Организирайте лесно корпоративни събития с CHEQ

Все повече компании организират корпоративни събития за служителите си. Целта на този вид събития е да се изгради по-силна и по-обединена общност, да се формира и укрепи корпоративната култура и да се осигури приятно изживяване за всеки. Всичко това оказва положително влияние както върху служителите, така и върху цялата компания. Все пак организацията, изпълнението и оценката на събития с обем като големи корпоративни събития са сложни задачи, особено ако нямате подходящи инструменти за управление на проекта.

CHEQ може да ви помогне и в това.

I. Управление на регистрациите за вашите корпоративни събития

При организирането на Коледно парти или каквото и да е от другите корпоративни събития, често ще трябва да знаете колко участници се очакват. CHEQ ви позволява да управлявате регистрациите на различни нива за всяко събитие.

1. Наемане на място

Ако вашите корпоративни събития се провеждат на външно място, ще трябва да знаете колко участници се очакват. В зависимост от броя участници, ще трябва да намерите подходящо голямо място, което да отговаря на изискванията. Не можете да съберете 250 души в зала, предназначена за 200 души. Също така, ако само 250 човека се регистрират за събитието, наемането на голяма зала, която може да събере 500 души, няма да бъде икономично. Това е излишно, тъй като наемът на мястото зависи от броя на заявилите участие.

2. Наем на превозни средства

Ако вашите корпоративни събития се провеждат на място, до което служителите трябва да се закарат с превозни средства, компанията може да наеме автобуси. Но за да се уверите, че всички ще се поберат удобно, ще трябва да наемете достатъчно големи автобуси или няколко такива. Осигуряването на достатъчно места не само улеснява комфортното пътуване, но и го прави по-сигурно.

Не можете да предвидите точно колко служители ще доведат допълнителни хора от семейството например или колко от тях ще използват организирания от компанията транспорт. Затова използването на регистрации и за този случай е полезно.

3. Закупуване на храни и напитки

За определен брой участници събитието изисква определено количество храни и напитки. От решаващо значение е да се осигурят достатъчно храни и напитки, за да могат всички да се насладят на обслужването. Но искате също да избегнете закупуването на твърде много храни и напитки, надхвърлящи реалните нужди. Все пак финансовият директор на компанията със сигурност няма да оцени излишъка.

4. Регистрация за програми

На вашите корпоративни събития могат да се предоставят различни програми (например игри, тренинги), често някои от които се провеждат едновременно. Във някои случаи може да е необходимо да се ограничи броя на участниците в дадена програма. В този случай е важно да знаете колко участници са се записали за всяка програма. Това помага да се избегне нежеланата ситуация, поддържа се безопасност и позволява бързо да определителите кои програми са най-популярни и заслужава ли да се повторят.

5. Промяна на присъствието на участниците

Ако служителите се регистрират за събитието и програмата на корпоративното събитие чрез приложението CHEQ, можете лесно да проследите промените в присъствието на участниците. Ако някой отмени регистрацията си или добави допълнителни участници, можете бързо да актуализирате информацията. Така винаги ще имате точна представа за това колко участници се очаква да присъстват на събитието.

II. Закупуване на храни и напитки

CHEQ може да ви помогне не само да поръчате достатъчно храна и напитки, но и какво да поръчате. Често срещан проблем е поръчването на меню за голямо събитие. За екипа на организаторите често е трудно да разберат какво биха искали да получат присъстващите в деня на събитието. Да не говорим за това какво биха искали децата им.

Дори ако всички могат да изядат всичко, не е лесно да се състави меню за храна и напитки. Все повече хора вече страдат от хранителни непоносимости и алергии. Това усложнява планирането на менюто. В крайна сметка искаме да можем да предложим нещо вкусно за всички, без да предизвикаме здравословни проблеми след това.

Сега може би си мислите, че ако можете да приготвяте безглутенови, безлактозни и вегански ястия наред с традиционните предложения за храни и напитки, всичко ще бъде наред. Не знаете това. Не знаете дали някой от колегите ви или членовете на техните семейства имат чувствителност/алергии към по-малко известни съставки. 

Ето защо е толкова полезно да можете бързо и лесно да попитате служителите си чрез CHEQ какви хранителни непоносимости и/или алергии имат, какви храни могат да ядат? Какво биха искали да ядат? Можете дори да предложите опции, за които да гласуват, например, какво биха предпочели – щанд за сладолед или торта? Какво биха предпочели: кола, сок или домашна лимонада?

Като се допитате до персонала си:

• улесните съставянето на меню за храни и напитки
• включвате персонала си в организацията, което го кара да се чувства добре, защото показвате, че мнението му е важно и че е ангажиран
• не надхвърляте бюджета си

III. Анкети преди, по време и след вашите корпоративни събития

Подложете на гласуване идеите си за корпоративното събитие. Това ще включи служителите ви в организирането му, което допълнително ще повиши ангажираността им. Освен това, като ги включите, можете наистина да организирате Коледно парти или друго корпоративно събитие, което ще им хареса. 

Оставете ги да решат какви дейности биха искали да видят като част от събитието. Това също така ще засили вашата работодателска марка. 

Разбира се, преди да гласувате, се свържете с избраните от вас партньори/доставчици и договорете разходите и датите. След като получите офертите, със сигурност ще имате няколко дни, за да вземете решение. През това време подложете вариантите на програмата на гласуване сред вашите служители. Добре е да съобщите за гласуването предварително, за да имат всички време да обмислят вариантите и да попитат за информация, която ги интересува. Можете да направите това не само като изпратите съобщение, но и като създадете специално подменю в основното меню на корпоративното събитие, където колегите могат да научат за гласуването предварително.

Гласуване по различен начин

Гласуването може да се използва не само при организирането и подбора за програмите, но и по всяко време на цялото събитие. Например, ако организирате конкурс за детска рисунка на децата им, можете да предложите на персонала възможността да гласуват за най-добрата рисунка. 

Възможностите са ограничени само от вашето въображение и ресурси. CHEQ е готова да управлява и оценява гласовете.

Освен това, в зависимост от анкетите, които стартирате по време на събитието, ще имате много теми, по които да изпращате съобщения през следващите 1-2 седмици. В края на краищата трябва да съобщите резултатите от анкетите. Така например, ако по време на събитието се гласува за най-добър щанд, най-добра програма, най-добър координатор и т.н., можете да говорите за всичко това през седмиците след събитието, да не говорим за цялостното проучване на удовлетвореността в края на деня. Така за нула време можете да разберете от какво служителите ви са били най-удовлетворени и от какво – най-малко.

IV Викторина за корпоративни събития с CHEQ

Почти естествено е, че по време на корпоративното събитие всички се съсредоточават върху програмите, които се провеждат на място. Те участват в дейностите и игрите, които се провеждат на живо и на място. Това е истинското преживяване.

Не бива обаче да забравяме онези членове на персонала, които по някаква причина, например болест, счупен крак и т.н., не могат да присъстват. Те са част от компанията, част от екипа. Те заслужават да участват в събитието, а техните деца също трябва да се възползват от наградите, дори ако могат да се присъединят само от разстояние. 

Направете така, че те да могат да се включат в събитието чрез CHEQ и да играят за награди. Просто създайте игра-викторина, до която всеки може да има достъп в платформата CHEQ по време на събитието. Уверете се, че цялата информация е налична и в CHEQ, за да може викторината да бъде завършена.

В края на деня изтеглете няколко късметлии от тези, които са попълнили въпросника, и им подарете подарък. По този начин колегите, които по някаква причина не са успели да присъстват лично, също могат да се възползват от преживяването на събитието. Те ще се радват, че сте помислили за тях, и ще се почувстват още повече част от екипа и работната общност. Това ще ги направи и по-ангажирани и, разбира се, те ще говорят положително за компанията, като по този начин ще укрепят работодателската марка. В същото време опитът показва, че служителите, които се появяват лично, също с удоволствие се записват в CHEQ, ако това означава, че те или детето имат още един шанс да спечелят подарък.

V. Карта на мястото на вашите корпоративни събития

Независимо дали Денят на семейството ще се проведе на територията на вашата компания или извън нея, ще ви е необходима карта на мястото. В края на краищата, различните отдели вероятно ще имат различни програми или активности. Също така е полезно да знаете къде се намират най-близките тоалетни или щанд с напитки.

Ето защо е толкова полезно да разполагате с карта на мястото, която да е лесно достъпна чрез CHEQ.  Освен това нямате проблем

• да забравите хартиена карта у дома
• детето я е смачкала/разкъсала, или
• я е загубила някъде, докато се е лутала между семейните дейности.

Просто извадете телефона си и ще намерите най-краткия маршрут до следващата стъпка от програмата. Няма нужда да тичате в кръг и можете да стигнете навреме до всяка активност.

Нещо повече, CHEQ може да се използва дори за изпращане на специално съобщение или информация до определени хора. Така че не само можете да споделяте интересни факти със служителите си и техните семейства, но дори можете да ги поканите на семейна игра.

График за транспорт

Някои работници може да предпочитат да пътуват с автобус, а не с кола. Или може да предпочетат да вземат други колеги с колата си или да използват друг вид обществен транспорт, за да стигнат до мястото на събитието. Добре е да знаят най-лесния и най-удобен начин за пътуване до там.

Чрез CHEQ можете лесно да споделите тази информация с колегите си.

VI. Ефективно управление на спешни ситуации

За съжаление, независимо от това колко задълбочени и внимателни сте при организирането на вашите корпоративни събития, винаги могат да възникнат неочаквани и опасни ситуации. В такива случаи е изключително важно да можете да реагирате бързо и да достигнете бързо до всички участници.

Чрез комуникационния канал CHEQ това е детска игра!

Ако например вашето събитие започне на открито, но голяма буря е разрушила мястото на провеждане, можете да използвате CHEQ, за да уведомите всички какво да правят незабавно. Можете бързо да реорганизирате деня или да смените мястото на провеждане. Можете да сведете до минимум неудобствата от неочакваната ситуация.

Екипът на CHEQ ви подкрепя през цялото време

Четейки всички възможности, може би си мислите как можете да направите толкова много в CHEQ сами?

Добрата новина е, че не сте сами. Целият екип на CHEQ е зад вас и е готов да ви помогне с всичко, от което се нуждаете.

Някои от задачите, за които можете да разчитате на нашата помощ:

• Създаване на меню за корпоративното събитие – с дизайн, който отговаря на вашата марка и се отличава от останалите
• Под основното меню за корпоративното събитие ще създадем всички допълнителни подменюта и процеси, от които се нуждаете за събитието
• По ваше желание екипът на CHEQ ще бъде на място по време на събитието, където лично ще ви съдействаме при записването на персонала

Свържете се с нас, за да обсъдим подробностите!