Cum poate fi redus zgomotul comunicării interne digitale corporative

Reducerea zgomotului comunicării interne digitale corporative este extrem de importantă. Căci, cu cât zgomotul este mai mic, cu atât mai exact ajunge mesajul companiei la angajați. Iar în prezența unui mesaj clar, fiecare angajat este conștient de obiectivele companiei și își poate desfășura munca astfel încât aceasta să contribuie la atingerea obiectivelor companiei. Dar despre ce fel de zgomote vorbim în comunicarea internă digitală și ce putem face împotriva lor? Vei afla dacă citești mai departe!

Zgomotul comunicării interne corporative

Într-un articol anterior am prezentat deja modelul comunicării, din care face parte și „zgomotul”.  Zgomotul este un factor extern sau intern care împiedică mesajul să ajungă la destinație și să fie procesat. În general, distingem șapte categorii de zgomot al comunicării:

1. zgomot fizic -  de exemplu, când se găurește în clădirea biroului sau când colegii din jurul nostru vorbesc tare, adică este vorba despre zgomote independente de noi

2. zgomot fiziologic - când ne simțim flămânzi, obosiți, bolnavi - aceștia sunt factori care ne reduc atenția și care provin din procesele ce au loc în corpul nostru

3. zgomot psihologic -  când gândurile noastre rătăcesc

4. zgomot cultural - avem diferite medii culturale (limbă, religie, obiceiuri, domenii de interes etc.) care pot împiedica o comunicare reușită

5. zgomot semantic - când ne alegem greșit cuvintele sau folosim cuvinte mai dificile decât poate înțelege receptorul

6. zgomot tehnic - putem vorbi despre acesta în cazul unui internet lent/intermitent, al unui ecran de proastă calitate, al prea multor mesaje etc. 

7. zgomot organizațional - când structura organizatorică și/sau reglementările îngreunează o comunicare eficientă

Evident, nu ne stă în putere să gestionăm toate cele șapte tipuri de zgomot al comunicării. Asupra primelor trei nu avem, practic, aproape nicio influență. Însă pentru gestionarea celorlalte patru tipuri de zgomot al comunicării interne corporative există metode eficiente.

Fă comunicarea internă corporativă mai eficientă prin reducerea zgomotului

1. Învinge barierele culturale

Barierele culturale nu pot fi învinse 100% nici măcar atunci când toți angajații au aceeași naționalitate. Însă zgomotul comunicării interne care provine din diferențele culturale poate fi redus semnificativ cu puțină atenție și puțină îndrumare. Pentru aceasta trebuie să ținem cont de trei factori importanți:

1. Trebuie evitate remarcile religioase, politice, tehnologice etc., adică cele bazate pe cunoștințe individuale și pe sistemul de convingeri
2. Trebuie evitate remarcile rasiale, de naționalitate (mai ales în cazul unei companii internaționale multiculturale)

Trebuie să facem posibil ca fiecare angajat să poată primi mesajele companiei în propria limbă sau, cel puțin, în limba pe care o vorbește cel mai bine, aleasă de el (din fericire, cu CHEQ acest lucru poate fi deja automatizat)

2. Folosește cuvinte cunoscute de toți

Învingerea zgomotului semantic al comunicării interne corporative este poate cea mai ușoară. Aici este vorba, pur și simplu, doar despre a comunica prin cuvinte simple, al căror înțeles este cunoscut de toți. Pe cât posibil, evită și abrevierile și jargonul intern al companiei, deoarece acestea sunt încă necunoscute noilor colegi și pot împiedica astfel înțelegerea mesajului.

3. Fă clar de la cine se poate cere ajutor și în ce privință

Sub formă de anunț, dar chiar și prin clarificarea organigramei, fă clar pentru angajați de la ce coleg pot cere ajutor și în ce domeniu. Astfel poți scurta nu doar timpul de obținere a informației, ci eviți și ca angajații să își trimită la întâmplare mesajele de solicitare de ajutor către colegi. Acest lucru blochează fluxul de lucru și, în plus, informația corectă căutată se poate „pierde” printre mesajele de răspuns trimise de colegi.

4. Asigură un mediu tehnic corespunzător

Pandemia Covid-19 a scos în evidență faptul că o companie modernă poate funcționa cu adevărat bine doar dacă este capabilă să comunice eficient cu angajații săi în orice circumstanțe. Iar pentru aceasta este indispensabilă o dotare tehnică corespunzătoare, atât în birou, cât și în afara lui. Adică angajaților trebuie să li se asigure un instrument care să le permită să se conecteze de oriunde, oricând, la circuitul comunicării corporative. 

Prin instrument de comunicare înțelegem nu doar laptopul și/sau telefonul mobil, ci tot ceea ce servește la sprijinirea comunicării interne digitale corporative. Aceasta poate fi chiar și o aplicație de comunicare internă bazată pe chatbot, cum este CHEQ. Pe care angajații o pot folosi în siguranță chiar și pe propriul smartphone, deoarece nici CHEQ, nici angajatorul nu au acces la vreo dată personală. În plus, dacă angajatul este utilizator de Viber, atunci poate folosi aplicația și prin intermediul acestuia. Astfel, nu este nevoie ca angajatul să își însușească cunoștințe noi pentru a putea folosi canalul de comunicare digitală corporativă.

Comunicarea internă digitală se confruntă și cu obstacole specifice

Zilnic putem primi sute de mesaje și nu avem întotdeauna timp să procesăm totul într-un termen scurt. Ca urmare, ne verificăm mesajele primite selectiv și adesea superficial. Astfel, nu este deloc sigur că aflăm cu adevărat la timp știrile corporative importante care ne privesc și pe noi. Compania, însă, ca expeditor al mesajelor, poate crește șansele ca informația să ajungă în întregime la noi, la destinatari.

3 sfaturi ca să îmbunătățești comunicarea internă digitală

1. Paragrafe scurte în loc de text curgător lung

Suntem cu toții ocupați și nu avem nici timp, nici energie și, adesea, nici chef să citim texte lungi în căutarea esențialului care ne privește. Este mult mai eficient dacă trimitem angajaților un mesaj scurt, la obiect, format din 2-4 propoziții, pe care îl pot procesa în jumătate de minut.

2. Trimiteri în loc de descrieri detaliate

În loc să tastăm, să zicem, un material de instruire de 32 de pagini și să îl trimitem angajaților prin mesaj, este mai eficient să trimitem celor vizați un scurt anunț. Unul în care atragem atenția angajaților asupra celei mai importante informații și le spunem unde pot citi mai multe.

În plus, putem alege și soluția de a transmite angajaților întreaga informație în mod continuu, picătură cu picătură, sub forma unei campanii. Și în acest caz trebuie să avem grijă ca lungimea unui mesaj să nu depășească 4 propoziții. (Nu încerca să comprimi totul în 4 fraze lungi, baroce. Folosește propoziții scurte, simple, dezvoltate, pentru a evidenția esențialul. Apoi continuă transmiterea informației într-un anunț următor.)

3. Conținut multimedia în loc de mesaj text plictisitor

Avantajul uriaș al comunicării interne digitale este că se poate comunica și altfel decât în formă scrisă. Ne putem face comunicarea mai colorată prin folosirea:

• infograficelor
• imaginilor
• materialelor audio
• videoclipurilor

Angajații consumă, cu siguranță, bucuroși acest gen de știri ușor de procesat. Potrivit unui studiu, 72% dintre oameni preferă să vizioneze un conținut video decât să citească un text, atunci când pot alege între cele două opțiuni. Iar potrivit unui alt studiu, angajații care procesează informația video își amintesc mesajul în proporție de 95%. Tocmai de aceea este puternic recomandat să comunicăm prin conținuturi video. Iar acest lucru îl poți face foarte ușor, deoarece  poți partaja un videoclip cu angajații chiar direct de pe telefonul tău, prin CHEQ. Dacă te interesează detaliile, atunci solicită demonstrația noastră gratuită!