Organizează o zi a familiei simplu, cu ajutorul CHEQ

Tot mai multe companii organizează o zi a familiei, cu ușile deschise, pentru angajați și familiile lor. Esența evenimentului este crearea unei comunități mai puternice și mai unite, respectiv modelarea și întărirea culturii organizaționale, în timp ce toată lumea se simte bine la eveniment. Toate acestea au un efect pozitiv asupra performanței angajaților și a întregii firme. Însă organizarea, desfășurarea și evaluarea unui eveniment de amploare, precum este și ziua familiei, este o sarcină dificilă. Mai ales atunci când nu ai la dispoziție instrumentul potrivit prin care să poți cuprinde întregul proiect.

Din fericire, CHEQ te poate ajuta.

I. Gestionează cum trebuie înregistrarea

În timpul organizării zilei familiei, dar și a oricărui alt eveniment corporativ, există numeroase situații în care trebuie să știi la câți participanți te poți aștepta. CHEQ permite să gestionezi la diferite niveluri înscrierile la fiecare program.

1. Închirierea locației pentru ziua familiei

În cazul în care ziua familiei, sau oricare alt eveniment corporativ, are loc într-o locație externă, trebuie să știi la câți participanți te poți aștepta. În funcție de numărul de persoane trebuie să cauți o sală, căci trebuie să respectați normele de securitate privind protecția împotriva incendiilor. Nu poți înghesui 250 de persoane într-o încăpere proiectată pentru 200 de persoane. Totodată, nu este o soluție nici să închiriezi o sală pentru 500 de persoane, în timp ce la eveniment veți fi doar 250. Aceasta este, de fapt, o risipă. Căci tariful de închiriere al încăperilor depinde și de numărul de locuri disponibile.

2. Închirierea autocarului

Să presupunem că ziua familiei are loc într-o locație unde trebuie să te deplasezi și că pentru asta firma închiriază un autocar. Însă, pentru ca toată lumea să poată călători comod, trebuie să închiriezi un autocar sau autocare de dimensiunea care asigură suficiente locuri pe scaune pentru participanți. Asigurarea locurilor pe scaune contribuie nu doar la o călătorie comodă, ci și la una mai sigură. 

Nu poți ști dinainte care coleg cu câte persoane în plus ar veni la ziua familiei și câți dintre ei ar folosi posibilitatea de transport organizată de companie. De aceea, merită neapărat să folosești înregistrarea și în cazul închirierii autocarului.

3. Cateringul

Stabilirea numărului de participanți este extrem de importantă și din punct de vedere al cateringului. Evident, ai vrea să ajungă din belșug mâncare și băutură pentru toată lumea. Totodată, probabil ai vrea să eviți să comanzi mult mai multă mâncare și băutură decât ai nevoie de fapt. Căci aceasta ar fi bani aruncați și risipă. Directorul financiar al companiei cu siguranță nu ar privi cu ochi buni acest lucru.

4. Înregistrarea la programe

În timpul zilei familiei poți pregăti și mai multe programe. O parte dintre acestea se pot desfășura chiar simultan. Dar se poate întâmpla și să fii nevoit să legi unul-două programe de o limită de participanți. Și în astfel de cazuri este important să știi câți s-au înregistrat la fiecare program. Acest lucru ajută la evitarea neplăcerilor, la menținerea siguranței și, în plus, obții în câteva clipe o imagine precisă și despre care sunt cele mai populare programe, pe care ar merita să le repeți.

5. Urmărește schimbările de efectiv

Dacă colegii se înregistrează la ziua familiei și la programele acesteia prin aplicația CHEQ, atunci poți urmări foarte simplu schimbarea de efectiv. Dacă cineva își anulează înregistrarea, primești imediat informația despre asta. În plus, dacă cineva anulează înregistrarea la un program, atunci poți trimite chiar și o notificare rapidă despre faptul că s-au eliberat câteva locuri, pe care primul înscris le poate ocupa. Desigur, într-un astfel de caz trimite neapărat un mesaj și despre faptul că locurile s-au ocupat din nou.

După cum vezi, CHEQ îți oferă posibilitatea de a gestiona simplu diferitele niveluri ale înregistrării.

II. Compunerea ofertei de mâncare și băutură

CHEQ te poate ajuta nu doar să comanzi de la serviciul de catering suficientă mâncare și băutură pentru persoanele înregistrate, ci și să știi ce să comanzi. Comandarea meniului obișnuiește să fie o problemă frecventă cu ocazia unui eveniment mai mare. Pentru echipa de organizatori este adesea o dificultate să ghicească ce anume ar consuma cu plăcere participanții la ziua familiei? Ca să nu mai vorbim de ce i-ar bucura cel mai mult pe copii.

Compunerea ofertei de mâncare și băutură nu este simplă nici atunci când toată lumea poate consuma orice. Însă astăzi tot mai mulți se confruntă cu intoleranțe și alergii alimentare. Toate acestea complică compunerea meniului. Căci ne-am dori să putem oferi ceva bun pentru toată lumea, fără ca acest lucru să ducă ulterior la vreo problemă de sănătate.

Acum poate crezi că, dacă pregătești și mâncare fără gluten și fără lactoză, respectiv vegană, pe lângă oferta obișnuită de mâncare și băutură, atunci totul va fi în regulă. Nu poți ști asta. Nu poți ști dacă, printre colegi sau membrii familiilor lor, nu există o persoană care este sensibilă/alergică la un ingredient mai puțin cunoscut. 

Tocmai de aceea este atât de minunat că, prin CHEQ, poți întreba ușor și rapid colegii ce intoleranțe și/sau alergii alimentare au, ce alimente pot consuma? Ce ar consuma cu plăcere? Poți oferi chiar și opțiuni la vot, de exemplu ce i-ar bucura mai mult, un stand de înghețată sau un aparat de vată de zahăr? Din ce să fie mai mult: cola?; suc de fructe sau limonadă de casă?

Întrebând colegii:

1. compunerea ofertei de mâncare și băutură devine simplă
2. îi implici pe colegi în organizare, ceea ce îi umple de o senzație plăcută, căci le semnalezi că opinia lor contează și, prin toate acestea, devin dedicați
3. nu îți depășești bugetul alocat meniului

III. Voturi

Supune la vot ideile legate de ziua familiei. Prin aceasta îi implici pe colegi în organizarea zilei familiei, ceea ce crește și mai mult angajamentul. În plus, prin implicarea lor poți organiza cu adevărat o zi a familiei, sau orice alt eveniment corporativ, care le câștigă aprecierea. 

Îți dau și un exemplu concret despre cum poate fi folosit cu succes votul în timpul organizării programelor zilei familiei. 

Dacă ai vrea, în cadrul zilei familiei, să faci o bucurie celor mici, dar nu știi dacă i-ar bucura mai mult pe copii

• pictura pe față, 
• un mini teatru de păpuși sau
• plimbarea cu poneiul 

atunci pune-i pe colegi să voteze. Permite-le să decidă ce programe să fie în cadrul zilei familiei. Acest lucru îți întărește și brandul de angajator. 

Desigur, înainte de vot, ia legătura cu artiștii vizați și stabilește cu ei costurile și datele. După ce ai primit ofertele, cu siguranță vei avea câteva zile de răgaz până când poți lua o decizie. În acest timp, supune la vot opțiunile de program în rândul colegilor. Merită să comunici despre vot și despre programe mai din timp, ca toată lumea să aibă timp să se gândească la opțiuni și să discute acasă cu copiii ce îi interesează. Acest lucru îl poți realiza nu doar sub forma trimiterii unui comunicat, ci și creând, sub meniul principal al zilei familiei, un submeniu separat, unde colegii se pot informa dinainte despre vot.

Votul altfel

Votul îl poți folosi nu doar în timpul organizării și alegerii programelor, ci oricând în timpul întregului eveniment. De exemplu, dacă organizezi un concurs de desen pentru copii, atunci le poți oferi colegilor posibilitatea ca, prin votul lor, să aleagă ei cel mai bun desen. Poți organiza și un program de îndemânare-descoperire de talente, unde copiii își pot arăta talentul la cânt, dans sau orice alt talent. În acest caz, pe lângă juriu, și votul colegilor ar contribui la alegerea celui mai talentat copil, sau copilul care a primit cele mai multe voturi ar putea primi premiul publicului.

Posibilitățile sunt limitate doar de ideile și de resursele tale. Căci CHEQ este pregătit pentru gestionarea și evaluarea voturilor.

În plus, în funcție de ce voturi lansezi în timpul evenimentului, în următoarele 1-2 luni vei avea din belșug subiecte despre care poți trimite mesaje. La urma urmei, rezultatul voturilor trebuie să îl comunici. Așadar, dacă, de exemplu, în timpul evenimentului pui la vot cel mai bun stand, cel mai bun program, cel mai simpatic coordonator etc., atunci poți vorbi despre toate acestea în săptămânile de după eveniment. Ca să nu mai vorbim că poți realiza și un sondaj de satisfacție cuprinzător la sfârșitul zilei. Astfel poți afla în câteva clipe de ce au fost cel mai mulțumiți și de ce cel mai puțin colegii.

IV. Joc de tip quiz de ziua familiei în cadrul CHEQ

Este aproape complet firesc ca, în timpul zilei familiei, toată lumea să se concentreze pe evenimentele care se desfășoară la fața locului. Participă la acele programe și jocuri care au loc la fața locului, în direct. Aceasta reprezintă adevărata experiență.

Însă nu ar trebui uitat nici de acei colegi care, dintr-un motiv oarecare, de ex.: boală, picior rupt etc., nu pot participa la ziua familiei. Și ei sunt membri ai companiei, ai echipei. Merită să participe la ziua familiei, iar și copiii lor să aibă parte de experiența și de premiile zilei familiei, chiar și atunci când se pot alătura doar de la distanță. 

Fă posibil să se alăture evenimentului prin CHEQ și să joace pentru premii. Trebuie doar să creezi un joc de tip quiz, pe care oricine îl poate accesa pe interfața CHEQ pe durata evenimentului. Ai grijă ca toate informațiile să se găsească și în cadrul CHEQ, pentru ca quizul să poată fi completat. 

La sfârșitul zilei familiei, trage la sorți câțiva norocoși dintre cei care au completat întregul quiz și oferă-le un cadou. Astfel, și acei colegi care, dintr-un motiv oarecare, nu au putut participa personal pot avea parte de experiența zilei familiei. Se vor bucura că te gândești și la ei și se vor simți și mai mult membri ai echipei, ai colectivului de muncă. Din acest motiv vor fi și mai dedicați și, desigur, vor vorbi pozitiv despre firmă, întărind astfel brandul de angajator. Totodată, potrivit experienței, și colegii prezenți personal se abonează cu plăcere la CHEQ, dacă asta înseamnă că cel mic are o șansă în plus de a câștiga un cadou.

V. Harta locației

Indiferent dacă ziua familiei are loc la sediul propriu al companiei sau într-o locație externă, veți avea nevoie de o hartă a locației. Căci, cu siguranță, la diferite puncte se desfășoară diferite programe sau există diferite atracții. Nu strică să știi nici încotro se află cea mai apropiată toaletă sau standul de înghețată, dacă ești cu un copil mic.

De aceea este atât de grozav că și harta locației este ușor accesibilă prin CHEQ.  În plus, astfel nu apare problema ca

• harta pe hârtie să fi fost uitată acasă
• copilul să o fi mototolit/rupt, sau
• să o fi pierdut undeva rătăcind printre programele familiei.

Trebuie doar scos telefonul și imediat reiese care este cel mai scurt drum către următorul punct de program. Nu trebuie să alergi în cerc și poți ajunge la timp la fiecare program.

În plus, prin CHEQ se poate realiza chiar și ca, într-o anumită locație, vizitatorul să fie așteptat de un mesaj sau de o informație specială. Astfel poți nu doar să împărtășești o curiozitate colegilor și familiilor lor, ci îi poți invita chiar și la un joc de aventură de tip vânătoare de comori.

Harta altfel

Se poate întâmpla ca unii colegi să prefere, în locul călătoriei comune cu autocarul, o altă posibilitate de deplasare. Să spunem, pur și simplu pentru că este greu să ajungi la fix cu copii mici. Și, decât să riște colegul să piardă plecarea comună, mai degrabă se urcă în mașină cu familia sau folosesc alt mijloc de transport în comun și ajung astfel la locația zilei familiei. În astfel de cazuri este bine de știut cum se poate ajunge cel mai simplu și mai comod la locația evenimentului.

Prin CHEQ poți împărtăși cu ușurință colegilor și această informație.

VI. Gestionarea eficientă a situațiilor S.O.S.

Din păcate, oricât de temeinic și de precaut ai fi în timpul organizării zilei familiei, situații neașteptate și periculoase pot apărea oricând. În astfel de momente este extrem de important să poți reacționa rapid la evenimente și să ajungi rapid la toți cei vizați.

Prin canalul de comunicare CHEQ, acest lucru este floare la ureche!

Dacă, de exemplu, ziua familiei începe ca eveniment în aer liber, însă o furtună mare a distrus locația, atunci prin CHEQ poți înștiința imediat pe toată lumea despre ce este de făcut. Puteți reorganiza rapid ziua sau transforma locația. Puteți minimiza neplăcerile provenite din situația neprevăzută.

Desigur, nu este bine doar atunci când poți lua imediat legătura cu colegii dacă o furtună a spălat locația programului. 

Copiii pot alerga în sus și în jos, ceea ce poate duce și la mici accidente. În astfel de momente poate fi liniștitor pentru părinți să știe că pot chema ajutor în câteva clipe și că le pot acorda copiilor primul ajutor.

Echipa CHEQ te sprijină până la capăt

Citind până la capăt posibilitățile, poate acum îți trece prin minte: cum poți rezolva singur atâtea lucruri în CHEQ?

Vestea mea bună este că nu ești singur. Întreaga echipă CHEQ este în spatele tău și te ajutăm cu tot ce ai nevoie.

Câteva sarcini la a căror rezolvare poți conta pe noi:

• crearea punctului de meniu al zilei familiei - cu un design care se potrivește identității vizuale, dar care totuși iese în evidență printre celelalte puncte de meniu
• sub meniul principal al zilei familiei creăm toate submeniurile și procesele suplimentare de care vei avea nevoie în legătură cu evenimentul
• la cererea ta, echipa CHEQ se deplasează la eveniment, unde ajutăm și personal la abonarea colegilor

Contactează-ne și hai să discutăm despre detalii!