Să cumperi o soluție de comunicare internă gata făcută sau să o dezvolți?

Apare adesea întrebarea: ce este mai bine, ca firma să cumpere o soluție de comunicare internă deja gata făcută sau să dezvolte un software propriu pentru acest scop? Întrebarea se decide, în general, în funcție de cât costă soluția gata făcută și de cât de mult acoperă nevoile companiei. Trebuie însă să știi că merită examinați mai mulți factori decât atât.

Pași și factori

În cele ce urmează îți prezint prin ce pași trebuie să treci și ce factori trebuie să cântărești atunci când decizi dacă alegi o soluție de comunicare internă gata făcută sau o dezvoltare proprie.

1. Stabilirea funcțiilor

Ca prim pas trebuie să stabilești de ce funcții vei avea nevoie. Ce sarcini vrei să execuți cu ajutorul software-ului? Ce cerințe și provocări trebuie să îndeplinească? Ce avantaj trebuie să asigure software-ul de comunicare pentru ca angajații să fie dispuși să îl folosească?

Totul trebuie gândit temeinic și trebuie stabilită o ordine a priorităților. 

Care sunt acele funcții pe care software-ul trebuie cu adevărat să le poată face? 

Și care sunt cele care ar fi bine să le poată face, dar nu au o importanță deosebită?

Dacă ai nevoie de o mulțime de funcții indispensabile care nu se găsesc în nicio soluție de comunicare internă deja gata făcută, atunci poate intra în discuție dezvoltarea proprie. În caz contrar, merită să încerci soluțiile gata făcute, căci ele sunt disponibile imediat și s-au dovedit deja.

2. Controlul

Din perspectiva conducerii companiei și a securității IT, poate fi o întrebare importantă și la cine se află controlul și cât de mare este acesta? Trebuie să știi, de fapt, că, în cazul în care cumperi un serviciu software gata făcut, controlul nu va fi 100% la tine. Nici măcar atunci când operezi soluția software de pe un server propriu. 

Desigur, te poți apropia de controlul total, iar funcțiile sunt modificate și dezvoltate pe baza feedbackului tău. Însă, când anume și în ce ordine se realizează acestea, nu depinde de tine. Acest lucru îl decide echipa care susține soluția de comunicare internă gata făcută, pe baza feedbackului celorlalți clienți. Pentru ei, cel mai important lucru este să poată satisface nevoile a cât mai mulți clienți. Astfel, evident, se concentrează pe acele soluții care privesc pe mai mulți și nu pe acea situație specifică ce pare o dezvoltare urgentă pentru compania ta.

Există lideri pe care acest lucru îi descurajează. Ar vrea să aibă control total și cuvânt de spus în dezvoltarea soluției de comunicare internă. În astfel de cazuri însă trebuie reflectat asupra faptului dacă lipsa controlului total este cu adevărat o problemă semnificativă sau nu?

De exemplu, pentru cei care lucrează în domeniul apărării și al securității naționale, aceasta poate fi o problemă arzătoare. În cazul unei fabrici care produce piese, este însă nejustificat. Mai ales pentru că dezvoltarea, operarea și mentenanța software-urilor care oferă o soluție de comunicare internă nu sunt domeniul de specialitate al companiei sau al directorului de fabrică. Ba nici măcar al directorului IT care lucrează la o astfel de firmă! Astfel, nici nu ar ști ce să facă cu controlul total. Sau, ceea ce este și mai rău, ar cauza probleme printr-o coordonare nepricepută.
Tocmai de aceea merită să lași controlul total în mâinile experților și să cumperi o soluție gata făcută, care oferă posibilitatea de personalizare și un control de aproape 100%. O astfel de soluție de comunicare internă gata făcută este și CHEQ, care permite ca, din peste 50 de funcții, să îți compui software-ul de comunicare internă după propriile nevoi.

3. Costurile

Calculează și compară ce costuri presupune cumpărarea unei soluții de comunicare internă gata făcute, respectiv dezvoltarea uneia. Poți lua în considerare ambele variante de dezvoltare. Și pe cea în care colegii din departamentul IT o dezvoltă pentru tine în interiorul companiei, și pe cea în care încredințezi unei echipe de dezvoltatori sarcina de a realiza un software special adaptat nevoilor tale, pe care ți-l predau ulterior în întregime. Este important de menționat că echipa externă se ocupă mai departe de mentenanța și dezvoltarea software-ului doar dacă le dai o comandă separată pentru asta. Evident, acest lucru atrage după sine un nou cost.

De dragul simplității, în continuare, când vorbesc despre dezvoltare, va fi vorba despre dezvoltarea în interiorul companiei.

La calcularea costurilor, firmele iau adesea în calcul doar costurile care apar direct și care sunt previzibile, precum tariful de realizare a software-ului (asigurarea de instrumente, spații de stocare etc.). Salariile dezvoltatorilor care lucrează la proiect, costurile suplimentare provenite din eșecurile experimentale sau fluctuația forței de muncă sunt luate deja mai rar în considerare. Nici pierderea provenită din sarcinile și proiectele nerealizate nu o iau mulți în calcul. Și totuși, dacă dezvoltăm cu colegii IT din interiorul companiei un software care nu este domeniul lor de specialitate, atunci acesta le consumă timpul de lucru și energia. Cât timp dezvoltă noua soluție de comunicare internă, nu se pot concentra pe acele sarcini esențiale care ar contribui la profitul companiei.

Și încă nici nu am vorbit despre o situație neașteptată, precum aceea în care un dezvoltator trebuie înlocuit. În acest caz, proiectul nu poate avansa, apar și costuri legate de recrutare, dar chiar întregul proiect poate deveni de aruncat. Căci, dacă în echipa de dezvoltatori se produce o schimbare de personal, atunci întreaga echipă se poate destrăma. Nu toți cuprind codurile și nici nu le pot întreține cu ușurință. Acest lucru încetinește, dar poate chiar opri întregul proiect. Astfel, costul alocat dezvoltării devine bani aruncați, iar în plus firma tot nu are o soluție de comunicare internă.

Pe lângă toate acestea, nu trebuie uitat nici de mentenanța și dezvoltarea continuă, care, la nivel anual, poate însemna chiar și un cost de ordinul a 100 de milioane. Nicio companie nu va plăti atât pentru un proiect intern relativ neglijabil. Însă acele firme care oferă soluții de comunicare gata făcute ca serviciu pentru alte companii privesc acest cost ca pe o investiție care se amortizează. De aceea sunt dispuse să dedice și o sumă mai mare dezvoltărilor continue, pentru a putea oferi clienților lor un serviciu și mai calitativ și mai de încredere.

4. Întrebări privind soluția de comunicare internă

Înainte de a-ți da votul pentru dezvoltare sau pentru soluția de comunicare internă gata făcută, pune-ți aceste întrebări:

1. Ai o echipă care este capabilă să dezvolte o soluție de comunicare internă?
2. Ce se întâmplă dacă această echipă de dezvoltatori se destramă?
3. Cine va cuprinde proiectul?
4. Cine poate întreține software-ul?
5. Cât timp necesită dezvoltarea software-ului?
6. Ce consecințe are dacă nu termini proiectul la timp?
7. Cu cât va fi mai de încredere software-ul dezvoltat de tine decât o soluție de comunicare internă gata făcută, deja testată?
8. De cât timp vei avea nevoie pentru a-i învăța pe colegi să folosească aplicația de comunicare?
9. Ce soluție poți scala mai ușor?
10. Cine repară erorile și efectuează actualizările/dezvoltările software-ului?

Răspunzând la întrebări, poți vedea ce argumente și contraargumente pledează pentru o soluție de comunicare sau pentru alta. Acest lucru te ajută să vezi limpede și să iei decizia cu calm. Din răspunsuri se conturează frumos și faptul că dezvoltarea proprie necesită o resursă uriașă. Nu doar materială, ci și de resurse umane.

5. Evaluează riscurile

Cântărește ce riscuri presupune să folosești o soluție de comunicare internă gata făcută și ce riscuri presupune dezvoltarea proprie?

Dacă cumperi o soluție gata făcută, o întrebare importantă pentru tine poate fi dacă furnizorul poate gestiona datele conform cerințelor și în siguranță? Cât de mare este probabilitatea ca datele să se scurgă și să ajungă în mâini neautorizate?

Dacă, de exemplu, plănuiești să trimiți pe acest canal fluturașii de salariu pentru colegi, atunci trebuie să știi dacă sistemul este capabil să cripteze datele și să le ducă la destinație, la persoanele potrivite? Aceasta este o întrebare foarte importantă, indiferent dacă este vorba despre o soluție gata făcută sau despre o aplicație dezvoltată în regie proprie. Căci datele legate de salariu nu privesc pe alții. De aceea, și pentru CHEQ a fost o întrebare cardinală ca fluturașii de salariu și alte documente importante să le poată trimite în formă criptată persoanelor vizate.

Teama de riscuri provine, în general, din lipsa controlului total. Cine își asumă responsabilitatea pentru o eventuală scurgere de date? Cine și cât de repede poate repara erorile? Însă, în astfel de momente, adu-ți mereu aminte că acea firmă care oferă o soluție de comunicare internă gata făcută ca serviciu poate gestiona întotdeauna astfel de situații neașteptate și neplăcute mult mai profesionist decât o companie care, prin profilul său, se ocupă cu totul de altceva. De aceea, ai mereu încredere în experți!

6. Timpul-energia investit(ă) și amortizarea valorii

În timpul evaluării opțiunilor, evident, iei în considerare și de când ați putea folosi cu colegii soluția de comunicare și când s-ar amortiza probabil. Cu cât este mai urgentă introducerea unui canal de comunicare internă, cu atât este mai probabil să alegi soluția gata făcută, căci nu ai timp să aștepți luni de zile dezvoltarea. 

Gândește-te doar la perioada de început a Covidului. Acolo a trebuit găsită imediat o soluție pentru a putea ajunge ușor și rapid la fiecare coleg. Companiile poate nici nu credeau înainte cât de important este să dispună de un canal de comunicare bine pus la punct. Unul prin care pot fi atinși și colegii care efectuează muncă fizică, cei care nu dispun de e-mail și telefon de serviciu și care, eventual, vorbesc diferite limbi.

Alegând o soluție de comunicare internă gata făcută, precum CHEQ, nu doar că poți folosi aplicația aproape imediat, dar vei vedea și rezultatul mai repede. Amortizarea sa (ROI) este ușor de calculat și de dirijat. Adică, făcând anumiți pași, o poți chiar accelera. În schimb, în timpul dezvoltării proprii, numeroși factori de influență imprevizibili pot încetini amortizarea. Într-atât încât conducerea poate decide că nu are sens să mai dedice pe mai departe timp, bani și energie acestui proiect. Preferă să îl închidă și să îl treacă la pierderi.

7. Mentenanța

Mentenanța nu este nici pe departe o sarcină atât de simplă pe cât obișnuim să credem noi, profanii. Și aceasta necesită mai multe zile de muncă și poate fi nevoie chiar de mai mulți dezvoltatori pentru ea. Mai ales atunci când, în timpul mentenanței, apar erori, de exemplu din cauza actualizării unui software integrat. 

De aceea, în timpul luării deciziei, pune-ți neapărat întrebarea dacă, în cazul în care votați pentru o soluție dezvoltată în regie proprie, va exista mereu cineva care să poată întreține canalul de comunicare internă? Ce se întâmplă dacă colegul responsabil cu mentenanța pleacă în concediu? Va exista cineva care să îl înlocuiască? Și dacă demisionează pe neașteptate, poate cineva să îi preia rolul imediat?

La cumpărarea unei soluții gata făcute nu trebuie să îți faci griji pentru asta. Acolo, firma care furnizează aplicația răspunde ca întotdeauna să îți asigure o mentenanță de calitate și continuă, pentru ca tu să poți folosi fără probleme fiecare funcție a canalului de comunicare.

8. Scalabilitatea

Ca angajați, avem tendința să ne concentrăm pe prezent și pe rezolvarea problemelor actuale. Însă, când este vorba despre a alege o soluție de comunicare internă gata făcută sau a-ți face una proprie, atunci trebuie ținut cont și de viitor. Trebuie să te pregătești și pentru faptul că, în viitor, vor trebui rezolvate și alte probleme. Va fi capabilă de asta aplicația aleasă? Dacă da, în ce interval de timp și la ce preț?

Dacă alegi o soluție dezvoltată în regie proprie, atunci practic depinde de situația ta financiară și de resursele tale umane când și în ce direcție îți completezi funcțiile software-ului de comunicare. Însă să recunoaștem, majoritatea firmelor, nici măcar companiile mari, nu dispun de o resursă atât de mare încât să își poată scala în scurt timp aplicația dezvoltată în regie proprie. În schimb, dacă alegi o soluție de comunicare internă gata făcută, atunci și scalabilitatea este mai ușor de realizat. Să luăm, de exemplu, soluția gata făcută CHEQ, care dispune în prezent de peste 50 de funcții. Dacă la început activezi 5 funcții, dar mai târziu constați că ai avea nevoie și de funcții suplimentare, atunci poți adăuga cu ușurință funcțiile alese la cele deja existente. Nu trebuie să aștepți luni de zile dezvoltarea și să dedici sume uriașe pentru ea. În loc de asta, poți beneficia imediat de avantajele funcțiilor.

Dezvoltă doar dacă asta îți oferă un avantaj competitiv

Mai există un factor foarte important pe care trebuie să îl ai în vedere înainte de a începe o dezvoltare proprie. Trebuie să te gândești bine dacă software-ul dezvoltat în regie proprie îți asigură un avantaj competitiv atât de mare încât să merite cu adevărat să te apuci de proiect și să îți asumi cu el toate riscurile menționate mai sus. Dacă nu îți asigură un avantaj competitiv atât de semnificativ, atunci alege mai degrabă o soluție de comunicare internă gata făcută, pe care o poți folosi imediat. 
Dacă te interesează o astfel de soluție, atunci solicită o prezentare CHEQ gratuită!