Podpis cyfrowy

Istnieje 5 głównych obszarów, w których istnieje ogromne zapotrzebowanie na podpisy cyfrowe jako nowoczesną formę uwierzytelniania:

1. Podpisanie umowy o pracę/modyfikacja umowy o pracę

Uwierzytelnienie umowy o pracę musi zostać potwierdzone podpisem w co najmniej dwóch egzemplarzach przez pracodawcę i pracownika. Należy to zrobić również przy wejściu na rynek pracy i przy zmianie umowy o pracę. W praktyce umowa o pracę jest zmieniana co roku i musi zostać podpisana przez wszystkich pracowników.

W praktyce umowy o pracę są sporządzane, umieszczane w teczkach wszystkich pracowników, drukowane w wymaganej liczbie egzemplarzy i wypełniane. Następnie musisz zacząć powiadamiać pracowników za pośrednictwem kierowników zespołów/zmian, że powinni przyjść lub zabrać zebrać pracowników w celu podpisania umowy. Po nim są tacy, którzy nie są na miejscu, a także tacy, którzy podpisali się błędnie, więc trzeba powtórzyć z nimi spotkanie jeszcze raz. Taki proces dla działu HR może zająć nawet 2 miesiące i wiąże się z dużym stresem.

W przypadku podpisu elektronicznego jest to 10 sekund na osobę.

2. Wnioski

W niektórych przypadkach pracownik musi złożyć wniosek. Zazwyczaj takimi deklaracjami są urlopy i rodzinne ulgi podatkowe.

W przypadku ulgi rodzinnej pracownik ma obowiązek corocznie deklarować swoje dzieci i ulgę rodzinną.

3. Zasady/ Zmiany w zasadach

W zakładach pracy mogą obowiązywać odmienne zasady obowiązujące i własne, z którymi pracownik musi się zapoznać i poświadczyć to swoim podpisem. Zasady te zmieniają się dość często w życiu firmy, dlatego należy się z nimi wielokrotnie zapoznawać i weryfikować.

W przypadku zmian polityki lub deklaracji następuje ten sam frustrujący proces, w którym pracownik traci czas, a administrator pozostaje z załatwieniem wszystkiego i podpisaniem umowy. A tę syzyfową pracę trzeba wykonywać, dopóki wszystkie dokumenty nie będą uporządkowane.

4. Udział w szkoleniach

W przypadku szkoleń wewnętrznych w firmie pracownik musi w jakiś sposób udowodnić swoją obecność lub fakt, że ukończył szkolenie. W praktyce odbywa się to poprzez podpisanie listy obecności na szkoleniu lub w przypadku zaliczenia szkolenia lub innego dokumentu w przypadku uczestnictwa.

W zarządzaniu szkoleniami jest tak, że istnieją trenerzy zewnętrzni, którym zostanie wydany dokument potwierdzający listę obecności na szkoleniu, jeśli dokument zaginie, ktoś go nie podpisał lub podpisał nieprawidłowo. Następnie administrator koresponduje i wysyła maila do trenera z pracownikiem, co jest niezwykle uciążliwe. Ale zdarzają się też przypadki, gdy dokument zaginął i trzeba go podpisać ponownie.

5. Odzież robocza narzędziem pracy

W firmach wydanie pracownikowi odzieży roboczej i narzędzi pracy, a także ich zwrot od pracownika muszą zostać poświadczone przez pracodawcę i pracownika. Niekoniecznie jest to obowiązkowe, ale w przypadku laptopa lub samochodu o dużej wartości wyraźnie jest to oczywista sprawa. Może być także obowiązkowym elementem wyposażenia BHP, jeśli wymaga tego praca.

Częstym przypadkiem dotyczącym odzieży roboczej i narzędzi pracy jest to, że pracownik odchodzi, a narzędzie zostaje przy nim (np. telefon, laptop, buty, ubranie), ale nie dochodzi do poświadczenia przekazania, ponieważ zapomniał go podpisać lub dokument zaginął, bo nie był zachowany. To również powoduje duży problem dla firm, które muszą dokonać inwentaryzacji, a w przypadku braku podpisanego przekazania nie mogą zobaczyć, jakie narzędzia aktualnie mają w posiadaniu. To powoduje poważne problemy.

Dlaczego jest to dobre dla firmy?

• Często nie wiemy, co jest podpisane, a co nie, ponieważ nie widzimy papierowej teczki z podpisami dyrektora.
• Do tego dochodzi czas, który wynika z błędów. Zatem pracownik wydrukował za mało stron, nie podpisał się poprawnie, podpisu nie można odczytać, po czym przy okazji wypełnia go jeszcze raz, drukuje i daje podpis.
• Z punktu widzenia ochrony danych jest to także dużo lepsze rozwiązanie niż tradycyjne arkusze kalkulacyjne i administracja papierowa, gdzie dane są rozproszone, a w systemie centralnym są przechowywane w bezpiecznym miejscu.
• E-podpis jest jak faktura papierowa i faktura elektroniczna. Fakturę papierową może wystawić każdy i przesłać ją do systemu centralnego, jednak faktury cyfrowe są na tyle dobre, że każdy korzysta z nich bez zobowiązań. Ale był to co najmniej tak duży skok w uwierzytelnianiu i administracji, jak smartfony w telekomunikacji. Nadal można kupić telefony z przyciskami, ale świat kocha smartfony i są one częścią naszego życia.
• Podpis dokumentu można zobaczyć, gdyż posiada nadruk cyfrowy. Przedstawiający kiedy i przez kogo dokument został podpisany. Mając umowę papierową – która dotarła do nas pocztą – wielu rzeczy nie możemy być pewni, np. kiedy faktycznie została podpisana i czy rzeczywiście została podpisana przez osobę uprawnioną oraz czy szczegóły umowy prawdziwe.

Dlaczego jest to dobre dla pracownika?

• Rozwiązanie jest wygodne dla pracownika i wygodne dla firmy, bo wystarczy smartfon.
• Podpis dokumentu można zobaczyć używając go, gdyż posiada nadruk cyfrowy. Co konkretnie, kiedy to podpisałem, co musiałem podpisać.
• Nie dziwi już fakt, że w pracy korzystamy z własnych urządzeń. Zasada „przynieś swoje urządzenie” jest już standardem. Twoja własna tożsamość cyfrowa z dokumentami na.
• Twoim urządzeniu. Możesz to wykorzystać nie tylko w swojej pracy, ale także w innych obszarach życia.