Eliminarea costurilor ascunse ale afacerii

Supraviețuiește anului 2025 prin reducerea costurilor

Anul 2025 ar putea fi despre supraviețuire în viața multor companii. Ar putea fi de o importanță decisivă dacă vor fi capabile să raționalizeze costurile, astfel încât funcționarea afacerii lor să fie suficient de stabilă din punct de vedere financiar.

Nu este ușoară situația liderului atunci când trebuie studiate toate cheltuielile firmei și trebuie căutate posibilitățile de economisire. În multe cazuri, tăierea costurilor poate fi și dureroasă. Dincolo de posibilitățile evidente există o mulțime de costuri „ascunse”, pe care nu este ușor să le observi la prima vedere - în special pentru că nu au un ordin de mărime izbitor, dar, adunându-se după principiul „picătură cu picătură se face un lac”, pot da deja o sumă considerabilă.

Să vedem câteva exemple

Fiecare companie ține, la anumite intervale, o informare generală pentru angajați, în diverse scopuri. Atunci se oprește lucrul, deoarece toată lumea participă la informare. Colegii ies din tură, ceea ce poate însemna o pierdere semnificativă de producție. Te-ai gândit vreodată cât costă de fapt compania pierderea de producție din timpul unei astfel de informări? Să calculăm. Salariul orar superbrut al unui muncitor mediu este de minimum 4000 de forinți; în cazul unei informări de o jumătate de oră ne costă 2000 de forinți ca aceasta să fie ascultată, iar în cazul a 250 de angajați acest lucru înseamnă deja un cost de o jumătate de milion. Dacă o astfel de informare are loc doar o dată la două luni, atunci înseamnă deja 3 milioane de forinți pe an. Dar dacă angajații pornesc de la locul de muncă înainte de informare, iar după aceea mai discută puțin cele auzite, pierderea este deja mai degrabă de 1 oră, iar dacă o informare are loc lunar, atunci costul anual al acesteia se ridică deja la 12 milioane de forinți.

În schimb, dacă informarea o primesc în formă digitalizată, prin aplicația de comunicare internă proprie a companiei sau prin canalul de Viber, o pot citi în afara programului de lucru, în propriul ritm, iar costul ascuns se evaporă imediat.

Gestionarea automatizată a formalităților HR

Fiecare angajat are câte ceva de rezolvat, câte o problemă de soluționat la departamentul HR. Câte o astfel de ocazie durează cel puțin o jumătate de oră, luând în calcul părăsirea postului de lucru, rezolvarea formalității și întoarcerea. Să presupunem că, în medie, o astfel de ocazie apare de două ori pe an; la o firmă de 250 de persoane, aceasta înseamnă o pierdere de 250 de ore pe an, ceea ce, calculat la salariul orar superbrut de 4000 de forinți menționat mai devreme, înseamnă deja 1 milion pe an - iar în asta nu este inclus nici timpul de lucru al colegului de la HR.

Și totuși, majoritatea acestor formalități pot fi automatizate prin canalul digital CHEQ. Experiența noastră arată că, în rândul clienților noștri care folosesc CHEQ, companiile economisesc o parte semnificativă din timpul de lucru al colegilor care se ocupă de procesele de gestionare a formalităților HR față de procesele care funcționau anterior, astfel încât timpul de lucru rămas poate fi folosit pentru desfășurarea altor activități, chiar și pentru sarcini mai creative, care vizează o retenție mai eficientă a forței de muncă.

Chestionare interne

Un alt cost ascuns îl reprezintă sumele cheltuite pe chestionarele interne, sondajele de opinie și sondajele de satisfacție a angajaților. La o firmă care are câteva sute de angajați, și aceste procese pot atinge cu ușurință ordinul de mărime al mai multor milioane.

Costuri administrative

Costuri nici măcar atât de ascunse putem găsi în domeniul administrației. Există numeroase documente repetitive a căror simplă tipărire, expediere prin poștă și prelucrare pot reprezenta, la nivel anual, o sumă semnificativă sub formă de cost material și de ore de muncă consumate.

La o firmă care angajează 250 de persoane sau mai multe, tipărirea și trimiterea fluturașilor de salariu lunari poate fi un cost considerabil. Dacă fiecare angajat trebuie și să îi returneze semnați departamentului HR, iar apoi aceștia trebuie înregistrați, acest lucru crește costurile cu alte ore de muncă valoroase. Dacă toate acestea sunt gestionate de un sistem automatizat și, în plus, folosim și un sistem de semnătură electronică, economia anuală poate fi de ordinul mai multor milioane.

În cele ce urmează prezentăm un exemplu concret privind volumul de costuri care poate fi economisit anual doar prin introducerea semnăturii electronice:

Denumirea elementului	Număr de angajați	Valoarea unității pe element	Valoarea/frecvența unității în total	Preț total
Salariul unui angajat HR ~	1 persoană	450 000 Ft (salariu de bază)	12 luni	5 400 000 Ft
Contracte de muncă + protecția muncii + prevenirea incendiilor + protecția datelor	250 de persoane	130 de pagini (din cauza semnării în 2 exemplare)	29 900 de pagini / variabil	975 000 Ft
Document de majorare salarială	250 de persoane	2 pagini (din cauza semnării în 2 exemplare)	460 de pagini/an	15 000 Ft
Transmiterea documentului de majorare salarială pentru semnare personală	250 de persoane	5 000 km	150 Ft / km /an	750 000 Ft
Documentații de încetare	20 de persoane	5 pagini (din cauza semnării în 2 exemplare)	100 de pagini / variabil	3 000 Ft
Transmiterea documentațiilor de încetare pentru semnare personală	20 de persoane	5 000 km	150 Ft / km / variabil	750 000 Ft
				7 893 000 Ft

La aceasta se adaugă procesul de distribuire a statelor de plată, care, în fiecare lună, îi ocupă pe administratori mai multe zile, consumându-le tot timpul de lucru. Peste toate acestea există și cost de tipărire, plic, curierat - acestea sunt, individual, sume neglijabile, dar, de îndată ce le înmulțim cu câteva sute de angajați și le proiectăm pe întregul an, ajungem din nou la ordinul de mărime al milioanelor.

Soluția: CHEQ

Pentru aceste sarcini HR cotidiene oferă - printre multe altele - o soluție digitală eficientă CHEQ. Informări corporative, chestionare interne, desfășurarea sondajelor de satisfacție, trimiterea automatizată a fluturașilor de salariu, sistem de semnătură electronică - toate acestea fac parte din serviciul CHEQ, care, într-un sistem cu abonament lunar previzibil și flexibil, potrivit feedbackului clienților noștri, se poate amortiza deja în a treia lună de la introducere și reprezintă o economie de costuri continuă și de încredere în vremurile grele, marcate de provocări economice.

Cât de mult poate reduce concret costurile CHEQ în afacerea ta? Solicită calculatorul nostru ROI gratuit, cu care poți găsi în câteva minute soluția eficientă pentru costurile administrative ascunse!

Ești curios ce alte procese susține CHEQ în digitalizare? Consultă lista noastră de funcții!

Vrei să discuți cu noi detaliile în cadrul unei întâlniri? 

Rezervă o programare sau contactează-ne la una dintre datele de contact de mai jos:

Deliága Ákos, CEO

Sună:  +36 70 294 0074

Scrie: akos.deliaga@talkabot.net

Rezervă o programare în calendarul meu AICI!

Csuti Blanka, Customer Success Manager

Sună:  +36 70 790 9001

Scrie: blanka.csuti@cheqbot.com

Rezervă o programare în calendarul meu AICI!