Beneficiile unei aplicații simple de comunicare internă corporativă

În ultima vreme apar variate soluții digitale, inclusiv instrumente de digitalizare a comunicării interne a companiilor. Ușor-ușor ajungem să nu mai ținem pasul cu progresele tehnologice. Este o provocare uriașă pentru toată lumea să învețe rapid cum să utilizeze noile aplicații. Motiv pentru care trebuie să vă asigurați că dispuneți de aplicații simple de comunicare internă corporativă pentru a comunica cu angajații. Mai ales dacă majoritatea angajaților sunt blue collars sau fac parte din generația mai în vârstă.

Problema cu aplicațiile complexe de comunicare

Indiferent cât de dificilă sau ușoară este utilizarea unui nou instrument, introducerea acestuia înseamnă întotdeauna o schimbare pentru angajați. Acest lucru în sine îi obligă pe majoritatea lucrătorilor să iasă din zona lor de confort. Acesta este motivul pentru care mulți se vor opune în mod visceral introducerii unor astfel de instrumente. Ei se tem de orice schimbare pe care nu o pot aborda cu încredere. Conform informațiilor publicate în Euronews Romania:

”Competențele digitale nu sunt punctul forte al românilor, arată datele Comisiei Europene. Doar 28% dintre conaționali au competențe digitale de bază, față de 54% cât este media Uniunii. De asemenea, abia 9% dintre români au astfel de competențe peste nivelul elementar, în condițiile în care procentul europenilor este de aproape un sfert.”

Așadar, o mare parte a populației se confruntă cu o provocare uriașă în utilizarea unui instrument digital complex. Le este teamă că trebuie să învețe noi competențe. Și ce se întâmplă dacă nu reușesc să învețe să utilizeze noul instrument? Vor fi luați în râs și considerați proști de către ceilalți? Și-ar putea pierde locul de muncă din această cauză?

Cu cât instrumentul tehnologic este mai complex

Cu cât gadgetul pe care doriți să îl introduci este mai complex, în special într-un mediu de lucru predominant al angajaților blue collars, cu atât mai multă rezistență veți întâmpina. S-ar putea chiar să ajungeți să renunțați pentru că aproape nimeni nu este dispus să folosească în mod activ gadgetul pe care l-ați introdus.

Păstrați structurile digitale complexe pentru managerii superiori și un grup de lucrători cu înaltă calificare tehnologică. Nu încercați să le „impuneți” tuturor angajaților, pentru că ar fi bine să vă așteptați la eșec și la faptul că aplicația nu va da roade, cel puțin nu pentru o perioadă lungă de timp.

O aplicație de comunicare internă corporativă simplă și eficientă

Există credința că dacă un instrument este simplu, nu face mare lucru. Dar este departe de a fi întotdeauna așa. Uneori, simplitatea duce la atingerea obiectivelor noastre. Dacă, de exemplu, obiectivul dvs. este să ajungeți la toți angajații dvs. și să îi implicați în comunicarea corporativă, aveți nevoie de un instrument pe care toată lumea îl poate folosi cu încredere și cu ușurință. Puteți realiza acest lucru prin aplicații simple de comunicare internă. Așadar aveți nevoie de un instrument precum CHEQ. Unul dintre angajații de la Gyermelyi Zrt. a spus că este atât de ușor de utilizat încât până și un copil de 6 ani îl poate folosi.

Dacă oferiți angajaților un instrument simplu atunci:

• rezistența la schimbare va fi mai scăzută
• mai multe persoane îl vor utiliza în mod activ, ceea ce
  • poate oferi companiei un avantaj competitiv – toate părțile interesate primesc știri corecte și la timp, astfel încât activitatea poate fi adaptată în consecință
  • accelerează activitatea de resurse umane și alte activități administrative ale companiei – emiterea de documente confidențiale de salarizare, eliberarea de certificate, semnarea digitală a declarațiilor 
  • facilitează și accelerează organizarea evenimentelor companiei, (exemplu: zilele familiei)
  • permite completarea și procesarea sondajelor puls și a altor chestionare de satisfacție în câteva ore, în loc de câteva zile
  • sprijină, de asemenea, consolidarea culturii organizaționale, implicarea angajaților și formarea profesională, ceea ce are un impact pozitiv atât asupra imaginii de angajator, cât și asupra fluctuației de personal
  • economisește timp și bani pentru departamentul de resurse umane și pentru companie, astfel încât costul unei simple aplicații de comunicare internă corporativă se va amortiza cu siguranță, iar în unele cazuri, cu CHEQ, acest lucru se poate realiza în doar 3-6 luni

Prin implementarea unei aplicații ușor de utilizat, veți putea atinge obiectivele și puteți măsura cu ușurință indicatorii de resurse umane pe care trebuie să vă prezentați conducerii. Acest lucru vă oferă un sentiment imens de realizare, atât la nivel personal, cât și colectiv. Dar, cum este posibil acest lucru?

Mai puțin înseamnă uneori mai mult – Simplitatea este de fapt simplicitate

„Eleganța nu înseamnă să fii observat, ci să fii ținut minte”

– Giorgio Armani

Mâncarea simplă, hainele, ambalajele, precum și aplicațiile simple de comunicare internă nu sunt suficiente pentru a impresiona oamenii într-o clipă. Efectul wow se pierde la prima vedere. În schimb, în cazul lucrurilor complexe, suntem uimiți. Nu este neobișnuit ca soluțiile complexe să fie supraîncărcate cu tot felul de caracteristici și poate chiar cu drăgălășenii pentru a le face să pară și mai impresionante la prima vedere. Dar există un preț de plătit.

Pericolul instrumentelor excesiv de ramificate

1. De cele mai multe ori, doar cei cu competențe digitale ridicate le pot utiliza – Astfel de instrumente se adresează în principal muncitorilor intelectuali. Cu toate acestea, dacă scopul este de a atrage forța de muncă fizică, o soluție „de bază” este o alegere mai bună.
2. Muncitorii trebuie să învețe să vadă prin logica platformei, astfel încât să știe unde să găsească ceea ce au nevoie. Acest lucru înseamnă că este nevoie de răbdare și de un interes puternic pentru a se asigura că utilizatorii investesc timp și energie pentru a învăța instrumentul și a-l utiliza cu încredere și în mod activ.
3. Multitudinea de pictograme și butoane de meniu minuscule sunt greu de distins, ca să nu mai vorbim de a face clic pe cel potrivit, atunci când te înghesui în autobuz sau în orice alt mijloc de transport în comun. Ne place sau nu, pe măsură ce trece timpul, vederea majorității oamenilor se deteriorează, ceea ce face din ce în ce mai dificil să se vadă ceea ce căutăm printre mini-pictogramele înghesuite. Ca să nu mai vorbim de faptul că, chiar și atunci când îl găsim, s-ar putea să nu putem atinge cu vârful degetului exact pe ecranul telefonului – cel puțin în cazul meu, se întâmplă adesea să se deschidă altceva decât doream, deoarece ecranul simte că am apăsat pe un alt meniu. Este frustrant când abia la a treia încercare reușesc să îl deschid pe cel dorit, pentru că butoanele/iconițele de meniu sunt atât de mici și atât de apropiate încât o alunecare de 1-2 mm face diferența.
4. Se uită adevăratul obiectiv – implicarea tuturor angajaților în comunicarea internă a companiei, de la operator, la muncitorul calificat și până la managerul superior – și, în schimb, se alimentează nevoia noastră naturală de a fi „mai buni” decât ceilalți. Cu toate acestea, tindem să uităm că o companie este mai bună decât concurenții săi nu pentru că folosește gadgeturi tehnologice avansate pe care puțini oameni din companie le pot folosi, ci pentru că informațiile circulă rapid și precis între angajații de la toate nivelurile, astfel încât aceștia pot răspunde mai rapid la provocările pieței, care le pot oferi un avantaj competitiv.

Avantajul unei aplicații simple de comunicare internă a companiei

1. Este instantaneu transparentă și conține doar funcțiile de care chiar e nevoie – Nu este o rețea socială în care angajații discută și își fac prieteni. Pentru asta sunt rețelele sociale cunoscute, precum Facebook, Instagram etc.
2. Având în vedere că nu conține decât funcțiile de care e nevoie, butoanele de meniu sunt suficient de mari pentru a permite deschiderea a ceea ce se vrea cu o singură apăsare de buton – Nu vă mai agitați pentru că cineva v-a împins din greșeală în tramvai și degetul dvs. a alunecat câțiva mm pe ecranul telefonului, făcându-vă să deschideți o funcție complet diferită de cea dorită.
3. Este intuitiv de utilizat, astfel încât oricine poate începe să folosească aplicația în cel mai scurt timp. Acest lucru le dă angajaților un sentiment de încredere și de realizare care îi va face să dorească să folosească noul canal de comunicare și chiar să își încurajeze colegii să facă acest lucru.
4. Datorită ușurinței în utilizare, puteți să vă implicați cu adevărat toți colegii în comunicarea corporativă – Utilizarea unui instrument simplu de comunicare corporativă devine rapid la fel de banală ca și utilizarea televizorului. Oamenii folosesc acum televizorul și telecomanda acestuia în mod automat, fără să se gândească. Cu ajutorul unor gadgeturi de comunicare simple, puteți obține același lucru – puteți oferi personalului confortul și libertatea de a rezolva lucrurile.

Face posibilă administrarea ușoară pentru toată lumea

Am menționat deja mai sus că, în ciuda simplității sale, aplicația conține funcții utile, chiar mai multe dacă este necesar. De asemenea, acestea pot fi folosite pentru a se ocupa de chestiuni administrative, ceea ce reprezintă un avantaj pentru resurse umane și pentru angajat care face să merite să fie menționat.

Din punctul de vedere al angajatului

Unul dintre cele mai mari avantaje ale CHEQ, o aplicație simplă de comunicare internă a companiei, este că le permite angajaților să își gestioneze treburile în câteva clipe, fără să stea la coadă. Interfața poate fi lansată cu doar câteva clicuri de buton:

• actualizări de date (de exemplu: schimbarea numărului de cont bancar, o nouă adresă sau permis de conducere etc.)
• solicitări de certificate (de exemplu, certificat de angajator, adeverință de venit) și alte documente
• solicitări de zile libere
• anunțarea concediilor medicale și încărcarea documentelor medicale, etc.

Este extrem de convenabil pentru angajați să își gestioneze treburile de la locul de muncă folosind o simplă aplicație de comunicare internă a companiei. Nu numai pentru că își pot rezolva treburile de oriunde și oricând (aplicațiile de comunicare mai complexe oferă cu siguranță acest lucru), ci și pentru că nu trebuie să caute între funcții. Datorită simplității instrumentului, angajatul poate vedea într-o clipă ce poate face, sub ce buton de meniu. Acest lucru îi încurajează pe angajați să își gestioneze sarcinile administrative pe interfața digitală.

Pe de altă parte, într-o aplicație de comunicare care este (de asemenea) supraîncărcată cu tot felul de alte opțiuni, poate fi dificil să găsească ceea ce are nevoie angajatul în acel moment. La urma urmei, dacă nu folosește interfața în mod regulat, nu se poate decide imediat unde să găsească ceea ce are nevoie. Cu cât angajatului îi este mai greu să găsească ceva în aplicația de comunicare, cu atât devine mai frustrat. De aceea, este atât de bine să se aleagă o soluție mai solidă, mai transparentă, care să reducă sentimentul de frustrare al angajaților.

Din punct de vedere al HR-ului

Cu cât mai mulți oameni folosesc canalele digitale pentru sarcinile administrative, cu atât mai eficient își pot face treaba cei de la HR și cu atât mai mult timp au la dispoziție pentru activități cu valoare adăugată mare, activități față în față, care pot contribui cu adevărat la succesul organizației și la bunăstarea angajaților.

1. Contactarea angajaților în persoană nu întrerupe fluxul de lucru al departamentului de HR, deoarece aceștia pot trata cererile primite prin intermediul aplicației de comunicare în timpul lor dedicat.
2. Șansa de a înregistra incorect datele este aproape zero, deoarece angajații pot introduce singuri datele și pot împărtăși în mod distractiv fotografii ale documentelor lor și ale altor documente în siguranță.
3. Aplicația ajunge la toată lumea, astfel încât sondajele puls și sondajele anuale de satisfacție a angajaților se desfășoară fără probleme.
4. Organizarea evenimentelor corporative, cum ar fi Ziua Familiei, Crăciunul etc. este posibilă de asemenea, fără probleme. 
5. Datorită semnăturilor digitale, declarațiile semnate, formularele, foile de prezență, documentele de predare-primire, contractele etc. pot fi colectate de la toți angajații în câteva ore în loc de zile.

Asigurarea unui ROI garantat

M-am referit deja la acest aspect anterior. Rentabilitatea financiară a investiției este un aspect sensibil și important care trebuie explicat mai bine atunci când se compară două instrumente de comunicare construite din perspective diferite. Motivul este că experiența a arătat că, atunci când departamentul de HR solicită un buget pentru a implementa o aplicație de comunicare internă corporativă, una dintre primele întrebări care apare întotdeauna este: există bani pentru aceasta și când și cum va recupera compania aceste cheltuieli? Vestea bună este că o parte din aceste lucruri pot fi calculate și o parte din ele pot fi estimate destul de bine. Acest lucru este valabil atât pentru un instrument de comunicare complex, cât și pentru unul simplu.

Cu toate acestea, calculele teoretice deseori nu corespund realității. Acest lucru se datorează faptului că, în cazul în care compania nu face obligatorie utilizarea unei aplicații de comunicare, trebuie să se țină cont de disponibilitatea angajaților de a o utiliza. Cât de dispuși sunt aceștia să se aboneze la acest canal de comunicare și cât de dispuși sunt să își gestioneze problemele de HR prin intermediul acestuia. În astfel de cazuri, gradul de complexitate sau ușurința de utilizare a interfeței face diferența. Cu cât canalul este mai ușor de utilizat, cu atât mai mulți oameni îl vor folosi și cu atât mai mult costul implementării unei aplicații simple de comunicare internă a companiei va fi cu siguranță recuperat. Mai mult, atunci când se utilizează CHEQ, această amortizare poate fi realizată în doar 3-6 luni. Dacă vrei să afli mai multe despre CHEQ, solicită prezentarea noastră GRATUITĂ!