Tonul comunicării interne – descoperă-l pe al tău cu acest joc
Publicat
Companiile sunt conștiente cât de important este să te adresezi pe un ton potrivit în comunicarea cu clienții. Însă tind deja să uite că tonul comunicării interne este cel puțin la fel de important. Nu este deloc indiferent pe ce ton dialoghezi cu angajații.
Ce este tonul comunicării interne (tone of voice)
Tonul comunicării interne este,
- modul în care vorbești cu colegii,
- modul în care îți formulezi mesajul,
- stilul, personalitatea și atitudinea care emană din cuvintele tale,
- valorile companiei pe care le reprezinți
„Oamenii nu își amintesc întotdeauna ce ai spus sau ce ai făcut, dar își amintesc cum s-au simțit în preajma ta.”
Maya Angelou
Așadar, dacă comunici pe tonul potrivit, acest lucru are un efect motivant asupra colegilor și modelează favorabil și brandul de angajator.
De ce este important din punctul de vedere al comunicării interne
Există mai multe motive pentru care este atât de important să găsești tonul propriu de comunicare internă al companiei și să îl folosești în mod consecvent.
1. Construiește încredere
Un ton constant de comunicare internă conferă personalitate comunicării companiei, astfel încât angajații au senzația că discută cu o persoană în carne și oase. În plus, un ton constant transmite stabilitate și ajută la formarea unei legături între angajator și angajați, ceea ce contribuie și la construirea încrederii.
2. Definește cultura organizațională
Așa cum despre om spune multe modul în care vorbește cu ceilalți, la fel și despre cultura organizațională dezvăluie multe tonul comunicării interne. Din el se poate deduce cât de prietenoasă este atmosfera care domnește în interiorul companiei. Cât de deschisă este conducerea la opinia angajaților? Ce valori și-a asumat compania? etc.
Toate acestea sprijină integrarea mai rapidă a angajaților în cadrul companiei. Iar dacă nu s-ar putea identifica cu valorile companiei, atunci acest lucru iese la iveală în câteva clipe.
3. Servește transmiterea mesajului și motivează
Nu este deloc indiferent dacă colegii doar aud/văd mesajul companiei sau îi înțeleg și mesajul de fond și se pot identifica cu el. Ba chiar, are asupra lor un efect atât de motivant, încât sunt dispuși, din proprie inițiativă, să investească energie suplimentară în munca lor.
Tonul comunicării interne îi poate motiva, dar îi poate și demotiva pe colegi. Angajatul motivat se străduiește să ofere o performanță mai bună, în timp ce angajatul dezinteresat face doar minimul necesar. Este destul de evident pe care dintre cei doi angajați îl preferă conducerea. Însă pentru a crea angajatul motivat este indispensabilă folosirea tonului potrivit.
Cum să îl construiești
În cele ce urmează îți prezint câteva sfaturi în legătură cu construirea tonului de comunicare internă.
1. Definește valorile companiei
Poți defini valorile companiei și cu implicarea unui grup mai restrâns de lideri, dar prin canalul de comunicare CHEQ poți implica în proces toți angajații. Poți întreba pe toată lumea care sunt, în opinia lor, valorile fundamentale ale companiei.
Prin faptul că definiți împreună valorile companiei, puteți construi un ton de comunicare internă care reflectă personalitatea și sistemul de valori al angajaților. Astfel, ei vor fi mult mai deschiși la receptarea mesajelor companiei și se vor comporta conform valorilor definite ale companiei, atât în timpul programului de lucru, cât și după.
2. Vorbește cu colegii, nu doar către ei
O mulțime de companii cad în greșeala de a nu vorbi cu colegii, ci doar către ei. Acest lucru apare mai ales la companiile care practică o comunicare unidirecțională. Acolo unde comunică cu angajații conform principiului fluxului bidirecțional de informații, această problemă apare rar.
Instrumentul CHEQ sprijină dialogul real dintre liderii companiei și angajați. Se pot, ba chiar trebuie, cerute feedbackuri de la colegi. Aceste feedbackuri se pot referi și la construirea sau șlefuirea tonului de comunicare internă, atât în mod direct, cât și indirect. De exemplu, poți întreba explicit dacă angajații ar dori să comunice pe un ton mai prietenos sau mai serios. Poți evalua și cât de sincer și empatic percep tonul de comunicare al companiei sau dacă mai degrabă îl consideră rece și autoritar. Pe baza feedbackurilor poate merita să modifici tonul și chiar să analizezi ce efecte pozitive a avut acest lucru, ex.: a crescut performanța, mai mulți colegi s-au implicat în viața companiei, a scăzut fluctuația etc.
3. Nu folosi jargon
Una dintre caracteristicile tonului de comunicare internă perfect este că nu folosește jargoane. Termenii de specialitate sau alte expresii speciale duc, într-adevăr, la formarea de bisericuțe. Doar membrii grupului respectiv înțeleg discursul, cine este în afara grupului nu. Dacă în comunicarea ta folosești cuvinte pe care nu le cunoaște toată lumea, atunci excluzi o parte dintre angajați. Gândește-te doar, în cadrul unei companii mari există mai multe tipuri de posturi. Colegii care se ocupă de vânzări și cei care lucrează pe linia de producție pot folosi jargoane diferite. Ca să nu mai vorbim că un angajat nou nu este deloc familiarizat cu expresiile și abrevierile speciale folosite în cadrul companiei.
La construirea tonului de comunicare internă trebuie, așadar, să acorzi atenție și ca fiecare angajat să se simtă vizat. Iar acest lucru este posibil dacă folosești expresii simple, de zi cu zi, pe care le înțelege toată lumea.
4. Fii consecvent
La construirea tonului de comunicare internă, ai grijă ca stilul tău de exprimare să fie identic pe toate canalele. Așadar, dacă, de exemplu, prin CHEQ îi motivezi entuziast și prietenos pe colegi, atunci nici în comunicarea prin newsletter pe e-mail să nu fii acea figură de lider rece, dojenitoare și pretențioasă. Acest lucru îi derutează, într-adevăr, pe angajați. Nu pot decide care este cultura organizațională dominantă, cât de sincer își pot împărtăși cu adevărat opiniile și propunerile? Cum trebuie să comunice pentru ca colegii să coopereze cu ei? Ce valori reprezintă compania?
Pentru a menține un ton de comunicare internă consecvent, merită să întocmești un ghid de stil de exprimare, care să consemneze cum trebuie să comunici. Este bine ca acest ghid să acopere expresiile care pot fi folosite, sloganurile și vocabularul acceptat conform culturii organizaționale. Pe lângă aceasta, ghidul trebuie să acopere și identitatea vizuală, întrucât adesea comunicăm fără cuvinte (culori, forme, grafice, gifuri, emoji etc.).
5. Identitatea vizuală contează
După cum am menționat deja mai devreme, tonul de comunicare internă reflectă personalitatea companiei, iar așa cum personalitatea unui om este completată de aspectul său, la fel este valabil și pentru comunicarea internă corporativă. Imaginează-ți cât de grotesc ar fi să comunici pe un ton serios și sever într-un mediu roz-bombon, revărsat de drăgălășenii. Nimeni nu ar lua în serios nici mesajul, nici pe cel care comunică mesajul, conducerea. Același lucru este valabil și atunci când, într-un mediu foarte serios, împărtășești o știre pe un ton glumeț. Angajații se pun în încurcătură, pentru că nu pot decide dacă mesajul este cu adevărat o glumă sau nu.
Nu întâmplător, în ghidul de stil de exprimare menționat la punctul anterior sunt incluse și elementele vizuale. Identitatea vizuală este, într-adevăr, veșmântul vizibil al tonului de comunicare internă. Cele două trebuie să fie în armonie una cu cealaltă.
Descoperă cum este tonul Tău
Însoțește-ne în călătoria „Odiseea comunicării”, unde poți descoperi în mod jucăuș după ce ton de comunicare internă vorbești cu colegii. Jocul îți ia doar 1-2 minute, dar în schimb poți afla ce erou al comunicării ești, ce avantaje și pericole implică stilul tău de exprimare. Jocul este GRATUIT, dar trebuie să semnalezi dacă ai vrea să îl încerci. Te rugăm să dai clic aici dacă te interesează jocul nostru despre tonul comunicării interne.