Lista de verificare pentru o integrare digitală eficientă a muncitorilor

Multe companii cred că, odată ce un angajat a acceptat o ofertă de muncă, nu mai are nimic de făcut. Adesea cred că este suficient să pregătească contractul și să aștepte ca angajatul să înceapă să lucreze în compania lor. La urma urmei, au selectat o persoană care este calificată pentru postul respectiv. În multe cazuri, se așteaptă ca angajatul să știe tot ceea ce este necesar pentru muncă și să se descurce la noul loc de muncă. Cu toate acestea, indiferent de câtă experiență ai, un loc nou este întotdeauna un teritoriu necunoscut. De aceea, noii colegi trebuie să fie susținuți din primul moment. Acest lucru îi ajută să se acomodeze rapid. Dar cum ar trebui să procedăm în acest sens? CHEQ a întocmit următoarea listă de verificare care vă va ajuta să vă integrați în mod eficient colegii.

Articolul este însoțit de un e-book GRATUIT care vă ajută să vă proiectați procesul de integrare.
Pentru a solicita cartea electronică, faceți clic aici!

Orientarea nu înseamnă integrare digitală eficientă

Este uimitor cât de des oamenii cred că întâmpinarea și informarea unui nou coleg în prima zi de lucru reprezintă integrare. Nu este așa!  Desigur, orientarea face parte din onboarding, dar un onboarding de succes nu se oprește după ce:

• recepționerul sau colegul de la Resurse Umane îi permite noului coleg să intre la locul de muncă,
• cineva îi arată locația departamentului său,
• sau unde sunt toaletele și cantina.

Integrarea este un proces mult mai complex

Poate dura până la câteva luni. Procesul de integrare digitală eficientă include:

• introducerea culturii companiei
• prezentarea obiectivelor companiei
• cunoașterea colegilor
• prezentarea produselor/serviciilor companiei
• prezentarea sarcinilor și a obiectivelor angajatului pe baza cărora va fi evaluată performanța acestuia
• oferirea tuturor informațiilor, datelor și materialelor de formare necesare pentru a avea o activitate la cel mai înalt nivel
• prezentarea practicilor standard de la locul de muncă
• pregătirea echipei pentru sosirea noului angajat

Feedback-ul este important

În plus, feedback-ul și comentariile pozitive adresate colegului fac parte, de asemenea, din procesul de integrare. Lăudați-l în public pentru o treabă bine făcută și semnalați-i în privat orice problemă sau greșeală. Astfel, noul angajat va avea o experiență plăcută care îi va stimula performanța și îl va face fericit să rămână în cadrul companiei pe termen lung. O angajare bună este o comoară pentru toată lumea! Un onboarding reușit face de 3 ori mai probabil ca un nou angajat să descrie noul loc de muncă ca fiind cel mai bun loc în care a lucrat vreodată, iar acest comportament contribuie în mare măsură la creșterea brandului de angajator. 

Care este procesul obișnuit de integrare pentru muncitori?

Din păcate, deși mulți sunt familiarizați cu conceptul de onboarding, nu toți știu cum să îl pună în practică. Companiile reușesc cumva să o rezolve pentru colegii de la birouri, dar pentru colegii muncitori, se opresc adesea la orientarea în cadrul companiei.

În cele mai multe cazuri, un muncitor este contactat telefonic pentru a discuta despre data de începere a activității și despre documentele pe care trebuie să le aducă cu el, iar în prima lor zi, li se va înmâna, de preferință, un mic pachet tipărit de documente.

Pachetul de obicei conține :

• contractul de muncă
• fișa postului
• regulamentul de ordine interioară
• programul de lucru
• fișa de pontaj la locul de muncă
• datele de contact ale șefului lor ierarhic

Problema cu pachetul tipărit

• Nu este nici o soluție foarte ecologică, nici una practică.
• Nu promovează dialogul dintre noul angajat și companie și nici nu ajută la integrarea noului angajat în cultura companiei. 

Poate că acest lucru este oarecum contrabalansat de faptul că, odată ce colegul de la resurse umane a terminat cu sarcinile administrative, noul angajat este transferat la superiorul său direct. Managerul poate face un tur al locului de muncă și îl poate prezenta pe noul angajat celorlalți angajați, poate clarifica sarcinile cheie, dar după prima zi, noii colegi muncitori sunt adesea lăsați de capul lor. 

Acum să analizăm mai îndeaproape motivele acestui fenomen.

Probleme legate de integrarea colegilor muncitori

Uneori, în ciuda celor mai bune intenții, integrarea muncitorilor nu este un succes. Acest lucru se datorează, de obicei, următoarelor motive și probleme:

1. lipsa de resurse umane – oamenii nu au timp să se ocupe de un nou coleg
2. numirea unui mentor care nu este potrivit pentru postul respectiv (lipsă de cunoștințe, sosire recentă)
3. colegi dispersați din punct de vedere geografic: este dificil să păstrăm legătura și să comunicăm
4. un context logistic și tehnologic inadecvat pentru onboarding

Cum ar putea fi îmbunătățită experiența de integrare a muncitorilor?

Atenție: s-ar putea să nu vă placă ceea ce urmează să citiți. Pentru a facilita integrarea colegilor care nu lucrează la birou și pentru a eficientiza departamentul de resurse umane, a venit timpul să adoptați un sistem tehnologic adecvat în cadrul companiei. Acesta va accelera și va facilita atât sarcina personalului HR – făcând procesul de onboarding și rezultatele ușor de urmărit, măsurat și raportat – dar va oferi și o bază pe care să construiți un proces de onboarding modern și ecologic, potrivit pentru secolul XXI. 

Rămân în companie până la 3 ani sau mai mult

Da, la început poate părea o pierdere de bani și de efort, dar trebuie să subliniem faptul că merită. Știați că angajații integrați cu succes rămân în companie până la 3 ani și chiar mai mult? Nefiind nevoită să instruiască în mod regulat noi colegi la fiecare 3-6 luni, compania economisește costurile de recrutare și totodată producția/performanța nu scade. Astfel, pot fi evitate pierderile cauzate de fluctuația personalului. În plus, departamentul de HR nu trebuie să caute în mod constant noi angajați, să îi intervieveze și să administreze procedurile de onboarding și de plecare. În schimb, aceștia se pot concentra pe alte sarcini mai creative și mai utile, care nu ar fi putut fi realizate dacă ar fi trebuit să facă din nou procedurile de recrutare. Bine, să presupunem că aveți tehnologia necesară pentru a dezvolta un proces de integrare mai bun. Asta înseamnă că ați trecut la digital și ați automatizat tot ce ați putut. În funcție de soluția pe care ați ales-o (e-mail, intranet, aplicații de comunicare deschise sau propria aplicație de comunicare bazată pe chatbot etc.), puteți începe să planificați onboarding-ul noului muncitor. Indiferent de soluția pe care o alegeți, asigurați-vă că abordați următoarele aspecte.

Lista de verificare pentru integrarea colegilor muncitori

1. Informați-i din timp cum trebuie să se pregătească pentru prima zi și ce trebuie să aducă cu ei;
2. Pregătiți uniforma de lucru, pelerina, șorțul sau orice altă uniformă pe care trebuie să o poarte (discutați în prealabil despre mărimea hainelor);
3. Asigurați-vă că au toate instrumentele necesare pentru a-și face treaba;
4. Pregătiți un pachet de bun venit pentru aceștia (poate fi o felicitare de bun venit sau un scurt videoclip de bun venit din partea managerului companiei – evident, acest videoclip nu trebuie înregistrat separat pentru fiecare nou angajat) ;
5. Pregătiți pentru ei materiale de formare cu privire la următoarele aspecte și asigurați-vă că le parcurg împreună cu dvs. sau cu unul sau doi angajați desemnați (solicitați feedback/creați un test pentru acestea):
   • norme și reglementări privind siguranța muncii
   • reguli interne la locul de muncă
   • raportarea erorilor și a accidentelor
   • politica de comportament la locul de muncă
   • orele de lucru și pauzele
   • formare în domeniul siguranței – cum să folosiți echipamentul de lucru în siguranță
6. Numiți un mentor care să ajute noul coleg să se acomodeze rapid și care să îi ofere sprijin professional;
7. Stabiliți obiective și etape specifice. Noul angajat va înțelege ce așteptări aveți de la el în timpul perioadei de probă și vă va fi mai ușor să îi măsurați performanța ;
8. Solicitați feedback la fiecare 1-2 săptămâni noului angajat cu privire la modul în care se acomodează, cum progresează în învățarea fluxului de lucru, ce anume îi creează dificultăți. Acest lucru vă va da o indicație în timp dacă are nevoie de sprijin.

Dacă doriți o listă de verificare mai detaliată, pas cu pas, pentru a-i integra pe muncitorii potriviți pentru secolul XXI, descărcați e-book-ul nostru gratuit!