Transparența este susținută de un sistem bine structurat, cu roluri și responsabilități clar definite.

5. Eficient din punct de vedere al costurilor

Investiția în implementarea unui canal de self-service pentru angajați generează rapid beneficii considerabile. În plus, odată cu trecerea completă a companiei la acest sistem de administrare, costurile generale aferente cheltuielilor cu hârtia și tușul pentru imprimantă sau cu întreținerea sistemelor paralele sunt reduse substanțial. Mai mult, nu există cheltuieli suplimentare datorate actualizărilor de date omise, precum comisioanele bancare pentru plățile efectuate greșit, printre alte costuri potențiale. Canalele de tip self-service reduc costurile indirecte, cum ar fi salariile mai mari plătite colegilor și managerilor HR pentru sarcini repetitive ce se pretează automatizării. În consecință, acești profesioniști calificați își pot canaliza eforturile către proiecte mai valoroase decât să răspundă exclusiv solicitărilor repetitive.

De ce să optați pentru asistența digitală CHEQ

Dintre numeroasele canale de self-service pentru angajați disponibile pentru a simplifica sarcinile personalului HR și pentru a crește gradul de satisfacție al angajaților, vă puteți întreba de ce merită să alegeți CHEQ.

Ceea ce ne deosebește nu este doar faptul că oferim un canal de self-service pentru comunicarea cu departamentul de resurse umane. Încă de la început, ne angajăm să vă sprijinim în procesul lansării cu succes a canalului și în implementarea acestuia în condiții optime. La fiecare pas, recomandările și asistența din partea noastră rămân la dispoziția dvs. și se prelungesc și după momentul lansării oficiale. Vă ajutăm să depășiți eficient provocările inerente implementării unui canal de self-service. Oricât de bun ar fi sistemul, este nou atât pentru angajați, cât și pentru manageri. Departamentelor de HR le este mult mai ușor să gestioneze eventualele reticențe interne atunci când sunt sprijinite de un partener cu un istoric de succes în implementarea serviciilor de tip self-service în numeroase sectoare.

Asistență CHEQ pentru implementarea canalelor de self-service

1. Dezvoltare de funcții și design personalizat pentru compania dvs.

Primul și cel mai important pas constă în prezentarea avantajelor și caracteristicilor sistemului de self-service către managementul companiei. Acest lucru facilitează reunirea tuturor părților interesate și inițierea discuțiilor privind personalizarea canalului de self-service în funcție de cerințele acestora. Aceasta presupune stabilirea designului preferat, care să se potrivească cu brandul companiei. Acțiunile noastre ulterioare se bazează pe deciziile luate în timpul acestor discuții.

2. Comunicare și training tehnic

În timp ce echipa noastră de developeri și designeri grafici lucrează la dezvoltarea canalului de self-service exclusiv al companiei, o altă echipă CHEQ colaborează îndeaproape cu personalul și managerii responsabili cu operarea și utilizarea sistemului din partea companiei. Ajutăm la stabilirea comunicării inițiale și a trainingului tehnic pentru ca implementarea noului canal de comunicare să fie mai ușoară.

3. Măsurare a satisfacției, monitorizare și actualizare a software-ului

După implementare, măsurăm în mod regulat satisfacția clienților și suntem pregătiți să oferim asistență, fie că aceasta vizează comunicarea sau aspectele tehnice. La cerere, suntem dispuși să oferim un training suplimentar privind sistemul ori de câte ori este nevoie și putem chiar contribui la conceperea unei campanii de comunicare. În plus, dezvoltarea și întreținerea continuă a software-ului sunt părți integrante ale angajamentului nostru.   Pentru a afla mai multe despre canalul de self-service CHEQ și despre potențialul său de a vă îmbunătăți operațiunile, nu ezitați să solicitați un demo GRATUIT!