Etapele transformării digitale a comunicării interne

Comunicarea internă eficientă contribuie la succesul companiilor. Cu cât o informație ajunge mai repede și mai precis la angajați, cu atât mai rapid poate reacționa firma la provocările pieței. Iar prin aceasta poate dobândi și un avantaj competitiv. Pentru o comunicare productivă este însă astăzi indispensabilă folosirea instrumentelor digitale. În acest articol vom vorbi despre etapele transformării digitale a comunicării interne. Citește mai departe dacă vrei să afli cum poți intra în lumea comunicării corporative digitalizate a secolului XXI.

1. Stabilirea obiectivelor

Ca primă etapă a transformării digitale a comunicării interne, trebuie neapărat stabilite obiectivele și strategia companiei. Acesta este un pas cheie, fără de care este inutil să te apuci de digitalizare, întrucât, în lipsa stabilirii obiectivelor, nu poți alege instrumentul potrivit pentru tine, ceea ce poate duce la eșec și la cheltuieli sporite.

Este important, așadar, să stabilești ce obiective dorești să atingi prin transformarea digitală. Acestea pot fi, de exemplu, creșterea eficienței proceselor de comunicare, implicarea colegilor, automatizarea răspunsurilor și sarcinilor de rutină sau chiar întărirea culturii organizaționale.

2. Alege instrumentul

Odată ce ești deja lămurit ce obiective vrei să atingi, ca a doua etapă a transformării digitale a comunicării interne trebuie să alegi instrumentul și platforma. Este indicat să alegi o soluție pe care toată lumea, atât cei care prestează muncă intelectuală, cât și cei care prestează muncă fizică, o pot folosi simplu. Un bun exemplu în acest sens este CHEQ.
Desigur, pe lângă asta trebuie luat în considerare și cât și cum se potrivește instrumentul de comunicare strategiei companiei. La alegerea instrumentului trebuie să cântărești și de ce funcții vei avea nevoie. Atunci se ridică marea întrebare, dacă merită să dezvolți un instrument propriu sau există deja o soluție gata făcută care acoperă nevoile companiei.

3. Asigură-te de siguranța instrumentului

Odată ce ai ales un instrument de comunicare, atunci, înainte de semnarea contractului și de implementare, trebuie să afli și dacă sistemul este sigur. Pe de o parte, trebuie să respecte prevederile GDPR, iar pe de altă parte este important și modul în care gestionează documentele confidențiale. Există, de exemplu, posibilitatea de a trimite documente criptate? Soluția se bazează pe un sistem de comunicare deschis sau închis? Pot avea acces persoane neautorizate la comunicarea companiei? Mă refer aici la faptul dacă mesajele pot fi citite de o persoană care nu este angajat al companiei. De exemplu, la mesajele trimise prin Facebook Messenger poate avea acces cu ușurință o persoană neautorizată pricepută. Tocmai de aceea nu este sigur să comunici probleme corporative printr-un astfel de canal.

4. Formarea unei comunități de sprijin

Ca următoare etapă a transformării digitale a comunicării interne, trebuie formată o comunitate de sprijin. Sarcina principală a membrilor echipei de sprijin este să evanghelizeze transformarea digitală și să îi ajute pe colegi să treacă la comunicarea digitală. Pe baza experienței noastre, trebuie implicați toți liderii, de la șefii de echipă până la managementul de top. Dacă angajații văd că liderii lor folosesc cu plăcere și regulat instrumentul de comunicare digitală, atunci se adaptează mai rapid la schimbare. Pe lângă aceasta, este extrem de important și ca fiecare angajat să știe că, în cazul în care ar avea nevoie de suport tehnic, are la cine să apeleze.

Scopul comunității de sprijin este de a implica și de a aduce la nivel toți colegii în transformarea digitală.

5. Monitorizarea transformării digitale a comunicării interne

Marele avantaj al comunicării digitale este că, folosind instrumentul potrivit, îți permite să îți monitorizezi foarte simplu rezultatele. De exemplu, în interfața de administrare CHEQ poți măsura, adică monitoriza, ce procent dintre angajați folosesc aplicația. Poți observa și în ce scopuri o folosesc, astfel încât să te inspiri cu idei pentru a sprijini alinierea și transformarea. În plus, merită să ceri și feedbackuri, ținând cont de care poți modela transformarea comunicării digitale a companiei.