Решение за вътрешна комуникация – да закупите / да разработите?

Често възниква въпросът: дали е по-добре да се закупи готово решение за вътрешна комуникация или да се разработи собствен софтуер за тази цел? Този въпрос обикновено се решава въз основа на това колко струва готовото решение и доколко то покрива нуждите на компанията. Трябва обаче да знаете, че има повече фактори, които трябва да се вземат предвид.

Стъпки и фактори

Ето кои са стъпките, които трябва да предприемете, и факторите, които трябва да вземете предвид, когато решавате дали да изберете готово решение за вътрешна комуникация или да разработите свое собствено.

1. Определете функциите

Първата стъпка е да определите какви функции са ви необходими. Какви задачи искате да изпълнява софтуерът? На какви изисквания и предизвикателства трябва да отговаря? Какви предимства трябва да предоставя комуникационният софтуер, за да могат служителите ви да желаят да го използват?

Всичко трябва да бъде внимателно обмислено и подредено по важност. 

Кои са функциите, които софтуерът наистина трябва да може да изпълнява? 

И кои от тях би било хубаво да имате, но не са от особена важност?

Ако се нуждаете от много основни функции, които не са налични в нито едно готово решение за вътрешна комуникация, тогава може би се замисляте за разработване на свое собствено. В противен случай си струва да опитате готовите решения, тъй като те са лесно достъпни и вече доказани.

2. Контрол

От гледна точка на бизнес лидерите и ИТ сигурността въпросът е за това кой има контрол и колко контрол може да бъде даден. Трябва да знаете, че ако закупите готова софтуерна услуга, няма да имате 100% контрол. Дори и да стартирате софтуерното решение от собствения си сървър. 

Разбира се, можете да се доближите до пълен контрол и функциите ще бъдат променяни и подобрявани въз основа на вашата обратна връзка. Въпреки това, кога точно и в какъв ред ще бъдат реализирани, не зависи от вас. Това се решава от екипа, поддържащ завършеното решение за вътрешна комуникация на база и на останалите отзиви на клиентите. За тях най-важното е да отговорят на възможно най-много нужди на клиентите. Така че те очевидно се фокусират върху решения, които засягат повече хора, а не върху една конкретна ситуация.

Дали липсата на пълен контрол наистина е съществен проблем?

Някои мениджъри се отблъскват от това. Те искат да имат пълен контрол и думата при разработването на решението за вътрешна комуникация. В такива случаи обаче трябва да се запитате дали липсата на пълен контрол наистина е съществен проблем?

За работещите в сферата на отбраната и националната сигурност например това може да бъде сериозен проблем. Но за фабрика за производство той е неоправдан. Особено защото не е работа на фирмата или на управителя на завода да разработва и поддържа софтуер, който осигурява решения за вътрешна комуникация. Нито дори на ИТ мениджъра, работещ в такава компания! Така че те не биха имали пълен контрол. Или, което е още по-лошо, те биха създали проблеми с некомпетентно управление.
Ето защо е разумно да оставите пълния контрол в ръцете на експертите и да закупите готово решение, което позволява персонализиране и почти 100% контрол. Едно такова готово решение за вътрешна комуникация е CHEQ, което ви позволява да адаптирате софтуера си за вътрешна комуникация към собствените си нужди от избор на над 50 функции.

3. Разходи

Изчислете и сравнете разходите за закупуване на готово решение за вътрешна комуникация и разходите за разработване на такова решение. Можете да изчислите и двете версии на разработката. Както когато се разработва за вас вътрешно от вашия ИТ отдел, така и когато наемете екип от разработчици, който да създаде софтуер специално за вашите нужди и след това да ви го достави в неговата цялост. Важно е да се отбележи, че екипът, нает на външен изпълнител, ще продължи да поддържа и разработва софтуера само ако изрично сте сключили договор с него за това. 

Това, разбира се, води до допълнителни разходи.

При изчисляването на разходите компаниите често вземат предвид само пряко възникналите и предвидими разходи, като например разходите за производство на софтуера (инструменти, хостинг и т.н.). По-рядко се вземат предвид заплатите на разработчиците, работещи по проекта, допълнителните разходи поради неуспехи или текучество на персонала. Загубите от неуспешни задачи и проекти също често не се отчитат. Всъщност използването на собствени ИТ служители за разработване на софтуер, който не е в тяхната област на компетентност, отнема тяхното време и енергия. Докато разработват новото решение за вътрешни комуникации, те не могат да се съсредоточат върху основни задачи, които биха допринесли за печалбите на компанията.

Например:

При това дори не споменаваме неочакваната ситуация, когато се налага да замените разработчик. В този случай проектът не може да продължи, възникват разходи за наемане на служители и целият проект може да бъде провален. В края на краищата, ако има промяна в екипа от разработчици, целият екип може да се разпадне. Възможно е всички те да не могат поддържат лесно кода. Това може да забави или дори да спре целия проект. Така разходите за разработка се превръщат в пропилени пари, а компанията все още няма решение за вътрешна комуникация.

На всичкото отгоре не бива да се забравя и текущата поддръжка и развитие, които могат да струват до 100 млн. евро годишно. Никоя компания няма да плати толкова много за сравнително незначителен вътрешен проект. Въпреки това компаниите, които предлагат готово комуникационно решение като услуга на други компании, възприемат този разход като възвръщаемост на инвестицията и са готови да изразходват повече средства за непрекъснато усъвършенстване, за да предоставят по-качествени и по-надеждни услуги на своите клиенти.

4. Въпроси относно решението за вътрешна комуникация

Задайте си тези въпроси, преди да гласувате за собствено изработване или за готово решение за вътрешна комуникация:

1. Разполагате ли с екип, който може да разработи решение за вътрешна комуникация?
2. Какво ще се случи, ако този екип за разработване бъде разпуснат?
3. Кой ще контролира изпълнението на проекта?
4. Кой може да поддържа софтуера?
5. Колко време ще отнеме разработването на софтуера?
6. Какви са последиците от завършването на проекта навреме?
7. Колко по-надежден ще бъде вашият самостоятелно разработен софтуер от изпитано и готово решение за вътрешна комуникация?
8. Колко време ще ви е необходимо, за да научите служителите си да използват приложението за комуникация?
9. Кое решение е по-лесно за мащабиране?
10. Кой ще отстранява грешките и ще извършва актуализациите/надгражданията на софтуера?

Като отговорите на тези въпроси, можете да видите плюсовете и минусите на едно или друго решение за комуникация. Това ще ви помогне да видите ясно и да вземете информирано решение. От отговорите става ясно също, че разработването на собствено изисква огромни ресурси. Не само материални ресурси, но и човешки ресурси.

5. Оценка на рисковете

Разгледайте рисковете от използването на готово решение за вътрешна комуникация и рисковете от разработването на собствено?

Ако купувате готово решение, важен въпрос, който трябва да си зададете, е: може ли доставчикът да обработва данните по съвместим и сигурен начин? Каква е вероятността данните да изтекат и да попаднат в неоторизирани ръце?

Ако например планирате да изпращате фишове за заплати на колегите си по този канал, трябва да знаете дали системата може да криптира данните и да ги насочва към правилните хора? Това е много важен въпрос, независимо дали става въпрос за готово решение или за собствено приложение. В края на краищата данните за заплатите не принадлежат на други хора. Ето защо за CHEQ беше важен въпрос да може да изпраща фишове за заплати и други важни документи в криптиран вид до целевите лица.

Страхът от риска се дължи най-вече на пълната липса на контрол. Кой поема отговорността за евентуално изтичане на данни? Кой може да коригира грешките и колко бързо? Винаги обаче помнете, че компания, която предлага готово решение за вътрешна комуникация като услуга, винаги може да се справи с подобни неочаквани и неприятни ситуации много по-професионално, отколкото компания със съвсем различен профил. Затова винаги се доверявайте на експертите!

6. Инвестирано време-енергия и добавена стойност

Когато оценявате вариантите, очевидно ще вземете предвид и кога бихте могли да започнете да използвате комуникационното решение с вашия персонал и кога очаквате да видите възвръщаемост на инвестициите. Колкото по-спешно е въвеждането на вътрешен комуникационен канал, толкова по-вероятно е да изберете готово решение, тъй като нямате месеци да чакате за разработка. 

Спомнете си за ранните дни на Covid. Там трябваше да намерим незабавно решение за бърз и лесен достъп до всички колеги. Възможно е преди това компаниите да не са осъзнавали колко е важно да имат добре функциониращ канал за комуникация. Такъв, който може да достигне до колеги, които работят физически, които нямат служебна електронна поща и телефон и дори може да говорят различни езици.

Избирайки готово за употреба решение за вътрешна комуникация като CHEQ, можете не само да използвате приложението почти веднага, но и ще видите резултатите по-бързо. Възвръщаемостта на инвестициите ви (ROI) е лесна за изчисляване и управление. Това означава, че можете дори да я ускорите, като предприемете определени стъпки. За разлика от това, много непредвидени фактори при развитието на собствена платформа могат да забавят възвръщаемостта на инвестицията. Дотолкова, че ръководството може да реши, че е безсмислено да се изразходват допълнително време, пари и усилия за този проект. По-скоро може да го закрие и да го възприеме като загуба.

7. Поддръжка

Поддръжката не е толкова проста, колкото си мислим ние, неспециалистите. Тя също така отнема няколко дни работа и може да изисква няколко разработчици. Особено когато поддръжката включва грешки, например поради актуализация на интегриран софтуер. 

Ето защо, когато избирате решение, винаги трябва да се запитате: ако изберете  да изработвате самостоятелно решение, винаги ли ще има кой да поддържа вътрешния комуникационен канал? Какво ще стане, ако колегата по поддръжката излезе в отпуск? Ще има ли кой да го замести? А ако той неочаквано подаде оставка, може ли някой да поеме веднага неговата роля?

Не е нужно да се притеснявате за това, когато закупите готово решение. Там фирмата, предоставяща приложението, е отговорна за това, че винаги ще получавате качествена и непрекъсната поддръжка, така че да можете да използвате безпроблемно всички функции на комуникационния канал.

8. Мащабируемост

Като служители ние сме склонни да се фокусираме върху настоящето и върху решаването на текущите проблеми. Когато обаче става въпрос за избор на готово решение за вътрешна комуникация или за изграждане на собствено, трябва да се вземе предвид и бъдещето. Трябва да сте подготвени и за това, че в бъдеще ще трябва да се решават и други проблеми. Ще може ли избраното от вас приложение да направи това? Ако е така, в какви срокове и на каква цена?
Ако изберете самостоятелно разработено решение, въпросът всъщност е кога и какви нови функционалности ще добавяте към вашия комуникационен софтуер, в зависимост от финансовото ви състояние и човешките ви ресурси. Все пак, нека си признаем, повечето компании, дори и големите, не разполагат с ресурси, за да мащабират собствено разработеното си приложение в кратки срокове. За разлика от това, ако изберете готово вътрешнофирмено комуникационно решение, мащабируемостта е по-лесно постижима. Вземете например готовото решение CHEQ, което в момента има над 50 функции. Ако започнете с активирането на 5 функции, но по-късно установите, че се нуждаете от повече допълнителни функции, можете лесно да добавите новоизбраните към вече съществуващите. Не е необходимо да чакате месеци за разработка и да харчите огромни суми пари. Вместо това можете да се възползвате от предимствата на функциите веднага.

Подобрявайте се само ако това ви дава конкурентно предимство

Има още един много важен фактор, който трябва да имате предвид, преди да започнете собствено разработване. Трябва да прецените дали софтуерът, който разработвате сами, ще ви даде конкурентно предимство, заради което си струва да поемете проекта и всички рискове, споменати по-горе. Ако той не предлага такова значително конкурентно предимство, по-добре изберете готово решение за вътрешна комуникация, което можете да използвате веднага. 

Ако се интересувате от такова решение, поискайте безплатна демонстрация на CHEQ!