Conversația în chat de grup este inamicul performanței

Este o concepție greșită frecventă că angajaților trebuie să li se ofere posibilitatea de a discuta între ei pentru o muncă mai eficientă. Însă conversația în chat de grup nu este cea mai bună soluție pentru asta, iar acest lucru ți-l voi și demonstra în câteva clipe.

Ședințe interminabile

Chatul de grup poate fi util pentru o coordonare rapidă și temporară, dar nu poate înlocui un canal oficial de comunicare internă. În grupurile paralele, informațiile se fragmentează, devin greu de găsit și nu se poate urmări în mod fiabil cine le-a primit. Așteptarea simultană a răspunsurilor imediate și a concentrării neîntrerupte duce la distragerea atenției și la supraîncărcare comunicațională.

Efectele negative ale conversației în chat de grup

1. Oboseală mentală și epuizare

Poate ai întâlnit și tu deja pe internet acea imagine în care apare un telefon fix cu textul: „când telefonul avea fir, oamenii erau liberi…” Pe atunci oamenii cunoșteau și respectau regulile etichetei telefonice, precum:

• un număr personal se suna doar între orele 8 dimineața și 8 seara, cu excepția cazului în care era ceva extrem de urgent (ex.: o situație de urgență)
• și în probleme de serviciu oamenii se sunau doar în timpul programului de lucru

Însă, în epoca telefoanelor mobile și a diverselor aplicații de comunicare, tot mai puțini respectă regulile etichetei telefonice, dacă sunt măcar conștienți de ele.

Potrivit unui sondaj, de exemplu, pe 49% dintre americani îi deranjează contactarea telefonică prea devreme sau prea târziu. Acest lucru nu se referă doar la apeluri, ci și la mesaje. În plus, dacă aceste mesaje sosesc în cadrul unei conversații de grup, poate fi extrem de deranjant atunci când mai mulți membri ai grupului trimit comentarii. Faptul că tu nu te odihnești în afara programului oficial de lucru nu înseamnă că altcineva nu ar vrea să o facă.

Desigur, poți spune că smartphone-ul poate fi dat mai încet sau pus pe silențios, însă acest lucru ridică o altă problemă.

2. Teama de a pierde posibilitatea de a interveni

Cu siguranță ai auzit și tu deja zicala „cine tace consimte”. Puține lucruri sunt mai deranjante decât să accepți că grupul a luat o decizie prin presupusul tău consimțământ. Adesea oamenii cred că membrii unui grup, chiar dacă nu intervin neapărat într-o conversație, cu siguranță o urmăresc în timp real. Așadar, indiferent dacă iau cuvântul în timpul conversației sau nu, după luarea deciziei membrii grupului invocă faptul că „am discutat în grup, dacă nu ești de acord, de ce nu ai spus când s-a putut? Acum e prea târziu.” De aceea, mulți se străduiesc să citească imediat orice conversație de chat și, dacă subiectul îi interesează sau sunt vizați, reacționează imediat.

Însă, dacă un angajat face parte, să zicem, din 5-10 sau chiar mai multe grupuri diferite, care sună neîncetat din cauza mesajelor primite, atunci nu se poate lucra eficient. 
Dacă ai nevoie de feedback de la colegi în privința luării unei decizii, atunci nu rezolva acest lucru într-o conversație de chat de grup. Mai degrabă trimite un sondaj scurt prin CHEQ. Acesta, pe de o parte, nu perturbă munca celor întrebați, iar pe de altă parte nimeni nu influențează opinia celuilalt. Pentru că, să recunoaștem, într-o conversație de chat de grup pe care o vede toată lumea, o personalitate mai puternică poate influența cu ușurință opinia celorlalți și dirijează conversația în mod „invizibil”.

3. Imposibilitatea de regăsire

Poate este comod și rapid să discuți probleme în chat, însă câteva zile sau luni mai târziu este aproape imposibil să regăsești cele discutate și să faci referire la ele. Căutarea din chat poate scoate la iveală conversația, însă e posibil să găsești doar o parte din ea. Dar se poate întâmpla și ca pe un subiect similar să fi avut loc mai multe conversații în camera de chat, astfel încât rezultatul căutării este confuz, și tot este nevoie să citești câteva sute de rânduri de comentarii pentru a obține imaginea completă. 
Pentru partajarea informațiilor importante și a comunicatelor companiei, conversația în chat de grup nu este deci cea mai potrivită. Mai degrabă creează o bază de cunoștințe, unde angajații pot regăsi în întregime informațiile importante.

4. Împiedică eficiența

Potrivit cercetărilor, este nevoie de aproximativ 23 de minute pentru ca cineva să se poată concentra din nou complet pe ceea ce făcea înainte de a fi întrerupt. Asta înseamnă că, dacă într-o zi de muncă ești scos din ritm doar de 4-5 ori, eficiența muncii tale din ziua respectivă scade deja la jumătate.
Așadar, întrebarea este: ce este mai important pentru tine? Ca angajații să își îndeplinească eficient sarcinile sau să discute între ei? Pentru partajarea informațiilor importante ale companiei există o soluție mai eficientă decât chatul.

5. Implică riscuri de business

Poate ai auzit deja povestea unui fost inginer Google, care nu doar că a trimis HR-ului un memo cu opinii destul de extreme, dar l-a partajat și pe forumurile interne, iar acesta a ajuns apoi public datorită câtorva colegi „amabili”, care l-au fotografiat și l-au partajat și în grupuri deschise. În memo, acesta își expunea părerea că, în opinia lui, motivul pentru care lucrează puține femei în sectorul IT nu este vreo discriminare de care ar avea parte, ci faptul că pe femei nu le interesează acest domeniu. Cred că nu mai trebuie să spun că acest memo scurs a stârnit ceva vâlvă, iar autorul lui a fost nevoit să plece de la Google.

Dar există și celebrul incident PayPal, când mesajul intern al președintelui a ajuns public, în care îi critica deschis și dur pe angajații PayPal pentru că nu își amintesc parola de PayPal și nu folosesc aplicația. În mesajul său, sugera că acești angajați ar putea chiar să demisioneze.

Deși mesajele menționate mai sus nu au fost partajate în cadrul unei conversații de chat de grup, ele arată totuși perfect ce pericole poate implica schimbul de mesaje corporativ nesupravegheat. Reduce riscul și folosește mai degrabă un instrument de comunicare bidirecțională dirijată pentru partajarea celor mai importante mesaje.