Semnătura digitală pentru simplificarea sarcinilor administrative de HR

Se apropie perioada concediilor de vară și nebunia care o însoțește, coșmarul colegilor din HR. Trebuie pregătite documentele de solicitare a concediului pentru colegi, care trebuie corelate cu managerii direcți și, în cele din urmă, semnate de toată lumea. În cazul unei companii mari cu câteva sute sau câteva mii de angajați, unde aceștia pot lucra și dispersați pe puncte de lucru, este extrem de consumator de timp să distribui la termen documentele tuturor și să colectezi semnăturile. Prin semnătura digitală acest lucru poate fi însă rezolvat mai rapid și mai simplu. În plus, respectă pe deplin și legislația.

Ce este semnătura digitală?

Semnătura digitală se mai numește și semnătură electronică. Față de semnăturile electronice în sensul mai tradițional, avantajul semnăturii digitale este că respectă pe deplin prevederile Codului civil. Astfel, la nevoie poate garanta chiar și în fața instanței identitatea digitală a persoanelor care semnează documentul. Ba mai mult, având în vedere că documentele semnate digital sunt protejate, putem fi siguri și că în document nu s-a produs nicio modificare în timpul sau după momentul semnăturilor. Toate acestea datorită amprentei digitale, care este unică și inalterabilă.

Iată cum funcționează semnătura digitală cu CHEQ

CHEQ și GoodID și-au unit forțele pentru a ușura sarcinile administrative de HR. În acest sens, semnătura digitală este deja disponibilă și prin CHEQ. În practică, acest lucru funcționează astfel: în interfața CHEQ trimiți în câteva clipe tuturor colegilor tăi declarațiile și documentele care trebuie semnate. Angajații primesc doar propriul document și acesta este cel pe care îl pot semna digital.

În timpul semnăturii digitale, angajații trec cu o apăsare de buton din interfața CHEQ în interfața GoodID, unde are loc identificarea semnatarilor. După stabilirea identității digitale, documentele pot fi apoi semnate cu ușurință, imediat și în mod autentic. Un avantaj uriaș este că identitatea semnatarului trebuie parcursă o singură dată, după care angajatul identificat poate semna un număr nelimitat de documente.

Semnătura digitală este, așadar, o soluție comodă atât pentru HR, cât și pentru conducere și pentru angajați.

Lista de sarcini „sperietoare” a colegilor din HR

Acum subiectul de actualitate este concediul de vară, dar pe tot parcursul anului, ca specialist HR, trebuie să obții semnătura colegilor pe o mulțime de formulare.

Declarații de concediu

Cu toții știm că numărul zilelor de concediu de bază plătite, care li se cuvin în egală măsură tuturor angajaților din Ungaria, este de 20 de zile. Pe lângă acestea, angajații pot avea însă dreptul la zile de concediu suplimentar, la care pot fi îndreptățiți nu doar pe baza vârstei. Și despre acestea trebuie să se facă o declarație la începutul fiecărui an. Acest lucru se poate referi la:

• copiii crescuți în propria gospodărie de către angajat, dar și
• la angajații cu capacitate de muncă modificată.

Declarații de deducere fiscală

• deducerea fiscală pentru mamele care cresc patru sau mai mulți copii
• deducerea personală
• deducerea fiscală pentru cei aflați la prima căsătorie
• deducerea fiscală familială
• deducerea fiscală pentru angajații sub 25 de ani

Declarații legate de reținerea impozitelor și contribuțiilor

În anumite cazuri poate fi nevoie și de alte declarații, care ajută la stabilirea impozitului de plată. Astfel de declarații sunt:

• declarația de impozit pe venit a persoanei fizice care închiriază
• declarația privind atingerea plafonului contribuției sociale (pentru venituri impozitate separat, de exemplu dividende)
• declarația privind contribuția simplificată la sarcinile publice (ekho)

Declarații și documente legate de beneficii

Aici se încadrează documente precum:

• declarația de cafeteria
• declarația de primire a bonusului de performanță de la sfârșit de an
• modificarea contractului de muncă în legătură cu majorarea salarială/corecția salarială de la începutul anului

Fișe M30 și adeverințe de contribuții

În timp ce printre declarațiile menționate mai sus există unele care nu îi privesc pe toți, fișa M30 și adeverințele de contribuții trebuie eliberate tuturor. În acest caz nu contează câți ani are angajatul, care este situația lui familială și de sănătate, dacă poate solicita cafeteria etc. Conform legislației actuale, aceste documente trebuie eliberate tuturor.

Ce este, de fapt, formularul M30?

Formularul M30 rezumă impozitele și contribuțiile plătite de angajator în anul precedent. La întocmirea și eliberarea adeverinței trebuie să ai mare grijă ca aceasta să respecte prevederile NAV (autoritatea fiscală maghiară), întrucât acest document trebuie predat la NAV până la data de 31 ianuarie a fiecărui an. NAV acceptă însă conținutul de date al adeverinței eliberate ca fiind real doar dacă aceasta respectă cerințele de formă și de conținut prevăzute de lege. Acest lucru înseamnă, printre altele, că adeverința trebuie semnată de ambele părți. Angajatorul este obligat să o consemneze prin semnătură în numele firmei, dar și angajatul este obligat să semneze pentru a confirma că a primit formularul. Dacă acest lucru lipsește, atunci este ca și cum nici nu ar fi primit formularul.

Folosește semnătura digitală, ca viața ta să NU se învârtă în jurul teancurilor de hârtii de semnat

După cum se poate vedea, la începutul anului, chiar și pentru un singur angajat trebuie predate o mulțime de documente spre semnare. În cazul companiilor mari, unde lucrează câteva sute sau mii de oameni, în plus dispersați geografic, reprezintă o provocare uriașă ca fiecare document să fie semnat la timp și corespunzător.

În cele ce urmează îți arăt mai întâi ce metode aplică majoritatea companiilor și acum, când semnătura digitală nu este doar posibilă, ci și acceptată din punct de vedere legal. După aceea vom vorbi despre acea posibilitate de soluționare care folosește deja semnătura digitală.

1. Rezolvare personală

În ciuda digitalizării, sarcinile administrative de HR sunt încă adesea rezolvate personal. Nu este deci surprinzător că formularele, declarațiile și celelalte documente care trebuie semnate obligatoriu la începutul anului sunt și astăzi predate-primite, respectiv semnate personal.

Colegii din HR obișnuiesc să aleagă dintre două soluții. O variantă este să facă turul zonelor de lucru și să distribuie fiecăruia nominal formularele, apoi, câteva minute mai târziu, să facă din nou turul pentru a colecta documentele semnate.

Cealaltă variantă este să roage fiecare coleg să viziteze departamentul de HR sau zona desemnată, unde colegul din HR îi așteaptă pe colegii care semnează formularul.

Oricare dintre soluțiile din cadrul rezolvării personale am privi-o, este extrem de consumatoare de timp în cazul unei companii cu câteva sute sau câteva mii de angajați. În acest timp, colegul din HR s-ar putea ocupa de numeroase sarcini mai complexe, în loc să facă pe poștașul.

2. Trimitere prin poștă

Dacă nu dorim ca colegul din HR să livreze personal M30 și celelalte declarații care trebuie semnate la începutul anului, pentru ca mai apoi să obțină, unul câte unul, semnătura fiecărui angajat, atunci putem alege ca soluție și trimiterea prin poștă. În acest caz, semnătura angajatului poate fi înlocuită de talonul care dovedește expedierea, precum confirmarea de primire.

Dacă alegi această soluție, atunci, pe lângă costurile de printare (hârtie și cerneală), trebuie luate în calcul și costurile poștale (plic, scrisoare recomandată și/sau cu confirmare de primire). Costul poștal al unei scrisori recomandate cu confirmare de primire este de 1240 de forinți. Dacă trebuie să trimiți doar la 100 de persoane, deja și asta înseamnă un cost de 124.000 de forinți pentru companie. Însă, în cazul companiilor mari, adesea acest document trebuie trimis la 500, 1000, 1500 și chiar mai mulți colegi, ceea ce reprezintă deja o cheltuială mai serioasă pentru firmă, pe care ar putea-o direcționa spre realizarea unor scopuri mai utile.

Sarcinile administrative de HR merită digitalizate acolo unde se poate. Acest lucru accelerează, într-adevăr, îndeplinirea sarcinilor și este, din toate punctele de vedere, mai eficient din punctul de vedere al costurilor.

3. Trimitere prin e-mail

Deși pare foarte comod să trimiți prin e-mail declarațiile de impozit și contribuții, declarația de cafeteria, declarația de deducere fiscală etc., totuși nu recomand această soluție. Din păcate, documentele oficiale trimise prin e-mail nu reduc sarcinile administrative de HR. Acest lucru are două motive:

• Printre colegii companiilor care se ocupă de producție pot fi mai mulți care nu dispun de adresă de e-mail de serviciu, așa că lor nu li se poate trimite formularul prin e-mail. – potrivit unui sondaj, 83% dintre cei care prestează muncă fizică nu dispun de adresă de e-mail de serviciu
• Documentele schimbate prin e-mail își pierd autenticitatea, nu au forță probantă. Chiar dacă poți trimite prin e-mail formularul fiecărui angajat, trebuie să îl ceri înapoi în formă semnată, pe care trebuie să îl primești în original. Varianta fotografiată sau scanată nu poate fi acceptată ca document autentic.

Cum poți atunci să transmiți cu ușurință și rapid toate documentele către angajați, astfel încât aceștia să le poată returna la fel de simplu și rapid, prevăzute cu semnătura lor conformă cu legea? Răspunsul îl oferă canalul de comunicare internă CHEQ și funcția de semnătură digitală.

4. CHEQ & GoodID

Adesea apare întrebarea cât de sigur este ca un document să fie trimis prin CHEQ. Complet! Căci CHEQ este un canal de comunicare internă corporativă care se bazează pe un sistem închis, așa că datele pot fi partajate în siguranță și criptat. Un avantaj suplimentar este că, pentru folosirea instrumentului, nu este necesar să dispui de o adresă de e-mail de serviciu, dar totuși utilizatorii pot fi identificați. Cu alte cuvinte, nu se poate întâmpla să trimiți documentul persoanei greșite. Pe lângă aceasta, un avantaj uriaș este și că pentru folosirea aplicației CHEQ este suficient un smartphone, de care încet-încet dispune deja aproape orice adult maghiar.

Acest canal de comunicare internă sigur este completat de soluția de semnătură digitală GoodID. Cu ajutorul GoodID, identificarea persoanei, indispensabilă pentru semnătură, are loc în câteva clipe, iar semnătura electronică poate fi efectuată și ea în siguranță. Semnătura digitală realizată în acest mod este, așa cum am menționat deja mai devreme, pe deplin autentică și respectă prevederile Codului civil.

Dacă alegi această metodă pentru semnarea formularelor, adeverințelor și  declarațiilor, atunci

• economisești o mulțime de timp și energie pentru echipa de salarizare și HR – nu trebuie să te chinui zile în șir cu printarea, livrarea, arhivarea etc., iar astfel și riscul de eroare este mai scăzut (printare greșită, formular pierdut, document îndosariat greșit etc.),
• respectă întru totul prevederile NAV și Codul civil – documentul este semnat în mod demn de încredere de către toate părțile implicate,
• pe termen lung îți poți reduce și costurile, întrucât prin aplicația GoodID integrată în CHEQ nu doar formularul M30 îl poți face semnat în mod autentic de către toți cei vizați, ci și celelalte documente care necesită semnătură (ex.: deduceri fiscale, zile de concediu suplimentar, declarații de cafeteria, contracte etc.)

Folosirea sa este extrem de simplă

Poate te temi că angajații tăi nu vor ști să folosească această funcție. Teama ta nu este nefondată. Potrivit unei informații publicate în 2019, 23% din populația Ungariei este analfabetă digital, în timp ce 27% are un nivel scăzut de competențe digitale.

Însă semnătura digitală integrată în CHEQ o poate folosi oricine.

La câțiva dintre clienții noștri am testat deja funcția. Și agenții de pază, și membrii personalului de curățenie au aplicat funcția fără probleme, fără niciun fel de instruire prealabilă.

Dacă vrei să afli mai multe despre cum funcționează și cum poți ușura sarcinile administrative de HR cu instrumentul de comunicare internă corporativă CHEQ și cu soluția de semnătură digitală GoodID integrată în acesta, atunci solicită demonstrația noastră GRATUITĂ.