Чеклист за назначаване на работниците

Много компании смятат, че след като работникът е приел предложението за работа, не остава нищо друго освен да подготви договора и да чака датата на започване на работа. В края на краищата те са избрали човек, който е професионално квалифициран за работата. В много случаи от служителя се очаква да знае всичко, което е необходимо за работата, и да може да се ориентира в новата работа. Но независимо от това колко опит има, новото място винаги е непозната територия. Ето защо новите колеги трябва да бъдат подкрепяни още от първия момент, за да могат бързо да се установят. Но как да направим това? Чеклистът по-долу ще ви помогне в процеса на назначаване на работниците със синя якичка.

Статията се предлага и с ПОДАРЪК електронна книга – Чеклист за назначаване на работници.
Щракнете тук, за да получите електронната книга!

Ориентирането не е въвеждане в работата

Много често хората смятат, че посрещането и ориентирането на новия колега през първия ден е онбординг. Разбира се, ориентацията е част от успешното назначаване на работниците, но онбордингът не спира дотук:

• рецепционистът или колегата от отдел „Човешки ресурси“ показва на новия колега работното пространство,
• показва му къде да намери колегите си,
• или къде се намират тоалетните и столовата

Въвеждането в работата е много по-сложен процес, който може да отнеме месеци, за да опознае новият служител:

• фирмената култура, 
• целите на компанията, 
• хората, които работят в нея, 
• продуктите/услугите на компанията,
• собствените си задачи и цели, спрямо които ще бъде оценявано представянето му,
• информацията, данните и материалите за обучение, необходими за постигане високо ниво на работа,
• стандартни практики на работното място.

Освен това, разбира се, даването на обратна връзка и положителни отзиви на колегите също е част от обучението. Открито го похвалете за добре свършената работа и насаме му посочете евентуални проблеми или грешки. Така новият служител ще получи приятно преживяване, което ще повиши ефективността му и ще го накара с удоволствие да остане в компанията в дългосрочен план. А добрата работна сила е съкровище и сред работниците със сини якички! Нещо повече, успешният онбординг прави 3 пъти по-вероятно новият служител да опише новото си място като най-доброто място, на което някога е работил. А това поведение допринася в голяма степен за издигане на работодателската марка.

Какъв е процесът за назначаване на работниците като цяло?

Тъжният факт е, че въпреки че понятието „онбординг“ е познато на мнозина, то все още не се практикува добре. За колегите с бели якички това е просто работа. Но за колегите със сини якички той често спира до инструктажа за въвеждане в работата.

В повечето случаи с колегата със синя якичка се установява контакт по телефона, за да се обсъди часът на постъпване и какви документи трябва да донесе със себе си. А на първия ден им се връчва малък пакет с документи, съдържащ:

• трудов договор
• длъжностна характеристика
• разписание
• лист за присъствие
• чеклист за работа
• данни за контакт с прекия ръководител
• данни за контакт с лекаря и др.

Освен че това не е най-идеалното решение от гледна точка на околната среда, то няма голяма практическа полза. Освен това, то не насърчава диалога между новия служител и интегрирането му в културата на предприятието. Това може би донякъде се компенсира от факта, че след като служителят от отдел „Човешки ресурси“ приключи с административните задачи, той го свързва към прекия му ръководител.  Може да му бъде направена обиколка на работното място, да му бъдат представени колегите и да му бъдат разяснени основните задачи. Но след първия ден новите колеги на сините якички често са оставени сами на себе си.

Но нека разгледаме по-отблизо причините за това.

Проблеми с навременното назначаване на работници със сините якички

Понякога, въпреки добрите намерения, въвеждането на работата на колегите със сини якички не е успешно. Това обикновено се дължи на следните причини и проблеми:

1. Липса на човешки ресурси – по-старшите служители нямат време да се занимават с нов колега;
2. Назначаване на наставник, който е неподходящ за работата (липса на знания, скорошно пристигане);
3. Колегите са географски далеч: трудно е да се поддържа връзка и да се комуникира;
4. Недостатъчна логистична и технологична база;

Как може да се подобри навременното назначаване при работниците?

Предупреждаваме ви, че това, което ще прочетете, може да не ви хареса. Защото, за да улесните онбординга на колегите, които не са служители, и да направите работата на отдел „Човешки ресурси“ по-ефективна, ще трябва да разработите подходяща технологична система във вашата компания. Но добрата новина е, че тя едновременно ще ускори и улесни задачата на служителите от отдел „Човешки ресурси“ – ще направи процеса на онбординг и резултатите от него лесни за проследяване, измерване и отчитане – и ще предостави основната рамка, върху която да изградите модерен и екологичен онбординг за 21-ви век.

Знам, че на пръв поглед може да изглежда като загуба на пари и енергия, но искаме да подчертаем, че това се отплаща. Знаете ли, че успешно наетите служители остават в компанията 3 години и повече? Като не се налага редовно да обучавате нови колеги на всеки 3-6 месеца, компанията не само спестява разходи за наемане на персонал, но и производството/производителността не намаляват. По този начин се избягват загубите, дължащи се на текучество на персонала. Освен това на отдел „Човешки ресурси“ не се налага постоянно да търси нови служители, да ги интервюира и да администрира процедурите по назначаване и напускане. Вместо това те могат да се съсредоточат върху други, по-креативни и полезни задачи, които набирането на персонал е оставило на заден план.

Добре, нека приемем, че разполагате с технология за създаване на по-добри условия за онбординг. Това означава, че сте преминали към дигитални технологии и сте автоматизирали всичко, което можете. В зависимост от това какво решение сте избрали (електронна поща, интранет, отворени приложения за комуникация или ваше собствено приложение, базирано на чатбот, и т.н.) можете да започнете да планирате онбординга на новия си служител. Каквото и решение да изберете, не забравяйте да обърнете внимание на следното!

Чеклист за назначаване на работниците

Информирайте работниците предварително как да се подготвят за първия работен ден: какво да вземат със себе си?

1. Подгответе за него/нея работното облекло, престилката или друга задължителна за вас униформа (предварително попитайте за размера на облеклото му/й).
2. Уверете се, че той разполага с всичко, което му е необходимо за изпълнение на работата
3. Подгответе за него/нея пакет за добре дошъл (това може да бъде поздравителна картичка или кратък видеоклип за добре дошъл от управителя на компанията – очевидно не е необходимо този видеоклип да се записва отделно за всеки новопостъпил служител)
4. Подгответе за него материали за обучение по следните въпроси и се уверете, че той ги е преминал заедно с вас или с друг определен служител (поискайте обратна връзка/проверете ги):
   • Правила и разпоредби за БЗР
   • Вътрешни правила и разпоредби на работното място
   • Докладване на грешки и злополуки
   • Поведение на работното място
   • Работно време и почивки
   • Обучение по безопасност – как да използват безопасно работното си оборудване

5. Назначете наставник, който може да му помогне да се адаптира по-бързо и който също така може да предложи професионална подкрепа на новия колега.
6. Поставете конкретни цели и етапи. Новият служител ще е наясно какво очаквате от него по време на изпитателния срок и ще ви е по-лесно да оцените представянето му.
7. На всеки 1-2 седмици искайте от новия служител обратна връзка за това как се адаптира и усвоява работата, какво му създава трудности. Това ще ви даде ранна представа дали той или тя се нуждае от подкрепа.

Ако искате по-подробен, поетапен съвременен чеклист за онбординг на работника изтеглете нашата безплатна електронна книга по темата!

Ако искате по-подробен списък, стъпка по стъпка, тогава изтеглете безплатната електронна книга „Чеклист за назначаване на работниците“ ТУК!