Приложение за вътрешна комуникация или чатбот?

Днес едва ли има хора от активната работна сила, които да не са използвали някакъв вид приложение за комуникация през живота си (Viber, WhatsApp, Messenger и др.). Освен това все по-рядко се случва някой да не е водил разговор с изкуствен интелект (AI), който работи като чатбот. Ето защо не е изненадващо, че компаниите също търсят подобни решения за по-ефективна вътрешна комуникация. И въпреки че в съзнанието на мнозина има погрешно схващане, че трябва да избирате между приложението за вътрешна комуникация и чатбота, трябва да знаете, че това не е така!

В края на статията сами ще се убедите в това.

Какво е корпоративно приложение за вътрешнофирмена комуникация?

Най-просто казано, приложението за вътрешна комуникация на компанията не е нищо повече от цифров комуникационен интерфейс (софтуер), съобразен с нуждите на дадена организация. Той служи за опростяване и ускоряване на комуникацията и споделянето на знания между колеги. Също така за укрепване на общността на служителите. Всичко това води до повишаване на производителността и увеличаване на производството по свой начин. Според проучването на Gallup от 2020 г. компаниите, които наблягат с редовна и ефективна комуникация, отбелязват 23% увеличение на печалбите.

Но как да накараме нашите колеги да използват приложението за вътрешна комуникация на компанията?

Най-лесният начин да убедите служителите да използват приложението за вътрешна комуникация на компанията не е да ги помолите да изтеглят и използват ново приложение, а да представите на вниманието им уникална функция на вече познато такова. 

И така, като фундаментална стъпка, ние въвеждаме приложение в културата на вътрешнофирмената комуникация, което работи на множество платформи като Viber и Teams. По този начин даваме възможност на колегите свободно да решат по какъв начин искат да се включат в комуникацията на вашата компания. Не е необходимо да купувате нищо допълнително. Всеки може да използва инструментите, които вече има. Това прави новия софтуер за комуникация по-приятен, тъй като никой не трябва да харчи пари за нещо, което не би искал да прави.

Голямото предимство на мултиплатформените приложения е, че те работят перфектно на различни устройства, независимо дали използвате операционна система Windows, Mac или дали телефонът ви е базиран на Android или iOS. Освен това не е пречка, ако искате да го използвате през друго приложение, а не да го инсталирате като самостоятелно такова. В допълнение към всичко това също е възможно да се използват мултиплатформени приложения, така че да могат да се използват онлайн, на облак или на вашето собствено пространство за данни.

Както можете да видите, едно приложение за вътрешна комуникация може да бъде идеалният отговор на предизвикателствата на вътрешния дискурс на компанията.

Но с право може да възникне въпросът доколко безопасно е използването на такава комуникационна система?

Приложението за вътрешна комуникация е напълно защитено

Не е нужно да сте специалист по GDPR, за да знаете, че потокът от чувствителни и дори секретни данни трябва да бъде осигурен. Не трябва да има изтичане на информация, тъй като това може да повлияе негативно на рентабилността на компанията. Ето защо приложенията за вътрешна комуникация на компанията са предимно затворени системи, които осигуряват защита на данните, които текат там. Информацията, предоставена чрез такива платформи, не може да бъде достъпна от неоторизирани трети страни. ИТ сигурността е на изключително високо ниво , а удостоверяването на потребителите също е много сериозно.

Освен това не е необходим дори имейл адрес за идентифициране на потребителите! Така във вътрешната комуникация на фирмата могат да бъдат включени и служители, които не изпълняват офис задачи и съответно нямат фирмен имейл адрес. В същото време това означава, че тези комуникационни приложения са достъпни от всяко място и по всяко време. Не е необходимо да сте в офиса или помещенията на компанията, за да можете да поискате документ от HR, например.

Но тук може да възникне друг въпрос в ума ви: как можете да комуникирате ефективно чрез приложението, така че наистина да се обръщате само към определени хора?

Ефективна и целенасочена комуникация

Приложението за вътрешна комуникация на компанията предлага възможност за изпращане на съобщения до всички или само до определени хора. Можете да създавате групи и да изпращате по-лични и целеви съобщения. Ако имате важно съобщение за логистичния персонал, не е необходимо да го изпращате до останалите служители на компанията. Производствен или счетоводен персонал в отдела за покупки няма да се интересуват от промяна на системата за отчитане на км/литър бензин, а само доставчиците на стоки. С други думи, достатъчно е да изпратите тази информация само на служителите, изпълняващи логистични задачи. 

Ако обаче имате новина, която засяга всички, например, че не трябва да работите в събота, която е обявена за работен ден, тогава можете лесно да я споделите с всички служители на компанията. И най-доброто от всичко е, че приложението за комуникация показва подробна статистика на живо за това колко служители са прочели вашето съобщение. Нещо повече, ако поискате реакция от получателите, ще имате статистика не само за обхвата и четенето, но и за изпратените отговори!

Спестявате много време, защото не е необходимо да правите статистически изчисления на хартия на ръка или да въвеждате данните в Excel или друг софтуер и да ги обработвате.

Всичко това е добре, но досега говорихме само за приложението за вътрешна комуникация. Нямаше и помен от чатбот. Или може би е така?

Как чатботът е свързан с приложението за вътрешна комуникация?

Знаете ли, чатботът всъщност е просто технологична функция и като такава може да бъде вградена в приложение за вътрешна комуникация. Или можем също да кажем, че комуникационната система може да се управлява и на базата на чатбот. Без значение как подходим към ситуацията, въпросът е, че не е нужно да избирате между чатботове и приложения за вътрешна комуникация. И това има много предимства. Например, определени реакции и процеси могат да бъдат автоматизирани в него. В същото време, при уникални или сложни заявки и въпроси, жив човек ще ни се притече на помощ с отговори. 

В допълнение, „личността“ на комуникационните приложения, базирани на chatbot, може да бъде оформена според имиджа на компанията. Те се вписват идеално в ценностите на компанията и същевременно дават усещането за независими личности, които подкрепят колеги по време на онбординг или друг процес. Те могат също да изпращат текст, изображения и видеоклипове, за да направят комуникацията със служителите още по-приятна и човешка. И пазят тайни по-добре от живите хора! 🙂

Ако искате да попитате компанията нещо анонимно или ако искате да съобщите нещо, така че никой друг да не разбере за това, тогава чатботът – приложението за комуникация, е вашият най-добър приятел. Стига да използвате функцията за анонимност в него. Но той няма да разкрие заплатата ви на другите, дори ако ви изпрати вашите собствени фишове за заплата! Всичко това е само малка част от всичко, което едно фирмено приложение за вътрешна комуникация може да предостави. 

Ако се интересувате от повече, поискайте безплатна демо презентация от експертния екип на CHEQ!