Подобряване на информационния поток в компанията

Подобряването на информационния поток в компанията рядко се счита за приоритет. В по-малките компании това се дължи на мнението на ръководството, че в приятелска атмосфера информацията се разпространява бързо до всички. В по-големите компании пък „по-важни“ задачи винаги се поставят на преден план, отвличайки вниманието. Въпреки това, тези причини не са достатъчни, за да се пренебрегне оптимизирането на информационния поток. Особено важно е да се отдели време и енергия за разработването и изпълнението на стратегия за вътрешна комуникация. Колкото по-добре информацията циркулира в компанията, толкова по-бързо и точно колегите получават данни и обновления, което допринася за по-висококачествената работа. Това допринася и за подобряване на позицията на компанията на пазара.

Споделяне на Информация

Човек би могъл да предположи, че споделянето на информация е нещо очевидно лесно, тъй като хората комуникират от древни времена. Ние комуникираме не само с обичайните или писмени думи, с пещерни рисунки или дори емотикони, но и чрез всяко държание на тялото и дори просто поглеждане. Свързването помежду ни е част от нашата природа. Това обаче не означава, че всички ние сме в състояние да провеждаме ефективен диалог. Това е особено вярно в корпоративната среда, където всеки служител притежава различни начини на мислене, тълкувания, култури и езици.

Можете да проведете прост тест, който да подчертае спешността на подобряването на информационния поток във вашата организация.

Тест на информационния поток във вашата компания

С помощта на играта, известна като „Китайска шепнеща игра“, която често се използва в комуникационни семинари, можете лесно да тествате как информацията циркулира във вашето работно място. Изберете 5-6 колеги от различни нива на вашата организация: високо ниво мениджър, средно ниво мениджър, ръководител на екип и 2-3 служители, извършващи физическа работа. Ако е възможно, включете и старши в организацията и наскоро назначен физически работник.

След като сте избрали участниците, подредете ги в ред или, още по-добре, ги поканете по един по един в стая, като вземете предвид йерархията на работното място. Проведете теста пред висшето управление или го запишете на видео. По-късно можете да използвате този запис като документация, за да подкрепите аргумента си за отпускане на бюджет за оптимизация и дигитализация на вътрешната комуникация. Това също така ще подчертае защо ръководителите трябва активно да работят по подобряването на информационния поток.

Препоръка

Покажете кратък текст на мениджъра от най-високо ниво и му предоставете около половин минута, за да го прочете. След това поканете средния мениджър в стаята. Поискайте от мениджъра най-високо ниво да предаде на средния мениджър това, което той прочете по-рано. След това поканете ръководител на екип и му позволете да предаде на средния мениджър информацията, която получи от мениджъра високо ниво. Той не трябва да се включва, дори ако средният мениджър предава информацията непълно или неточно. Повтаряйте този процес до последния човек. Завършете теста, като поискате последния колега да обясни какво разбра от това, което чу. След това прочетете оригиналния текст пред всички.

На практика, когато информацията стигне до дъното на веригата за комуникация, тя често е значително различна от оригиналното съобщение. Фактически, двете не могат да бъдат еднакви.

Защо е важно подобряването на информационния поток в компанията?

Ако проведете гореспоменатия тест, вероятно ще откриете, че служителите в долната част на организационната йерархия притежават непълна и неточна информация. Това означава, че те не са запознати с целите, стратегиите и ресурсите на компанията. Следователно те не могат да работят ефективно, особено по начин, който да допринесе за бизнес успеха и подобряване на производителността на компанията. Напротив, съществува сериозна вероятност те ненарочно да причинят финансови щети на компанията.

Да предположим, че вашите служители се занимават с производство и разполагат само с частична информация, че трябва да произведат X броя плочи с размер Y. Те не знаят, че тези плочи трябва да бъдат с дебелина Q мм, вместо Z мм. Те продължават да произвеждат плочите, само за да разберат, че са произвели грешен продукт, който трябва да бъде съхраняван неопределено време, защото няма купувачи. В този случай разходите за складиране може да бъдат най-малката грижа.

Въпреки това могат да възникнат и други разходи. Ако управлението осъзнае твърде късно, че произведените продукти не отговарят на изискваните спецификации, фирмата може да заплати глоби на клиента поради забавяне в производството. Също така е възможно всички суровини са използвани при дефекното производство, оставяйки нищо за производство на плочи с правилните параметри в нужното количество. Следователно цялата стойност на суровините пада върху фирмата. Поради предварително подписаното споразумение фирмата не може да прехвърли тази стойност към клиента. Освен това могат да възникнат и други допълнителни разходи, защото информационния поток е бил блокиран. Така че фирмата може да пострада финансово просто защото не е установила добре функционираща стратегия за вътрешна комуникация.

Ефикасна вътрешна комуникация

Подобряването на информационния поток в компанията е детска игра, когато разполагате с правилния инструмент в ръцете си. Освен това, можете да внедрите този инструмент почти незабавно. Дигиталното приложение за вътрешна комуникация CHEQ може да бъде въведено в рамките на няколко дни и да бъде достъпно за всички ваши служители. Как е това възможно?

CHEQ работи във Viber, като самостоятелно приложение и дори като разширение на Microsoft Teams. 

Въпреки това, предоставянето на канал за подобряване на информационния поток не е достатъчно. Трябва също така да споделяте съобщения. За да улесните това, можете да настроите права за изпращане на съобщения на ръководителите. Висшите мениджъри могат да споделят съобщения с по-широка аудитория. Например изпълнителният директор може да изпрати съобщение до всички служители, представяйки постигнатите резултати и очертавайки бъдещите планове. Това гарантира, че информацията стига до всички служители в едно и също време и в един и същ формат.

Също така ръководителите на екипите могат да имат право да изпращат съобщения, с ограничението, че могат да изпращат уведомления само на членовете на своя екип. Например те могат да информират своя екип за ситуации като тази, в която колегата XY става родител и трябва да бъде заменен за 2 седмици или други съответни въпроси в негово отсъствие.

С CHEQ подобряването на информационния поток става лесно. По този начин вие оптимизирате вътрешната комуникация на компанията.