Îmbunătățirea fluxului de informații în cadrul companiei

Îmbunătățirea fluxului de informații ajunge rareori în centrul atenției companiilor. La cele mai mici, pentru că conducerea consideră că, într-un mediu de tip familial, informația ajunge repede la toată lumea. La cele mai mari, pentru că există mereu sarcini „mai importante” de care trebuie să te ocupi. Niciunul dintre aceste motive nu este suficient pentru a explica de ce nu ar trebui să te ocupi în mod conștient de optimizarea și revizuirea fluxului de informații. Chiar este necesar să aloci timp și energie pentru elaborarea și implementarea strategiei de comunicare internă. Căci, cu cât circulă mai bine informația în cadrul companiei, cu cât mai repede și mai precis ajung colegii la date și la informări, cu atât mai calitativ pot lucra. Iar acest lucru contribuie și la îmbunătățirea poziției pe piață a firmei.

Transmiterea informației

Am putea crede că transmiterea informației este de la sine înțeleasă, întrucât  comunicăm între noi din vremuri străvechi. Comunicăm nu doar prin cuvinte rostite sau scrise, prin picturi rupestre sau, mai nou, prin emoticoane, ci și prin fiecare tresărire a corpului nostru și prin simpla noastră privire. Crearea de legături între noi ține de natura noastră. Însă asta nu înseamnă că toți ne pricepem să purtăm un dialog eficient unii cu alții. Cu atât mai puțin într-un mediu corporativ, unde fiecare coleg are alte cunoștințe de bază, alt mod de gândire, altă interpretare, altă cultură și alt limbaj.

Poți efectua și tu însuți un test simplu, care poate scoate la iveală faptul că îmbunătățirea fluxului de informații trebuie să fie și la voi un punct urgent pe ordinea de zi.

Testează fluxul de informații

Cu așa-numitul joc al șoaptelor (telefonul fără fir), pe care specialiștii îl folosesc cu plăcere și în cadrul workshopurilor de comunicare, poți testa foarte ușor cum circulă informația la voi. Alege 5-6 colegi care lucrează la diferite niveluri ale companiei. De exemplu, un director de nivel superior, un manager de mijloc, un șef de grup și 2-3 colegi care efectuează muncă fizică mai simplă. Pe colegii care efectuează muncă fizică alege-i, pe cât posibil, astfel încât printre ei să existe unul care lucrează de mai mult timp la companie și unul care a început relativ recent. 

După ce ai ales colegii pentru test, așază-i unul în spatele celuilalt sau, și mai bine, cheamă-i pe rând în încăperea unde se desfășoară testul. Cheamă colegii în cameră ținând cont de ierarhia de la locul de muncă, căci astfel poți modela cel mai bine ceea ce se întâmplă și în realitate.

Recomandare

Merită să efectuezi testul fie în prezența directorilor de nivel superior, fie să îl înregistrezi video. Astfel îl poți arăta mai târziu conducerii, ca document, atunci când argumentezi de ce trebuie alocat buget pentru optimizarea și digitalizarea comunicării interne. De asemenea, ajută să susții și de ce trebuie ca și liderii să lucreze activ la îmbunătățirea fluxului de informații.

Arată-i un text mai scurt directorului de nivel superior, acordându-i circa jumătate de minut pentru citirea lui, apoi cheamă în cameră managerul de mijloc. Roagă-l pe directorul de nivel superior să îi spună managerului de mijloc ceea ce tocmai a citit. După aceea cheamă șeful de grup, căruia managerul de mijloc trebuie să îi spună ceea ce a auzit de la directorul de nivel superior. Directorul de nivel superior nu are voie să intervină, nici măcar dacă managerul de mijloc transmite informația incomplet sau greșit. Repetă acest proces până la ultima persoană. Încheie testul rugându-l pe ultimul coleg să spună și el ce a înțeles din ceea ce a auzit. Apoi citește cu voce tare, în fața tuturor, textul pe care l-ai arătat inițial directorului de nivel superior.

Potrivit experienței, până când informația ajunge la baza lanțului de comunicare, aceasta se scurtează față de mesajul original. Ba chiar, adesea, cele două nici măcar nu se mai aseamănă între ele.

Iată de ce este importantă îmbunătățirea fluxului de informații

Dacă efectuezi testul menționat mai sus, atunci probabil se va confirma și la voi că angajații aflați la baza ierarhiei corporative dispun de informații incomplete și inexacte. Asta înseamnă că nu sunt la curent cu obiectivele, strategia și nici cu resursele companiei. Din acest motiv nici nu pot presta o muncă eficientă. Mai ales una care să contribuie în scurt timp la succesul de afaceri al companiei și la creșterea performanței acesteia. Dimpotrivă, există un risc uriaș ca, fără să vrea, să provoace pagube materiale companiei.

Să presupunem că angajații tăi se ocupă de producția de piese și că la ei ajunge doar acea jumătate de informație, potrivit căreia trebuie fabricate X bucăți de tablă de dimensiunea Y. Despre faptul că această tablă trebuie acum să aibă o grosime de Q mm în loc de Z mm nu știu nimic. Se apucă de producția tablelor, apoi reiese că au realizat un produs greșit, care trebuie ținut în depozit o perioadă nedeterminată, pentru că nu există cumpărător pentru el. 
În acest caz, poate că cel mai mic dintre probleme ar fi costul depozitării. Însă, într-un asemenea caz, apar și numeroase alte costuri. Dacă conducerea observă prea târziu că parametrii pieselor fabricate nu corespund cerințelor, se poate întâmpla ca firma să fie nevoită să plătească penalități clientului pentru întârzierea producției. Se poate întâmpla, de asemenea, ca în timpul producției eronate să fie folosită aproape toată materia primă, astfel încât să nu mai existe din ce fabrica tablele cu parametrii corecți, în cantitatea specificată. Adică apare din nou costul de achiziție al materiei prime, care de această dată revine în întregime companiei. Din cauza acordului semnat anterior, nici măcar o parte din acest cost nu poate fi imputată beneficiarului. În plus, pot apărea numeroase alte costuri suplimentare, toate pentru că fluxul de informații s-a lovit de un obstacol. Astfel se poate întâmpla chiar ca firma să contabilizeze o afacere cu pierdere, doar pentru că nu s-a elaborat o strategie de comunicare internă bine pusă la punct.

Comunicare internă eficientă, simplu

Cu instrumentul potrivit în mână, îmbunătățirea fluxului de informații din companie este floare la ureche. O veste și mai bună este că acest instrument îl poți pune în funcțiune aproape imediat. Aplicația de comunicare internă digitală CHEQ poate fi introdusă în câteva zile și făcută accesibilă tuturor colegilor tăi. Prin ea, orice informație importantă ajunge cu precizie și la colegii care nu dispun de e-mail sau telefon de serviciu. Cum este posibil acest lucru?

CHEQ funcționează pe Viber, ca aplicație proprie și chiar ca extensie Microsoft Teams. Astfel, practic, colegii vor avea nevoie doar de un smartphone, pe care probabil îl au deja. Conform unui studiu, aproximativ 6,2 milioane de maghiari dețin un smartphone. Așadar, poți presupune cu temei că și colegii tăi au un smartphone.

Desigur, nu este suficient să asiguri un canal în scopul îmbunătățirii fluxului de informații. Mesajele trebuie și distribuite. În acest sens, poți seta drepturi de trimitere a mesajelor pentru lideri. Directorii de nivel superior pot distribui mesaje pe o arie mai largă. De exemplu, directorul companiei poate trimite un mesaj tuturor angajaților firmei, în care raportează rezultatele obținute și schițează planurile de viitor. Astfel, informația poate ajunge la fiecare angajat în același timp și în aceeași formă. 

Dar și șefilor de grup le poți acorda drept de trimitere a mesajelor, cu mica restricție că ei pot trimite notificări doar membrilor propriei echipe. De exemplu, despre faptul că colegul XY a devenit tată și de aceea trebuie înlocuit timp de 2 săptămâni, iar în absența lui la cine se pot adresa pentru diverse chestiuni.

Cu ajutorul CHEQ, îmbunătățirea fluxului de informații este simplă. Descarcă checklistul nostru GRATUIT, care te ajută să îți optimizezi comunicarea internă, indiferent de aplicația de comunicare pe care o folosești.